АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В РАБОТУ АВТОТРАНСПОРТНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

3 К О Н О М И

4 Е С К И Е

НАУКИ

УДК 330

А.С. Александров

АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В РАБОТУ АВТОТРАНСПОРТНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

В статье рассматриваются вопросы внедрения корпоративных информационных систем в работу автотранспортных предприятий. Проанализированы причины внедрения КИС на предприятии, особенности проекта внедрения КИС на предприятии, основные особенности выбора систем для внедрения, особенности внедрения систем в работу предприятия, проблемы при внедрении КИС на предприятии, проанализированы риски внедрения КИС.

Ключевые слова: корпоративная информационная система, внедрение КИС, автотранспорт, автотранспортные предприятия, особенности, проект, жизненный цикл.

Внедрение - одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта КИС и является завершающей стадией по внедрению корпоративной информационной системы в работу предприятия.

Функционирование практически любого предприятия связано с реализаций множества задач, решение которых в современных условиях становится всё сложнее без использования корпоративных информационных систем.

Предприятия приходят к осознанию необходимости внедрения КИС самыми различными путями: при решении какой-либо проблемы, при перестройке процессов деятельности компании или даже при анализе деятельности конкурентов. Можно выделить несколько предпосылок или причин необходимости внедрения КИС на предприятии [1]:

1)существующая информационная система управления компанией устарела и не способна решать текущие задачи бизнеса, ее поддержка не оправдана с коммерческой и организационной точки зрения;

© Александров А.С., 2019.

Научный руководитель: Лагунова Анна Дмитриевна - кандидат экономических наук, доцент, МИ-РЭА - Российский технологический университет, Россия.

2)масштаб производства или деятельности предприятия существенно изменился, и существующая информационная система не справляется с возросшим объемом производства, увеличившимся ассортиментом выпускаемой продукции или иными параметрами деятельности компании;

3)организационная структура предприятия изменилась (возникли филиалы или дочерние компании), в результате чего информационная система не обеспечивает эффективное управление организацией;

4)внутренние бизнес-процессы предприятия существенно изменились: появление новых конкурентов, изменение схемы работы с клиентами, поставщиками, изменившаяся стратегия компании и другие факторы являются основой для возникновения новых функциональных и концептуальных требований к информационной системе предприятия.

В общем случае, у каждого предприятия могут быть свои индивидуальные предпосылки и причины для внедрения и использования корпоративной информационной системы.

Для осуществления внедрения КИС в работу предприятия, создается проект по внедрению. Проекты по внедрению КИС отличаются от других типов проектов и имеют ряд своих особенностей.

Основной особенностью проектов по внедрению КИС является то, что принятие решений осуществляется в условиях большой неопределенности, из-за постоянных изменений, связанных с внедрением, поэтому трудно применить стандартные методы управления к такому проекту. Уникальность целей проекта и отсутствие подобных практик у предприятия порождают неопределенность относительно выбора и внедрения новой системы, определения методов и средств достижения поставленной цели, принятия того или иного решения [2].

Другой отличительной особенностью проектов по внедрению КИС, это участие в процессах подготовки и реализации проекта специалистов из разных областей знаний.

В общем случае проект внедрения КИС состоит из следующих основных этапов: принятие решения о внедрении КИС, выбор системы для внедрения, планирование проекта, организация проекта и внедрение КИС.

На этапе принятая решения о внедрении КИС руководством компании определяются цели внедрения для четкого представления того, зачем организации необходима корпоративная информационная система. Поэтому необходимо, чтобы предприятие на момент принятия решения имело четкую методологию управления, которая не подвергается резким изменениям и будет являться основой внедряемой КИС. Кроме того, важно определить уровень готовности предприятия к проекту и соответствующим изменениям, которые связанны с внедрением, а также оценить сильные и слабые стороны компании.

На этапе выбора КИС определяется система для внедрения, которая наилучшим образом соответствует потребностям предприятия. Наличие четко сформулированных целей внедрения, обученной группы выбора, участие профессиональных консультантов, согласованная работа подразделений предприятия позволят правильно выбрать КИС для внедрения.

