Автоматизация подсистемы учета и продаж медицинских препаратов Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК: 544.226; 544.016

Кузьмичева Т. Г.

к.физ.-мат.н., доцент, Белгородский государственный национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

Маслакова Л. Ф.

ст. преп., Белгородский государственный национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОДСИСТЕМЫ УЧЕТА И ПРОДАЖ МЕДИЦИНСКИХ ПРЕПАРАТОВ

В работе проанализирован программный продукт, связанный с ведением учета лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптеках и лечебно-профилактических учреждениях. Полученный программный продукт обладает следующими возможностями: быстрый доступ к подключенным базам данных, ввод и редактирование производственной информации, редактирование и печать необходимых документов.

Ключевые слова: программа «экми-мастер (аптека)», 1С: Розница 8, программный комплекс «М-АПТЕКА плюс» , автоматизированная подсистема учета и продаж.

На сегодняшний день сложно обойтись без специальных программных средств, которые позволяют не только сэкономить рабочее время сотрудников при выполнении рутинных операций, а также минимизировать количество ошибок, связанных с человеческим фактором. В настоящее время большинство аптек и лечебно-профилактических учреждений ведут контроль над движением аптечных товаров, не используя никаких специализированных программных средств [1].

При организации деятельности аптек необходимо принимать во внимание такие сложные задачи, как работа с поставщиками, заказ товара, определение товаров, которые могут вскоре закончиться, продажа лекарств покупателям и т.д. Эти отдельные задачи в аптеке выполняются примерно в одно время, поэтому следить за правильной работой системы становится сложнее. Анализ программного обеспечения свидетельствует о том, что предпочтения отдается стандартным приложениям Microsoft Office. А именно MS Word — где все документы и отчеты создаются вручную или с помощью конструктора, MS Excel — с его помощью производятся расчеты, а также он может выступать в роли небольшой базы данных, и MS Access — база данных препаратов и их стоимости.

Необходимо отметить, что есть и специализированное программное обеспечение

[2,3]:

1) Программа «экми-мастер (аптека)» предназначена для аптек и аптечных объединений и включает в себя полный комплекс учета — движение товара, бухгалтерский учет, налоговый учет, расчет зарплаты, учет кадров. Учет розничных продаж в аптеке реализован с использованием фискального регистратора или принтера чеков.

Основные функции, реализуемые программой «ЭКМИ-МАСТЕР (аптека)»:

- движение товара;

- формирование справочника накладных по приходу товара от поставщика;

- формирование счетов;

- переоценка товара;

- розничная реализация товара;

- списание товара;

- количественный учет;

- журнал сроков годности;

Преимуществами программы «экми-мастер (аптека)» являются простота и логичность интерфейса, полное соответствие действующему законодательству, минимальные требования к вычислительной технике.

Недостатками данной программы является ее высокая стоимость, и сложность в первоначальной настройке.

2) 1С: Розница 8. Аптека — предназначена для работы со специфическим ассортиментом (лекарственные средства, товары медицинского назначения) и бизнес-процессами (серийный учет лекарственных средств, контроль фальсификатов и сроков годности, контроль правил ценообразования и т.д.) аптек, как в варианте одиночной аптеки, так и сети аптек.

Основные функциональные возможности отраслевого решения:

- оформление прихода лекарственных средств от контрагента на склады аптек;

- оформление перемещения лекарственных средств между аптеками;

- оформление документов инвентаризации лекарственных средств;

- оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в аптеках;

- оформление документов перемещения денежных средств между аптеками;

- оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;

- поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрих кодов, весовое оборудование, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.

Основным преимуществом этой программы считается ее многофункциональность, т.е. ведение учета большого количества различных документов и простота. К недостаткам необходимо отнести ее высокую стоимость и сложность в первоначальной настройке.

3) Программный комплекс «М-АПТЕКА плюс» предназначен для автоматизации аптек и аптечных сетей. Являясь уникальным продуктом нового поколения, «М-АПТЕКА плюс» существенно снижает трудозатраты и облегчает работу всех сотрудников аптеки, позволяя осуществлять ведение полного цикла учета операций на всех стадиях движения товара: от принятия решения о закупке у поставщика до реализации конечному покупателю и последующей отчетности. Система предназначена для сведения воедино различных элементов деятельности по управлению аптечными предприятиями любых размеров и разных схем работы.

Работа программного комплекса «М-АПТЕКА плюс» обеспечивает высокий уровень упорядоченности и формализации технологических процессов аптечного предприятия, позволяет максимально оптимизировать процесс продажи товаров и управления товарными запасами, а также эффективно осуществлять оперативный и аналитический контроль на аптечном предприятии.

Основные возможности программного продукта:

- большой выбор конфигураций системы: от аптечного пункта до оптового склада;

- модульность системы, позволяющая по мере развития бизнеса расширять базовую конфигурацию и экономить средства;

- модули, раздвигающие привычные границы аптечного бизнеса (on-line платежи, запрос наличия товара в сети и многие другие);

- интегрированные в систему электронные справочники лекарственных средств;

- расширенные возможности работы с поставщиками, работа по сводным прайс-листам;

- увеличение оборота и ассортимента товаров;

- возможность автоматического формирования заказов;

- возможность выбора ценообразования;

- развитая дисконтная система (накопительная, пенсионная, скидка для выходного дня и т.д.);

- взаимодействие с бухгалтерскими системами;

- организация работы аптечных сетей, управление ассортиментом в точках продаж.

