CC BY
0
УДК 004
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА СОПРОВОЖДЕНИЯ ТЕНДЕРОВ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
В.Н. Керницкий Научный руководитель - Е.Л. Вайтекунене
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: edu@kernitskiy.ru
В статье рассмотрена возможность автоматизации процесса проведения тендеров торгового предприятия и преимущества введения автоматизации данных процессов.
Ключевые слова: информационные технологии, предприятие, автоматизация, тендеры.
AUTOMATION OF THE MAINTENANCE PROCESS TENDERS OF A TRADING COMPANY
V.N. Kernitskii Scientific supervisor -E.L. Vaitekunene
ReshetnevSiberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarskii Rabochii prospekt, Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation
Е-mail: edu@kernitskiy.ru
The article considers the possibility of automating the process of conducting tenders of a trading enterprise and the advantages of introducing automation of these processes.
Keywords: information technology, enterprise, automation, tenders.
Автоматизация различного рода бизнес-процессов позволяет производителям в лучшую сторону изменять как простые, так и сложные этапы ихдеятельности, что упрощает операции и повышает эффективность. Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с промышленной автоматизацией, которая также широко распространена в производственных компаниях, поскольку они совершенно разные.
Автоматизация бизнес-процессов приносит ощутимые выгоды всему бизнесу. Она сводит к минимуму вероятность человеческой ошибки, упрощает процессы для ускорения бизнеса, обеспечивает экономическую эффективность, повышает моральный дух за счет более ценной работы и меньшего количества утомительных задач, а также помогает компаниям реагировать на проблемы еще до того, как сотрудники узнают об их существовании [1-2].
Грамотно реализованная автоматизация бизнес-процессов позволяет достичь следующего:
- эффективно поддерживать операционную деятельность - организовать учет и контроль;
- быстро и грамотно подготавливать документы для клиентов, контрагентов и партнеров -от коммерческого предложения до акта сверки;
- оперативно получать любые отчеты о реальном состоянии дел в компании;
- оптимизировать затраты на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, избавляя их от рутинной работы;
- более выгодно совершенствовать бизнес-процессы в компании;
- минимизировать негативное влияния на бизнес "человеческого фактора";
Секция «Информационно-экономические системы»
- надежно хранить информацию, разграничивая доступ к ней, т.е.каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему предоставлен доступ;
- повышать скорость и качество обслуживания клиентов.
На рассматриваемом предприятия одним из крупных процессов является участие в тендерных торгах на право поставки в рамках данных торгов продукции предприятия.
Тендер является обобщенным понятием крупной конкурентной закупки. Тендером называют способ закупки товаров или услуг, построенный на принципе открытой конкуренции.Обычно тендеры проводят крупные учреждения или организации, когда хотят закупить что-то на большую сумму [3].
Заказчикв рамках установленных процедур объявляет тендер и приглашает на участие в нем несколько поставщиков. Тендер проводится в строго отведенное время, все участники предлагают свою стоимость по данному тендеру .Предложения от участников могут быть открыты для всех, чтобы имелась возможность поторговаться, либо могут быть закрыты, в таком случае у каждого участника есть единственная возможность дать наиболее оптимальную цену заказчику [4].
Способ предложения цен зависит от вида тендера. Это может быть аукцион, запрос котировок, конкурс и т.д. По итогам торгов заказчик заключает контракт с тем участником, который смог предложить наилучшие условия для него.Участвуя в конкурсном отборе заказчика, предприятиепроводит масштабную работу по изучению документации и подготовке в рамках технических заданий конкурентной заявки.
В зависимости от эффективности реализации этого процесса изменяются основные финансовые показатели предприятия: величина прибыли и рентабельность, которые непосредственно влияют на его конкурентоспособность [5].
С целью упрощения работы по подготовке документации, а также сохранения максимального«цифрового следа» о проходящем тендере, требуется ввести автоматизацию данного процесса. Необходимость сохранения «цифрового следа», обусловлена прежде всего тем, что на основе имеющихся данных, в будущем при участии в тендерах упрощается процесс подбора состава продукции, предлагаемой заказчику, участие в торгах по заявкам одного заказчика в разное время позволяет не допустить ошибок, которые не позволили выиграть тендер ранее. Сохраняемая информация дает возможность в дальнейшем проводить масштабный анализ требований заказчиков ина основе проведенного анализа принимать определенные управленческие решения, которые в будущем могут способствовать улучшению процесса участия в тендерах и формированию более конкурентных заявок, что является главным критерием возможности выиграть конкурс и соответственно получить прибыль.
В настоящее время работа в рамках тендеров осуществляется ответственным менеджеромс использованием бумажной документации и электронных таблиц. Для работы предприятием также используется1С:Управление нашей фирмой 8 -это комплексное решение, позволяющее упростить работу многих процессов предприятия, однако данный программный продукт не позволяет сохранить необходимую информацию об участии в тендерах в том виде, которое требуется предприятию, для решения данной проблемы, необходимо расширить функционалимеющегося программного продукта с учетом особенностей проведения процесса участия в тендере, путем добавления в конфигурацию требуемых возможностей.
Разрабатываемый модуль позволит организовать единую базу данных, включающую в себя всю информацию об участии в торгах. Функционал модуля предусматривает наличие связи между контрагентом и всеми заявками на участие в тендерах, которые он проводит. В рамках проекта будут созданы различные документы и справочники, которые будут отражать всю информацию о конкурсных заявках. На основе собранных данных будет предусмотрена возможность формирования различных отчетов и печатных форм.
Поскольку хранение информации в рамках тендера будет осуществляться в одном месте, а представление этой информации будет в удобном для предприятия виде, это значительно упростит работу ответственного менеджера и позволит сократить время затрачиваемое на анализ данной информации, тем самым давая возможность более эффективно использовать трудовые ресурсы в других целях. Помимо прочего, внедрение автоматизации в процесс участия в тендерных закупках предприятия, позволит усилить возможности подачи более конкурентных заявок предприятием, тем самым увеличивая шансы выиграть конкурсные торги и получить больше прибыли.
Библиографические ссылки
1. What is Business Process Automation and How Can It Transform Your Сотрапу?[Электронныйресурс]. URL: https://www.teamacuity.biz/blog/what-is-business-process-automation-and-how-it-can-transform-your-company (дата обращения: 11.03.2022).
2. Automation of business processes - the basics. [Электронныйресурс]. URL: https://diytactical.ru/en/accounting/avtomatizaciya-biznes-processov-osnovy-avtomatizaciya-biznes-processov-avtomatizaciya-biznes-process.html (дата обращения: 11.03.2022).
3. Какие бывают тендеры и как в них участвовать [Электронныйресурс]. URL: https://www.lockobank.ru/articles/biznes/kakie-byvayut-tendery-i-kak-v-nikh-uchastvovat/ (дата обращения: 11.03.2022).
4. Процесс участия в тендерных торгах [Электронныйресурс]. URL: https://izhtender.ru/page/chto-takoe-tender/ (дата обращения: 11.03.2022).
5. Малинина Т. В., Борисюк А. А. Автоматизация процесса проведения тендеров на предприятии : дис. - 2016.
© КерницкийВ. Н.,2022
