CC BY
0
АНАЛИЗ ОШИБОК И РИСКОВ ПРИ ВНЕДРЕНИИ И ПРИМЕНЕНИИ СРЕДСТВ
МАЛОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ
А.О. Зимин, магистрант А.Г. Изотова, преподаватель Университет ИТМО (Россия, г. Санкт-Петербург)
DOI:10.24412/2411-0450-2024-4-2-29-34
Аннотация. В данной статье рассматриваются и характеризуются возможные группы рисков и ошибок, которые могут быть реализованы при автоматизации бизнес-процессов с использованием самописных программных продуктов и применении подхода малой автоматизации. Также, в исследовании приведено ранжирование рисков и ошибок относительно их значимости и влияния на деятельность компании, с помощью сбора данных экспертных оценок специалистов и пользователей в рассматриваемой области.
Ключевые слова: малая автоматизация, риски и ошибки, самописные системы, автоматизация бизнес-процессов.
В настоящее время термин «малая автоматизация» редко упоминается в научной литературе, но он широко используется в практической среде, а его элементы можно встретить в деятельности большинства крупных компаний. Чаще всего, при разработке ИТ-решений малой автоматизации применяются бытовые термины, такие как «самописные системы» или «ка-стомные программные продукты» [1]. Малая автоматизация, имеет широкие перспективы в виде возможности быстрой адаптации к меняющимся условиям бизнеса, становится все более актуальной в условиях роста конкурентного давления и стремления к оперативной эффективности.
Таким образом, в данной статье, под термином «малая автоматизация» понимается процесс разработки, внедрения и применения современных технологических решений и инструментов, направленных на автоматизацию узкоспециализированных или небольших бизнес-процессов в организациях с использованием методов и платформ, позволяющих самостоятельно организовать или настроить ИТ-решение. Малая автоматизация, как метод автоматизации, обеспечивает наиболее гибкие решения, которые создаются или настраиваются самим пользователем или администратором системы в соответствии с запросами организации. Подобный подход не только сокращает время на внедрение,
но и способствует инновационному развитию компании.
Поскольку средства малой автоматизации применяются практически во всех крупных современных компаниях, но стандартизированного подхода к их разработке и внедрению нет - каждая компания разрабатывает свои собственные корпоративные стандарты или применяет уже существующие проектные методики или их элементы [2]. Однако, малая автоматизация, в связи со своей спецификой, может отклоняется от стандартных проектных подходов, что также может приводить к ошибкам при использовании данного подхода или существенно снижать его эффективность.
Рассмотрение ошибок целесообразно начать с самой распространенной и универсальной ошибки, которая встречается при любой автоматизации, это - недостаточный анализ и понимание бизнес-процессов. Для решения выделенной проблемы используются различные средства. Одним из наиболее популярных методов является применение ВРМ-подхода с использованием соответствующих нотаций для описания текущего состояния бизнес-процессов, а также определения окружения, списка стейкхолдеров и прочих важных элементов проведения проекта. В рамках малой автоматизации, особенно важно детальное описание, в особенности,
на более низких уровнях декомпозиции основного бизнес-процесса. Важно чётко понимать, какие системы вовлечены в процесс на данный момент, какие функции они выполняют, и как можно масштабировать их для повышения функциональности [3].
Рассмотренная ошибка формирует другую ошибку, которая особенно распространена в контексте малой автоматизации, это - недооценка сложности интеграции или разработки конечного ИТ-решения. Поскольку проекты такого рода ограничены по времени и ресурсам, несвоевременное определение, что малая автоматизация в данном контексте не применима, может приводить к значительным расходам без возможности их возврата. Кроме того, это может негативно повлиять на проект в целом. Если проект автоматизации предусматривает комплексное решение с множеством функций, малая автоматизация, вероятнее всего, может реализовать лишь часть запросов организации. Таким образом, при попытках изменения или расширения системы в будущем, могут возникнуть серьезные проблемы в виде невозможности дальнейшего масштабирования или снижения заинтересованности к продолжению автоматизации данного бизнес-процесса, поскольку он будет считаться «решенным» [3].
Недостаточное или несвоевременное тестирование внедряемого ИТ-решения -это еще одна группа ошибок. В крупных проектах тестирование может формироваться в виде отдельного этапа, которому уделяется значительное количество ресурсов и внимания. Однако, в проектах малой автоматизации тестирование может проводиться не столь тщательно или отсутствовать вовсе, перекладывая ответственность за выявление ошибок на конечных пользователей. Этот аспект может привести к задержкам в выполнении автоматизированного бизнес-процесса или к несогласованности в подходах к его реализации.
Игнорирование аспектов безопасности и конфиденциальности, а также корпоративных стандартов компании, можно рассматривать как отдельную группу ошибок, также часто встречающуюся в контек-
сте малой автоматизации. Подобные ошибки могут формировать серьезные негативные последствия, включая компрометацию личных данных, а также невозможность использования или доработки ИТ-решения в будущем, в связи с отсутствием единых корпоративных стандартов к разрабатываемому программному обеспечению. Выделенная проблема особенно актуальна для таких критически важных областей, как финансы и управление, а также для хранения данных клиентов и сотрудников, где нарушения безопасности могут привести к утечке конфиденциальной информации. Кроме того, малая автоматизация обычно предполагает создание самостоятельных решений, разработанных конечным пользователем или администратором, что делает подобное программное обеспечение более уязвимым к различным атакам или перехвату обрабатываемой информации.
