CC BY
526информационные системы управления проектами
АНАЛИЗ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ
М.В. РОМАНОВА,
кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления
Информационная система управления в той или иной степени уникальна для каждого проекта. Информационная система управления проектами (ИСУП) создается на стадии запуска проекта и прекращает свое существование с закрытием проекта. Таким образом, руководство проекта должно быть способно создать эффективную информационную систему за относительно короткий период времени. Это возможно лишь в том случае, если общая структура ИСУП, ее основные элементы и методы развертывания системы заранее разработаны, согласованы и представлены в виде документов. Другими словами, стандартные подходы к управлению проектами, элементы организации, управленческие процедуры и документы, инструментальные средства должны быть внедрены и освоены в организации в целом. Тогда менеджер проекта способен быстро создать систему управления конкретным проектом на основе стандартных подходов и элементов.
В общем виде три основных стратегии должны быть рассмотрены при выработке подхода к разработке системы управления проектами в организации [1]:
• разработка собственной специализированной системы или настройка существующих систем;
• использование унифицированных систем календарного планирования и управления проектами, доступных на рынке;
• интеграция существующих подсистем по функциям и данным.
Разработка собственной специализированной системы, как правило, требует значительных капиталовложений, времени и высококвалифицированных специалистов. Данная стратегия может быть оправдана для специфических проектов и областей управления проектами, где применение универсальных систем неэффективно.
В любом случае применение промышленных систем календарного планирования и управления проектами в рамках ИСУП требует их настройки на предметную область, а часто доработки специфических функций и интеграции с другими системами [2].
Независимо от выбранной стратегии главная задача разработчиков состоит в том, чтобы максимально приблизить информационную модель, поддерживаемую системой, к реальной организационной структуре и управленческим процедурам проекта.
Что же нужно знать пользователю о предлагаемом программном обеспечении и собственных потребностях, для того чтобы сделать правильный выбор?
Прежде всего полезно ответить для себя на вопросы, связанные с функциями планирования и управления, которые должны быть реализованы, выбрать степень необходимой детальности планирования и контроля [3]:
• только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;
• планирование и контроль лишь за сроками выполнения работ;
• планирование и контроль за финансовыми вложениями без детального планирования использования ресурсов;
• детальное планирование использования ресурсов;
• многопроектное планирование и управление.
Полезно заранее определить примерные требования к размерности проектов и детальности планирования, организационной структуре управления и отчетности. Сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми? Каково примерное число задач в одном проекте? Сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте и как будут разделяться ресурсы между проектами?
Кроме того, на выбор пакетов могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области. Например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т. п.
Немаловажными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать программное обеспечение (ПО). Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т. е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта. Для пользователей же, использующих пакеты УП, лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ более важным является простота использования и скорость получения результата. Отметим также, что в крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. И значит, задача для таких организаций состоит не в том, чтобы стандартизироваться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, поддерживающих процедуры обмена данными.
Выделяют две группы ПО управления проектами , деление происходит на основе процесса принятия решения о запуске проекта, т. е (1) инициации и (2) запуске проекта, когда собственно начинается планирование, исполнение, контроль, завершение.
1. Наиболее распространенные отечественные программные продукты для оценки эффективности проектов
В настоящее время существуют три наиболее распространенных отечественных программных продукта для оценки эффективности проектов:
• «Альт-Инвест», разработчиком которого является исследовательско-консультационная фирма «Альт»,
• Project Expert, разработчик — фирма Про-Ин-вест Консалтинг,
• ТЭО-ИНВЕСТ, разработчик — Институт проблем управления РАН.
Все перечисленные выше программные продукты основаны на методологии UNIDO и соответствуют действующим методическим рекомендациям по оценке эффективности проектов. Кроме того, они обеспечивают соответствие российскому налоговому законодательству.
В комплект поставки каждого пакета входят: дистрибутивные дискеты, методические рекомендации и инструкция пользователя.
1.1. «Альт-Инвест» представляет собой комплект взаимосвязанных электронных таблиц в среде пакета Microsoft Excel, поэтому его основными характеристиками являются гибкость, открытость и исключительные возможности для адаптации. Перечень исходных данных, отчетные формы, показатели и диаграммы могут быть изменены и дополнены пользователем для конкретного инвестиционного проекта [4]. Кроме того, существует возможность проследить логику расчетов и формирования результатов из исходных данных.
Расчеты могут проводиться в моновалютном и двухвалютном режимах с учетом изменения инфляции на внутреннем рынке. Размер шага расчета не ограничивается.
Программный продукт «Альт-Инвест» формирует отчетные документы по проекту: отчет о прибыли, отчет о движении денежных средств и баланс. Также осуществляется расчет коэффициентов ликвидности, оборачиваемости, прибыльности продаж и др. Таблица показателей эффективности инвестиций включает простой и дисконтированный сроки окупаемости, внутреннюю норму доходности, чистый дисконтированный доход. Анализ проектов включает также одно- и двухпа-раметрический анализ чувствительности.
