CC BY
6
Абрамов И.В., к.т.н.
доцент
Алгазинов Э.К., д.ф.-м..н. проф., зав. кафедрой
ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный университет»
Россия, г.Воронеж
ДЕЛОВЫЕ ПРОЦЕССЫ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Вопросы организационного управления всегда были и будут актуальными в деятельности людей. Актуальность этой темы определена тремя факторами:
• у человека есть потребность непрерывно развиваться и совершенствоваться. Следствием этого является не только рост интеллекта, но и потребностей, которые он хочет удовлетворить, находясь в обществе;
• рост интеллекта приводит к развитию материального окружения человека. Любая общность людей это материальное окружение плюс отношения в коллективе. Отношение коллектива к его члену не ограничивается только психологической составляющей. Становится весьма важным понимание своего места в коллективе, т.е. той роли, которую отводит ему коллектив, и ее значимости;
• изменение материального окружения человека стимулирует его адаптацию, развитие и совершенствование.
Приведенные факты, по сути, не новы. Однако учет их в процессах организационного управления далеко не тривиален. Для развития, координации, осознания и осмысления процессов организационного управления деятельность людей активно формализуется в виде норм и правил, инструкций и регламентов, положений и стандартов, и т.д. В силу своего развития в каждой области знаний люди формализуют свою деятельность в виде корпоративных, отраслевых, национальных, международных стандартов. Эта формализация затрагивает разные стороны деятельности - технологии, качество, профессионализм и пр. Чем глубже и шире происходит осмысление деятельности людей, тем все сложнее становятся материальные объекты, которые, сам для себя, человек создает.
В современном обществе все более значимым становится информация. Информация стремительно развивается (объем, качество, содержание, смысл, значимость и др.) не только ввиду интеллектуального развития человека, но и по причине развития, и совершенствования своего материального окружения. Энергичный импульс в развитии информации придал факт появления вычислительной техники и интернет. Информация виртуального мира оказывает сегодня уже существенное влияние на психику и психологию людей. С другой стороны, это достаточно мощный инструмент, который активно используется в деятельности организационного управления. И, как присуще всему живому, хочется
верить, что наконец-то материальное благо в виде информационно -технологических систем будет активно помогать в решении возникающих проблем.
Появление вычислительной техники стимулировало появление различных информационных технологий, привязанных к ней. Технологии стали настолько сложны, что специалисты в данной области знаний стали диктовать «правила игры», по которым «надо» существовать в обществе. Этому активно способствуют и средства массовой информации, у которых свои цели в обществе. Происходит как бы «параллельное» существование -люди принимают правила игры, которые приходят «сверху» (работа в компаниях), но, в действительности, присутствует стремление к «свободе». Возможно, эта мысль кажется спорной, но мы еще вернемся к ней.
Итак, развитие вычислительной техники дало существенный толчок к появлению различных информационных технологий. Эти технологии позволили значительно продвинуться в использовании формализации деятельности людей. Появилась возможность моделирования сложной деятельности. Такой механизм позволяет существенно повысить эффективность организационного управления - увидеть деятельность отдельных людей, компаний, целого бизнеса в условиях различных внутренних и внешних влияний, скорректировать или оптимизировать свою текущую работу, спрогнозировать свою деятельность. Например, американская промышленность, начиная с военных ведомств, еще в 70-х годах стала активно использовать технологии моделирования деятельности компаний. Был использован системный взгляд на работу людей, когда формализации подверглась не только технологическая составляющая деятельности компаний, но и функциональная, организационная, информационная составляющие. Таким образом, в организационном управлении стали учитывать деятельность с различных точек зрения. Родилась методология IDEF, ставшая национальным стандартом в организационном управлении. Моделирование функциональное получило международное признание и оформилось в международный стандарт [1].
Хорошо это или плохо? Да просто здорово! Появился формализованный аппарат (методология + программное обеспечение + технические устройства = инструментарий, например [2], [3]) позволяющий действительно выстраивать оптимальным образом организационное управление. Со временем появился термин ВРМ (Business Process Modeling (в этом смысловом значении)). Далее были разработаны и получили практическое применение другие методологии и инструментарии. Факт, который следует подчеркнуть, - люди получили возможность качественно выстраивать организационное управление, формализуя свою деятельность.
Наблюдение 1. Появление методологии, позволяющей формализовать деятельность (где данные и потоки данных только одна из сторон
формализации деятельности!) и оптимальным образом построить процессы организационного управления, позволило сначала спроектировать оптимальный вариант системы (получить проект), а затем реализовать эту систему.
