CC BY
47Т Е Х Н И Ч Е С К И Е
НАУКИ
Е.С. Быстрова, Я.Р. Габидуллина, С.А. Демченко
АСПЕКТЫ КЛАССИФИКАЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИ ПОСТРОЕНИИ КОМПЛЕКСНЫХ ИТ-РЕШЕНИЙ
В данной статье авторами рассмотрены понятие «система электронного документооборота» (далее - СЭД), виды и классификации СЭД, проведен анализ существующих критериев для выбора СЭД при реализации проектов внедрения систем данного класса и комплексных ИТ-решений. Дан обзор наиболее значимых критериев для выбора СЭД, а также предложены критерии, по мнению авторов, расширяющие классификационные признаки и позволяющие оптимизировать выбор программного решения для достижения максимальных эффектов.
Ключевые слова: система электронного документооборота, классификация систем электронного документооборота, критерии выбора систем электронного документооборота.
Системы электронного документооборота в ИТ-проектах довольно часто становятся центральным звеном в построении многокомпонентных информационных систем. Авторы предполагают, что различные типы СЭД могут быть наиболее применимы в качестве основ ИТ-решений в зависимости от их классификационных признаков. Предполагается, что тщательная предварительная классификация СЭД позволит выбрать информационную систему электронного документооборота, дающую максимальный эффект от внедрения в рамках комплексного ИТ-решения.
Задачами данного исследования являются:
-определение роли СЭД в построении информационных систем корпоративного уровня;
-обзор основных функциональных возможностей;
-классификация систем электронного документооборота по различным критериям.
Обратимся к понятийному аппарату данного исследования. Под СЭД в настоящий момент понимают многопользовательскую информационную систему, поддерживающую процессы управления документооборотом организации. Также в современной практике внедрения подобных ИТ-решений выделяют СУД (англ. DMS - Document Management System) - систему управления документами. Данные решения обладают расширенным относительно СЭД функционалом и могут быть использованы как ядро при построении систем корпоративного уровня. В любом случае, тщательный выбор подходящего ИТ-решения
© Е.С. Быстрова, Я.Р. Габидуллина, С.А. Демченко, 2022.
обеспечивает эффективность будущей работы сотрудников и экономический баланс от внедрения, поэтому важно качественно классифицировать информационные системы и при выборе опираться на обоснованный критериальный выбор.
Существуют два принципиально разных вида СЭД: внутренние (СЭД) и внешние (ВЭД) [1]. Такое разделение неслучайно, поскольку соответствует делению документооборота организации на внутренний и внешний. Система внутреннего документооборота включает в себя создание документов и обмен ими между подразделениями одной организации. Такие СЭД оптимизируют процессы делопроизводства, они используются в большинстве в крупных компаниях и государственных организациях, например, чтобы решить проблему удаленности подразделений друг от друга в распределенных сетях или чтобы сделать эти процессы более прозрачными. Системы внешнего документооборота созданы для обмена документами с контрагентами. В них особенное значение имеют средства обеспечения безопасности данных, например: поддержка различных способов аутентификации, назначение прав пользователям, шифрование данных системы и шифрование при передаче, использование ЭЦП, протоколирование действий пользователя и организация резервного копирования базы данных [2]. Внедрение такой системы компании осуществляют в целях упрощения доставки и подписания документов, а также чтобы соответствовать требованиям контрагентов и поддерживать уровень компании.
Документооборот в компании будет происходить наилучшим образом, если СЭД соответствует специфике бизнес-процессов. Современные СЭД предлагают пользователю различные функции. Поэтому, чтобы компании было проще выбрать подходящую СЭД, возможно условное деление по функциональным возможностям и решаемым задачам [3]:
1.Системы делопроизводства. Это наиболее близкие к бумажному документообороту системы: для их работы важна строгая иерархия управления. Такие СЭД помогают организовать внутренний документооборот в компаниях, с жесткими правилами документооборота.
2. Электронные архивы. Такие системы необходимы для хранения электронных документов, а также их быстрого поиска. Путем внедрения архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Они могут быть частью крупной СЭД как хранилище для документов, которые не используются в данный момент.
3.Workflow-системы. Это системы, в которых пошагово прописаны все процессы компании. И так как частью многих процессов является документооборот, в необходимый момент хода процесса, система предписывает создание документа или другие действия с ним. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
4.ЕСМ-системы (Enterprise content management). ECM-система предназначена для совместной работы компании с информацией любого вида: структурированной и неструктурированной, создания единого информационного пространства. Помимо инструментов ввода, хранения информации, они зачастую обеспечивают такие функции как: предоставление различных уровней доступа, совместная работа с файлом, поиск информации, представление базы знаний пользователю, выдача и контроль задач. Можно сказать, что данный вид системы содержит не только функции для ЭДО, но и дополнительные функции для работы пользователей с корпоративной информацией.
