Научная статья на тему 'Аудит систем менеджмента аккредитованных организаций'

Аудит систем менеджмента аккредитованных организаций Текст научной статьи по специальности «Право»

CC BY
468
82
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Журнал
Компетентность
ВАК
Область наук
Ключевые слова
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ / ВНУТРЕННИЙ АУДИТ / РИСКИ / КАЧЕСТВО ПРОДУКЦИИ И УСЛУГ / ЕДИНСТВО ИЗМЕРЕНИ / REGULATORY DOCUMENTS / INTERNAL AUDIT / RISKS / PRODUCT AND SERVICE QUALITY / MEASUREMENT INTEGRITY

Аннотация научной статьи по праву, автор научной работы — Александров С. Л.

Приводятся различия требований нормативных документов к внутреннему аудиту систем менеджмента в зависимости от вида аккредитации или сертификации. Предлагается к применению в организации единая документированная процедура внутреннего аудита на соответствие ГОСТ Р ИСО 19011. Даются рекомендации по проведению внутреннего аудита систем менеджмента аккредитованных организаций

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Audit of Accredited Organizations’ Management Systems

In the given article I have analyzed the content of the requirements of regulatory documents for internal audit of accredited organizations’ management systems.I have shown that the existing differences in requirements for internal audit of management systems depend on the type of accreditation or certification. For example, GOST R ISO / IEC 17021-1, GOST ISO / IEC 17025, GOST R ISO 9001. This is a complex organizational task, caused by the unstructured presentation of the corresponding text, differences in the terminology used, and different requirements. To solve it, I have recommended developing and applying in the organization a single documented internal audit procedure (IA) that meets the recommendations of GOST R ISO 19011. I have noted that special attention should be paid to the competence of the audit participants, primarily auditors and technical experts.Combined IA may be recommended for units of certified organizations performing work in accredited areas of activity. Identifying new not yet unidentified risks and other opportunities for improvement may be one of the effective approaches to improving the organization’s IA processes.In conclusion, I have given recommendations on the implementation of the internal audit of accredited organizations' management systems.

Текст научной работы на тему «Аудит систем менеджмента аккредитованных организаций»

Аудит систем менеджмента аккредитованных организации1

Приводятся различия требований нормативных документов к внутреннему аудиту систем менеджмента в зависимости от вида аккредитации или сертификации. Предлагается к применению в организации единая документированная процедура внутреннего аудита на соответствие ГОСТ Р ИСО 19011. Даются рекомендации по проведению внутреннего аудита систем менеджмента аккредитованных организаций

С.Л. Александров1

ФБУ «Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Самарской области», канд. техн. наук, ст. научный сотрудник, [email protected]

1 начальник сектора контроля качества, г. Самара, Россия

Для цитирования: Александров СЛ. Аудит систем менеджмента аккредитованных организаций // Компетентность / Competency (Russia). — 2019. — №№ 2, 3

1 Окончание. Начало см. в № 2/2019

ключевые слова

нормативные документы, внутренний аудит, риски, качество продукции и услуг, единство измерений

рганизациям приходится не только формировать несколько групп ВА, но и вести параллельно ряд делопроиз-водств в отношении внутреннего аудита каждого отдельного аккредитованного (или сертифицированного) вида деятельности.

Представить в одном общем отчете конкретного ВА результаты проверки выполнения требований каждого стандарта — сложная задача. Общие отчеты интегрированных ВА должны содержать выводы о соответствии деятельности каждому стандарту, что сделает эти отчеты громоздкими и неудобными для использования.

Необходимость раздельного делопроизводства (ведения записей) ВА по каждому из стандартов диктуется специализацией комиссий по сертификации и аккредитации организаций, проверяющих результаты только той конкретной деятельности, на проверку которой они уполномочены. Выделять ту или иную конкретную деятельность из общего отчета в условиях ограниченного времени проведения внешней проверки (аккредитации и сертификации), как правило, никто не может, да и не будет делать прежде всего из-за узкой специализации экспертов.