Вместе с появлением информационных технологий формализации деятельности, естественным образом появились технологии, позволяющие работать аналогичным образом с информацией (хранение, обработка, сбор, передача и др.). В первую очередь возникла формализация оптимального размещения информации (носители, территории и др.). Возникли базы данных (БД) и системы управления ими (СУБД). Возникли информационные технологии CASE (Computer-Aided Software Engineering) [4]. Эти технологии позволяли сгенерировать исполняемый программный код на базе формализованных моделей (графические модели + данные).
Развитие информационных технологий формализации деятельности привело к мысли об аналогичной операции с ее моделированием, - а почему бы не получить исполняемый код, т.е. готовую информационную систему? Ведь ее основа - четко и ясно прописанные модели деятельности. Решаются сразу две проблемы. Первая, - что делать с формализованными моделями в графическом виде? Как их реализовать? Вторая, - снижение затрат на создание информационной системы!
Стимулирование этого направления информационных технологий подстегнуло разработку новых нотаций в моделировании организационного управления (EPC, CFF, BPMN и т.д.). Суть этих моделей уже не содержит принцип «разложить все по полкам» (взгляд на деятельность с позиции организационной структуры, оптимального хранения данных и потоков данных, функциональной полноты деятельности, ее производственных технологий). Хорошо это или плохо? А это зависит от решаемой проблемы, от понимания уровня и объема решаемых задач.
Наблюдение 2. Получение исполняемого кода - новые задачи (работа) для программистов! Новые нотации - возможность «облегчить труд» аналитиков! Результат - снижение уровня адекватности разрабатываемых моделей реальным процессам деятельности людей. Обратите внимание! Сказано не о новых нотациях, моделях, а о знаниях, внимании, системных принципах, подходах, методологиях в работе аналитиков.
Небольшое отступление. В нашей стране ситуация сложилась таким образом, что в общество сразу «хлынул» огромный поток компьютерной техники. В силу ее новизны и дороговизны руководители сначала стали считать экономическую целесообразность (это учитывали все руководители в то время), сроки окупаемости, эффективность в работе. Однако, стремительное совершенствование техники, снижение цены и нарастающее предложение на рынке обусловило быстрое ее внедрение в организациях. Естественно, решение текущих проблем в организациях
стало главным приоритетом в работе специалистов по компьютерной технике. Дальнейшее усложнение технических решений проблем и поток программного обеспечения, который также потребовал специфических знаний, привело к принципу, который заключается в следующем: «есть потребность в компьютере + программе = купим и установим». Конечно, нельзя «все под одну гребенку». Но данная мысль очень «живуча» в нашей стране. Ее следствие - непонимание факта Наблюдения 1.
Таким образом, появились все условия для организации мощных информационных систем {ИС). Сегодня это действительно сложные программно-технические комплексы. С одной стороны, такие ИС разрабатываются для определенных предметных областей, например, в области продаж - CRM {Customers Relationship Management), в области складского учета - WMS {Warehouse Management System), в области маркетинга - EMM {Enterprise Marketing Management), в области планирования ресурсов масштаба предприятия - ERP-системы {Enterprise Resource Planning), для решения технологических проблем производства -MES {Manufacturing Execution System), для координации цепей поставок -SCM {Supply Chain Management) и т.п. Наконец появились корпоративные информационные системы {КИС), которые включают в себя {подсистемы) все перечисленное. С другой стороны, представив себе всю сложность не только программно-технической реализации, но и смысл предстоящей интеграции информации различных предметных областей знаний, невольно возникает вопрос, а как создать такую КИС без проработанного проекта? {См. Наблюдение 1 и Наблюдение 2). Например, строительные организации не строят объекты сами по себе. Для строительства здания необходим проект. Данный факт настолько очевиден, что даже мысль не возникает о строительстве без проекта. Здесь присутствуют два факта: сложность самого объекта для реализации + безопасность людей! А как же практическая реализация, например, КИС? Этот объект еще сложнее, чем здание для строительства! Безопасность? А разве недостоверная информация или невозможность практической реализации возникшей управленческой мысли, которая может определиться текущей нестандартной ситуацией, не является вопросом безопасности? Уже пора задуматься, что некорректная информация, невозможность реализации управленческой деятельности в динамике относятся к сфере безопасности людей.
