CC BY
25
12. Sharma, P. (2000) E-transformation basics: key to the new economy. Strategy & Leadership, 28(4):27-31.
13. Tikhonov, V. (2005) Essential characteristics, composition, and classification of electronic documents // Circle of ideas: algorithms and technologies of historical informatics. pp. 394-435.
14. Velte, T., Velte, A., & Elsenpeter, R. C. (2008) Going paperless. In B. Reed (Ed.), Green it: Reduce your information system's environmental impact while adding to the bottom line (pp. 103-127). New York, NY: McGraw-Hill, Inc.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Baines, A. (1997) End the paper chase. Work Study, 46(1):25-26.
Bearman, D., Trant, J. (1997) Electronic records research: working meeting: May 28-30, 1997: a report from the archive's community. D-Lib Magazine, pp. 7-8.
Bobyleva, M. (2018) Electronic documents: new technologies. Office work, 2018. pp. 11-28.
Crockett, M. (1993) The theory of electronic records and archive management: A preliminary outline, Journal of the Society of Archivists, Vol. 14, pp. 135-140.
Duranti, L. (2001) Concepts, Principles, and Methods for the Management of Electronic Records. The Information Society: An International Journal, 17(4), 271.
Falk, H. (1999) Storing and viewing electronic documents. The Electronic Library, 17(1).
Keary, M. (2000) Document management: new technologies for the information services manager. The Electronic Library, 18(2):137-146.
Larin M. (2001) Documentation management. Moscow: Scientific Book, p. 137.
Liu, Z., Stork, D. G. (2000) Is paperless really more? Communications of the ACM, 43, 11, 94-97.
Lutteroth, C. & Weber, G. (2011) Going paperless - on the evaluation of electronic form technologies. In 2012 23rd International Workshop on Database and Expert Systems Applications. IEEE Computer Society, 14-18.
Razinkov S. (2016) On the question of the concept of «electronic document management» // Document. Archive. History. Modernity: Materials of the VI International Scientific and Practical Conference, Ural University Press, 2016. pp. 62-66.
Sharma, P. (2000) E-transformation basics: key to the new economy. Strategy & Leadership, 28(4):27-31.
Tikhonov, V. (2005) Essential characteristics, composition, and classification of electronic documents // Circle of ideas: algorithms and technologies of historical informatics. pp. 394-435.
Velte, T., Velte, A., & Elsenpeter, R. C. (2008) Going paperless. In B. Reed (Ed.), Green it: Reduce your information system's environmental impact while adding to the bottom line (pp. 103-127). New York, NY: McGraw-Hill, Inc.
Безбумажный офис: мечта или реальность?
© Путинцева В. И., 2023
В данной статье рассматривается текущая система документооборота в Иркутской нефтяной компании. Цель работы — проанализировать процесс обработки документов в организации и изучить готовность компании к внедрению безбумажного офиса. Статья основана на исследование мнений сотрудников компании, полученных с помощью опросов и интервью персонала. Обзор литературы и анализ полученных результатов, позволяет прийти к выводу, что текущий документооборот является неудовлетворительным и внедрение безбумажного офиса поможет компании повысить эффективность работы, а также оптимизировать бизнес-процессы.
Ключевые слова: электронный документооборот, безбумажный офис, бизнес-процессы, документы, менеджмент, управление
УДК 65.011.56
АНАЛИЗ ИТ-РЕСУРСОВ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ВВЕДЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
© Рыкова А. А., 2023
Иркутский государственный университет, г. Иркутск
В данной статье рассматриваются информационные системы, которые можно использовать для автоматизации процесса ведения договорной деятельности в коммерческих организациях. Были определены основные критерии проводимого анализа. Проведено сравнение четырех информационных платформ: «1С:Договоры», «Directum RX», «SAP ERP», «ТЕЗИС». Определены их достоинства и недостатки.