Еще одной распространенной ошибкой при проведении проектов малой автоматизации является излишняя зависимость ИТ-специалистов от одной конкретной платформы для разработки. Это приводит к потере одного из ключевых преимуществ малой автоматизации - гибкости и адаптивности. Если отдел малой автоматизации использует только одну определённую платформу или разрабатывает свои решения исключительно в рамках конкретной среды, это может ограничить возможности дальнейшей автоматизации из-за ограничений самой платформы. Чаще всего такая зависимость возникает при использовании low-code и no-code платформ. Хотя они позволяют быстро создавать собственные ИТ-решения - такие платформы могут накладывать ограничения на реализуемый функционал. Чем проще платформа для понимания и использования, тем больше ограничений она может содержать, блокируя возможности для расширения или адаптации к новым требованиям [4].
При использовании подхода малой автоматизация предприниматели также могут столкнуться с рядом рисков, спровоцированных представленными ошибками. Подобные риски также важно учитывать для минимизации потенциального нега-
тивного воздействия на деятельность организации. Рассмотрим подробнее данные риски.
1. Затраты на разработку и внедрение решений малой автоматизации могут не окупиться из-за недооценки затрат или переоценки эффекта от автоматизации. Чтобы избежать подобных исходов -необходимо тщательно планировать проекты малой автоматизации, оценивая все потенциальные затраты и эффекты, а также учитывать возможные ограничения и сложности, связанные с внедрением подобных решений.
2. Возможность утери данных вследствие технических сбоев или нарушений. Этот риск возникает из-за особенностей малой автоматизации, в частности, из-за низкого уровня защиты, а также в следствие принципа самостоятельной реализации ИТ-решений. Если проект малой автоматизации не имеет должного надзора и контроля, это может приводить к созданию уязвимых систем, которые легко подвергаются взлому. Кроме того, самостоятельная реализация ИТ-решений может означать недостаточную зрелость системы, что делает ее менее надежной и устойчивой. Данная проблема особенно актуальна при взаимодействии средств малой автоматизации с критической инфраструктурой предприятия. В таких случаях, наиболее разумным подходом будет использование традиционных методов автоматизации, которые предлагают более высокий уровень защиты и надежности.
3. Потеря возможности дальнейшего обслуживания разработанных ИТ-решений из-за сложности найма персонала, способного поддерживать существующие решения малой автоматизации. Этот риск связан с особенностями малой авто-
матизации, где ИТ-решения разрабатываются одним или несколькими специалистами, создающими уникальный программный код, который может быть сложен для понимания и обслуживания другими специалистами. Таким образом, в случае увольнения сотрудника-
специалиста малой автоматизации, который имеет авторство над множеством, реализованных на предприятии ИТ-решений - компания получает очень невыгодное положение, в котором ей необходимо в кратчайшие сроки найти необходимого специалиста и сформировать необходимые условия, которые позволят ему разобраться с существующей, микросервисной ИТ-инфраструктурой.
4. Невозможность интеграции новых программных продуктов с существующей ИТ-инфраструктурой. При длительном и активном использовании принципов малой автоматизации возникает вероятность, что новые и более крупные ИТ-продукты, необходимые для основных бизнес-процессов предприятия, перестанут поддерживать интеграцию с существующими решениями малой автоматизации. Если компания столкнется с невозможностью интеграции новых ИТ-продуктов, это может серьезно повлиять на её способность адаптироваться к изменяющимся потребностям рынка и требованиям бизнеса.
Опираясь на представленные выше данные по рискам и наиболее индивидуальным ошибкам для малой автоматизации, сформируем карту влияния ошибок на вероятность наступления того или иного риска при применении подхода малой автоматизации, которая представлена на рисунке 1.
Рис. 1. Карта влияния ошибок на вероятность наступления рисков малой автоматизации
Стоит пояснить, что на рисунке 1 в качестве элементов-прямоугольников представлены риски, а в качестве кругов -ошибки, которые отражают свое влияние на вероятность реализации первых.
Необходимо отдельно выделить, что так или иначе - каждая отдельная ошибка может влиять на вероятность реализации каждого из рисков, однако на представленной карте - были выделены наиболее очевидные и существенные взаимосвязи. По этой причине, представленная схема может проиллюстрировать вероятные исходы допущения каждой из специфических ошибок, а также систематизирует представленную ранее информацию в качестве интуитивно понятной иллюстрации.