Результаты расчетов могут быть напечатаны на русском и английском языках.
Помимо «Альт-Инвест» в комплекс программных продуктов фирмы «Альт» для финансового анализа, оценки эффективности и финансового планирования входят: «Альт-Инвест-СниП» — для расчетов стоимости строительных работ, «Альт-Инвест-Прим» — для экспресс-оценки эффективности проекта, «Альт-финансы» — система комплексного анализа финансового состояния
предприятия; «Альт-План» — система финансового планирования, «Альт-Прогноз» — для формирования оптимальной финансовой политики предприятия.
1.2. ТЭО-ИНВЕСТ также реализован в пакете Mircosoft Excel, что означает открытость и прозрачность схемы финансовых расчетов. ТЭО-ИНВЕСТ позволяет проводить расчеты с шагом, кратным одному месяцу, в постоянных и расчетных ценах с использованием двух валют, а также определять показатели эффективности и финансовые коэффициенты для инвестированного и собственного капиталов и показатели бюджетной эффективности. ТЭО-ИНВЕСТ учитывает структурную инфляцию, изменение ставок по кредитам и переоценку основных фондов.
В расчетах могут участвовать 15 видов производимой продукции, до 100 позиций инвестиционной программы, свыше 80 видов переменных и постоянных затрат. Также предусмотрены различные схемы формирования начального капитала проекта и возможность проведения акционирования предприятия в любой период.
ТЭО-ИНВЕСТ обеспечивает формирование общепринятых в мировой практике отчетов и показателей эффективности, имеет блок анализа чувствительности важнейших выходных показателей к изменению цен на производимую продукцию, мощности производства, инфляции и налогов.
1.3. PROJECT EXPERT PROFESSIONAL является инструментом, позволяющим построить детальную финансовую модель действующего в условиях рынка предприятия с целью [2] :
• разработки детального финансового плана развития предприятия;
• разработки бюджета предприятия и определения потребности и принципиальной схемы финансирования;
• разработки инвестиционного проекта и бизнес-плана предприятия;
• контроля за процессом реализации плана развития предприятия;
• разработки финансовой части проспекта эмиссии акций и оценка их стоимости.
В отличие от рассмотренных ранее, программные продукты Project Expert являются закрытыми системами, что облегчает работу с ними для начинающего пользователя, но несколько ограничивает возможности проектного анализа.
Project Expert Professional позволяет осуществлять оценку эффективности проектов длительностью от 1 мес. до 50 лет с возможностью
помесячного прогноза инфляции. Программный продукт позволяет использовать до 10 000 товаров и услуг и неограниченный перечень видов ресурсов. Расчет осуществляется раздельно для внутреннего и внешнего рынков. В рамках программного продукта разрабатываются детальные инвестиционный, производственный и финансовый планы проекта. Project Expert Professional обеспечивает формирование стандартных отчетов, расчет срока окупаемости, индекса доходности, чистого дисконтированного дохода, внутренней нормы доходности и 30 финансовых коэффициентов. Анализ чувствительности проекта осуществляется по 13 параметрам.
Среди зарубежных программных средств следует выделить COMFAR III Expert Computer Model for Feasibility Analysis and Reporting).
Пакет COMFAR прошел международную сертификацию. Оценка коммерческой эффективности производится на основании имитации потока реальных денег. Имеется блок оценки экономической эффективности. Система выдает большое количество графической информации, позволяющей получить без дополнительных затрат времени результаты расчетов при варьировании ряда исходных данных (объема реализации, производственных издержек, инвестиционных затрат и процента за кредит) [1].
К недостаткам системы относятся:
• несоответствие налогового блока российским условиям налогообложения;
• принятый в системе годичный шаг расчета;
• жесткая заданность перечня исходных данных при ограниченности их числа;
• трудность учета инфляции;
• практическое отсутствие современного многооконного интерфейса;
• невозможность модификации пользователем формул («закрытый» характер пакета). Выбор того или иного из существующих или
необходимость разработки нового (уникального) программного средства определяется в конечном итоге особенностями конкретного проекта и зависит от предпочтений аналитика, осуществляющего расчеты.
2. На российском рынке представлены следующие программные продукты для ведения проектов
2.1. MICROSOFT PROJECT. [5]. Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью
программы является ее простота и интерфейс, заимствованный от продуктов серии Microsoft Office. Разработчики не стремятся вложить в пакет сложные алгоритмы календарно-сетевого и ресурсного планирования. В то же время значительное внимание уделяется использованию современных технологий и стандартов, позволяющих эффективно интегрировать программный продукт с другими приложениями. Например, поддержка стандартов ODBC (механизм, обеспечивающий возможность обмена данными с другими приложениями) и OLE 2.0 (механизм связи объектов в Windows), языков программирования VBA упрощает задачи интеграции с другими приложениями. От версии к версии расширяется набор функций по обеспечению групповой работы на различных уровнях управления.