Становится очевидным факт, что при отсутствии проекта создание ИС неадекватно поставленным задачам. Проект «Процессная
Проект Процессная Архи
архитектура» является тем фундаментом, на котором и должна строиться ИС. Проект «Процессная архитектура» - формализация деятельности людей с системной точки зрения, конкретная в каждом случае. Специалисты, которые необходимы для разработки таких проектов, -команда системных аналитиков + бизнес-аналитиков. Очень важны опыт и практические навыки, наработанные со временем. Проект «Процессная архитектура» позволяет перейти ко второму этапу создания ИС - разработке проекта программно-технического комплекса (обратите внимание - опять Проект!). Это свой сложный проект, охватывающий технологии использования программ, увязки их совместной работы, построение разветвленных компьютерных сетей, выбор и настройка технических и программных средств и др. Все это согласуется с экономической стратегией предприятия. И вот, когда готов проект «Разработка ИС», наступает третий этап - реализация проектов (покупка и внедрение (это свои сложные информационные технологии)).
BPM позволила формализовать и реализовать в соответствии с этой формализацией информационные системы для организационного управления деятельностью людей. Результат этой технологии - четкое и ясное понимание деятельности как отдельного сотрудника, так и предприятия в целом. Эта ясность появляется и у руководителя, и у рядового исполнителя. Это ответ на желание людей понимать свое место и значимость в общей работе. Но со временем начинает возникать недовольство среди сотрудников. В чем же причины? Оказывается технология BPM предполагает жесткую формализацию самой деятельности. Разрабатываются положения, методические указания, общие инструкции, регламенты, конкретные должностные инструкции и пр. В соответствии с этими документами возникает жесткая дисциплина, ведется постоянный контроль работы и строгая отчетность. Появляется еще одна неприятность, о которой уже упоминалось. В процессе управления организацией возникают нестандартные ситуации, которые невозможно спрогнозировать и учесть в работе над проектом «Процессная архитектура». У руководителей нет возможности «внезапно» дать конкретную команду. У сотрудников тоже нет возможности выполнить нестандартные действия. Например, в прессе активно продвигается мысль о свободном общении внутри предприятия.
В настоящее время возникла новая информационная технология S-BPM (Subject-oriented BPM). Ключевая мысль этой технологии - «создание приложений, автоматизирующих процессы, - каждый может делать это! S-BPM - создание немедленно выполняемых динамичных бизнес-приложений.» По мнению группы GARTNER «Возможность моделирования и автоматизации очень сложных процессов с разветвленными коммуникациями за счет концентрации усилий на моделировании отдельных субъектов. Скорость внедрения - быстрый запуск процессов «как есть» с
дальнейшим наращиванием функциональности» [5]. Технологию Б-БРМ рассматривают как альтернативу «классической» технологии БРМ.
Наблюдение 3. Ключевые моменты, которые выделяют специалисты в технологии Б-БРМ, следующие:
• создать приложение, с помощью которого сотрудник будет выполнять задание (Какое? От Кого? на основании Чего? - отдельный разговор) может сам сотрудник;
• созданное приложение немедленно готово к использованию в работе; быстрый запуск процессов «как есть»;
• моделирование сложных систем происходит за счет концентрации усилий на моделировании отдельных субъектов;
• технология Б-БРМ - альтернатива технологии БРМ.
По мнению специалистов, каждый может создать свой производственный процесс в силу своего понимания, надо приветствовать принцип разработки отдельных процессов. Тогда возникают вопросы. А как же накопленные знания, которые говорят о необходимости использования системного подхода в информационных технологиях? А знания, которые говорят о том, что все в природе взаимосвязано (а люди - часть природы), что системные принципы деятельности, в том числе и организационного управления, присутствуют в любых формах взаимодействия [6,7]. Рассматривать сегодня отдельные части целого без учета взаимодействия и свойств «часть-целое» просто невозможно. Говорить об адекватности приложений реально требуемым процессам деятельности просто бессмысленно.
Но, все-таки, почему-то возникли мысли о создании технологии Б-БРМ. И возникли они не на пустом месте. Надо опять учесть фактор непрерывного развития человека. Только надо не просто осознать факт появления такой информационной технологии и придать ей значение, лежащее на поверхности. Что же в ней «хорошо»? Например, если подойти с позиции творчества, свойственного человеку, то принципы этой технологии прекрасны (помните, когда мы говорили о «параллельности» в деятельности сотрудников?). Но творчество - процесс неподвластный формализации. А психологические потребности, заложенные природой, которые живут в каждом из нас? Опять технология Б-БРМ поможет их удовлетворить. Поэтому правильно, что при использовании данной технологии говорят о неструктурированной информации. Оперативное принятие решения о необходимости нетривиальной команды в темпе реального времени - объективная реальность. Такой процесс порождает неструктурированную информацию.