С целью достижения наиболее возможной максимизации объективности в оценке рисков и их ранжирования по критерию значимости - был проведен опрос сразу двух групп сотрудников из организаций АО «Силовые машины» и ООО «ВАН АИ ТИ СОЛЮШЕНС». Всего в опросе при-
нимали участие 11 экспертов, занимающих разные должности в рассматриваемых компаниях. Семь респондентов из компании АО «Силовые машины» представляют собой следующую выборку: два руководителя уровней начальника отдела, три ИТ-специалиста из отдела дирекции ИТ-сервиса и два пользователя, активно и на постоянной основе использующих разработанные средства малой автоматизации в своей работе. В их числе начальник сектора и инженер-конструктор. Также в опросе принимали участие респонденты из компании ООО «ВАН АИ ТИ СОЛЮШЕНС», выборка которых выглядит следующим образом: один менеджер по управлению проектами отдела малой автоматизации, один ИТ-консультант, один ИТ-специалист и один сотрудник уровня руководителя отдела.
Сотрудникам было предложено оценить представленные группы рисков и группы ошибок по своей значимости в зависимости от того, как они валяют на эффектив-
ность внедрения и дальнейшее использование средств малой автоматизации. Опрос был проведен с помощью Google Forms. В данном вопросе использовалась пятибалльная шкала ответов, где 1 -наименьшая значимость влияния, а 5 -наибольшая значимость.
Также, с целью более детального представления результатов опроса, в связи с
разным количеством респондентов из двух групп, в конечной диаграмме приведено среднее арифметическое результатов опроса каждой группы и общий результат для удобства сравнения. Результаты проведенного опроса представлены на рисунках 2 и 3.
Общее арифметическое I Сотрудники компании "Силовые машины"
Рис. 2. Оценка групп рисков по значимости
Общее арифметическое I Сотрудники компании "Силовые машины"
Рис. 3. Оценка групп ошибок по значимости
Таким образом, анализируя представленную информацию, можно проранжиро-вать риски и ошибки по их значимости, располагая их от наиболее к наименее значимым.
Ранжирование рисков выглядит следующим образом:
1. Потеря возможности интеграции устаревших ИТ-решений с новым программным обеспечением;
2. Потеря возможности дальнейшего обслуживания разработанных ИТ-решений;
3. Возможность утери данных в связи с несовершенством ИТ-решений;
4. Не окупаемость или малая эффективность относительно ожиданий.
Ошибки располагаются в данной последовательности:
1. Зависимость от конкретной платформы или технологии;
2. Игнорирование аспектов безопасности, конфиденциальности и стандартов компании;
3. Недооценка сложности интеграции и разработки;
4. Недостаточное понимание бизнес-процессов;
5. Недостаточное тестирование.
Таким образом, анализируя представленную информацию, можно сделать вывод о том, что каждого из представленных рисков можно избежать или снизить его возможное негативное влияние на компанию. Оценка групп рисков и ошибок и их последующее ранжирование поможет выявить то, какие конкретные риски и ошибки являются наиболее критичными, и на каких из них необходимо сосредоточить свое внимание при разработке рекомендаций по их устранению.
Для того, что минимизировать отрицательное воздействие от рассматриваемых в статье групп рисков и ошибок, организа-
циям следует придерживаться четко сформулированной методики внедрения средств малой автоматизации и следовать соответствующим принципам, которые направлены не только на понимание и формирование подхода к избеганию ошибок, но и предполагают максимально эффективное использование подхода малой автоматизации в виде учета ее особенностей и преимуществ. Полученные в статье результаты могут быть в дальнейшем использованы для формирования подробного перечня практических рекомендации, способствующих устранению анализируемых в работе групп рисков ошибок, которые возникают в ходе внедрения и применения средств малой автоматизации в процессы предприятий из различных отраслей.
Библиографический список
1. Хайретдинов Р. Риски использования самописного/заказного по в организации // Защита информации. ИНСАЙД. - 2014. - Vol. 4, № 58. - С. 29-31.
2. Короходкина, Ю.И. Современные методы управления проектами / Ю.И. Короходкина, С.Н. Гагарина // Экономика и бизнес: теория и практика. - 2022. -№ 1-2(83). - С. 38-42. - DOI 10.24412/2411-0450-2022-1-283-38-42. - EDN RWPIIF.
3. Карлинский В.Л. Цифровая трансформация промышленных предприятий. Проблемы и модели перехода // Экономические исследования и разработки. - 2018. - № 8. - С. 132146.
4. Raquel Sanchis. Oscar Garcia-Perales, Francisco Fraile. Low-Code as Enabler of Digital Transformation in Manufacturing Industry // Applied sciences. - 2020. - Vol. 10, № 1. - P. 3-4.
ANALYSIS OF ERRORS AND RISKS IN THE IMPLEMENTATION AND APPLICATION OF SMALL AUTOMATION TOOLS
A.O. Zimin, Graduate Student A.G. Izotova, Lecturer
Saint Petersburg State University of Information Technologies, Mechanics and Optics (Russia, St. Petersburg)
Abstract. This article examines and characterizes potential groups of risks and errors that may occur when automating business processes using custom software products and applying the small automation approach. The study also provides a ranking of risks and errors based on their significance and impact on the company's operations, utilizing expert assessments from specialists and users in the field.
Keywords: small automation, risks, errors, custom systems, business process automation.
