Динамика документной культуры организации в рамках ценностного подхода: процессы формирования и управления Текст научной статьи по специальности «СМИ (медиа) и массовые коммуникации»

УДК 316.7

Н.В. Рыбаков

ДИНАМИКА ДОКУМЕНТНОЙ КУЛЬТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ В РАМКАХ ЦЕННОСТНОГО ПОДХОДА:

ПРОЦЕССЫ ФОРМИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА

Предметом анализа в статье выступает документная культура и ее динамика. Рассмотрен содержательный аспект документной культуры как ценностной системы. Проанализированы этапы формирования, дифференциации и развития документной культуры. Рассмотрены процессы интернализации ценностного компонента документной культуры субъектами деятельности. Установлена взаимосвязь между элементами организационной и документной культуры. Определена роль документной коммуникации в процессах развития культуры. Особое внимание уделено анализу механизмов управления, адаптации и воспроизводства документной культуры.

Ключевые слова: документная среда, документная культура, ценностная система, документная коммуникация, динамика документной культуры, базовые представления.

Информация включена в основную часть систем коммуникации организации в документированной форме. Документы в организации выполняют, помимо информационных и коммуникативных, ряд специальных функций. Комплекс документов, связанных целефункциональным единством, представляет собой документную систему. Вокруг документированной информации в организации складывается документная среда. Она включает в себя документные системы, конкретную область человеческих активностей, а также сопутствующие социальные взаимодействия. Область активностей в документной среде включает в себя деятельность по созданию, обработке, использованию и хранению документированной информации. Данная деятельность может быть представлена как совокупность последовательных технологических операций во времени, необходимых для выполнения организационных задач. С одной стороны, человеческая деятельность в документной среде может быть проанализирована с точки зрения обладания следующими свойствами-характеристиками: профессионализм, компетентность, эффективность, технологичность. Данный ряд можно объединить общим понятием «качество». С другой стороны в документной среде можно увидеть некоторый ценностный аспект, характеризующий документную деятельность как комплекс сопутствующих социальных взаимодействий с позиций интерсубъективной значимости. Итак, в документной среде необходимо обратить внимание на два важных компонента: качество организации документной деятельности и ценностный компонент. Обе эти характеристики выводят нас к понятию «культура».

Документная культура представляет собой систему ценностных установок и представлений, традиций и технологий, утвердившихся практических образцов, которые определяют способы взаимодействия субъектов с информационно-документной и социальной средой. Документная культура - явление многоуровневое, поэтому можно говорить о документной культуре общества, государства, социальных институтов, организаций, социальных групп и в конечном итоге о документной культуре отдельной личности. В данной статье мы остановимся на анализе динамики документной культуры организации, но прежде чем перейти к решению данной задачи, попробуем определить примерную структуру и содержание рассматриваемой системы. В документной культуре организации, как в ценностной системе, можно выделить несколько пластов.

Во-первых, это предметный, вещественный результат деятельности субъектов культуры: отдельные документы, системы документации, архивные комплексы (в том числе элек-

тронные), технические средства обработки документированной информации. При этом документ представляет собой объект, посредством которого осуществляется бизнес-коммуникация во времени и пространстве, объект, представляющий единство информации, материального носителя и реквизитов (метаинформации), придающих документу официальный статус и указывающих на его включенность в конкретную информационную систему.

Во-вторых, это комплекс технологий, методов, программ, способов и технических приемов, используемых отдельными работниками и группами при работе в документной среде. Сюда же необходимо отнести типичные образцы поведения и устоявшиеся способы взаимодействия субъектов культуры в документной среде.

Третий пласт представляет собой совокупность традиций и ритуалов в документной среде. Внешне они могут выглядеть избыточными элементами, однако могут играть и важную роль в поддержании базовых глубинных слоев документной культуры. Изменение данного пласта документной культуры административными методами невозможно, либо малоэффективно. Традиции и ритуалы непременно должны быть подвержены социологическому анализу с целью выявления глубинных причин, лежащих в их основе.

Четвертый пласт содержит комплекс провозглашаемых ценностей, задач, целей и стратегий в сфере документной среды. Приведем некоторые конкретные примеры таких элементов: оперативность в осуществлении документной коммуникации, сокращение количества документов, соблюдение законности, открытость определенного вида документированной информации, единые стандарты документных процессов, применение современных информационно-компьютерных технологий; цель управленческого цикла - решение возникшей проблемы, а не создание документов и т.д.

Пятая подсистема включает, прежде всего, те значения и смыслы, которыми отдельные сотрудники оперируют в процессе идентификации элементов документной культуры. Данные значения существуют в сознании отдельного индивида и зависят, прежде всего, от уровня индивидуальной культуры (в том числе и документной). Однако поведение сотрудника может не согласовываться с данными значениями, это может быть связано с явлениями конформизма и группового давления.