Поддержка Microsoft Mail и Microsoft Exchange позволяет обеспечить обмен проектной информацией между участниками проекта. Эта функция усиливается Microsoft Project Central web-прило-жением к Microsoft Project, используемым через Интернет / Интранет. Оно предоставляет возможности планирования графика работ, отслеживания их выполнения (табели рабочих, просмотр списка поручений и т. д.) и анализа информации по портфелю проектов и отдельным проектам.
Microsoft Project является однопользовательским приложением. В то же время одновременный доступ к информации может быть обеспечен через web-сайт проекта, генерируемый самим приложением.
Настройка сообщений для команды проекта включает определения состава данных проекта, пересылаемых по электронной почте, и установку ограничений на доступ к ним. Хранение проектов в папках Exchange обеспечивает дополнительные средства разграничения доступа к файлам проекта.
Поддерживается экспорт/импорт данных из внешних приложений, таких как Excel, Access и т.д.
Среди достоинств пакета следует отметить достаточно удобные средства построения отчетов. Большая часть из них заранее определена.
Возможность одновременно иметь до 6 планов для каждого проекта позволяет повысить эффективность анализа «что-если». В то же время набор средств для планирования и управления ресурсами ограничен.
В целом Microsoft Project можно рекомендовать в качестве инструмента планирования и контроля за небольшими проектами пользователям-непрофессионалам в управлении проектами и новичкам.
2.2 TIMELINE. Программный продукт TimeLine предоставляет следующие возможности [2]:
• реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;
• хранение информации по проектам в единой базе данных, поддерживающей ODBC;
• достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов. В то же время отсутствуют возможности описания и отображения иерархической структуры ресурсов организации;
• гибкие средства формирования отчетов. Стандартные возможности генерации отчетов по проекту дополнены возможностями включаемой в состав TimeLine мощной системы создания пользовательских отчетов Crystal Reports;
• создание пользовательских колонок для расчета дополнительной информации по проекту;
• экспорт / импорт данных из других программных продуктов для управления проектами (MS Project, поздние версии TimeLine), баз данных (dBASE) и электронных таблиц (Lotus). Поддержка стандартов обмена данными DDE, OLE 2.0, макроязыка Summit Basic
• публикация информации по проекту и отчетов в виде html-файлов.
Система Project Management Integrator, поставляемая с TimeLine Workgroup Edition, позволяет более продуктивно организовать работу в команде проекта.
Система Project Updater обеспечивает дополнительные средства организации контроля за ходом выполнения работ проекта для программных продуктов Microsoft Project и TimeLine. Его основные возможности заключаются в следующем:
• поддержка распределенной системы обновления данных (допускается через web-броузер) по работам проекта и формирование отчетов о текущем состоянии проекта;
• интеграция данных проекта с другими корпоративными данными;
• документирование и архивирование информации проектной информации.
Project Updater поставляется в виде серверной и клиентской частей. Информация о проекте хранится в СУБД Oracle вместе с другими данными предприятия. Она может быть использована для создания комплексных отчетов о деятельности предприятия в целом. Поддерживается механизмом ограничения прав доступа к информации проекта.
2.3. SPIDER PROJECT. Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяю-
щих ему конкурировать с западными системами.
Во-первых, это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать.
Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. Число учитываемых в проектах показателей не ограничено [6].
Превосходя многие западные пакеты по мощности и гибкости отдельных функций, Spider Project в целом уступает в области программной реализации (использование стандартов обмена данными, пользовательский интерфейс и т. д.). Он имеет Windows-интерфейс, позволяет вводить и отображать данные о диаграммах Гантта и PERT, однако программы расчета функционируют в DOS. Для создания пользовательских табличных отчетов по проекту необходимо использовать программу электронных таблиц AUTOPLAN (DOS-версия), которая входит в поставку Spider Project.
Со временем проекты становятся все более сложными, выполняются в различных точках земного шара, делают необходимым анализ огромного количества информации и распределенного принятия решений. Все это предъявляет дополнительные требования к мощности и гибкости ПО для управления проектами. Задачи управления усложняются, например, необходимостью детального планирования и контроля за использованием ресурсов на работах проекта. Средства автоматического перепланирования задач с учетом ограничений на ресурсы приобретают особую важность для крупных проектов с числом работ до 100 тыс. и больше. В подобных ситуациях проект-менеджеру нужен профессиональный инструмент, который помог бы ему проанализировать причины нехватки ресурсов и найти оптимальное решение.
2.4 Программные продукты фирмы WST CORPORATION. Система управления проектами в рамках предприятия OpenPlan, представляю-
щая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием [5]:
o структуры разбиения работ (WBS); o структуры кодирования работ; o иерархической структуры ресурсов (RBS); o организационной структуры предприятия (OBS).
Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект — менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т. д.
OpenPlan Professional является рабочим инструментом менеджеров, управляющих крупными проектами и:
• предоставляет мощные средства для ресурсного планирования в многопроектном режиме, включая поддержку иерархических ресурсов и ресурсных календарей. Имеется возможность планирования и контроля альтернативных и расходуемых ресурсов. Реализована методика освоенного объема;
• позволяет назначение зависимостей всех типов с временными задержками как в рамках одного проекта, так и между различными проектами;
• предоставляет гибкий инструмент построения табличных и графических отчетов. OpenPlan Desktop является упрощенным
вариантом OpenPlan Professional и используется как инструмент для работы с небольшими проектами или частью крупного проекта. Интеграция с OpenPlan Professional позволяет:
• использовать заготовленные в OpenPlan Professional шаблоны проектов с определенными в них кодами СРР, ССО, кодами работ, словарями ресурсов и т. п.;
• обеспечивать распределенную работу с проектами.
Оба программных продукта, OpenPlan Desktop и OpenPlan Professional:
• позволяют учитывать риски;
• обеспечивают ограничение доступа к информации проектов;
• работают в архитектуре клиент/сервер на базе реляционных СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server;
• обеспечивают хранение данных в различных форматах, в том числе Xbase и Access;
• обеспечивают публикации данных проектов на внешний (Интернет) и внутренний (Интранет) web-сайты
OpenPlan Enterprise включает в себя основные характеристики OpenPlan Professional и интегрирован с ERP (система управления ресурсами предприятия) приложениями. Это позволяет распределять данные проектов между другими информационными системами предприятия.
2.5. Программные продукты фирмы PRIMAVERA SYSTEMS, INC. Все продукты этой фирмы разрабатываются в соответствии с идеологией концентрического управления проектами (Concentric Project Management — CPM), в основе которой лежит структурированный, интегрированный и масштабируемый подход к координации людей, команд и проектов. По сравнению с традиционной методологией управления проектами в CPM реализовано несколько важных преимуществ [5]:
• визуализация данных позволяет отслеживать каждый проект, даже если реализуются одновременно несколько проектов, так как его результаты становятся прозрачными для компании. При этом возрастает роль расписаний по проекту, все менеджеры компании, включая самых главных, видят реальное состояние дел;
• координация инициирует диалог внутри компании. Если кто-либо отклоняется от стратегического курса компании, это немедленно выявляется и принимаются эффективные меры;
• усиление роли каждого исполнителя достигается за счет того, что люди знают, что их работа является частью выполнения общей большой задачи;
• конкурентные преимущества реализуются за счет специальных CPM-средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее конкурентоспособный проект, обеспечивающий наибольшую прибыль на инвестированный капитал. Primavera Project Planner (P3) — программный
продукт, предназначенный для календарно-сетево-го планирования и управления с учетом потребностей в материальных, трудовых и финансовых ресурсах. Выполняет функцию центрального хранилища проектов, содержащего все данные расписания, где руководители и планировщики проекта создают единые структуры проекта. P3 обеспечивает:
• управление группами проектов в многопользовательской среде, характерное для террито-
риально распределенных, высокоинтенсивных и краткосрочных проектов, совместно использующих ограниченные ресурсы. Позволяет поддерживать одновременный санкционированный доступ к файлам проекта, что гарантирует оперативность корректировки данных, защищенность и достоверность информации; эффективный контроль больших проектов и целевых комплексных программ, содержащих до 100 000 работ, неограниченное число ресурсов и целевых планов;
интеграцию в любую корпоративную систему управления за счет ODBC совместимой базы данных, поддержки OLE 2.0, чтения и записи файлов формата Microsoft Project, импорта и экспорта в форматы dBase, Lotus, а также путем обмена данными с программными продуктами ведущих мировых производителей ERP-систем — SAP AG, Oracle, Baan;
обмен данными по электронной почте через MAPI/VIM-совместимые почтовые системы; создание проекта из фрагментов предыдущих проектов с учетом зависимостей между работами, назначенными ресурсами и стоимостными данными;
отслеживание работ по проекту с помощью гибкого и мощного механизма кодирования работ, позволяющего легко организовать работы по ответственным, конструктивным элементам, видам работы, фазе проекта, кодам СРР и т. д.; использование PERT-представления (Primavera Easy Relationships Tracing), упрощающего задание логической последовательности работ. Определение и анализ проблемных ситуаций, в особенности в сетях больших проектов с помощью специальных инструментов Trace Logic и Cosmic View;
точный расчет расписания при многопроектном, долгосрочном планировании, позволяющий рассчитывать резерв каждого проекта при наличии межпроектных зависимостей между работами;
сравнение с неограниченным числом целевых проектов, что является основой для проведения анализа «что — если», позволяет определить необходимость изменений и повысить точность оценок на будущее; использование иерархических ресурсов для расчета их потребности на ранних этапах планирования. Учет нелинейного потребления ресурсов за счет описания кривых потребления. Мощные средства выравнивания ресурсов;
• проведение стоимостного анализ с любой степенью детализации за счет распределения расходов по статьям затрат. Возможность оценки до и по завершении, отслеживания и сохранения затрат как факт за период и как факт на дату. Поддержка методики освоенного объема;
• быстрый перерасчет и изменение практически любых данных проекта посредством так называемых глобальных замен. Возможность хранения дополнительных данных в виде пользовательских полей;
• отчеты, дающие наглядное представление о состоянии проекта. Представлены более чем 150 стандартными табличными, матричными и графическими формами. Возможность построения пользовательских отчетов за счет встроенных средств и использования внешнего приложения InfoMaker для построения отчетов любой степени сложности;
• создание web-сайта проекта и его публикация в Интернет / Интранет.
