CC BY
1УДК 336.71 ББК 65.291.551
Бурцева А.А.
Научный руководитель: д.э.н., профессор Нестеренко Ю.Н.
АНАЛИЗ ПРЕИМУЩЕСТВ И НЕДОСТАТКОВ ВНЕДРЕНИЯ РОБОТОВ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
ANALYSIS OF ADVANTAGES AND DISADVANTAGES OF IMPLEMENTATION OF ROBOTS FOR BUSINESS PROCESS
AUTOMATION
БУРЦЕВА Анастасия Алексеевна — магистр 1 курса института ЭМИТ, ФГБОУ ВО «Российская Академия Народного Хозяйства и Государственной Службы при Президенте Российской Федерации», г. Москва, Россия (e-mail: aburtseva17@gmail.com).
Научный руководитель:
НЕСТЕРЕНКО Юлия Николаевна — доктор экономических наук, профессор кафедры финансов, бухгалтерского учета и налогообложения, ФГБОУИ ВО «Московский государственный гуманитарно-экономический университет», г. Москва, Россия (e-mail: julia-nesterenko@mail.ru).
BURTSEVA Anastasia Alekseevna — 1st year Master at the EMIT Institute, Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation, Moscow, Russia (e-mail: aburtseva17@ gmail.com).
Research supervisor:
NESTERENKO Julia Nikolaevna — Doctor of Economics, Professor, Department of Finance, Accounting and Taxation, Moscow State University of the Humanities and Economics, Moscow, Russia (e-mail: julia-nesterenko@ mail.ru).
Аннотация. Данная статья посвящена анализу преимуществ и недостатков внедрения роботов для автоматизации бизнес-процессов, с целью выявления целесообразности ее применения в различных бизнес-кейсах. На основании проведенного анализа было выявлено, что роботы применимы исключительно в простых и уже оптимизированных процессах с изначально структурированными входными данными и предсказуемыми результатами.
Ключевые слова: роботизированная автоматизация процессов, rpa, бизнес-процесс, проблемы внедрения.
Abstract. This article is devoted to the analysis of the advantages and disadvantages of the introduction of robots for the automation of business processes, in order to identify the feasibility of its use in various business cases. Based on the analysis, it was revealed that the works are applicable exclusively in simple and optimized processes with structured input data and predictable results.
Keywords: robotic process automation, rpa, business process, implementation problems.
На текущий момент существует множество технологий автоматизации бизнес-процессов, выбор которой будет напрямую зависеть от специфики задачи и исходных возможностей программного обеспечения, используемого на предприятии, и возможности его интеграции. Одним из лучших способов быстро автоматизировать рутинные процессы сотрудников является применение программных роботов — RPA. Robotic process automation — это форма технологии автоматизации бизнес-процессов, основанная на метафорическом программном обеспечении роботов (ботов) или работников искусственного интеллекта1. Таким образом робот эмулирует действия пользователя в рамках работы с программными интерфейсами, так же может проводить вычисления и на основании заложенного разработчиком алгоритма действовать в зависимости от входных данных, получаемых из данных системы или программных интерфейсов.
На текущий момент существует множество научных работ, описывающих преимущества использования данной технологии в сравнении другими способами автоматизации, тем не менее, очень малое количество статей описывают проблемы, с которыми сталкиваются организации при внедрении роботов. Не смотря на ее простоту внедрения и настройки, зачастую проблемы выявляются уже после реализации данного решения. Выявленные проблемы могут привести не только к инициации дополнительных задач для доработки процесса, но также к необходимости полностью изменить выбранный технологический стек, что в свою очередь ведет к дополнительным затратам финансовых ресурсов на анализ и реализацию.