Шестой пласт это коллективные ценности и базовые представления документной культуры. Базовые представления открыто не выражаются в артефактах, они находятся на подсознательном уровне сотрудников. Эти представления обладают действенной силой, поскольку позволили организации или группе неоднократно добиться высокого уровня результатов в определенной области деятельности в конкретный временной период, однако не исключено, что на данном этапе существования организации они могут являться сдерживающим фактором развития. Приведем примеры данных представлений: документированной информации не бывает много; информация, представленная в форме документа, имеет более весомое значение для руководителя; количество созданных документов - показатель работы подразделения; только в форме документа управленческое решение имеет действенную силу и т.д. Данные представления могут быть весьма разнообразны и в конкретных организациях играть как положительную, так и отрицательную роль [1, с. 37-46].

Необходимо отметить, что базовые представления организационной культуры являются первичными по отношению к представлениям документной культуры. Однако в ходе своего развития элементы документной культуры приобретают значительную самостоятельность, и порой начинают противоречить организационной культуре, а это в свою очередь серьезно влияет на эффективность бизнес-процессов. Документная культура должна быть когерентна с организационной культурой: практика составления документов, организация документооборота, а также сопутствующие социальные взаимодействия должны соотноситься с базовыми представлениями и ценностями организации. Мы расположили пласты документной культуры в порядке убывания количества содержащихся в них элементов: наибольшее количество элементов содержится в предметном пласте, а наименьшее - в пласте базовых представлений. Однако если рассматривать такие характеристики данных подсис-

тем, как структурная стабильность и глубина, общее влияние на документную культуру, то их необходимо расположить в обратном порядке. Структурная стабильность позволяет подсистеме сохранять свою относительную целостность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды. Глубина указывает на степень проникновения тех или иных элементов документной культуры в социальный и личностный опыт субъектов. Данные характеристики в наибольшей степени выражены в базовых представлениях документной культуры.

Выяснив некоторые содержательные аспекты документной культуры, перейдем к анализу ее развития. Документная культура возникает на стадии перехода организации от неформальной структуры к формальной. К этому моменту в организации происходит ряд существенных изменений: увеличение масштаба деятельности, выделение специализированных структурных подразделений, появление иерархии и укрепление системы властных отношений, формирование ряда формальных и неформальных социальных групп внутри организации, активное развитие деловых отношений с внешним окружением. Все эти трансформации в конкретной организации могут иметь определенную степень выраженности. Однако очевиден тот факт, что сложность организации со временем возрастает и социальные отношения как внутри организации, так и за ее пределами нуждаются в упорядочивании и структурировании. Это, в частности, связано с потребностями человека в стабильности, снижении уровня тревоги и минимизации рисков социального взаимодействия. Документная культура способствует удовлетворению данных потребностей. Это достигается посредствам документной коммуникации, в рамках которой и существует культура. Документная коммуникация - это средство достижения устойчивого взаимодействия между субъектами коммуникации посредством обмена документированной информацией (документами). Документная коммуникация - достаточно рутинный, формальный процесс, однако он имеет определенное положительное значение для устойчивого функционирования организации.

Во-первых, документ уже своей видовой принадлежностью создает контекст и общую тематику предполагаемой коммуникации. Так, если мы находимся на работе и видим на доске информации приказ, то, не вникая в его содержание, можем понять, что мы находимся в поле властных отношений и готовимся играть определенную социальную роль, если получаем письмо-претензию - то готовимся к ситуации конфликта и к необходимости его разрешить. Документная культура с момента своего образования способствует стабилизации внутреннего и внешнего коммуникативного пространства организации: она ограничивает и задает рамки социального взаимодействия, делает данный процесс предсказуемым.

Во-вторых, в документной коммуникации минимизируется фактор эмоционального напряжения между участниками, исключаются состояния аффекта, за счет сохранения определенной социальной, пространственной и временной дистанции. Это позволяет создать предпосылки для аргументированного общения.

В-третьих, документ позволяет преодолеть пространственные и временные ограничения коммуникации и создать единое информационно-коммуникационное пространство организации.