SureTrak Project Manager (ST) — аналогичный P3 инструмент, предназначенный для управления небольшими проектами либо частями крупных проектов. Может быть использован проектировщиками и подрядчиками как инструмент планирования и контроля за работами, заказчиками — в качестве средства отслеживания хода проекта. SureTrak позволяет учесть все сложности, возникающие на этапе реализации проектов, включая недопоставки сырья или оборудования, задержки платежей, спрогнозировать величину денежных потоков и т. д. SureTrak обладает следующими возможностями:
• совместимость с P3 для организации распределенной работы над проектом в рамках концентрического управления проектами;
• до 10 000 работ в проекте;
• одновременное ведение и анализ нескольких проектов;
• разработанные шаблоны для различных видов деятельности, что позволяет быстро приступить к планированию проекта;
• группировка работ по кодам работ, СРР и эскизу;
• PERT-представление, упрощающее задание логической последовательности работ. Определение и анализ проблемных ситуаций с помощью специальных инструментов Trace Logic и Cosmic View;
• изменение масштаба шкалы времени для определенных периодов, что позволяет детальнее
просмотреть наиболее важные на текущий момент работы;
• даты приостановки и возобновления для выполняющихся работ;
• автоматическая и ручная корректировка графика выполнения работ и связанных с ними затрат;
• сравнение хода выполнения работ с целевыми датами;
• отслеживание затрат и расписания проекта с использованием методики освоенного объема;
• удобное и наглядное представление информации в виде отчетов и макетов;
• обмен данными по электронной почте через MAPI/VIM-совместимые почтовые системы;
• чтение и запись файлов формата Microsoft Project;
• создание web-сайта проекта и его публикация в Интернет / Интранет.
Webster for Primavera используется совместно с Р3 и позволяет участникам проекта просматривать список своих заданий и обновлять информацию об их выполнении из любой точки земного шара, используя для этого обычный web-броузер. Он обеспечивает доступ к данным проекта через внутрикорпоративную сеть Интранет или глобальную сеть Интернет в режиме реального времени.
MonteCarlo for Primavera применяется для анализа рисков проекта, ведущихся в Р3, и позволяет определять сроки работ и затраты на их выполнение с заданной вероятностью.
Новая линия программных продуктов Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e) поддерживает работу в архитектуре клиент-сервер, работает на базе таких реляционных СУБД, как Oracle и Microsoft SQL Server, за счет чего упрощается интеграция системы управления в существующую корпоративную информационную систему предприятия. По сравнению с Р3 расширились возможности описания данных работ, структуризации проекта: появилась поддержка организационной структуры предприятия и структуры ресурсов.
Представление проектов в P3e обогащено различными дополнительными деталями, такими как замечания относительно различных этапов выполнения работ и назначения ресурсов, ссылки на соответствующие документы. Поддерживается функция описания и оценки рисков, связанных с проектом.
С помощью P3e руководители и команда проекта получают всю ту необходимую информацию, которая позволит сформировать наиболее полную
картину всех реализующихся на предприятии проектов.
Вместе с P3e поставляются два программных продукта:
• Primavera Progress Reporter в качестве средства автоматизации учета затрат рабочего времени исполнителей проектов (обновление информации осуществляется через Интернет или внутреннюю корпоративную сеть);
• Primavera Portfolio Analyst как инструмент для руководства предприятия — обеспечивает многокритериальный анализ всех одновременно ведущихся на предприятии проектов. В качестве исходной информации использует базу данных Р3е.