В данной научной статье приводится детальное описание преимуществ внедрения RPA и описание проблем работы с роботами и причины их возникновения, а также сопоставление преимуществ и недостатков ро-
1 Веб-сайт UiPath// What is Robotic Process Automation? — RPA Software// [Электронный ресурс] URL: www.uipath.com. (дата обращения: 15.05.2022)
ботов для реализации поставленных задач, на основании которого получены выводы о целесообразности использования RPA в различных бизнес-кейсах. Таким образом в данной научной статье были использованы следующие методы научного анализа: анализ, сравнение и синтез.
Актуальность данного исследования обусловлена тем, что для компании при принятии решения о выборе технологии для автоматизации бизнес-процесса необходимо понимать риски, оценка которых во многом влияет на принятие решений по его архитектуре. Выявление, анализ и оценка рисков, возникающих в ходе внедрения и после реализации решения, дает возможность прогнозировать результаты работы автоматизированного процесса и принимать решение о целесообразности выбора данной технологии для автоматизации бизнес-процесса.
Как уже было ранее упомянуто, роботы являются одним из наиболее простых способов автоматизации бизнес-процесса, в виду того, что для этого не требуется длительный первоначальный анализ и оптимизация процесса. Все действия сотрудников можно автоматизировать ровно так, как они происходят на текущий момент за счет непосредственной эмуляции работы пользователя с программным интерфейсом, что является главной отличительной особенностью роботов от других технологий. Возможность использования пользовательского интерфейса для сбора данных и управления приложениями позволяет роботам реализовывать интеграции любых программных продуктов друг с другом и даже использовать результаты работы нейросетей, что открывает возможность автоматизации множества трудоёмких рутинных процессов со значительно меньшими трудозатратами со стороны разработки в сравнении с задачами по реализации сервисов и дополнительных доработок программного обеспечения. Помимо вышеупомянутых преимуществ RPA принято выделять как одно из ключевых качеств увеличение скорости выполнения процесса (с среднем в 3-4 раза)1, в первую очередь благодаря базовой скорости взаимодействия робота с интерфейсом, а также благодаря тому, что робот не тратит время на поиск какой-либо необходимой информации для работы, а следует четко прописанному алгоритму. К тому же после роботизации процесса компания избавляется от большого процента ошибок, возникающих в виду человеческого фактора, в том числе связанных с работой с конфиденциальными данными. Единственные ошибки, которые могут возникнуть, будут связаны непосредственно с производительно-
1 Беломытцев И.О. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) // Инновационная наука. 2019. №1. [Электронный ресурс] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ robotizirovannaya-avtomatizatsiya-protsessov-rpa (дата обращения: 16.05.2022).
стью информационных систем, с которыми взаимодействует робот. Кроме того, RPA решает задачи интеграции там, где она невозможна не только из-за трудоемкости ее настройки, но и полной невозможности по тем или иным причинам. Особенно это актуально при работе с удаленным доступом к программам и облачным сервисам (Remote Desktop Connection, Citrix, и проч.), а также в процессах, где невозможно использовать работу с API (программный интерфейс приложения, позволяющий реализовать обмен данными между приложениями) в виду тех или иных технических ограничений. Подводя итог, стоит отметить, что RPA является хорошим и простым решением для рутинных процессов, а также в большинстве случаев демонстрирует высокие показатели повышения эффективности работы.
Тем не менее внедрение роботов и замена ими сотрудников так же влечет за собой определенный ряд ограничений и возможных проблем. Для роботизации любого процесса входные данные всегда должны быть представлены в структурированном виде, что может потребовать дополнительных трудозатрат для подготовки данных сотрудниками.1 В ряде случаев это можно решить путем внедрения системы машинного обучения, например, для распознавания сканов документов. При этом следует учитывать, что подобные решения в первую очередь могут являться неоправданно дорогостоящими или невозможными для реализации тогда, когда не возможен контроль качества сканируемых документов, а соответственно невозможно гарантировать качество их распознавания и полученные результаты.
