Научная статья на тему 'Стандартизация управления документацией как инструмент формирования и развития информационного общества'

Стандартизация управления документацией как инструмент формирования и развития информационного общества Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY-NC-ND
781
151
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Журнал
История и архивы
Область наук
Ключевые слова
ДОКУМЕНТ / ДОКУМЕНТАЦИЯ / ИНФОРМАЦИЯ / ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС / ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЩЕСТВО / СТАНДАРТИЗАЦИЯ / СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ / DOCUMENT / DOCUMENTATION / INFORMATION / INFORMATIONAL RESOURCE / INFORMATION SOCIETY / STANDARDIZATION / RECORDS MANAGEMENT STANDARDIZATION

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Варламова Людмила Николаевна

Понятие «информационное общество» многогранно и многоуровнево. Объектом рассмотрения данной статьи является стандартизация управления документацией как инструмент формирования информационного общества. Стандарты это удобные и оперативно модернизируемые документы, регламентирующие правила формирования универсального информационного пространства, составной частью которого является управление документами. Стандартизация управления документами играет значительную роль в создании единого терминологического аппарата, установлении единых правил создания, использования и сохранения информационных ресурсов, важной составной частью которых являются документы.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Варламова Людмила Николаевна

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Records management standardization as a tool for the formation and development of the information society

The term “information society” is many-sided and many-leveled. In this article the author considers the records management standardization as a tool for the formation and development of the information society. The standards are very convenient and quickly modernized documents regulating the rules used for organizing the universal informational space, and records management is a part of it. Records management standardization plays a significant role in organizing the united terminology system and setting unified rules for creating, using and preservation of informational resources, and the documents being their the main part.

Текст научной работы на тему «Стандартизация управления документацией как инструмент формирования и развития информационного общества»

Л.Н. Варламова

СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ КАК ИНСТРУМЕНТ ФОРМИРОВАНИЯ И РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА

Понятие «информационное общество» многогранно и многоуровнево. Объектом рассмотрения данной статьи является стандартизация управления документацией как инструмент формирования информационного общества. Стандарты - это удобные и оперативно модернизируемые документы, регламентирующие правила формирования универсального информационного пространства, составной частью которого является управление документами. Стандартизация управления документами играет значительную роль в создании единого терминологического аппарата, установлении единых правил создания, использования и сохранения информационных ресурсов, важной составной частью которых являются документы.

Ключевые слова: документ, документация, информация, информационный ресурс, информационное общество, стандартизация, стандартизация управления документами.

Понятие «информационное общество» многогранно и многоуровнево. «Информационное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом и органами государственной власти»1. Объектом рассмотрения данной статьи является стандартизация управления документацией как инструмент формирования и развития информационного общества.

Стандартизация сама по себе достаточно удобный и широко используемый инструмент для создания универсального информационного пространства, составной частью которого является управление документами. Стандартизация управления документами, в свою очередь, может решать ряд задач по формированию

© Варламова Л.Н., 2016

информационного общества. Среди наиболее значимых можно выделить следующие:

- формирование единой терминологической среды (обеспечение взаимопонимания);

- формирование правил и норм фиксации информации (в том числе, правил документирования) на любом из применяемых в этих целях носителей;

- формирование правил и норм создания, использования и хранения всех видов информационных ресурсов (в том числе, документированной информации, документов, данных и т. п.);

- формирование правил и норм обеспечения сохранности информации (документов, данных и т. п.) и доступ к ней во времени и пространстве (включая вопросы защищенного хранения и безопасности) на всех видах носителей.

Это далеко не полный перечень вопросов, которые можно решить с помощью стандартов как некоего нормативного акта, имеющего ряд преимуществ перед другими. Преимущества стандарта можно охарактеризовать следующим образом:

1) за счет широты открытого обсуждения стандарта и участия в нем всех заинтересованных сторон стандарт, как правило, удовлетворяет требованиям большинства;

2) стандарт опирается на передовую практику, международную в том числе;

3) стандарт может быть более оперативно доработан или даже заменен, нежели любой другой нормативный акт.

Не забывая о том, что в соответствии с Законом «О техническом регулировании»2 применение стандартов носит добровольный характер, рассмотрим все же их роль в формировании информационного общества на примере стандартизации управления документацией.

При этом под «управлением документацией» мы понимаем управление документами, входящими в состав всех систем документации, используемых в организации, а не только организационно-распорядительной (ОРД).

