CC BY
193
УДК 681.518.001.35.002
А. Н. Савельев
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ
Введение
Предприятия различных форм собственности в процессе хозяйственной деятельности сталкиваются с необходимостью закупки материалов и оборудования. Затраты на приобретение материально-технических ресурсов (МТР) в ряде случаев составляют значительную часть в общей доле финансового бюджета предприятий. Современные рыночные отношения позволили создать конкуренцию среди компаний-поставщиков. Специалистам служб материальнотехнического обеспечения необходимо осуществлять приобретение качественных материалы с минимальными затратами.
Осуществление эффективного выбора поставщика МТР и оборудования в условиях современных рыночных отношениях позволит снизить финансовые затраты организаций различных форм собственности. Для организации процесса оптимальной закупки необходимо руководствоваться рядом критериев. Критериями могут быть как технические показатели, так и коммерческие. В зависимости от требуемых условий поставки набор критериев может варьироваться. В одном случае предпочтительным является критерий, определяющий цену МТР, в другом -срок поставки или наличие разрешительной технической документации.
Организация закупочной деятельности в коммерческих организациях с применением критериев оценки предложений поставщиков позволит минимизировать затраты на поставку МТР и уменьшить риск возможности сговора между поставщиком и специалистами по закупкам. В связи с этим решение задачи оптимизации закупочной деятельности в коммерческих предприятиях весьма актуально.
Организация процесса закупки
Процесс закупки зависит от формы собственности организации. Государственные и муниципальные организации проводят закупку в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ от 21.07.2005 г., Гражданским и Бюджетным кодексами. Организации коммерческой формы собственности при организации процесса закупки руководствуются только Гражданским кодексом и внутренними инструкциями или правилами предприятия (рис. 1).
В зависимости от предмета и целей закупки используются: открытый конкурс, закрытый конкурс, селективный конкурс, двухэтапный конкурс, запрос цен (котировок), конкурентные переговоры, запрос предложений, закупка из единственного источника, редукцион (аукцион, переторг) [1].
Все способы закупок можно разделить на две категории - конкурентные (проведение конкурсов, запросов котировок и т. п.) и неконкурентные (прямая закупка у поставщика). Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа. Если число поставщиков продукции ограничено или же речь идет о сложном проекте, выполнить который может только высококвалифицированный поставщик, проводятся закрытые конкурсы, в которых участвуют только компании, специально приглашенные организатором конкурса. Закрытые конкурсы проводятся также при закупках продукции, связанных с обеспечением комплексной безопасности предприятий.
Открытые и закрытые конкурсы могут быть двухэтапными. Эта процедура обычно используется в случаях, когда заказчику затруднительно четко сформулировать требования к предмету конкурса, а также когда он считает целесообразным изучить возможности и варианты решения проблемы потенциальными поставщиками. Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их (существующие на рынке методики, технологии и т. п.), формулировать свои окончательные требования.
При проведении двухэтапного конкурса участники на первом этапе подают свои предложения без указания ценовых показателей. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники подают конкурсные заявки, подготовленные с учетом изменений в конкурсной документации, указывая в них также цены.
Селективный конкурс является своеобразным компромиссом между открытым и закрытым. Подать заявку на участие в нем может любой поставщик, однако до участия в конкурсе допускаются лишь претенденты, выбранные заказчиком.
При относительно небольших объемах закупок серийной продукции используется способ запроса ценовых котировок, в ходе которого, после запроса цены на одну и ту же продукцию у разных поставщиков, выбирается самое дешевое предложение. Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков, причем сравниваться должна однотипная продукция. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку. При этом закупка может проводиться даже в случае, когда после запроса установлено, что лишь один поставщик способен выполнить заказ - в этом случае, а также при закупках у естественных монополий и в чрезвычайных ситуациях проводится закупка у единственного источника.