Создание нескольких групп ВА, ведение раздельных записей по каждой аккредитованной или сертифицированной деятельности — вынужденная мера, которую организации реализуют для обеспечения результативности внутреннего аудита разных локальных СМ.

Планирование работы аудиторов связано с документированием процедур ВА, которые должны разрабатываться с учетом выполнения требований ГОСТ Р ИСО 9001 для целей сертификации и стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1, ГОСТ ИСО/

МЭК 17025, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17065, используемых для аккредитации по каждому виду деятельности. При разработке процедур ВА необходимо учитывать отличающиеся требования каждого НД, действующего в организации (табл. 1-4)2.

Встречающееся среди специалистов, в том числе экспертов по аккредитации и сертификации, мнение, что документация, описывающая выполнение требований НД (включая критерии аккредитации) и формализующая аккредитуемую и сертифицируемую деятельность, обязательно должна быть внутренней, то есть утвержденной лабораторией или ОС, действовать только внутри лаборатории или ОС и не распространяться на всю организацию, следует признать недостаточно обоснованным. Процедуры, утверждаемые для организации в целом, обязательны для применения в лаборатории и ОС, а потому выполняют функции внутренней нормативной документации.

Действие в организации нескольких (в каждой аккредитованной лаборатории и ОС) собственных процедур, отличающихся названием, по-разному структурированных и оформленных, утвержденных разными должностными лицами, в том числе включающих различия (в соответствии с единичными требованиями) в проведении ВА, приводит к дублированию, снижению культуры документооборота и компетентности персонала.

В этой связи может оказаться эффективной разработка в организации единой процедуры ВА, осуществляемой на основе всеобъемлющих рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011. Это разрешит возникающие вопросы в отношении отличий между требованиями ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО/

Компетентность / Competency (Russia) 3/2019

МЕНЕДЖМЕНТ 39

МЭК 17021-1, ГОСТ ИСО/МЭК 17025, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17065.

Ведение отчетности, информирование, поиск возможностей для улучшений и другие действия также находятся в рамках выполнения рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011, что позволит обеспечить единый подход к ВА для всей аккредитованной организации.

Процедура внутренних аудитов СМ может иметь общий характер для всех сертификаций и аккредитаций организации, так как определяет организационные моменты, связанные с формированием аудиторских групп, комиссий по осуществлению конкретной проверки, обучением и оценкой деятельности аудиторов, проверкой СМ и документированием, проведением последующих корректирующих действий и т.д. Хотя возможность разработки и утверждения документации локальных СМ внутри ОС или лаборатории исключать нельзя.

При подходе, основанном на выполнении рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011, могут возникать избыточные действия и документирование, связанные с необязательными, по требованиям ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО/ МЭК 17021-1, ГОСТ ИСО/МЭК 17025, ГОСТ Р ИСО/МЭК 17065, моментами, например, ведением таких документов, как уведомления о проведении аудитов и типовые вопросники (чек-листы), формы регистрации участников вступительных и заключительных совещаний, бланки несоответствий, формализованные акты и отчеты, в том числе по реализации корректирующих действий. Это же относится к формированию групп ВА, обучению аудиторов и председателей комиссий по проведению проверки, оценке знаний аудиторов и др.

Обновленный международный стандарт ISO 19011:2018 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента» вводит понятие «аудиты, ориентированные на риски и возможности».

Особенность инновационного аспекта ВА в том, что к традиционной аудиторской практике добавляются элементы творческой работы,

связанные с поиском, анализом, исследованием аудиторами дополнительных рисков и новых возможностей организаций (рис. 4). Несоответствия в деятельности нежелательны, а в отношении оказываемых услуг недопустимы и для аккредитованных, и для сертифицированных организаций. Снижение рисков как элемент предупреждающих действий должно постоянно находиться в сфере внимания аудиторов.

Можно с уверенностью утверждать, что выполнение рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011-2012, ISO 19011:2018 способствует повышению результативности как ВА, так и функционирования организации в целом.

