CC BY
31Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем ЭДО в действующих автоматизированных системах
Хайретдинов А. И.,
khayretdinov.0011@yandex.ru
Башкирский государственный университет (г. Уфа, Россия)
УДК 004.4:232
Аннотация. На сегодняшний день практически повсеместно интегрируются автоматизированные системы, значительно упрощающие труд человека. Данные системы являются организационно-техническими комплексами, которые представляют возможность к выработке решений посредством использования различных методов автоматизации информационных процессов. Одной из актуальных задач, относящихся к области автоматизированных систем, является применение электронного документооборота на базе действующих автоматизированных систем. Таким образом, основной целью данной работы является изучение актуальных вопросов разработки, внедрение и применения систем электронного документооборота в действующих на сегодняшний день автоматизированных системах. Методы и объекты исследования. Автором производится работа посредством применения статистических данных и информации, а также эмпирических и теоретических методов исследования. С целью более полного раскрытия темы и получения достоверных данных автором используются публикации и материалы отечественных и зарубежных источников. Результаты. Значительная часть статьи посвящена именно вопросу использования и внедрения систем электронного документооборота на действующих автоматизированных системах. Выводы. В результате работы автором произведен анализ, отбор и систематизация полученных знаний относительно темы исследования.
Ключевые слова: электронный документооборот, автоматизированные системы, комплекс, автоматизация, организационно-технические комплексы.
Current problems of development, implementation and application of EDI systems in existing automated systems
Khayretdinov A.I.,
khayretdinov.0011@yandex.ru
Bashkir State University (Ufa, Russia)
UDC 004.4:232
Annotation. Today, automated systems that significantly simplify human labor are being integrated almost everywhere. These systems are organizational and technical complexes that provide an opportunity to develop solutions through the use of various methods of automation of information processes. One of the urgent tasks related to the field of automated systems is the use of electronic document management based on existing automated systems. Thus, the main purpose of this work is to study current issues of development, implementation and application of electronic document management systems in automated systems currently in operation. Methods and objects of the research. The author works through the use of statistical data and information, as well as empirical and theoretical research methods. For the purpose of more complete disclosure of the topic and obtaining reliable data, the author uses publications and materials from domestic and foreign sources. Results. A significant part of the article is devoted to the use and implementation of electronic document management systems on existing automated systems. Conclusions. As a result of the work, the author analyzes, selects and systematizes the acquired knowledge about the research topic.
Keywords: electronic document management, automated systems, complex, automation, organizational and technical complexes.
Введение
На протяжении многих лет ИТ доказывают свое превосходство в сравнении с механическим трудом человека. Данные технологии имеют ряд преимуществ, посредством которых доказывается важность их применения на современных предприятиях. Информационные продукты являются основой в работе информационных технологий. Именно посредством информации организуется система последовательных операций с целью использования ресурсов и методов автоматизации различных процессов. Помимо этого, с помощью информации и информационных технологий передаются конфиденциальные данные, производятся транзакции на различных предприятиях, производится хранение и работа с засекреченной информацией и так далее. Данный список можно перечислять бесконечно, так как в век информационных технологий практически все процессы, происходящие в жизнедеятельности человека, основывается на применении информационных технологий и информации, в частности.
Основная функция информационного развития стран современного мира основывается на создании и актуализации интегрированных информационных системах, функционирующих на базе компьютерно-телекоммуникационных сетей и развитых программно-математических методов, в частности систем автоматизации [2].
Таким образом, именно создание, развитие и интеграция автоматизированных систем являются одними из определяющих научно-техническое развитие факторов на сегодняшний
молодёжной науки
Youth Science Forum Journal
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
день. Настоящее исследование, как уже было сказано ранее преследует цель изучения практических вопросов, касающихся интеграции систем электронного документооборота (ЭДО) в автоматизированных системах.
Подзадачами данной работы являются:
- изучение основных сведений, касающихся разработки систем ЭДО в автоматизированных системах;
- изучение основных проблем разработки систем ЭДО в автоматизированных системах;
- изучение основных вопросов, касающихся применения систем ЭДО в автоматизированных системах.
В процессе выполнения работы автор ссылается на результаты опубликованных научных исследований, касающихся основных проблем разработки, внедрения и работы с автоматизированными системами в целом. Таким образом, автором используются материалы Добака П.И., Жукова А.Н., Оршанко М.М., работы которых посвящены основным проблемам разработки и интеграции автоматизированных систем [1]. Также одними из приоритетных источников, используемыми для настоящего исследования, являются материалы ежегодной межвузовской студенческой научно-практической конференции «Трансформация библиотек в цифровую эпоху: традиции и инновации» [4].
Полученные результаты имеют практическое применение в качестве методического материала при анализе и решении проблемных вопросов, связанных с применением электронного документооборота в автоматизированных системах.
Основная часть
Автоматизированные системы - это достаточно сложный комплекс, который служит с целью рационализации и эффективного управления различными процессами предприятий, соединяя при этом программную и аппаратную часть с персоналом. Основной задачей данных систем является повышение эффективности управления объектом предприятия с параллельным ускорением отдельных операций, выполняющихся на объекте. При интеграции автоматизированных систем появляется ряд проблем, влекущих за собой нюансы негативного характера, к примеру, задержка установки системы, непредвиденные трудовые и финансовые затраты и другое. Данные проблемы должны решаться на этапе проектирования автоматизированной системы в рамках максимально коротких сроков.