Необходимо отметить следующее: до момента перехода к формальной структуре в организации наличествует и документная среда, и тем более осуществляются документные процессы. Однако они имеют неупорядоченный и хаотичный вид. На данном этапе вырабатываются, апробируются и осваиваются различные способы документной деятельности, однако закрепляются только те из них, которые показывают свою эффективность. При этом в оценке эффективности применяется прагматически подход: элементы документной культуры являются эффективными, если они способствую выполнению основных функций организации (или группы) и неэффективными - если препятствуют. В данном контексте документная культура есть утвердившийся положительный коллективный опыт субъектов в области взаимодействия с документной средой организации. Несомненным недостатком данного культурного опыта является его инертность, объясняющая в последующем образование в документной культуре всевозможных традиций и ритуалов, которые порой не соответствуют

условиям изменившейся среды. При зарождении документной культуры особое значение имеют следующие факторы:

• приобретенный коллективный опыт группы по достижению задач и целей в документной среде;

• сформированные базовые представления и ценности организационной культуры;

• сложившаяся организационная структура и структура властных отношений;

• индивидуальный и коллективный творческий потенциал субъектов документной деятельности: креативность является важным элементом в схеме деятельности «цель-средство»;

• влияние руководителей, лидеров и экспертов на процесс коллективного и индивидуального творчества по выработке определенных моделей, решений и их последующего нормативного закрепления;

• применение готовых схем и моделей по организации документной среды организации;

• уровень документных компетенций конкретных сотрудников.

Одновременно с образованием документной культуры происходит и ее дифференциация. Она происходит как по иерархии (можно выделить документную культуру руководителей, специалистов и исполнителей), так и по функциональным группам. Документная культура отдельных структурных подразделений сильно отличается друг от друга. Это можно объяснить следующими причинами. Во-первых, в структурных подразделениях работают сотрудники преимущественно одной профессиональной культуры, а она в свою очередь оказывает влияние на специфику трудового процесса и трудового поведения, в том числе и в документной среде. Во-вторых, структурные подразделения работают с определенным объемом и различными видами документированной информации, выполняющей различные функции (правовую, учетную, управленческую, статистическую и т.д.). И наконец, структурные подразделения являются подсистемами со своими неповторимыми социальными характеристиками и параметрами.

В документной культуре присутствуют система самовоспроизводства, которая использует определенный набор механизмов. Например, передача практически-деятельного компонента документной культуры посредством обучения, адаптации и наставничества; закрепление конкретных образцов поведения через систему мотивации; погружение новых сотрудников в мир артефактов документной среды (ознакомление с конкретными документами организации, особенностями оформления, а также с программно-техническими средствами обработки); приобщение к глубинным основам документной культуры посредством усвоения традиций и ритуалов документной культуры. С момента своего образования документная культура выполняет несколько функций: целедостижения, коммуникации, поддержания латентного образца, интеграции и адаптации. Однако если мы рассматриваем динамику документной культуры, то, прежде всего нас должна интересовать функция адаптации. Адаптация документной культуры представляет собой изменение ее свойств, структуры и способов функционирования с целью сохранения или достижения оптимального состояния при изменении внешних условий. Документная культура не является замкнутой системой: она постоянно изменяется под воздействием внешних по отношению к ней факторов и условий. Например, существует зависимость состояния документной культуры от характеристик рынка труда, особенностей развития информационно-технической среды, от нормативно-правового регулирования документной среды государством и т.д.

Адаптация документной культуры непосредственно связана с процессами изменений. Они в свою очередь могут быть управляемыми и самоорганизующимися, но в большинстве случаев данные типы процессов взаимосвязаны. Документная культура - открытая неравновесная система: ее внешняя среда крайне нестабильна и неустойчива. Она подвержена флуктуациям, что порой приводит к кризисным состояниям. В синергетической парадигме данное состояние обозначается понятием «хаос», в социологической терминологии применяется термин «аномия» - состояние дезорганизации, когда старые социальные нормы и ценности

не соответствуют реальным отношениям, а новые еще не сложились [2]. Самоорганизация есть поиск новых путей развития системы, то есть творческий процесс. Однако поле данного процесса ограничено определенной структурой, иначе нельзя было бы говорить о преемственности и сохранении документной культуры. Выход из кризиса происходит в процессе самоорганизации, однако его осуществлении невозможно без участия целевого компонента. Участие целевой подсистемы указывает на процесс управления.

Во внешней адаптации документной культуры можно выделить несколько этапов.

На первом этапе происходит процесс определения и понимания коллективом основной цели документных процессов организации. В различных организациях эта цель может иметь свою специфику, однако можно попробовать определить ее основную идею. Основная цель документных процессов может быть в общем виде сформулирована следующим образом - создание и поддержание оптимальной системы внутренней и внешней документной коммуникации, способствующей повышению эффективности управления и внутренней интеграции системы, а также формирование и расширение социальной памяти организации путем сохранения документных ресурсов и построения информационно-поисковой системы по ним.

На втором этапе происходит достижение консенсуса вокруг основных задач документных процессов организации и отдельных подсистем. Данные задачи могут быть следующими: создание структуры для предсказуемых и ожидаемых форм социальных взаимодействий в рамках документных процессов, совершенствование межличностных отношений и социальных связей в процессе обмена информацией, реализация задач социализации отдельных сотрудников в документной среде, создание оптимальных коммуникационных каналов для обмена информацией, регулирование и рационализация информационных и документных потоков.