На этапе планирования проекта внедрения КИС разрабатывается подробный план проекта с описанием жизненного цикла проекта, сроков проекта, его бюджета и поставленных задач, с распределением функций между исполнителями, назначением ответственных. Проводится реорганизации структуры и деятельности предприятия с целью соответствия внедряемой системе. Определяется жизненный цикл КИС, модель жизненного цикла КИС (каскадная, V- образная, RAD, спиральная, инкрементная и др.). Для определения модели жизненного цикла КИС, которая будет использована в проекте необходимо определить критерии выбора, которые охватывают: требования к системе, участников команды разработчиков, пользователей и тип проекта.

На этапе организации проекта внедрения КИС создается команда, которая будет внедрять выбранную систему на предприятии. Для правильной работы необходимы четкая организация команды, ее качественное обучение и постоянный контроль над ее работой. Работа команды во многом зависит от квалификации и компетентности ее руководителя. Для распределения ответственности между участниками проекта по внедрению, составляются матрицы ответственности по методике RACI.

На этапе внедрения КИС происходит непосредственно само внедрение корпоративной информационной системы. Для грамотного внедрения КИС на предприятии необходимо выбрать методологию внедрения, которая наилучшим образом соответствует компании и внедряемой системе, что значительно ускоряет продвижение проекта и обеспечивает эффективное обучение конечных пользователей системы (сотрудников предприятия). Существуют различные методологии внедрения КИС на предприятии такие как:

•Технологии внедрения 1С:Предприятия;

•Microsoft Business Solutions Partner Methodology;

•Oracle Method.

При подготовке к внедрению КИС на автотранспортное предприятие, должен быть проведен анализ деятельности самого предприятия, должны быть собраны данные о технике на предприятии, автопарке, сотрудниках, поставщиках ГСМ, комплектующих, промежуточных и отчетных документах.

Необходимо учитывать размер предприятия, объемы перевозок, осуществляемых предприятием, частоту поступающих заказов, численность персонала, готовность персонала к переходу на использование системы и возможность обучения персонала для правильной эксплуатации системы.

Так же необходимо учесть временные промежутки и пиковые часы работы предприятия, определить, на какое время приходится пик деятельности предприятия, для определения подходящего времени и условий выполнения работ по внедрению системы и внесении в неё необходимых данных для осуществления бесперебойной работы предприятия.

При внедрении КИС на автотранспортное предприятие следует учесть, что подобные системы включают в себя комплекс автоматизированных рабочих мест (диспетчера, техотдела, отдела кадров, бухгалтерии, склада и др.).

Сразу следует уточнить, что структура информационных систем и функции отдельных автоматизированных рабочих мест будут отличаться в зависимости от типа автотранспортного предприятия (грузовые, таксомоторные, пассажирские и др.). Однако вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой локальной сети с использованием единой базы данных [3]. Поэтому предприятие должно быть технически подготовлено и иметь все необходимое оборудование для использования системы.

В случае, если на предприятии уже используются какие-либо ИС, то требуется интеграция с существующими ИС предприятия. В случае с автотранспортным предприятием, может потребоваться интеграция с системой складского учета (WMS), и бухгалтерскими программами. Также необходима высокая координация работы всех задействованных подразделений на всех этапах. Относительно автотранспортных предприятий это в первую очередь транспортный и информационный отделы, бухгалтерия и склад.

При выборе той или иной системы для внедрения следует четко представлять, что ни одна КИС не сможет решить все проблем предприятия по повышению эффективности его работы. Любая КИС является, прежде всего, инструментом для повышения эффективности и качества управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе автоматизированной обработки актуальной и достоверной информации.

Выбор КИС для внедрения на предприятии выполняется в следующей последовательности [4]:

1. Установить цели создания КИС на предприятии.

2. Определить состав требуемых функциональных задач.

3.Подготовить полную спецификацию имеющегося оборудования (компьютеры, сетевое оборудование, топология локальной сети) и ПО.