Давайте попробуем придерживаться взгляда на происходящее развитие информационных технологий (в конечном счете - информации!) с
системных позиций. Может быть природа уже учла данный факт и заложила его в человеке, и мы, всего-навсего, только наткнулись на него в процессе своего развития? Посмотрим на функции мозга человека [8] (табл.1):
_Таблица 1
Сферы специализации левого и правого полушарий головного мозга
Левое полушарие Правое полушарие
Обработка вербальной информации: Факты, имена, даты, речь, письмо Обработка невербальной информации: Символы, образы
Аналитическое мышление: Логика, Анализ. Воображение: Мечты, Фантазии
Обработка информации: Последовательно по этапам. Обработка информации: В целом, много информации, без анализа
Логическое Последовательное Линейное Символическое Основано на реальности Вербальное Дискретное МОДЕЛЬ СОЗНАНИЯ (по Гриндеру) Интуитивное Хаотическое Холистическое Неабстрактное Основано на фантазии Невербальное Вневременное
Наблюдение 4. 1)
Левое полушарие: Логика; Анализ; Выводы; Уверенность; Последовательная обработка информации.
2) Оба полушария функционально дополняют друг друга. Результат - полнофункциональный орган.
Правое полушарие: Интуиция; Эмоции; Ощущения; Параллельная обработка информации.
Что с нашими информационными технологиями?
Базовыми принципами технологии ВРМ являются: строгая упорядоченность, стремление к объективности, четкость понятий и построений, жесткая регламентация, правила действий и взаимодействий, системный подход при описании процессов. Формализация деятельности учитывает результаты прогнозирования. Формализованную деятельность (сложная совокупность моделей и взаимосвязи процессов) можно подвергнуть имитационному моделированию с учетом различных внутренних и внешних факторов. Информационная технология ВРМ дает уверенность процессам управления.
Базовыми принципами технологии Б-ВРМ являются: возможность самовыражения в рамках своего уровня знаний и опыта, «мгновенный» процесс «нарисовал (построил графическую модель) - увидел» (результаты спланированной технологии работы), коррекция запланированных
технологий деятельности, быстрая адаптация в изменчивой среде, в темпе реального времени возможность коллективного обсуждения проблем, получения информации, формирования команд управления. Информационная технология S-BPM помогает процессам управления в вопросах оперативности при нестандартных ситуациях, неформальное обсуждение проблем общей деятельности может инициировать нестандартные решения.
ВЫВОДЫ.
1. Информационная технология BPM - это логика. Информационная технология S-BPM - это интуиция (не
формализуемые процессы нашего мышления).
2. Обе информационные технологии и BPM, и S-BPM это не противоположности, не замещение одного другим, а ЕДИНСТВО. То, что недостает одной, восполняет другая!
Поэтому, при разработке КИС, адекватной нашей деятельности, необходимо использовать и технологию BPM, и технологию S-BPM.
Использованные источники:
1. Методология функционального моделирования (IDEF0). Госстандарт России. - М: Издательство стандартов, 2001. - 75 с.
2. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE - средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2001. - 256с
3. Проектирование системы управления. Методика. - Версия документа: 3.5. Редакция документа: 1. - Саратов: ООО «ГК «Современные технологии управления»», 2010. - 98с
4. Fisher A.S. CASE: Using Software Development Tools. N.Y.: J.Wiley & Sons Inc.. 1988г.
5. Новое в управлении бизнес-процессами - методология S-BPM и решения Metasonic. - М.: Логика бизнеса 2.0, 2013г.
6. Блауберг И.В., Юдин Э.Г. Становление и сущность системного подхода. -М.: Наука, 1973. - 271 с.
7. Месарович М. Теория иерархических многоуровневых систем / Месарович М., Мако Д., Такахара И.; Пер.с англ. под ред. И.Ф.Шахнова; Предисл. Г.С.Поспелова. - М.: Мир, 1973. - 344 с.
8. Сергеев Б. Ф. Ум хорошо ... М.: "Молодая гвардия", 1984. - с. 187.