На третьем этапе вырабатывается согласие по поводу средств, с помощью которых достигаются цели и задачи в документной среде. Средства могут быть разнообразными:

• организационные средства: перераспределение ответственности, власти и полномочий субъектов в рамках системы разделения труда, а соответственно изменение документных потоков и функций субъектов в бизнес-процессах; образование новых структурных подразделений, введение новых штатных единиц и т.д.;

• средства психологического и социального воздействия;

• технические средства;

• методические, технологические и обучающие средства;

• материальные средства.

Четвертый этап включает в себя оценку и контроль. На данном этапе осуществляется сбор информации, отражающей состояние системы управления и внешней среды. Итогом данного этапа должна стать достоверная и систематизированная, сопоставимая и полная, надежная и актуальная информация. Она позволяет оценить степень достижения поставленных целей и задач. При этом могут применяться конкретные показатели эффективности: экономические показатели (экономия материальных ресурсов, экономия временного ресурса, устранение лишних элементов в цепи бизнес-процессов, экономия трудового ресурса и т.д.), социальные и психологические показатели (прозрачность и оперативность процессов коммуникации, устранение конфликтов в организации, повышение уровня солидарности коллектива и т.д.).

На пятом этапе при необходимости осуществляется коррекция параметров системы. Если предполагаемого уровня эффективности не достигнуто, то вносятся соответствующие изменения в целевую подсистему, либо изменяются средства достижения цели.

В большинстве организаций управляемые изменения документной культуры направлены на ее поверхностные пласты (артефакты, технологический компонент, провозглашаемые ценности), а это в свою очередь приводит к тому, что данные трансформации не усваи-

ваются группой и почти сразу исчезают, когда перестают действовать механизмы мотивации. Из данного факта можно сделать вывод, что целенаправленные изменения документной культуры должны быть комплексными, системными и, прежде всего, касаться ее глубинных пластов, таких как базовые представления.

Механизмы изменения документной культуры могут быть весьма дифференцированными, но в любом случае они должны опираться на власть, авторитет, творческий потенциал руководителей, лидеров и носителей экспертного знания. Попробуем определить некоторые технологии изменения документной культуры. Во-первых, это акцентирование внимания руководителей, лидеров и экспертов на области документной среды, в которой планируются изменения, для этого используются процессы контроля и оценки. Само пристальное внимание руководства к определенной области деятельности дает возможность отдельным сотрудникам и группам осознать наличие проблемной ситуации. А если проблема идентифицирована, то включаются механизмы поиска решения. Во-вторых, привлечение дополнительных ресурсов в область документной среды, где существует проблемная ситуация. В-третьих, использование механизмов обучения, наставничества, ролевого моделирования. В-четвертых, создание эффективной системы мотивации. И наконец, применение в системе отбора, найма и ротации персонала механизмов, учитывающих документные компетенции личности. Под компетенцией подразумевается наперед заданное социальное требование к образовательной, информационной и практической подготовке человека, необходимое для его качественной и эффективной деятельности в деловой сфере. Под «документными компетенциями» мы будем подразумевать требования к профессиональным практическим навыкам специалиста, необходимые ему для эффективной деятельности в документной среде, в том числе для управления документными процессами [1, с. 195-216]. В процессе управления изменениями содержания документной культуры необходимо учитывать ряд факторов, в том числе, особенности организационной структуры и сложившейся системы властных отношений. Система властных отношений в некоторой степени определяет свойства документной среды и соответственно особенности документной культуры. Например, если в организации преобладает авторитарный стиль управления, то сильно развита вертикальная документная коммуникация, основная часть документации относится к организационно-распорядительной системе, а если демократический стиль - то больше развиты горизонтальные каналы коммуникации, преобладает информационно-справочная документация, активно используются процедуры согласования. Не менее важными факторами, которые необходимо учитывать, при оказании управленческого воздействия на документную культуру, являются базовые представления организационной культуры. К ним относятся: представления о времени и пространстве, представления о человеческой природе, деятельности и взаимоотношениях.

Таким образом, документная культура - как качественный уровень развития документной среды и организации документных процессов, оказывает существенное влияние на систему управления и коммуникации внутри организации. Она может воздействовать на общую эффективность организации, поэтому управление динамикой документной среды и формирование высокого уровня документной культуры являются важнейшими задачами руководства. Процессы формирования, изменения и управления документной культурой должны происходить в организации с привлечением инновационного потенциала специалистов в области документационного обеспечения управления.

Библиографический список

1. Шейн, Э. Организационная культура и лидерство [Текст] / Э. Шейн. - СПб.: Питер, 2011. - 336 с.

2. Синергетическая парадигма. Социальная синергетика [Текст] / под ред. В.В. Васильковой. - М.: Прогресс-Традиция, 2009. - 688 с.