Кроме того, важно понимать, что роботу нужен четкий алгоритм для выполнения процесса, т.е. даже при внедрении машинного обучения. В случае если получаемые данные будут отличаться от прописанных данных в роботе (т.е. не будут соответствовать ни одному из вариантов видов данных, указанных в алгоритме робота), он не сможет интерпретировать их и корректно завершить процесс, что приведет к необходимости обрабатывать данные кейсы вручную. Так может быть выявлено, что после распознавания сканов документов роботом может быть обработан лишь малый процент от общего числа, что позволяет сделать заключение - внедрение робота было нецелесообразным и незначительно сократило рутинные операции сотрудников.
1 Кузьмин Андрей Александрович Rpa - современная технология автоматизации бизнес-процессов // Наука и образование сегодня. 2020. №№5 (52). [Электронный ресурс] URL: https:// cyberleninka.ru/article/n/rpa-sovremennaya-tehnologiya-avtomatizatsii-biznes-protsessov (дата обращения: 04.06.2022).
Таким образом можно выделить основную проблему, возникающую при внедрении роботов — отсутствие качественного первичного анализа. Зачастую уже после внедрения RPA выявляется, что построенный алгоритм не удовлетворяет всем требованиям по выполнению процесса. Это происходит из-за отсутствия понимания у исполнителей сути процесса и назначения каждого из его шагов. Также часто уже после принятия решения о выборе RPA для автоматизации, в процессе анализа обнаруживается, что значительная часть операций сотрудников не оптимизирована и приводит к выполнению большого количества лишних действий, не влияющих на качество, но сильно увеличивающих длительность работ.1 В таких случаях нужен дополнительный анализ и принятие решения о целесообразности использования RPA в данном блоке операций. При выявлении необходимости автоматизации некоторых блоков с использованием других технологий для оптимальной работы робота, может оказаться, что внедрение RPA не будет являться наилучшим решением поставленной задачи как с управленческой точки зрения, так и с позиции распределения финансов на реализацию. Для успешного внедрения роботизации необходимо предварительно проанализировать каждый шаг в рамках бизнес-процесса и оценить его эффективность.
Так же стоит отметить, что работа с интерфейсами приложений является, как преимуществом, так и в некоторых случаях проблемой RPA, но это будет зависеть исключительно от используемого программного обеспечения в рамках автоматизируемого процесса. Например, если используемое программное обеспечение постоянно дорабатывается и изменяется, то алгоритм робота необходимо корректировать с соответствующей периодичностью. Особенно актуальна данная проблема при работе с веб-интерфейсами, где в большинстве случаев робот будет находить поля на странице либо по селекторам, либо по изображениям. Однако при добавлении новых элементов или изменении старых структура будет меняться, что может привести не только к необходимости изменить шаги в алгоритме робота, но и возникновению большого количества ошибок в процессе и как следствие к необходимости затрат дополнительных ресурсов (человеческих или программных) для их исправления.
Кроме того, при предварительной подготовке данных для использования роботом, возникает возможность появления ошибки, связанной
1 Беломытцев И.О. Основные проблемы внедрения решений, основанных на роботизированной автоматизации процессов (RPA) // Инновационная наука. 2019. №4. [Электронный ресурс] URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-problemy-vnedreniya-resheniy-osnovannyh-na-robotizirovannoy-avtomatizatsii-protsessov-rpa (дата обращения: 04.06.2022).
с человеческим фактором (неправильно перенесенные данные, изменение структуры файлов и т.д.). Решение подобной проблемы возможно только при добавлении этапов обязательной предварительной проверки роботом каждого параметра, что безусловно ведет к дополнительному увеличению длительности процесса и может нивелировать одно из преимуществ ЯРА — скорость его работы. Аналогичная ситуация возникает при использовании роботов в случаях, когда ожидание отклика программы невозможно предсказать с высокой точностью. Например, при выгрузке программой отчетов, когда скорость ее работы будет зависеть не только от объема исходных данных, но и от общей нагрузки на систему другими пользователями, работающими в ней в данный момент времени. В данном случае необходимо указывать максимально возможное время ожидания отклика, т.к. робот не может проверять состояние системы в момент ее зависания или загрузки. Таким образом, время процесса так же значительно увеличивается с целью обеспечения гарантий его выполнения.