5.Рассматривая СЭД как систему для обеспечения документооборота предприятия, в первую очередь подразумеваем необходимость наличия следующих функций: создание документа и регистрация, отправка документа получателю; согласование и подписание; контроль за исполнением, списание документов в архив и хранение. По данным TAdviser, пять самых распространенных в России СЭД [https://www.tadviser.ru/]: Directum, Docsvision, Дело, Тезис и 1С:Документооборот. Они имеют все необходимые функции СЭД, а также другие уникальные функции.
Сводные результаты по рассмотренным информационным системам представлены в Таблице 1.
Таблица 1
Анализ критериев систем электронного документооборота_
Наименование СЭД Критерий 1 (функци-иWorkflow) Критерий 2 (поддержка распределения задач) Критерий 3 (поддержка функций ECM) Критерий 4 (простота интеграции СЭД, наличие API1) Критерий 5 (наличие Web-клиента)
Directum Да Нет Да Да Да
Docsvision Да Нет Да Да Да
Дело Да Да Да Да Да
Тезис Нет Да Да Да Да
1 С:Документооборот Нет Нет Да Да Нет
,1 API - Application Programming Interface — программный интерфейс приложения.
Отметим, что наиболее чувствительными оказались критерии наличия функций Workflow, то есть создания процессов и маршрутов движения документов (что говорит о важности определения необходимости данного функционала на стадии проектирования ИТ-решения), а также критерий поддержки распределения задач, влияющий на эффективность загрузки конкретных исполнителей, что в целом является важным аспектом учета трудозатрат в организациях [4, 5].
К расширению критериального пула авторами предлагается критерий наличия СЭД в реестре отечественного программного обеспечения, а также критерий возможности работы под различными операционными системами (далее - ОС), в том числе ОС Linux [6, 7, 8], что особенно важно учитывать в текущем переходном моменте. Отметим, что все рассмотренные в Таблице 1 системы удовлетворяют критерию наличия в реестре отечественного программного обеспечения. Что касается критерия поддержки ОС, то ему удовлетворяют СЭД Directum, Docsvision и Тезис.
Таким образом, на основании выделения пула критериев и проведённого анализа, подтверждена гипотеза исследования: действительно, критерии выбора СЭД являются необходимыми для учета при выборе ИТ-решения. Более того, в текущих реалиях процессов перехода к импортозамещению важно расширять пул критериев для учета будущих изменений: система должна входить в реестр отечественного программного обеспечения и работать на отечественных операционных системах на базе Linux (например, Астра Линукс, Альт и т.д.) Решения, удовлетворяющие данным критериям, могут быть успешно внедрены в организации с учетом перспектив развития ИТ-инфраструктуры.
Библиографический список
1.Медведева О.В. Цифровизация управления и системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ, 2019, С. 75-79.
2.Ушаков Н.О., Сибикина И.В., Космачева И.М. Информационная безопасность в системах электронного документооборота // Техническая эксплуатация водного транспорта: проблемы и пути развития, 2021 №1, С. 70-74.
3.Фрайнд, А. В. Виды систем электронного документооборота / А. В. Фрайнд // Россия молодая: СБОРНИК МАТЕРИАЛОВ XII ВСЕРОССИЙСКОЙ, НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ С МЕЖДУНАРОДНЫМ УЧАСТИЕМ, Кемерово, 21-24 апреля 2020 года. - Кемерово: Кузбасский государственный технический университет имени Т.Ф. Горбачева, 2020. - С. 21163.1-21163.3.
4.Макарчук Т.А., Барабанова М.И., Газуль С.М., Глушкова Р.В., Демченко С.А., Трофимова Е.В. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ. Учебное пособие-практикум в 2-х частях / Санкт-Петербург, 2021. Том Часть 2.
5.Демченко С.А. Аспекты формирования информационной инфраструктуры организации в цифровой экономике // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. 2017. № 10 (104). С. 17.
6.Кириллова О.С., Газуль С.М., Демченко С.А. Особенности построения классификаций современных веб-сайтов // Hypothesis. 2021. № 1 (14). С. 34-40.
7.Газуль С.М., Демченко С.А. Сравнительный анализ функционала платформ для проведения видеоконференций // В сборнике: Цифровая трансформация в экономике и управлении. сборник научных трудов. Санкт-Петербург, 2021. С. 55-64.
8.Makarchuk T.A., Minakov V.F., Trofimov V.V., Lobanov O.S., Demchenko S.A., Barabanova M.I. Quality management of e-learning in information technology management training //The European Proceedings of Social & Behavioural Sciences EpSBS. 2019. С. 742-748.
БЫСТРОВА ЕКАТЕРИНА СЕРГЕЕВНА - студент, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия.
ГАБИДУЛЛИНА ЯНА РАИЛЕВНА -студент, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия.
ДЕМЧЕНКО СВЕТЛАНА АЛЕКСАНДРОВНА - старший преподаватель кафедры информатики, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Россия.