Ключевые слова: договорная деятельность, автоматизация, 1С:,
Научно-технический прогресс позволяет оптимизировать управление бизнес-процессами коммерческих организаций. Одним из направлений совершенствования управленческой деятельности в компаниях выступает автоматизация. Особенно важно внедрять автоматизацию крупным холдингам в нефтегазодобывающих,
)ы, Directum RX, SAP ERP, ТЕЗИС
агропромышленных, металлургических и других крупных отраслях.
На сегодняшний день на рынке информационных технологий существует ряд предложений программных обеспечений для автоматизации договорной работы в компании. Такие информационные системы должны включать в себя весь процесс реализации договорной
деятельности: подготовку, согласование, исполнение, хранение и контроль [1].
Для проведения сравнительного анализа ИТ-ресурсов для автоматизации процесса ведения договорной работы были определены следующие критерии:
1. возможность введения единого справочника контрагентов;
2. создание проекта договора сотрудниками разными подразделениями;
3. создание и использование в дальнейшем шаблонов договоров — стандартных договоров компании;
4. создание и использование в дальнейшем маршрутов согласования, где определены участники согласования в зависимости от специфики и условий договорного документа;
5. возможность дистанционного согласования договоров разными подразделениями такими, как юридические, финансовые и другие;
6. загрузка файлов, которые содержат необходимые данные для согласования договора;
7. сохранение всех версий и изменений договора в процессе согласования;
Таблица 1. Сравнительный ан;
8. возможность быстрой отправки согласованных договоров на специализированные площадки для их электронного подписания. Выгрузка подписанной версии договора:
9. наложение на согласованный договор штрих-кодирования;
10. выгрузка документа или отправка в печать согласованного договора для подписания на бумаге;
11. ограничение полномочий в присвоении статуса договору. Доступ только уполномоченным сотрудникам — договорной отдел;
12. возможность хранения договоров в электронно подписанном варианте, а также в скан-копиях, подписанных на бумажном носителе;
13. автоматическое формирования реестра договор и возможность оперативного поиска и фильтрации по заданным признакам;
14. оповещение системой ответственного исполнителя и сотрудников договорного отдела об истечения сроков исполнения обязательств и окончании срока действия договора;
15. синхронизация данных с другими системами формирования бизнес-процессов в компании (Таблица 1).
информационных систем для введения договорной работы
Программно« обеспечение 1С: Договоры 1)|гес1ит КХ БАР ЕЯР ТЕЗИС
Введение единого справочника контрагентов + + + +
Создание проекта договора разными подразделениями + + + +
Создание и использование шаблонов договоров + + + +
Создание и использования маршрутов согласования - + + +
Согласование договор ответственными подразделениями + + + +
Загрузка сопутствующей докл-ментацнн к договору + - + +
Сохранение всех версий договора - + + -
Отправка договора на специализированные площадки для электронного подписания - - +
Наложение на согласованный договор штрих кодирования — — + —
Выгрузка документа или отправка в печать согласованного договора для подписания на бумаге + + + +
Присвоение стату са договора ответственным подразделением + + + -
Хранение договоров + + +
Формирование реестра и возможность быстрого поиска и фильтрации по заданному признакам +/- + +/— -
Отслеживание срока действия договора н применение напоминаний + + + +
Сннхронизаиня с другими системами форматирования бизнес-процессов компании +/- + +/- -
Одной из наиболее известных информационной системы ведения договорной работы является система «1С: Договоры».
«1С: Договоры» — это удобный и эффективный инструмент для работы с договорами. Программа ориентирована на использование в организациях с развитой договорной деятельностью, в подразделениях крупных компаний, работающих с договорами, а также сотрудниками, в чьи обязанности входит заключение и
ведение договоров. Этот продукт обладает широкими функциональными возможностями для простой подготовки, отслеживания и контроля исполнения договоров» [2].
Данная программа позволяет оперативно создавать договора по шаблону, автоматически заполнять реквизиты контрагента, устанавливать связь между главным и подчиненными документами, отследить этап нахождения договора.