Как правило, наибольшая часть функций по планированию и контролю за обязательствами ложится на заказчика и генподрядчика. Это, в частности, обусловлено тем, что формальным основанием выполнения работ подрядчиком и оплаты выполненных работ заказчиком является подписанный ими договор, а сумма выставленного подрядчиком счета в большинстве случаев зависит от объема фактически выполненных им работ. При этом указанные в договоре объем выполняемых работ по проекту, сроки и стоимость их выполнения являются плановыми величинами (например, к договору может прилагаться смета работ и календарный план их выполнения). В свою очередь сумма, указанная в выставляемом подрядчиком счете, отражает фактически выполненный объем работ. Учитывая все вышесказанное, можно говорить о необходимости инструмента, рассматривающего проект с позиций заказчика. В качестве такого инструмента может выступать система Expedition — уникальное и не имеющее аналогов в мире программное решение для автоматизации администрирования проекта, планирования и контроля за выполнением договорных обязательств. Система локализована и гармонизирована в соответствии со стандартами десятков стран. Имеется русская версия и ведется работа по ее адаптации требованиям и положениям российского законодательства.
К основным функциям и возможностям Expedition можно отнести:
• обеспечение полноты и своевременности исполнения обязательств подрядчиками перед заказчиком;
• планирование и контроль за финансированием проекта: поступление средств от заказчика, выплаты подрядчикам, привлечение средств из других источников (выпуск акций и т. д.);
• возможность распределения затрат по иерархической структуре статей затрат, создаваемой пользователем, для учета и последующего анализа финансовых показателей проекта;
• планирование и контроль за объемами выполнения работ;
• планирование и контроль количества и номенклатуры поставляемого оборудования и материалов;
• отслеживание процесса разработки рабочей документации, контроль за ее обработкой ответственными исполнителями, автоматическая подготовка сопроводительных документов;
• регистрация событий, сопровождающих выполнение проекта, подготовка ежедневных отчетов;
• обмен участников проекта информацией в электронном и бумажном виде: формализованной (документы системы Expedition) и неформализованной (обмен рабочей информацией);
• управление внесением изменений в проект, документирование процесса: от регистрации изменений в условиях до внесения изменений в исходный договор;
• подготовка электронных подборок документов, поиск документов, планирование совещаний;
• организация ссылок на файлы различных типов (текстовые документы, электронные таблицы, графические файлы, чертежи и т. д.);
• возможность обмена данными с системами финансового планирования, учета и анализа;
• формирование и печать оперативной и отчетной документации: более 150 стандартных отчетных форм, возможность создания новых;
• возможность автоматической подготовки и размещения отчетов на web-сайте проекта;
• работа в архитектуре клиент — сервер на базе СУБД Sybase и Oracle.
Интеграция систем Expedition и календарно-сетевого планирования Primavera Project Planner и Primavera Project Planner for the Enterprise представляет собой комплексное решение для автоматизации управления проектами на предприятии. Стыковка осуществляется посредством экспорта / импорта данных между системами. Тогда, например, зарегистрировав с помощью Expedition факт исполнения поставщиком обязательств по доставке определенного оборудования, можно увидеть обновленные данные на календарно-сетевом графике в Р3/Р3е в виде изменившегося процента выполнения работы «Поставка оборудования».
Вместе с Expedition поставляются программные продукты:
— Expedition Analyzer, представляющий собой встраиваемый в систему Expedition модуль, позволяющий производить детальный анализ финансового состояния как одного, так и нескольких проектов, выполняемых в организации. Обширные возможности по группировке, фильтрации и сортировке информации о затратах дают возможность представлять ее в удобном для анализа виде. Кроме того, эта информация может быть в заданном виде передана в электронную таблицу, например Microsoft Excel, а также использована для связи с программным обеспечением для финансового планирования, учета и анализа;
— Expedition Express является приложением, предназначенным для получения и обновления удаленными пользователями информации о проектах, ведущихся в системе Expedition. Связь осуществляется через Интернет или локальную сеть предприятия;
— Expedition API представляет собой инструмент, позволяющий интегрировать Expedition с другими приложениями. Он обеспечивает программистов доступом к бизнес-процедурам, заложенным в Expedition.
2.6. ARTEMIS VIEWS. Семейство Artemis Views состоит из набора модулей для автоматизации различных функций управления проектами: ProjectView, Resource View, TrackView, CostView. Все модули имеют совместимый формат данных, работают в архитектуре клиент/сервер, поддерживают ODBC-стандарт и легко интегрируются с популярными СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase [3]. Каждый модуль может работать как независимо, так и в комбинации с другими. Цена на это традиционно недешевое ПО рассчитывается исходя из заказываемой конфигурации. ProjectView позволяет:
• реализовать мультипроектную, многопользовательскую систему планирования и контроля за проектами в организации;
• обеспечить механизм ограничения доступа при распределенной работе нескольких пользователей с проектом;
• формировать разнообразные отчеты за счет встроенных средств или с использованием специализированного ПО (например, Quest). ResourceView — специализированная система
для планирования и контроля за использованием ресурсов. Поддерживаются средства выравнивания и оптимизации загрузки ресурсов.