Выбор способа закупки для коммерческой организации зависит от многих факторов, но в первую очередь от целей закупки, предмета закупки, рыночной конъюнктуры, закупочной политики компании, включая требования внутренних нормативных документов.
При крупных закупках лучшие предложения обычно удается получить, проведя открытый конкурс (тендерные торги) - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки, на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем конкурса - участником, подавшим предложение (конкурсную заявку), соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия. Поэтому в закупочной практике этот способ всегда рассматривается в качестве основного [2]. При организации закупки используется большой объем информации, который требует четкой логики и систематизации, в связи с чем возникает необходимость создания АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях с использованием средств защиты информации.
Разработка АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях
Автоматизация процесса закупок осуществляется на основе комплексного подхода к решению данной задачи. Проведено обследование предметной области процесса закупки. Разработана структура бизнес-процесса (рис. 2). Выявлены потенциальные угрозы при проведении закупок. Выбраны средства и инструменты разработки. Разработаны меры по противодействию угрозам безопасности. Разработанный бизнес-процесс позволяет в режиме реального времени осуществлять взаимодействие процесса закупки с электронной базой данных. В системе в рамках бизнес-процесса реализовано 4 роли - секретарь тендерного комитета, участник тендера, технический эксперт, коммерческий эксперт и администратор.
Рис. 2. Схема бизнес-процесса проведения тендерных торгов в организации коммерческой формы собственности
Администратор обеспечивает поддержку и сопровождение АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях, производит подключение системы к базе данных и определяет параметры этого подключения; устанавливает настройки для рассылки приглашений участникам и оповещений экспертам; определяет роли и назначает права в системе; выполняет регламентные работы в соответствии с перечнем регламентных работ по расписанию, в том числе профилактику программно-аппаратных средств, с целью поддержания их в полном работоспособном состоянии. В случае необходимости администратор производит восстановление после сбоев и обновление системы.
Секретарь тендерного комитета обеспечивает организацию тендерных торгов, сопровождает справочник экспертов и участников, создает и редактирует приглашения на участие в тендере, осуществляет рассылку приглашений участникам и оповещений экспертам, ведет справочник организаций, для которых производится закупка, производит выбор участников для конкретного тендера, формирует отчет о победителе.
Участник, в случае получения приглашения принять участие в тендерных торгах, может войти в систему и просмотреть параметры предложенного тендера, ввести свое коммерческое и техническое предложение, ввести предложения по всем позициям тендера.
Эксперт технический, в случае получения оповещения об участии в оценке предложений, рассматривает все технические предложения участников и ставит оценки по критериям, определенным именно для технических экспертов.
Эксперт коммерческий, в случае получения оповещения об участии в оценке предложений, рассматривает все коммерческие предложения участников и ставит оценки по критериям, определенным именно для коммерческих экспертов.
Секретарь обеспечивает ввод информации, необходимой для организации тендера (конкурса). Участник вносит в систему предложения о цене и сроках поставки ресурсов и предоставляет секретарю тендерного комитета необходимую для оценки информацию.
После получения предложений секретарь подтверждает получение предложений, устанавливает запрет на редактирование предложений участников и направляет приглашения экспертам. Эксперт, получивший приглашение, производит оценку предложений участников. После получения оценки предложений всеми экспертами секретарь запрещает редактирование экспертных оценок и формирует отчет, в котором определяется победитель тендера. Для обеспечения защиты обрабатываемой информации в АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях разработана матрица распределения прав доступа (табл. 1).