И здесь возникает вопрос согласованности терминологии не только в различных системах документации, но и в различных отраслях деятельности. Например, под одним и тем же термином «документ» управленцы, документоведы, юристы, источниковеды, архивисты, специалисты ИТ, библиотекари и многие другие понимают не одно и то же, так как в видят в нем разное предназначение. Для управленцев важна юридическая сила документа, так как документ либо инициирует какое-либо управленческое действие, либо фиксирует его результат. Для документоведов будет играть

не меньшую роль и оформление документа, его реквизиты. Для юристов важен будет не столько внешний вид документа, сколько его юридическая значимость, являющаяся составной частью его юридической силы. Для источниковедов и архивистов документ имеет значение как исторический источник, при этом его юридическая сила не всегда первостепенна, важны и носитель, и автор, и даже оформление. Документ XVII в. может быть фальшивкой и это может быть очевидно, но он ценен как исторический источник (не менее существенный, чем документ, обладающий юридической силой) и будет сохранен в архиве. У специалистов ИТ есть термин «документ метаданных», который к традиционному понимаю термина «документ» не имеет никакого отношения, кроме того, что благодаря нему можно установить, кто и когда вносил изменения в электронный документ, были ли эти изменения санкционированными и правомерными, т. е. его можно будет использовать в качестве доказательства. Но дальше всех пошли библиотекари. Для библиотекаря книга тоже является документом, что для докумен-товеда, управленца и юриста просто невозможно допустить. Новоявленная терминологическая концепция библиотекарей в принципе неприменима к управлению документами, так как книга всегда имеет тираж, неконтролируема по содержанию и целевой аудитории, не влечет за собой правовых последствий и т. п. До относительно недавнего времени в терминосистеме библиотекарей термин «документ» как таковой отсутствовал. Библиотекари использовали термины «источник», «письменный источник», «ресурс», «информационный ресурс», «письменный информационный ресурс», «издание» и т. п. Для книг (во всем их многообразии: рукописные, печатные, электронные и т. п.) все эти термины хорошо подходят. Так для чего же нужно искусственно включать термин «документ» и вносить путаницу в уже сложившуюся и устоявшуюся термино-систему коллег? Безусловно, термин «документ» многолик, необходим межотраслевой подход к его изучению, и стандартизация может и должна сыграть здесь важную роль.

Как было сказано выше, стандартизация терминологии - одна из важнейших функций стандартизации в целом и управления документацией в частности. В России традиционно создается и модернизируется стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», фиксирующий основную терминологию отрасли. Последняя редакция этого стандарта была осуществлена ВНИИДАД в 2013 г.3 Одновременно с этим с недавних пор появилась тенденция включать основные термины и их определения в так называемые предметные стандарты, т. е. стандарты, регулирующие тот или иной аспект, как правило, прикладной. Эта практика

пришла к нам из международных стандартов ИСО, в которых один из разделов традиционно отведен терминологии. Таким образом, в сфере стандартизации терминологии, используемой в управления документами, мы получили еще как минимум два национальных стандарта, разработанных на базе одноименных международных стандартов ИСО. Среди них:

- ГОСТ Р ИСО 15478-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования4.

- ГОСТ Р ИСО 9000:2008. Система менеджмента качества. Общие положения и словарь5.

Уже в контексте этих документов мы видим принципиальное расхождение в основополагающих терминах, используемых в управлении документами.

Если терминология ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в целом согласована как с терминологией современного национального терминологического стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013, так и с терминологией его предшественника ГОСТ Р 51141-986, то терминология ГОСТ Р 9000 довольно сильно расходится с существующей терминоси-стемой отрасли. Возможно, это звучит высокопарно, но уже этот факт оказывает негативное влияние на формирование единого информационного пространства страны, т.к. не позволяет оперировать единой терминологией в рамках одной системы - системы управления документами. Проблема - в термине «запись», который довольно прочно вошел в обиход отечественных специалистов, разрабатывающих и внедряющих систему менеджмента качества в компаниях разного уровня, включая госсектор. А с выходом стандарта ГОСТ Р ИСО 30301:2015 «Информация и документация. Система менеджмента записей»7, регулирующего вопросы внедрения и использования, а впоследствии и сертификацию всех систем управления документами организации, включая нашу традиционную систему документационного обеспечения управления, сфера распространения терминологии отечественной СМК значительно возросла8.

Оставляя за рамками настоящей публикации причины возникновения этого термина и их обоснованность (об этом мы писали в предыдущих публикациях), попробуем изучить их последствия.