4.Определить финансовые возможности предприятия на покупку КИС.

5.Разработать единую систему критериев для выбора КИС.

6.Собрать информацию о рынке готовых КИС и характеристиках представителей той или иной

КИС.

7. Составить список потенциальных поставщиков, изучить опыт по внедрению КИС этих поставщиков, а также опыт компаний их клиентов.

8.Подготовить качественную тендерную документацию и собрать информацию о потенциальных участниках тендера.

9.Провести переговоры и сделать окончательный выбор.

При выборе КИС в первую очередь должны быть сформулированы основные требования к системе: какие функциональные области и типы производства она должна охватывать, какие программно -технические платформы использовать, какие отчеты готовить и т.д. При этом очень важно четко определить текущие и перспективные потребности предприятия и что необходимо для развития предприятия.

Наиболее часто встречающимися критериями выбора КИС для внедрения на предприятии являются:

1. Функциональная полнота — возможность системы выполнять свое назначение;

2. совокупная стоимость владения — затраты на покупку, внедрение системы и постоянные затраты на обслуживание КИС;

3. функциональная масштабируемость — возможность приобрести или активировать дополнительные модули, которые не требуются на начальных этапах проекта;

4.масштабируемость по мощности — способность системы нормально функционировать и оперативно реагировать на действия пользователя при увеличении количества пользователей, количества обрабатываемых документов, при росте объема существующих данных;

5.интегрированность - использование всеми модулями одной базы данных;

6.интегрируемость-возможностьавтоматического, полуавтоматического и ручного обмена данными с существующими приложениями;

7. открытость - возможность модификации функциональности с помощью встроенных или внешних средств разработки;

8. инвариантность по отношению к бизнесу - возможность поддержки ПО разных видов бизнеса;

9. перспективы развития - планы разработчиков системы в отношении ее развития и модификации.

К системам, которые наиболее подходят к внедрению на автотранспортных предприятиях можно

отнести уже готовые типовые решения, такие как:

• 1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом;

•TransBase;

•Система управления автопарком «Автобаза».

Но, учитывая, что ни одна система не сможет в полной мере удовлетворить все потребности предприятия, потребуется доработка типового решения с требованиями предприятия.

Дополнительным критерием, который используется при выборе КИС, являются риски неуспешного внедрения.

Основные риски внедрения КИС можно разделить на три группы: технические, методологические и административно-управленческие.

Технические риски связаны непосредственно с выбором систем для внедрения, поставщиков систем, интеграцией интерфейсов КИС с имеющимися на предприятии системами.

Методологические риски связаны со степенью успешности внедрения систем с использованием выбранной методологии внедрения, с проблемами реализации поддерживаемой методологии (нечетко поставленная задача проекта, плохо определены цели проекта, отсутствие четкости в выборе методов моделирования и описания бизнес-процессов и др.)

Административно-управленческие риски связаны с проблемами финансирования проекта по внедрению, расширение проектных рамок, изменение и плохо подобранный состав команды проекта.

Библиографический список

1. Карпов, Д.В. Проблемы внедрения ERP-систем / Д.В. Карпов // Экономические науки. Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского. - 2010. - № 4 (1). - С. 233-239.

2. Авдошин, С.М. Информатизация бизнеса. Управление рисками / С.М. Авдошин, Е.Ю. Песоцкая. -М. : ДМК Пресс, 2011. - 176 с.

3. Вычислительная техника на автомобильном транспорте : рабочая программа, конспект лекций и контрольные задания / Владим. гос. ун-т ; сост. М. Ю. Баженов. - Владимир : Изд-во Владим. гос. ун-та, 2008. - 84 с.

4. Сатунина, А.Е. Управление проектом корпоративной информационной системы предприятия: учеб, пособие / А.Е. Сатунина, Л.А. Сысоева. - М.: Финансы и статистика; ИНФРА-М, 2009. - 352 с

АЛЕКСАНДРОВ АНДРЕЙ СЕРГЕЕВИЧ - магистрант, МИРЭА - Российский технологический университет, Россия.