Недостатками данного продукта являются высокая стоимость, а также большие требования к аппаратному обеспечению.

На основании проведенного анализа, необходимо разработать такой программный продукт, который отвечал бы всем требованиям учета и продажи аптечных товаров, а также был в свободном доступе, и имел минимальную нагрузку на аппаратную часть современных компьютеров.

В настоящее время коммерческим предприятием приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Это сложная задача, успешное решение которой находится не в области какой-либо одной науки, а обычно на пересечении многих дисциплин, таких как управление и менеджмент, логистика, бухгалтерский учет и, конечно же, информатика [3,4].

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Трудно представить сегодня предприятие, на котором, ведется вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет — далеко не единственный пример приложения автоматизации на предприятии. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно [5,6].

Техническое обеспечение (ТО) — это комплекс технических средств, предназначенных для работы автоматизированной информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

В данной работе организация является сетью аптек, то используется частично децентрализованный подход организации технического обеспечения. Этот подход реализуется на основе архитектуры клиент-сервер. Эта архитектура представляет собой сетевое окружение, в котором управление данными осуществляется на серверном узле, а другим узлам предоставляется доступ к данным. А это означает, что программа представления данных находится на машине пользователя (на клиенте), а программа управления данными и сами данные на сервере.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений [2].

Можно представить два различных подхода к проектированию базы данных с помощью концептуальных моделей: проектирование прикладной базы данных снизу вверх и разработка проблемно-ориентированной базы данных сверху вниз. Эти подходы, рассмотренные ниже, позволяют создать базы данных различной структуры.

Модели данных позволяют представить информацию определенным образом. При этом можно разрабатывать базу данных снизу вверх и начинать с просмотра данных на дисплее и (или) в напечатанном виде. Такой подход применяется для создания прикладной базы данных.

Если нужно построить простую базу данных для работы с объектами одного типа, то проектирование снизу вверх может служить хорошую службу, т.к. способы представления и свойства включенных объектов обычно хорошо известны. Однако недостатком такого подхода является то, что он часто приводит к созданию нескольких баз данных, содержащих повторяющую информацию [6].

Основные объекты системы (рисунок 1):

Вид товара — объект, справочный элемент системы, предназначенный для хранения данных о видах товаров;

Места хранения — объект, справочный элемент системы, соответствующий месту хранения товаров;

Единицы измерения — объект, справочный элемент системы, предназначенный для хранения данных о единицах измерения;

Поставщик — объект, соответствующий реальному поставщику. Сотрудники — объект, соответствующий реальному лицу предприятия. Должности — объект, справочный элемент системы, предназначенный для хранения данных о должностях предприятия;

Производитель — объект, соответствующий реальному изготовителю. Медицинский товар — объект, предназначенный для хранения данных о номенклатурах. Приход — объект, предназначенный для хранения данных обо всех пришедших номенклатурах.

Расход — объект, предназначенный для хранения данных обо всех расходных операциях

аптеки.

г— t Й Подсистема учета и прод эжи медицинских товаров . 1=1 11

ь

Справочники

Привод товаров

Расход товаров

Запросы

Отчеты

Выручка.

Настройки

Выход

Рисунок 1 — Главное окно разрабатываемой подсистемы

Разработку автоматизированной подсистемы учета и продажи товаров начинали с создания графического интерфейса. Графический интерфейс — это неотъемлемая часть программ и информационных систем.

Разработанное программное решение необходимо рассмотреть с экономической точки зрения. Нужно выявить её экономическую целесообразности и пользу, которую она может представлять. Для этого необходимо сделать расчет некоторых экономических показателей и на их основе можно будет сделать вывод о целесообразности внедрения данного продукта.

Для оценки экономической эффективности необходимо рассчитать:

- экономию эксплуатационных расходов;

- капитальные вложения;

- срок окупаемости.

Расчет экономии эксплуатационных расходов основан на сравнении двух вариантов: базового и машинного. Для данного проекта базовым вариантом является ручной способ

составления отчетности. Отчеты составляются ежемесячно. На составление всей отчетной документации ручным способом в среднем тратится 5 рабочих дней, при этом учитывается время на сбор всех необходимых приходных и расходных документов, хранящихся в бумажном виде. Как правило, формированием отчетов занимается один провизор, имеющий соответствующую квалификацию. Кроме того, при ручном способе возникают ошибки, исправление которых среднем занимает 8 часов. Трудоемкость работ по составлению отчетных документов ручным способом в год составит 576 человеко-часов.