Таблица 1
Права доступа Секретарь Эксперт Поставщик Администратор
Редактирование справочников + - - -
Управление ходом тендера + - - -
Ввод предложений - - + -
Ввод оценок - + - -
Запуск процедуры определения победителя + - - -
Настройка прав доступа - - - +
Выполнение регламентных работ - - - +
Настройка параметров приложения - - - +
Разработанная АСУ позволяет организовывать закупку в четыре этапа. На первом этапе секретарь заполняет системные справочники экспертов, участников тендера, критериев оценки и создает тендер. На втором этапе секретарь осуществляет рассылку приглашений на участие в тендере участникам (поставщикам). Для исключения утечки информации при передаче по открытому каналу передачи данных разработана подсистема криптографической защиты информации с использованием двухфакторной аутентификации участников. На третьем этапе участники формируют предложения на поставку МТР или оборудования. На этом этапе для предотвращения утечки информации при передаче по открытому каналу применяется шифрование канала связи, обмен заверенными сертификатами и политика разграничения доступа. На четвертом этапе эксперты осуществляют оценку предложений участников. Для исключения утечки информации осуществляется шифрование канала связи, обмен заверенными сертификатами и политика разграничения доступа. В целях минимизации возможности сговора между поставщиками и экспертами реквизиты участников обезличены.
Для оценки предложений участников в АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях используются технические и коммерческие критерии оценки предложения участника. Техническая составляющая определяет соответствие предложения техническим требованиям к закупаемым ресурсам. Коммерческая составляющая позволяет определить финансовые риски. Техническая и коммерческая составляющие имеют свои весовые коэффициенты. Каждый весовой коэффициент выбран с точки зрения минимизации рисков, обусловленных выбором поставщика. Значения весовых коэффициентов для технической оценки предложения представлены в табл. 2.
Таблица 2
Наименование Весовой коэффициент, Кті
Соответствие техническим требованиям 0,5
Технические преимущества 0,2
Соответствие сроку поставки 0,1
Уровень респектабельности и надежности поставщика 0,05
Наличие сертификатов 0,05
Гарантийный срок 0,05
Сертифицированная система менеджмента качества по 180 9001 0,05
Значения весовых коэффициентов для коммерческой оценки предложения представлены в табл. 3.
Таблица 3
Наименование Весовой коэффициент, Ккі
Соответствие по составу цене и наценке 0,3
Соответствие графику платежей 0,3
Предоставление банковской гарантии 0,1
Обороты и финансовые показатели поставщика 0,1
Наличие отзывов и поручительств 0,1
Наличие балансовых средств 0,1
Набор критериев является неокончательным и в случае необходимости может быть изменен. Алгоритм определения победителя реализован следующим образом, Технические и коммерческие эксперты проставляют оценки участникам, затем определяется средний балл технической и коммерческой оценок. Средние баллы суммируются между собой, претендент, набравший максимальный балл, вычисленный таким образом, объявляется победителем.
Коммерческий эксперт выставляет оценку для каждого претендента по каждому критерию:
С к (и, к, э), (1)
где э - порядковый номер коммерческого эксперта; к - порядковый номер коммерческого критерия; и - порядковый номер оцениваемого участника.
Среднее значение оценки вычисляется по всем коммерческим экспертам по выбранному критерию:
2 С к (и, к, э)
Ск (и, к) = эксперты------------- (2)
Количество экспертов
Получив все значения (2) для каждого критерия, вычисляют значение оценки претендента по всем критериям, учитывая их вес к{.
Ск (и) = 2 С (и, к) • к,. (3)
/ =критерии
Технический эксперт выставляет оценку для каждого претендента по критерию
Ст (и, к, э), (4)
где э - порядковый номер технического эксперта; к - порядковый номер технического критерия; и - порядковый номер оцениваемого участника.
Получив все значения (4) для каждого участника, вычисляют среднее значение оценки по всем экспертам по выбранному критерию:
2 Ст (и, к, э)
Ст (и, к) = эксперты---------------------------------------------. (5)
Количество экспертов
Получив все значения (5) для каждого критерия, вычисляют значение оценки претендента по всем критериям, учитывая их вес к{.