Современное общество является информационным и, как его называют по-другому, цифровым или документационным. Документационное общество - это термин, обозначающий то, что практически все процессы, происходящие в различных сферах жизнедеятельности, документируются на постоянной основе. Объемы создаваемых документов непрерывно растут в геометрической прогрессии, вследствие чего их обработка посредством ручного труда человека является невозможной независимо от различных информационных технологий.
Таким образом видно, что полный отказ от бумажного документооборота является невозможным на данный момент времени, но при этом на сегодняшний день использование ЭДО увеличивается с каждым годом. Рынок электронного документооборота является одним из самых быстрорастущих и интенсивно развивающихся сегментов отечественной и зарубежной индустрии в сфере ИТ.
Интеграция систем ЭДО позволяет достичь необходимой гибкости из области обработки и хранении информации, посредством чего повышается производительность труда, повышается скорость доступа к требуемой информации и снижается вероятность угроз относительно документов, как физических, так и программных [3].
С развитием информационных технологий обмена информацией классический обмен документированной информацией в бумажном виде претерпевает коренные изменения и
заменяется автоматизированными и информационными системами, в которых документы проживают свой жизненный цикл в электронном виде.
Планомерный переход от классического бумажного документооборота к электронному документообороту соответствует современным требованиям и тенденциям развития информационного общества и позволяет обеспечивать оперативный обмен информационными ресурсами по совместным вопросам между всеми организациями. При этом в ходе организации мероприятий по переходу на безбумажный электронный документооборот одной из важных задач являлось обеспечение юридической значимости, целостности, подлинности и авторства передаваемой по системам электронного документооборота информации [6].
Таким образом в стандартных системах электронного документооборота остаются нерешенными проблемы, касающиеся информационной безопасности. Для защиты информационных ресурсов в системах ЭДО интегрируются средства градации полномочий и контроля доступа к электронным документам. На рисунке 1 представлен ряд видов доступа, реализующихся системами ЭДО с целью снижения рисков информационной безопасности:
Рисунок 1. Виды доступа систем электронного документооборота
Посредством указанных выше видов доступа, реализующихся в системах ЭДО, выполняется отслеживание всех версий документа, что, в свою очередь, играет ключевую роль во время параллельной работы с одним и тем же документом несколькими специалистами [5].
Продолжая вопрос внедрения электронного документооборота в современных автоматизированных системах, необходимо отметить основные возможности, которые достигаются посредством данной интеграции. На рисунке 2 представлен ряд основных возможностей, достигающихся с помощью внедрения автоматизированных и информационных систем, обеспечивающих обмен юридически значимыми электронными документами, посредством применения системы электронного документооборота:
Рисунок 2. Возможности, получаемые при внедрении систем ЭДО в автоматизированные
системы
Помимо общих проблем, существующих на сегодняшний день из области внедрения систем электронного документооборота на автоматизированных системах предприятий, таких, как консерватизм персонала, недостаточный уровень компетенций в использовании информационных технологий, отсутствие желания обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства и других, специалисты из данной области сталкиваются и с другими особыми проблемами, которые касаются непосредственно разработки и внедрения систем ЭДО. Наиболее подробно данные проблемы и возможные пути решения представлены на рисунке 3:
Рисунок 3. Проблемы и возможные пути решения разработки и внедрения систем
электронного документооборота
Таким образом, на сегодняшний день существует множество проблем, связанных с разработкой, интеграцией и поддержанием стабильной работы систем электронного документооборота на автоматизированных системах современных предприятий. Каждая из данных проблем должна незамедлительно решаться, ведь эффективное решение изученных ранее нюансов и проблемных вопросов позволяет предприятиям повысить свою эффективность и рационализировать рабочую деятельность.
Заключение
Заканчивая данную работу, необходимо отметить, что изучаемое направление развития автоматизированных систем является принципиально инновационным, а также требует комплексного подхода в решении всех существующих и возникающих проблем с участием уполномоченных федеральных органов из области информационной безопасности с целью
молодёжной науки
Youth Science Forum Journal
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
достижения удовлетворительных результатов. Решения существующих проблем в области разработки и использования систем ЭДО, обрабатывающих информацию, полученные в результате комплексного подхода и коллективной работы, позволят существенно упростить процессы создания и внедрения данных систем, а также повысить качество разрабатываемых программ в части, касающейся технологической современности, удобства пользования и выполнения требований по обеспечению безопасности информации.
Библиографический список
1. Добак П.И., Жуков А.Н., Оршанко М.М. Анализ проблем внедрения автоматизированных систем управления // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2016. Т.1. № 12. С. 681682.
2. Казаков А.К., Суворов А.Г. Проблемы современной автоматизации // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Красноярск, 2014. С. 333-334.
3. Колтеева Т.В. Проблемы внедрения автоматизированных систем документооборота и делопроизводства // Молодой ученый. 2009. № 9. С. 50-54.
4. Травкина К.С. Электронный документооборот как фактор эффективного управления бизнес-процессами организации // Трансформация библиотек в цифровую эпоху: традиции и инновации: Сборник материалов Ежегодной межвузовской студенческой научно-практической конференции. Москва, 2020. С. 95-98.
5. Stefanov A. P. On the problem of evaluating the effectiveness of security of an automated system // Actual problems of aviation and cosmonautics. Krasnoyarsk, 2013.
6. Zalaev G. Z. Topical issues of creating and storing digital copies of archival documents // Domestic archives. 2012.
