CC BY
136
5.
6.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» № 01-2/2017 ISSN 2410-700Х
Фрайден Дж. Современные датчики. Справочник. Москва: Техносфера, 2006. - 592 с. Сулейманов А.М., Хафизов Ф.М. Оценка погрешности измерений. - Уфа, УГНТУ: 2007. - 32 с.
© Резяпов Р.Ю., 2017
УДК 005.92
Савельева Татьяна Сергеевна
Студентка 3 курса ИУБП БашГУ, г. Уфа, РФ E-mail: tatiana.saweliewa2015@yandex.ru Саитгалин Руслан Загафуранович Старший преподаватель кафедры "Информационно-правового обеспечения безопасности" ИУБП БашГУ, г.Уфа, РФ
E-mail: ruslan_7@bk.ru
ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРОБЛЕМЫ
Аннотация
В статье обозначены основные проблемы внедрения автоматизированной системы документооборота (АСД). Рассматриваются эффективные приёмы подготовки персонала к внедрению АСД. Обозначен комплексный подход к использованию АСД, включающий в себя как технические, так и организационные методы ведения документооборота.
Ключевые слова
Управление документооборотом, проблемы внедрения автоматизированной системы документооборота, комплексный подход.
Деятельность современной организации невозможно представить без обмена документированной информацией[1]. Рациональная организация работы с документами одна из главных задач управленческого аппарата [2], независимо от ее размера. Можно с уверенностью сказать, что эффективное функционирование организации заключается в надлежащем исполнении распоряжений ее руководства, который в свою очередь должен руководствоваться правовыми и морально-этическими аспектами внедрения новых технологий[3].
В области документооборота организации одним из решений упрощения и автоматизации движения документов является автоматизированная система документооборота (АСД). Однако при их внедрении на предприятии возникает ряд проблем. Рассмотрим наиболее важные из них.
Во-первых, следует указать на недостаточную информированность и осведомленность руководящего состава организаций о существовании этих систем, их назначении, особенностях внедрения, а главное, о выгоде их использования. Так, например, значительно сокращается время обработки документов, в результате чего повышается производительность труда.
Во-вторых, на предприятии уже существует определенная организационная структура, часто неэффективная, включающая организацию работы сотрудников и управленческого аппарата. Существуют два подхода в решении: подстроиться под уже существующую организационную структуру или производить преобразования самой организационной структуры. Как показывает практика, наибольшего экономического эффекта позволяет добиться реализация второго способа. Для этого необходимо в процессе разработки четко определить конечную цель и сформулировать конкретные требования к ее построению и функционированию и закрепить принятые решения на официальных документах. Зачастую разработка
_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» № 01-2/2017 ISSN 2410-700Х_
технического задания более сложна и трудоемка, чем его исполнение. В процессе эксплуатации непременно выявляются практические недостатки системы, вследствие чего требуется периодическая доработка. Поэтому предприятию или организации приходится разрабатывать новую организационно-распорядительную документацию в сфере делопроизводства.
В-третьих, могут возникнуть противодействие со стороны работников организации, которые станут осознавать, что они предоставляют руководителям организации возможность четко прослеживать все свои действия. С этой точки зрения, можно сказать, что профессиональный сотрудник наоборот приобретает эффективное орудие в организации трудовой деятельности и дает возможность наглядно продемонстрировать содержание и результаты этой деятельности руководству. Сами руководители так же могут быть не готовы к постоянной работе, так как основным условием внедрения системы АСД является использование сотрудниками при выполнении своих рабочих функций персональных компьютеров, обеспечение и обслуживание которого является финансово затратным.
В-четвертых, необходимость в дополнительном обучении персонала и решение кадрового обеспечения необходимыми специалистами. В современных организациях зачастую очень высокая интенсивность труда и повышение квалификации работников с отрывом от производства представляется мало осуществимым. Обучение на факультативах скорее всего покажет себя малорезультативным и только будет отвлекать работников от производства. На первый взгляд, может показаться верным решением увольнение старых сотрудников и замена их новыми, молодыми, готовыми к работе в новых условиях. Но если учесть, что большая часть сотрудников, использующих систему АСД, занимает руководящие должности, такое решение является непригодным.
Следовательно, к этому вопросу необходимо подходить особенно аккуратно и профессионально. Можно выделить наиболее эффективные меры подготовки кадров:
• повышение квалификации с отрывом от производства только администраторов, отвечающих за внедрение и эксплуатацию;
• повышение квалификации персонала в самой организации, но вне их рабочих мест;
• при внедрении достаточно продолжительная опытная эксплуатация, с возможностью постоянной помощи пользователям квалифицированного в данном вопросе администратора.
Таким образом, чтобы ощутить значительную выгоду от внедрении АСД, нужно использовать комплексный подход, включающий как технические, так и организационные методы. В большинстве случаев, эффективные решения все же находятся, поэтому обозначенные проблемы не являются критичными. О необходимости использования АСД должны задумываться не только руководители, принимающие решение, но и непосредственно сотрудники, осуществляющие документооборот в организации.
Список использованной литературы:
1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (п.11 ст.2).
2. См.: Новый экономический словарь/под ред. Азрилиян А.Н. - М., 2015.
3. Ковалева Н.Д., Сердюкова Е.А. Этический аспект в ИКТ //Электронный вестник Ростовского социально-экономического института. Выпуск № 3-4 (июль-декабрь) 2015; Этические аспекты новых технологий. Обзор. М., 2007 С. 16.
4. Добак П.И., Жуков А.Н., Оршанко М.М., Анализ проблем внедрения автоматизированных систем управления//Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Красноярск, 2016. С. 681-682.
5. Казаков А.К., Суворов А.Г. Проблемы современной автоматизации//Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Красноярск, 2014. С. 333-334.
6. Руденко Е.П. Особенности автоматизированных информационных систем электронного документооборота//Общество, наука и инновации. Уфа, 2013. С. 264-265.
©Савельева Т.С., Саитгалин Р.З., 2017