TrackView — средство для контроля и анализа выполнения работ, включая отслеживание временных, ресурсных и затратных показателей. Позволяет предоставлять информацию с различной степенью детализации: от подробных отчетов для ответственных до отчетов, содержащих укрупненные показатели для проект-менеджера и руководства организации.
CostView обеспечивает централизованное хранение информации по всем затратам и доходам работ в проектах. Позволяет проводить расчет экономической эффективности проекта, денежных потоков и прогнозировать затраты до его завершения.
Программное обеспечение для составления сметной документации
На российском рынке представлено большое количество ПО для составления сметной документации, к которому относятся: АВС, «Ресурсная смета», АВеРС (^пАВеРС), «Сметчик-строитель», WinСмета, «Барс+», А0 (А-ноль), «Багира», «Эксперт-Смета», «Оса», «РИК» (ресурсно-индексное калькулирование), «Инвестор» и др.
Используются два основных метода расчета строительных смет: ресурсный и базисно-индексный. В зависимости от принятого метода можно настраивать алгоритм расчета сметы, список и формулы расчета накруток, дифференцированных коэффициентов и т. д. Многие системы имеют возможность создавать собственные расценочные базы и использовать их наряду с поставляемыми базами.
Интерфейсы программного обеспечения порой существенно отличаются друг от друга — существуют как ДОС, так и Windows-версии.
Многие системы помимо составления смет позволяют выполнять работу с процентовками, проверять формы М-29, вести накопительные ведомости и договоры, составлять акты выполненных работ.
В разных сметных программах существуют различные возможности формирования и печати выходных форм — от простого вывода на принтер до передачи в широко распространенные приложения (MS Word, Excel и т. п.).
Для ускорения процесса формирования графиков работ проекта проводится интеграция систем для составления сметной документации и кален-дарно-сетевого планирования. На текущей момент существует несколько вариантов этого решения. В качестве одного из них рассмотрим интеграцию системы А0 (разработчик — «Инфострой», www.
infostroy. га) и системы для управления проектами фирмы Primavera Systems, Inc. Primavera Project Planner (Р3) и SureTrak Project Manager (ST). На концептуальном уровне их интеграция обеспечивается тем, что АО — единственное ПО, в котором разработка сметной документации осуществляется в структуре проекта.
Перед тем как быть переданной в Р3 или ST, смета в АО перерабатывается согласно следующим требованиям:
• смета должна соответствовать плану выполнения работ. Если при составлении сметы план не был учтен, выполняется разбиение одной расценки на несколько расценок с соответствующими объемами;
• для наглядности и удобства управления проектом следует укрупнить некоторые детальные расценки в одну работу с учетом всех ресурсов и стоимостных показателей;
• одни и те же ресурсы по проекту должны иметь одинаковое обоснование;
• ресурсы по проекту должны следовать за работой, к которой они относятся;
• при необходимости следует пересчитать сметы в соответствии с текущим уровнем цен.
Из сметы в проект передаются следующие данные:
• позиция сметы, в качестве которой может выступать либо работа, требующая затрат времени, материальных, трудовых и финансовых ресурсов, либо ресурс по проекту, относящийся к выбранной работе;
• атрибуты работы: идентификатор (уникальный код ID), наименование, обоснование расценки, длительность, объем работы, дополнительные коды, объемы материальных и трудовых ресурсов, стоимостные показатели по видам затрат и т. д.;
• структура сводного сметного расчета в качестве СРР будущего проекта.
При экспорте данных каждая позиция сметы преобразуется в работу, которой присваивается уникальный номер или идентификатор работы (ID-работы). Кроме идентификатора, каждая работа должна иметь наименование, которое вводится в поле «Описание работы». Длительность работ рассчитываются исходя из трудозатрат основных рабочих или машинистов (в случае, когда имеются и те, и другие, расчет ведется по наибольшему значению).
В зависимости от роли организации в проекте, внутрифирменного стандарта управления проекта-
ми и номенклатуры используемых ресурсов может быть применен один из трех вариантов процедур передачи ресурсов из сметы в график. Если организация — генеральный подрядчик и не ведет своих собственных работ, а исключительно координирует деятельность субподрядных организаций, для нее скорее всего представляют интерес либо «критические» ресурсы и затраты, либо только затраты по проекту без определения конкретных видов ресурсов. «Критическими» называют ресурсы, значительно влияющие на стоимость проекта, или ресурсы, поставляемые генподрядчиком. Субподрядчику нужна информация по всем видам ресурсов.
Варианты передачи ресурсной и затратной информации из АО в Р3 или ST следующие:
1) полный перечень ресурсов с расценками (в текущем или базовом уровне цен);
2) структура затрат (основная заработная плата, материалы, затраты на эксплуатацию машин и механизмов, заработная плата машинистов, накладные расходы, плановые накопления) и физические объемы работ;
3) структура затрат и ограниченное количество ресурсов (без цен), использование которых необходимо планировать и контролировать. Как уже отмечалось, структурирование проекта
помогает выделить информацию, требуемую для принятия управленческих решений. При экспорте данных информация о работах передается в Р3 и ST в соответствии с заданной структурой сводного сметного расчета (ССР) таким образом, что каждой работе приписываются коды, характеризующие принадлежность ее той или иной части ССР. Коды могут быть использованы для организации проекта, представления его с разной степенью детализации, выбора работ по разным структурным признакам.