В национальной терминосистеме документационного обеспечения управления (ДОУ) мы традиционно используем следующие термины: «информация», «документированная информация», «документ», «служебный документ», «официальный документ». При этом основной акцент делается на термине «документ» и его производных, которые так или иначе подразумевают наличие идентифицирующих их определенных реквизитов, а в ряде случа-

ев еще и юридической силы. При этом в России существует своя школа документоведения, в создании которой Историко-архивный институт, существующий уже почти 85 лет, играл не последнюю роль. Созданный в 1966 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ныне Всероссийский - ВНИИДАД) к 1971 г. разработал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД)9, которая в 1988 г. была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ)10, положения которой используются до сих пор как в современное отечественной нормативной базе ДОУ (например, в Правилах делопроизводства в ФОИВ11), так и документоведами ввиду высокого профессионального уровня их проработки. Важно отметить, что все эти нормативные документы, включая современные нормативные акты, регулирующие нашу отрасль и смежные отрасли деятельности, выстраивают свою терминосистему вокруг термина «документ», а термин «запись» в них отсутствует. Поэтому при довольно подробной регламентации работы с документами, документированной информацией и даже информационными ресурсами мы совершенно не располагаем никакими нормативами, регламентирующими правила работы с «записями». Надо сказать, что в СМК их тоже нет, по крайней мере в официально рекомендованных ИСО - автором и держателем прав на международные стандарты СМК (ИСО 9000, ИСО 9001 и др.)12. За исключением ИСО 15489-1:2001, который в разделе «Область применения» однозначно говорит о том, что он является основополагающим стандартом, регламентирующим работу со всеми системами документации организации, включая СМК13. Таким образом, если мы допускаем термин «запись» в нашу тер-миносистему, то в ряде случаев (например, говоря об отчетах) мы будем вынуждены подменить им термин «документ». В итоге мы не только внесем путаницу в нашу терминосистему, но и ослабим правовую составляющую управления, т. к. на основании «записей» мы не сможем предпринимать никаких управленческих действий, поскольку они будут юридически ничтожны. Возвращаясь к теме статьи и говоря о роли стандартизации управления документацией в информационном обществе, мы должны акцентировать внимание на правовом статусе и достоверности информационных ресурсов, используемых в этом процессе. Безусловно, правовой статус этим ресурсам (прежде всего документам) придают нормативные правовые акты, но они используют устоявшуюся стандартизированную терминологию. И здесь роль стандартов трудно переоценить.

Размышляя над перспективами использования термина «запись» в архивном деле нашей страны, невольно начинаешь ана-

лизировать существующие нормативные документы, регламентирующие эту сферу деятельности и полномочия Росархива как головного ведомства этой отрасли. Думаю, всем и так очевидно, что ни в одном нормативном акте Росархива и тем более в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» нет ни одного упоминания о «записях» и тем более не предусматривается возможность их приема на хранение. Но если проанализировать ГОСТ Р ИСО 9000-2015, то под термином «записи» понимаются «документы, содержащие результаты осуществленной деятельности». То есть под понятие «запись» подпадают отчеты, акты и другие документы с постоянными сроками хранения. При этом следует отметить, что речь не идет только о коммерческих структурах, во многих муниципалитетах СМК успешно внедряется. В связи с этим возникает вопрос: так как же они смогут организовать прием и передачу «записей» на хранение, пусть даже на ведомственное? Ответ на этот вопрос однозначен и категоричен. Ни одни архив никакие «записи» на хранение не возьмет. И правильно сделает, так как понимает, какой комплекс проблем у него возникнет в противном случае. Совершенно не понятно, как проводить экспертизу ценности «записей», их описание, учет, использование и т. п. Одним словом, и в архивном деле (на государственном уровне уж точно) внедрение термина «запись» ничего позитивного не сулит. Хочется надеяться, что ВНИИДАД и Росархив как основные компетентные органы, занимающиеся регулированием этой сферы, смогут повлиять на сложившуюся ситуацию и не позволят сломать терминосистему отрасли, а также «идеологию и методологию» документационного обеспечения управления и архивного дела нашей страны14.