Важно понимать, что в случаях, где невозможен полный контроль структуры исходных данных и их качество, а также невозможен полный контроль над изменением интерфейсов программного обеспечения, роботизация процессов не будет являться наилучшим выбором для автоматизации процессов.
Говоря о сравнении преимуществ и недостатков ЯРА, стоит отметить, что нельзя однозначно сделать выводы исходя из общей информации о его возможностях, предоставляемой компаниями-провайдерами данной технологии. Принятие решения о целесообразности внедрения будет зависеть от конкретного бизнес-кейса и проведенного предварительного анализа поставленной задачи и общее понимание структуры цельного бизнес-процесса заказчиком и аналитиком. Во многом успешность внедрения будет зависеть от текущего состояния процесса - насколько он оптимизирован на текущий момент, насколько отлажена работа системы, с которой будет взаимодействовать робот, какое качество данных будет на входе и так далее.
Подводя итоги исследования, стоит отметить, что использование ЯРА в первую очередь целесообразно в задачах уже оптимизированных и/или автоматизированных до определенной степени, но все еще требующих действий пользователей из-за различных технических ограничений, т.е. превращенных в рутину. Тем не менее, максимальной эффективности от внедрения роботов может быть достигнута при использовании их на стыке различных технологий, где прямая интеграция не возможна. Например, при вводе электронного документооборота в организации исключается
необходимость предварительной структуризации данных, так как они изначально предоставляются в электронном виде, но тем не менее может остаться потребность в архивации или перемещении данных документов в другие системы, что само по себе является рутиной пользователей. Другим примером рутины, для которой внедрение робота будет хорошим решением автоматизации является ежедневная подготовка отчетов и документов на основании данных, получаемых из запроса (т.е. запуск соответствующего запроса и построение различных метрик на основании данных) — в данном случае процесс уже оптимизирован и отлажен, что позволяет качественно роботизировать его без возникновения процессных ошибок. Таким образом, применение роботов оправдано исключительно в случаях необходимости быстрой и простой автоматизации рутинных процессов с предсказуемыми и контролируемыми результатами и исходными данными, а также со стабильным используемым программным обеспечением.
Список литературы:
1. Беломытцев И.О. Основные проблемы внедрения решений, основанных на роботизированной автоматизации процессов (RPA) // Инновационная наука. 2019. №4 [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/osnovnye-problemy-vnedreniya-resheniy-osnovannyh-na-robotizirovannoy-avtomatizatsii-protsessov-rpa (дата обращения: 04.06.2022).
2. Беломытцев И.О. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) // Инновационная наука. 2019. №1 [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/robotizirovannaya-avtomatizatsiya-protsessov-rpa (дата обращения: 16.05.2022).
3. Киянова Л.Д., Литвиненко И.Л. Региональная инновационная система: роль элементов инфраструктуры // Аграрный научный журнал. 2015. № 2. С. 83-88.
4. Кузьмин А.А. Rpa — современная технология автоматизации бизнес-процессов // Наука и образование сегодня. 2020. №5 (52) [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/rpa-sovremennaya-tehnologiya-avtomatizatsii-biznes-protsessov (дата обращения: 04.06.2022).
5. Литвиненко И.Л. Региональная инновационная система: структура и инструменты управления // Монография. - М.: Русайнс, 2016. - 192 с.
6. Литвиненко И.Л. Человеческий капитал в стимулировании инновационной экономики: зарубежный опыт // Актуальные социально-экономические проблемы современного мира: наука и практика: материалы VI Межд. научн.-практ. конф., 27-28 апреля 2013 года / отв. Ред. И.Я. Либин. М: МАОК, 2013. С. 25-35.
7. Официальный сайт «UiPath» What is Robotic Process Automation? [Электронный ресурс]. URL: www.uipath.com (дата обращения: 15.05.2022).
