Автоматизация ведения учета документов на примере компании по предоставлению компьютерных услуг Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Автоматизация ведения учета документов на примере компании по предоставлению компьютерных услуг Савенков А. Н.

Савенков Александр Николаевич /Savenkov Alexander Nikolaevich - студент, кафедра корпоративных информационных технологий и систем,

Национальный исследовательский университет Московский институт электронной техники, г. Москва

Аннотация: в статье рассматривается автоматизация ведения учета документов на предприятии по предоставлению компьютерных услуг. В статье представлены: анализ бизнес процессов, выявление требований к ИС, выявление вариантов использования, проектирование системы на языке моделирования UML, проектирование концептуальной модели данных.

Ключевые слова: автоматизация, документооборот, учет документов, автоматизированный

документооборот.

Введение

Информационные системы в последние десятилетия стали неотъемлемой частью работы предприятия. Они не только помогают облегчить труд персонала предприятия, но и повышают его экономическую эффективность. Но залог успеха предприятия зависит не только от них, важна и степень автоматизации работы на предприятии. Эффективная автоматизация бизнес-процессов может многократно уменьшить расход личного времени персонала, тем самым повышая производительность труда. Также предоставление обработанной и проанализированной информации руководству предприятия, вследствие ее автоматической обработки, помогает принимать более точные решения и не затрачивать время на отбор нужных данных.

Анализ документооборота организации

После проведения анализа документооборота, была выявлена его схема: клиент, приходя в организацию, оформляет заявку у офис-менеджера. После проверки и оформления заявки офис-менеджер выдает клиенту заключенный договор об оказании услуги.

Разработчику, после оформления договора с клиентом, выдается плат-работ разработчика, т.е. техническое задание, исходя из которого он будет оказывать необходимые услуги.

После выполнения всех услуг, выбранных заказчиком, разработчик отсылает отчет о выполненной работе офис-менеджеру, который на основании данного документа выдает клиенту счет на оплату услуг. Заказчик после оплаты счета должен сдать выписку об оплате в бухгалтерию организации.

Ежемесячно вся отчетная документация от отдела по работе с клиентами и бухгалтерии отсылается директору для их анализа и разработки поручений по дальнейшей работе организации [1].

В результате анализа предметной области был выявлен бизнес-процесс «Работа с клиентами», подлежащий автоматизации. Он представлен в виде диаграммы на основании DFD-методологии на рисунке 1.

Рис. 1. DFD-диаграмма «Работа с клиентами»

Формирование требований к программному модулю

В процессе анализа предметной области и разбора бизнес-процессов отдела по работе с клиентами было принято решение о разработки программного модуля, который бы автоматизировал данный процесс. Были

выявлены и составлены требования к разрабатываемому программному модулю. После согласования с заказчиком была разработана и проанализирована матрица зависимостей.

Требования, программный модуль должен:

• Т1 - работать под управлением OC Windows7;

• Т2 - обеспечивать учет заявок клиентов;

• Т3 - давать возможность создавать, редактировать и удалять информацию о клиентах;

• Т4 - давать возможность создавать, редактировать и удалять информацию об услугах;

• Т5 - давать возможность для печати счетов на оплату оказанных услуг;

• Т6 - давать возможность создания отчетов по оказанным услугам.

Для предотвращения возможных конфликтов или перекрытия требований была составлена матрица зависимостей. Перекрытий и конфликтов обнаружено не было.

Варианты использования системы

В результате анализа бизнес-процессов, связанных с отделом по работе с клиентами, был выявлен актер - офис-менеджер. Описание представлено в таблице 1.

Таблица 1. Описание актеров

Актер Описание

Офис-менеджер Принимает заказ у клиента, оформляет клиента, выдает чек на оплату счета и договор, формирует отчетность для вышестоящего руководства

После выявления актеров системы и их вариантов использования была разработана диаграмма вариантов использования [2].

Диаграмма развертывания

Так как разрабатываемый программный модуль является конфигурацией 1С, а платформа «1С: Предприятие 8.2» - это оболочка над базой данных, находящаяся на сервере, то диаграмма развертывания имеет следующий вид (рисунок 2) [2].

Рис. 2. Диаграмма развертывания Пример работы программного модуля

Интерфейс программного модуля состоит из стандартных объектов представления системы «1С: Предприятие 8.2».

Для ведения учета клиентов организации, а также для редактирования и создания их профилей, используется справочник «Клиенты» [3].

Примеры работы представлены на рисунке 5.

[<-!■> 1 "ft Оформление заказа 000000005 от 04.06.2015 1:57:01

Главное Остатки программой продукции Стоимость программной пррдукцш

N Номенклатура Количество Цевд Сумма

1 Перенос БД на серее pfytryra] 1,09 зоош 3000,09

2 Уст&озка конфигурацн^усгуга) и» 7 000,00 700000

3 Сгур^Ргфрограммный продукт) к» 2593,00 2 99900

4 ^Предприятие 1УНП (п рогрвммн ый продукт) 1,0» 1 999,00 1 999,00

Рис. 3. Пример работы программного модуля

Выводы

Была произведена разработка программного модуля для автоматизации ведения учета документов. Работа модуля была апробирована на тестовых примерах, на основе чего было вынесено заключение о достижении целей разработки.

Данный программный модуль интегрирован на предприятие с другими продуктами 1С, что позволило сократить временные затраты офис-менеджера на учет и формирование документации и отчетов.

Кроме того, возможно дальнейшее развитие программного модуля, расширение его функционала, что позволит расширить спектр задач, выполняемых модулем, а также расширить количество актеров, на взаимодействие с которыми он рассчитан.

Литература

1. Организация документооборота [Электронный ресурс]/ // Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. 2015. URL: http://www.edou.ru/enc/razdel31/. (дата обращения: 05.07.2015).

2. Нотация и семантика языка UML [Электронный ресурс]/ // НОУ «ИНТУИТ». 2003-2015. URL: http://www.intuit.ru/studies/courses/32/32/info (дата обращения: 25.05.2015).

3. Радченко М. Г., Хрусталева Е.Ю. 1С: Предприятие 8.3. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. - М.: 1С-Паблишинг, 2013 - 964 с.