Преимущества «1С: Договоры»:
1. простота в использовании;
2. возможность отследить место нахождение Договора с помощью журнала передачи;
3. наличие функционала поиска по любым данным договора (по контрагенту, по исполнителям, по срокам и другое).
Недостатки «1С: Договоры»:
1. отсутствие возможности согласующего оставить свои замечания или комментарии для доработки проекта. При возникновении каких-либо ошибок, согласующий связывается с исполнителем по другим каналам связи;
2. при создании нового проекта необходимо каждый раз заново выбирать согласующие лица. Нет возможности создания маршрутов согласования;
3. сохраняется только конечная согласованная версия договора;
4. нет возможности напрямую направить договор на специализированную площадку для электронного подписания;
5. отсутствует функция наложения на согласованный договор штрих-кодирования.
Следующая информационная система, позволяющая управлять договорами в компании — «Directum RX».
«Directum RX — предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие. Это интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами» [3].
«Directum RX» позволяет повысить эффективность работы с договорами при помощи легкого создания и согласования проекта договора, контроля исполнения в заданные сроки, хранения договоров и их мониторинга.
Преимущества «Directum RX»:
1. синхронизации данных с другими сторонними системами такими, как SAP ERP, Micrrosoft Dynamics AX, 1С:Документооборот и другие;
2. возможность сравнивать версии проекта после исправлений при необходимости исполнителем, а также версий согласованной и подписанной;
3. наличие мобильного приложения.
Недостатки «Directum RX»:
1. отсутствует функция загрузки дополнительных документов к договору;
2. нет возможности создать свои роли для использования на этапе согласования;
3. работа системы в онлайн-режиме;
4. отсутствует функция наложения на согласованный договор штрих-кодирования;
5. нельзя изменить ответственного исполнителя договора.
Еще одной наиболее востребованной системой управления договорной деятельностью компаний является «SAP ERP».
«SAP ERP» — это современная система планирования и управления ресурсами предприятия со встроенными искусственным интеллектом. Она помогает трансформировать бизнес-процессы с
помощью интеллектуальной автоматизации и систем хранения информации. Тем самым обеспечивает высокой скоростью обработки информации в реальном времени и простой интерфейс» [4].
«SAP ERP» автоматизирует все этапы договорной работы. Она позволяет создавать проект по заданному шаблону, выбирать маршрут согласования, присваивать статус договору, контролировать исполнение обязательств, хранить и сортировать действующие договоры.
Преимущества «SAP ERP»:
1. динамическая настройка маршрутов согласования без службы поддержки;
2. сохранение всех версий договора;
3. наличие функции замещения пользователей;
4. возможность парафирования согласованного договора путем наложения штрих-кода.
Недостатки «SAP ERP»:
1. нет возможности напрямую направить договор на специализированную площадку для электронного подписания;
2. отсутствует функция автоматического формирования реестра договоров.
В данном сравнительном анализе заключительной информационной платформой ведения договор является достаточно молодая система — «ТЕЗИС».
«Система управления документами и задачами «ТЕЗИС» представляет собой готовое решение для организации электронного документооборота, а также автоматизации делопроизводства и управления бизнес-процессами, включая контроль исполнения поручений» [5].
Использования программного обеспечения «ТЕЗИС» при автоматизации договорной работы в компании позволяет: сделать процесс согласования прозрачным, контролировать сроки согласования, хранить все необходимые документы в единой системе.
Преимущества «ТЕЗИС»:
1. возможность инициатора договора определять последовательность согласующих или же задавать параллельное согласование;
2. участники процесса согласования могут вести переписку в карточке согласования;
3. настройка уведомлений о статусе договора напрямую от системы (без использования электронной почты);
Недостатки «ТЕЗИС»:
1. нельзя синхронизировать данных с другими системами;
2. отсутствует функция наложения на согласованный договор штрих-кодирования;
3. нет возможности формировать реестры договоров и фильтровать их по определенному признаку.
На основании проведенного анализа ИТ-ресурсов («1С:Договоры», «Directum RX», «SAP ERP», «ТЕЗИС») для автоматизации процесса введения договорной работы можно сделать следующие выводы: исследуемые информационные платформы позволяют автоматизировать базовые функции ведения договорной работы (Таблица 1).