На текущий момент решена задача передача фактической информации о работах из систем Р3 и ST в систему АО, что позволяет формировать отчетные документы о закрытии этапов работ.
Внедрение любого из представленных программных продуктов связано с определенными трудностями внедрения и использования новых управленческих технологий. Таким образом, разработка и настройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет применено эффективно. Процедура внедрения системы призвана помочь в преодолении данной проблемы.
Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами в качестве объекта
автоматизации могут выступать функции разработки календарно-сетевого графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т. д.
Внедрение информационной системы управления проектами включает [1, 2]:
• подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;
• подготовку персонала. Проводится обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;
• комплектацию информационной системы программным обеспечением и техническими средствами;
• проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку;
• проведение приемочных испытаний; Масштабы использования систем управления проектами в различных организациях могут существенно варьироваться. Сложность задач по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако даже в относительно простых ситуациях план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки, сформировать их требования к информационной системе управления проектами.
В общем случае внедрить информационную систему, использующую «большие» и сложные программные средства, оказывается гораздо труднее, чем использующую небольшие программные пакеты. Это связано и с высокой стоимостью такого решения, и с определенными организационными трудностями, и со сложностью настройки конкретного рабочего места и т. п. Наиболее типичные проблемы при внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что [4, 5]:
• верхний уровень управления не «хочет» видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру
для соблюдения жестких ресурсных ограничений;
верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности; проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;
верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении. Проведение треннинговых курсов является одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход; использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом;
большие программные продукты не всегда обеспечивают быструю обработку информации. Как правило, это является результатом неполного понимания того, как использовать возможности новой системы; организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной структуре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нечетком понимании зависимостей между работами и т. п.;
внедрение может «выставить напоказ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении; область деятельности и организационная структура могут не подходить для внедрения системы управления проектами. Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных
структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;
• внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количества ресурсов (персонал, оборудование и т. д.);
• необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления или только для высокоприоритетных проектов;
• информационная система может рассматриваться как замена живого и неформального общения, передачи навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этого жесткие каналы коммуникаций. Внедрение информационной системы имеет
меньше шансов на успех, если в организации нет понимания основных принципов управления проектами либо у руководства отсутствует желание их изучать.
Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами неудач освоения подобных систем:
• цели проекта разработки и внедрения информационной системы, внешние условия и ограничения не определены заранее или определены не в полном объеме;
• планирование ввода в эксплуатацию всех функций системы управления проектами одновременно. Внедрение системы для управления проектами в полном объеме может предусматривать использование целого ряда новых технологий (например, установку глобальной информационной сети, установку серверов баз данных). Реализация различных функций может влиять на работу разных подразделений и специалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного,
ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;
• планирование перевода сразу всей организации на использование системы для управления проектами. Это подобно попытке связать сразу всех сотрудников крупной организации в локальную вычислительную сеть, вместо того чтобы осуществлять подключение пользователей последовательно, отдел за отделом. Таким образом, некоторые общие рекомендации по внедрению программного обеспечения для
управления проектами включают следующее:
• необходимо четко представлять цели и преимущества, ожидаемые от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее эксплуатации;
• последовательное внедрение разработанных решений от «простого к сложному», от локальных к глобальным. Рекомендуется начать с планирования и контроля временных параметров, затем освоить функции стоимостного планирования и контроля и только после этого переходить к ресурсному планированию. К интеграции системы управления проектами с другими системами лучше переходить после того как процедуры использования основных ее функций освоены;
• последовательное внедрение системы, начиная с небольших проектов и отделов организации. Необходимо помнить, что в каждой организации есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем автоматизации и способные их освоить. Начать лучше именно с них. Получив первую группу пользователей, освоивших систему, можно переходить к распространению данной технологии на остальные отделы и проекты в организации.
Литература
1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. — М.: ДМК Пресс, 2002.
2. Грей Клиффорд Ф, Ларсон Эрик У. Управление проектами. Практическое руководство: Пер. с англ. — М.: Изд. «Дело и сервис», 2003.
3. Дитхельм Герд. Управление проектами. — В 2 т. — Изд. «Бизнес-пресса» , 2003.
4. Романова М. В. Управление проектами. - М. : ИНФРА-М, 2007.
5. Товб А, ЦипесГ. Л. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. — М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2003.
6. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / Кол. авт. Под ред. проф. М.Л. Разу. — М.: КНОРУС, 2006.