С» = 2 С(п, к) •к. (6)
/ =критерии
Результирующая оценка претендента складывается из его технической (3) и коммерческой оценки (6):
С (п) = Ск (п) • 0,4 + Ст (п) • 0,6. (7)
Среди всех вычисленных значений (7) выбирается максимальное значение, и обладатель этого максимального значения и будет являться победителем.
Предложенный алгоритм определения победителя заложен в основу разработанной АСУ, которая состоит из нескольких подсистем:
— базовая программная часть с интерфейсом пользователей, подсистема взаимодействия с базой данных;
— подсистема администрирования ролей и учетных записей, а также параметров работы системы в целом;
— подсистема криптографической защиты информации.
Указанные подсистемы составляют логически завершенную систему и используют единую базу данных. Система функционирует по технологии «клиент-сервер» [3]. Конфигурация предполагает установку специализированного сервера базы данных и web-приложения и доступ к ним с рабочих станций через каналы связи. Все клиентские ЭВМ могут быть территориально удалены на значительные расстояния, но работать под своими учетными записями в любой точке, безопасность передаваемых данных обеспечивается применением шифрования и использованием аппаратных криптографических ключей.
Защита конфиденциальности данных обеспечивается путем включения на сервере функции работы с протоколов HTTPS, SSL. Для исключения утечки информации при передаче по открытому каналу передачи данных применяется двухфакторная аутентификация участников с использование аппаратных средств. Потенциально систему можно перестроить под любую структуру бизнес-процесса проведения закупок. Используемые технологии и методы безопасности можно усилить, например ведением внутреннего аудита действий пользователей, а не только на уровне операционной системы и базы данных, или созданием автоматических точек восстановления, а также применением технологий обезличивания информации [4].
Заключение
Предложенная схема бизнес-процесса организации закупочной деятельности в коммерческих организациях позволит оптимизировать затраты на закупку МТР. Алгоритм определения оптимального предложения на поставку МТР является универсальным и в случае необходимости может быть модифицирован. Разработанная АСУ организации закупочной деятельности в коммерческих организациях функционирует в защищенном режиме по технологии «клиент-сервер». Система является универсальной и способна адаптироваться к различным особенностям закупочной деятельности предприятий, в том числе и к предприятиям различных форм собственности. АСУ закупочной деятельностью в коммерческих организациях позволяет минимизировать риски, связанные со сговором сотрудников организаций и поставщиков, устранить ошибки, вызванные человеческим фактором при обработке информации. Применение разработанной системы придает прозрачность процессу закупки МТР и оборудования, что позволит повысить деловую репутацию компании. На основе разработанной АСУ в дальнейшем возможно создать специализированный Интернет-сайт по предоставлению услуг проведения конкурсных закупок.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон о размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг для государственных и муниципальных нужд № 94-ФЗ 21.07.2005 г.
2. Уотерс Д. Логистика. Управление цепью поставок. - М.: Юнити-Дана, 2003. - 503 с.
3. Лафоре Р. Объектно-ориентированное программирование в C#. - М.: ПИТЕР, 2003. - 923 с.
4. Кучин И. Ю. Защита конфиденциальности персональных данных с помощью обезличивания // Вестн. Астрахан. гос. техн. ун-та. Сер.: Управление, вычислительная техника и информатика. - 2010. -№ 2. - С. 158-162.
Статья поступила в редакцию 16.06.2011
AUTOMATED CONTROL SYSTEM OF PURCHASING ACTIVITY IN COMMERCIAL ORGANIZATIONS USING INFORMATION SECURITY FACILITIES
A. N. Savelyev
The process of purchase in commercial organizations is considered in the paper. The architecture of automated control system of purchases in commercial organizations is proposed. Stages of choosing a contender for delivery are developed. A method for optimal selection of a supplier is proposed. Some criteria for evaluating suppliers’ proposals, attracting technical and commercial experts, are selected. A scheme for protecting data on an open channel of data transmission using two-factor authentication of participants is developed on the basis of hardware utilization.
Key words: purchase, tender, expert, commercial organization.