Все четыре объекта соответствуют следующим критериям:
1. возможность введения единого справочника контрагентов;
2. создание проекта договора сотрудниками разными подразделениями;
3. создание и использование в дальнейшем шаблонов договоров — стандартных договоров компании;
4. возможность дистанционного согласования договоров разными подразделениями такими, как юридические, финансовые и другие;
5. выгрузка или отправка в печать согласованного договора в формат pdf для подписания на бумаге;
6. ограничение полномочий в присвоении статуса договору. Доступ только уполномоченным сотрудникам — договорной отдел;
7. возможность хранения договоров в электронно подписанном варианте, а также в скан-копиях, подписанных на бумажном носителе;
8. оповещение системой ответственного исполнителя и сотрудников договорного отдела об истечения сроков исполнения обязательств и окончании срока действия договора.
Не все системы имеют функцию сохранять все версии договора, а также отправлять согласованный договорной документ на специализированные площадки для электронного подписания.
Наложить на согласованный договор штрих-код, тем самым его запарафировать, позволяет только программное обеспечение «SAP ERP».
Формировать автоматически реестры может только платформа «Directum RX». При этом также в системах «1C: Договоры» и «SAP ERP» есть возможность поиска договоров по заданным параметрам. В системе «ТЕЗИС» такая функция отсутствует.
Синхронизировать данные с другими системами форматирования бизнес-процессов компании информационные ресурсы «1C: Договоры» и «SAP ERP» позволяют только со своими информационными продуктами. «Directum RX» же может выполнять данную функцию с любыми системами. У программного обеспечения «ТЕЗИС» такой возможности нет.
Таким образом, рынок систем электронного документооборота полон предложений программных обеспечений для автоматизации договорной работы в коммерческих организациях. Сегодня, в особенности, купные холдинги активно используют такие продукты для эффективного управления договорной деятельностью. ■
1. Петров А. М. Договоры коммерческой деятельности / Практ. пособие / А.М. Петров - Москва : КУРС: ИНФРА-М, 2019. - 396 с.
2. 1С: Договоры [Электронный ресурс] : 1С: Предприятие 8: система программ : официальный сайт. -https://v8.1c.ru/contracts/
3. Управление договорами [Электронный ресурс] : Directum : официальный сайт. -https://www.directum.ru/solution/contracts_management
4. SAP ERP [Электронный ресурс] : система SAP : официальный сайт. -https://www.sap.com/cis/products/erp/what-is-sap-erp.html
5. О системе электронного документооборота для компаний и госструктур [Электронный ресурс] : система ТЕЗИС : официальный сайт. - https://www.tezis-doc.ru/about/
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1С: Договоры [Электронный ресурс] : 1С: Предприятие 8: система программ : официальный сайт. - https://v8.1c.ru/contracts/
SAP ERP [Электронный ресурс] : система SAP : официальный сайт. -
https://www.sap.com/cis/products/erp/what-is-sap-erp.html
О системе электронного документооборота для компаний и госструктур [Электронный ресурс] : система ТЕЗИС : официальный сайт. -https://www.tezis-doc.ru/about/
Петров А. М. Договоры коммерческой деятельности / Практ. пособие / А.М. Петров - Москва : КУРС: ИНФРА-М, 2019. - 396 с.
Управление договорами [Электронный ресурс] : Directum : официальный сайт. -https://www.directum.ru/solution/contracts_management
Analysis of it resources for automating the process of conducting contract work in commercial organizations
© Rykova A., 2023
In this article discusses information systems that can be used to automate the process of conducting contractual activities in commercial organizations. The main criteria of the analysis were determined. Four information platforms were compared: «1C:Contracts», «Directum RX», «SAP ERP», «THESIS». Their advantages and disadvantages are determined.
Keywords: contractual activity, automation, 1C:Contracts, Directum RX, SAP ERP, THESIS