Анализ табл. 3, 4 показывает, что периодичность проведения ВА по видам аккредитаций и сертификаций, отражаемая в требованиях, не имеет конкретного значения. Рекомендации по проведению внутренних аудитов один раз в год необходимо отнести к проверяемой деятельности и, конечно, предположить, что это положение является минимально необходимым для обеспечения результативного функционирования СМ.

Устоявшееся мнение и сложившаяся практика применения организациями ГОСТ Р ИСО 9001 показывают, что анализ функционирования СМ руководством проводится, как правило, один раз в год, поэтому и ВА должен за этот временной период охватить проверками ключевые виды деятельности, выполнение требований применяемого стандарта, положений внутренних НД и соответствие критериям аккредитации.

Проверка элементов и процессов СМ, их взаимосвязи и взаимозависимости, оценка результативности, в том числе ВА, является мерой, которую

Рис. 4. Риски и возможности при проведении ВА [Risks and opportunities during the IA]

См. № 2/2019

2

необходимо выполнять любым организациям.

Для группы ВА количество проводимых проверок должно быть больше, а периодичность их проведения значительно чаще, чем для проверяемых специалистов, подразделений и служб организаций. Аудиторы не должны терять навыки проведения проверок из-за длительных перерывов в работе. Интенсивность работы группы внутреннего аудита определяется сложностью структуры, численностью организации и устанавливается утвержденным годовым графиком ВА СМ. Годовой график ВА для малых по численности персонала организаций может предусматривать ежеквартальные проверки, для более крупных — ежемесячные и даже более частые аудиты СМ аккредитованных видов деятельности организаций.

Для поддержания функционирования СМ, особенно при значительных перерывах в проведении ВА, важное значение приобретает информирование персонала о результатах осуществленных проверок, проведенных корректирующих и предупреждающих действиях.

Статья поступила Опыт проведения аудита показыва-

в редакцию 10.01.2019 ет, что его результативность выше, если

Список литературы

1. ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009. Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий.

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017. Оценка соответствия. Требования

к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 1. Требования.

3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17065-2012. Оценка соответствия. Требования к органам по сертификации продукции, процессов и услуг.

4. Приказ Минэкономразвития России от 30.05.2014 № 326 «Об утверждении критериев аккредитации, перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации,

и перечня документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации».

5. Сборник руководящих документов Российской системы калибровки. — М., РСК-Консалтинг, 2014.

6. ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Системы менеджмента качества. Требования.

7. ГОСТ Р ИСО 14001-2016. Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению.

8. ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007. Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования.

9. ГОСТ Р ИСО 19011-2012. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента.

10. ГОСТ Р ИСО 9000-2015. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

проверяющая комиссия малочисленна и состоит из двух-трех специалистов, включая технических экспертов.

Общение компетентных аудиторов с персоналом проверяемых служб и подразделений по ключевым направлениям деятельности создает предпосылки для образования новых знаний организации, формирования инновационных предложений по улучшению ее деятельности.

Заключение

Аудиты систем менеджмента аккредитованных и сертифицированных организаций, отвечающие положениям одновременно нескольких нормативных документов, например ГОСТ Р ИСО/ МЭК 17021-1, ГОСТ ИСО/МЭК 17025, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р ИСО 14001 и др., — это сложная организационная задача, обусловленная неструктурированностью изложения соответствующего текста, различиями в применяемой терминологии, отличиями в требованиях.

Для согласования проведения проверок в организации может быть предложена к применению единая документированная процедура ВА, отвечающая рекомендациям ГОСТ Р ИСО 19011, при этом особое внимание необходимо уделить компетентности участников процесса, в первую очередь аудиторов и технических экспертов в соответствующих областях деятельности.

Проведение комбинированных ВА можно рекомендовать подразделениям сертифицированных организаций, выполняющим работы в аккредитованных областях деятельности.

Комбинированные ВА направлены на обеспечение результативной работы аккредитованных организаций, они позволяют сокращать время проведения проверок, способствуют росту зрелости СМ и повышению компетентности аудиторов.

Выявление новых рисков и дополнительных возможностей улучшений может стать одним из результативных подходов к совершенствованию внутренних аудитов организаций. ■

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.