Опуская подробное описание возможностей и преимуществ стандартизации в сфере регламентации процессов управления документами как в целом, так и по отдельным составным вопросам, вполне оправданным и востребованным на международном уровне, представляется целесообразным предложить концепцию выстраивания взаимосвязанных и дополняющих друг друга стандартов, регулирующих процессы управления документами в целом и сферу ДОУ в частности, вокруг одного «генерального» нормативного акта. И хотя, наш взгляд, роль центрального «генерального» нормативного акта носит скорее многоуровневый, но все же символический смысл, мы, учитывая сложившуюся ситуацию с полномочиями Росархива и нашим менталитетом, оставляем за ним важное место в системе регулирования ДОУ в стране. Однако этот документ не должен существовать изолированно, а должен быть тесно связан со всеми нормативными актами, регулирующими вопросы

работы с документами в любых других системах документации. В этом случае роль стандартизации сведется к вспомогательной функции, обеспечивающей детальную регламентацию всех вопросов, декларативно заявленных в нормативном акте (актах). Учитывая преимущества стандартов как «помощников нормативных актов», о которых мы говорили ранее мы получим целую систему управления документацией, оперативно модернизируемую, интероперабельную и масштабируемую. Наличие такого рода четко выстроенной и согласованной между собой системы управления документами, безусловно, окажет существенное влияние на развитие информационного общества в нашей стране. И стандартизация управления документацией будет играть в этом процессе важную роль.

Примечания

1 Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ от 07.02.2008 № Пр-212) // Росс. газ. 2008. 16 февр.

2 Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 28.11.2015) // СПС «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40241/ (дата обращения: 14.12.2015).

3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Стандартинформ, 2013.

4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.

5 ГОСТ Р ИСО 9000:2008 «Система менеджмента качества. Общие положения и словарь». М.: Стандартинформ, 2008.

6 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Изд-во стандартов, 1998.

7 ГОСТ Р ИСО 30301:2015 «Информация и документация. Система менеджмента записей. Требования». М.: Стандартинформ, 2015.

8 Под «отечественной СМК» автор понимает тот вольный и не всегда точный перевод основополагающих стандартов ИСО, регулирующих систему менеджмента качества, который приводит к такого рода проблемам и противоречиям (в том числе, и в терминологии), о которых говорится в статье. При этом автор подчеркивает, что первоисточники - международные стандарты ИСО - четко согласованы между собой, так как в их разработке на равных условиях принимают участие все комитеты, заинтересованные в стандарте. Этот принцип был продемонстрирован ИСО в отношении международных стандартов ИСО серии 30300, разработку которых оставили в руках профильного комитета ИСО/ТК 46 «Информация и документация», а ИСО/ТК 176 «Управление качеством и обеспечение качества», занимающейся вопросами СМК, стал соразработчиком, а не

автором. В нашей же стране все совсем не так. ГОСТ Р ИСО 30300 разрабатывает профильный комитет ТК 191 СИБИД (зеркальный ИСО/ТК 46), а ГОСТ Р ИСО 30301, не дожидаясь разработки первого стандарта этой серии, закладывающего терминологию, уже разработал и внедрил ТК 076 Системы менеджмента (зеркальный ИСО/ТК 176).

9 ЕГСД - Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) / Утверждена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике от 04.09.1973 г. № 435. М., 1973.

10 ГСДОУ - Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к службам документационного обеспечения / Одобрено коллегией Главархива СССР 27.07.88. (приказ № 33 от 25.05.88). М., 1991.

11 Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // СПС «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_88695/ (дата обращения: 14.12.2015).

12 ISO 9000:2005 «Quality management systems - Fundamentals and vocabulary» // ISO - International Organization for Standartization [Электронный ресурс]. URL: http://www.iso.org/iso/catalogue_detail7csnumber-42180 (дата обращения: 14.12.2015); ISO 9001:2008 «Quality management systems - Requirements» // Ibid [Электронный ресурс]. URL: http://www.iso.org/iso/catalogue_ detail?csnumber=46486 (дата обращения: 14.12.2015).

13 ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - Part 1: General». 1. Scope. // Ibid [Электронный ресурс]. URL: http://www.iso.org/iso/ catalogue_detail?csnumber=31908 (дата обращения: 14.12.2015); ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007... Раздел 1. Общие положения. С. 1.

14 На наш взгляд, одним из первых шагов в этом направлении является обращение Росархива и ВНИИДАД в Росстандарт с требованием отменить ГОСТ Р ИСО 30301:2015 и отправить его на доработку с участием экспертов ТК 191 СИ-БИД (ПК 4 «Управление документацией»), т. е. ВНИИДАД. Надо сказать, что Историко-архивный институт еще в конце декабря 2014 г. направил в Росстандарт официальное обращение с аналогичным содержанием. Но главные игроки здесь все же ВНИИДАД и Росрахив.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.