На подготовку документов машинным способом в среднем тратится 1,5 часа, при условии своевременного и методичного ввода в систему данных из приходных и расходных документов. Получением отчетов машинным способом может быть осуществлено одним оператором, имеющим низкую квалификацию. Трудоемкость работ по составлению отчетных документов машинным способом в год составит 498 человеко-часов. Экономический эффект от внедрения проекта определяется по формуле:

Э=С1-С2, (1)

где С1 и С2 — затраты соответственно базового (ручного) и нового (машинного) способа решения задачи.

Затраты для базового способа рассчитываются по формуле:

Сl=Сз+Cc+Са+Сэл , (2)

где Сз — заработная плата работников; ^ — затраты на социальные нужды; Са — амортизационные отчисления на компьютер; Сэл — затраты на электроэнергию.

Заработная плата работников определяется по формуле:

О * Т

С = , (3)

Т М

где О — должностной оклад специалиста за месяц;

Тр — количество рабочих часов на составление отчетной документации; Тм — количество рабочих часов в месяц.

При 5-дневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне:

10000*576 _

С =-= 34286 руб.

3 168

Затраты на социальные нужды:

а=Сз * ^ (4)

где Сз — затраты на оплату труда; i — ставка единого социального налога.

С = 34286*0,26 « 8915руб. Амортизационные отчисления:

Са = (Ск / Та) * Тисп, (5)

где Та — период амортизации в часах; Тисп — время использования в часах; Ск — стоимость ЭВМ в руб.

Компьютер используется для составления отчетной документации: 40 часов в месяц, 576 часов в год.

Та = 5 лет, период амортизации в часах составляет 10080 часов.

Тисп = 576 часов Ск = 16907 руб. Са = (16907 / 10080) * 576 ~ 966 руб. Затраты на электроэнергию:

Сэл = k * S * ь (6)

где к — количество кВт/час, затраченное на составление отчетов ручным способом; Б — стоимость 1 кВт/час.

Персональный компьютер потребляет 0,25 кВт/час.

Б = 3,5 руб. Сэл = 0,25 * 576 * 3,5 * 1 ~ 504 руб.

Полные затраты на составление отчетов ручным способом составят:

С1 = 34286 + 8915 + 966 + 504 = 44671 руб.

Затраты для решения задачи машинным способом рассчитываются по формуле аналогичной для расчета по базовому способу.

При 5-дневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне затраты на оплату труда составит:

= 4000*498= 3 168

Затраты на социальные нужды:

Сс=11857*0,26 ~ 3083 руб.

Амортизационные отчисления:

Компьютер используется 41,5 часов в месяц, 498 часов в год.

Та = 5 лет, период амортизации в часах составляет 10080 часов.

Тисп = 498 часов Ск = 16907 руб.

Са = (16907 / 10080) * 498 ~ 835 руб.

Затраты на электроэнергию:

Сэл = 0,25 * 498 * 3,5 * 1 ~ 435 руб.

Затраты при предлагаемом способе решения задачи составляют:

С2 = 11857 + 3083 + 835 + 435 = 16210 руб.

Экономия эксплуатационных затрат определяется путем сопоставления базового и нового способов решения задачи:

Э = 44671 - 16210 = 28461 руб.

Капитальные вложения на создания данного продукта можно разделить:

- затраты на программное обеспечение (сумма затрат 13700 руб.);

- затраты на материалы и оборудование (сумма затрат 17000 руб.);

- затраты на оплату труда. Расчет заработной платы осуществляется на основе месячного должностного оклада разработчика программного продукта, равного 4700 руб., с учетом количества рабочих часов, затраченных на разработку (сумма затрат 8952 руб.).

Сумма первоначальных инвестиций в проект равняется 39652 рубля.

Срок окупаемости в данном случае составит 1,4 года.

На основе проделанных расчетов, можно сделать вывод, что проект эффективен с экономической точки зрения, в первую очередь благодаря низкой стоимости разработки самого проекта. Не менее важным плюсом проекта является экономия денежных средств, образующаяся благодаря значительному сокращению времени обработки и составления документации. Учитывая сумму затрат на создание проекта, а также сумму сэкономленных средств, можно рассчитать, что период окупаемости будет равен 1,4 года, а это говорит о том, что через этот небольшой промежуток времени предприятие сможет выйти на более новый уровень доходности.

Литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г. А. Титоренко — М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2015. — 400 с.

2. Баронов В. В., Калянов Г. Н., Попов Ю. Н. — Автоматизация управления предприятием — М.: Инфра-М, 2013. — 543 с.

3. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. — М.: Финансы и статистика, 2012. — 352 с.

4. Годин В. В., Корнеев И. К. — «Информационное обеспечение управленческой деятельности». Мск. Изд. «Высшая школа», 2012 г. — 345 с.

5. Ефимова О. Л. Технология проектирования и внедрения информационных систем — интегрированная технология ARIS // Реинжиниринг бизнес-процессов предприятий на основе современных информационных технологий: Сб. научных трудов 3-й Российской научно-практической конференции. — М.: МЭСИ, 2015. — 124 е.

6. Кононов В. Н., Рыжова И. Г. «Базы данных: проектирование структуры предметной области»: Учебно-методическая разработка — Магнитогорск, 2015. — 543 е.