Особенности формирования внутренней управленческой отчетности в рыбоводческих организациях Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

РЕФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТНОСТИ

УДК 657:639.37

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ВНУТРЕННЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В РЫБОВОДЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Е. И. КОСТЮКОВА,

доктор экономических наук, профессор, заведующая кафедрой бухгалтерского управленческого учета E-mail: Elena-Kostyukova@yandex. ru Р. И. ГАЛИЛОВА, ассистент кафедры экономического анализа и аудита E-mail: galilova-raisa@mail. ru Ставропольский государственный аграрный университет

В современных условиях функционирования предприятий особое внимание уделяется вопросам разработки и формирования внутренней управленческой отчетности. В статье предложены формы управленческой отчетности для рыбоводческих организаций, разработанные с учетом их производственно-технологических и общеотраслевых особенностей.

Ключевые слова: внутренняя управленческая отчетность, принципы формирования управленческой отчетности, отчетность по центрам ответственности, формы управленческой отчетности.

Одним из самых ответственных этапов формирования системы управленческого учета в любой организации является разработка необходимого пакета внутренней управленческой отчетности.

Управленческая отчетность предназначена для удовлетворения информационных потребностей ее пользователей с целью принятия обоснованных, правильных, своевременных и качественных управленческих решений. Она должна содержать информацию о величине затрат, их динамике за определенный период времени, показателям, позволяющим оценить результативность деятельности всех центров ответственности, и их вкладе в общий финансовый результат предприятия, для оценки эффективности использования производственных ресурсов и определения экономической эффективности всего предприятия в целом.

В управленческой отчетности в сравнении с бухгалтерской отчетностью одна и та же инфор-

мация рассматривается как бы под разным углом. В управленческой отчетности информация представлена, как правило, в более детализированном виде, а группировка данных производится по другим признакам. Также в отличие от бухгалтерской финансовой отчетности в некоторых управленческих отчетах может использоваться погрешность и допускается применение приблизительных данных, что необходимо для определения возможного экономического эффекта в результате реализации того или иного управленческого решения.

Предприятия формируют и разрабатывают пакет внутренней управленческой отчетности в соответствии с индивидуальными информационными потребностями управления. Чем большей информацией для принятия управленческих решений располагает организация, тем, как правило, качественней и результативней оказываются эти решения. В то же время наличие слишком большого объема информации затрудняет процесс выработки решений, становится труднее вычленить наиболее важную информацию и увеличивается вероятность принятия на ее основе ошибочного или менее эффективного управленческого решения.

Разработку системы внутренней управленческой отчетности целесообразно осуществлять в соответствии с технологическими особенностями производства и основными бизнес-процессами, присущими конкретной организации [2]. Общий алгоритм построения системы управленческой отчетности для любой организации представлен на рисунке.

Особое внимание при разработке внутренней управленческой отчетности следует уделить срокам предоставления тех или иных отчетов, а также их формату.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Все зависит от предоставляемых в них данных и их потребности. Управленческие отчеты, формируемые на более низких уровнях управления, как правило, являются наиболее частыми и детализированными. С повышением уровня управления отчеты составляются реже и представленные в них данные становятся более укрупненными.

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются:

— доступность для восприятия;

— степень детализации информации;

— порядок оформления отчетов;

— необходимость их стандартизации.

Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования.

Необходимость составления внутренней управленческой отчетности обусловлена рядом факторов:

— необходимостью усиления ответственности и повышения результативности подразделений предприятия;

— содействием сбалансированности между планируемыми и фактическими данными;

— выявлением внутрипроизводственных отклонений и резервов роста производства;

— содействием правильности и полноте ведения управленческого учета на предприятии;

— выявлением реального финансового положения предприятия и разработкой мероприятий по устранению неблагоприятных отклонений.

Особое значение при разработке управленческой отчетности должно уделяться ее содержанию и информативности. Все внутренние отчеты обязаны содержать нужную и релевантную информацию, которая полностью удовлетворяет потребностям менеджеров высшего уровня и позволяет на основе ее анализа и оценки принимать правильные управленческие решения.

Любая внутренняя (сегментарная) отчетность должна содержать информацию об отклонениях фактических показателей от плановых, что позволяет реализовывать на практике принцип управления по отклонениям.

Управление по отклонениям способствует [1]: — оперативному выявлению факторов роста прибыли или причин возникновения убытков по каждому подразделению или продукту. Ими могут быть условия производства, ограниченность производственных мощностей, ассортимент продукции, политика ценообразования, запасы на складе, количество работающих и их профессиональный уровень, наличие и стоимость сырья, технологические особенности и т. п.;

Выявление информационных потребностей управленческого персонала

Разработка нормативно-методологической базы системы управленческой отчетности

Проектирование и регламентация системы управленческой отчетности

Разработка пакета внутренней управленческой отчетности

Диагностика текущего состояния системы управленческой отчетности организации. Выявление слабых мест и пробелов

Определение взаимосвязей системы показателей управленческой отчетности, с указанием периодичности и способов их расчетов. Утверждение методики формирования и анализа управленческой отчетности.

Разработка методики проверки достоверности управленческой отчетности

Определение состава форм управленческой отчетности.

Разработка (или уточнение) форматов управленческих отчетов

Разработка и утверждение должностных инструкций сотрудников, формирующих управленческую отчетность.

Составление графика документооборота. Разработка положения о системе управленческой отчетности

Автоматизация системы управленческой отчетности

Выбор программного обеспечения (или доработка существующего) для автоматизации системы управлен-Чческой отчетности. Настройка отчетов (форм и методов их заполнения). Тестирование внедренного или доработанного программного обеспечения

Алгоритм построения системы управленческой отчетности в организации

— установлению ответственности за возникшие неблагоприятные отклонения. При этом наибольший интерес представляет анализ отклонений, возникающих по отдельным структурным подразделениям, хотя они могут рассчитываться и по предприятию в целом, и по отдельным видам продуктов.

Исследования ряда рыбоводческих предприятий Ставропольского края показали, что внутренняя управленческая отчетность в них либо не используется, либо составляются отдельные формы управленческих отчетов непосредственно по запросу управленческого персонала, которые не носят систематического характера. При этом отчетность, формируемая на оперативном уровне, часто содержит множество показателей, независимо от их значимости; имеет место избыточная информация. Все это существенно затрудняет оперативность, эффективность и качество управления данными предприятиями.

Внутренняя управленческая отчетность полносистемных рыбоводческих организаций, по нашему мнению, должна отвечать следующим требованиям:

— адресность: внутренняя отчетность должна быть доведена до ответственного руководителя и других заинтересованных лиц, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

— релевантность: каждая форма отчетности должна быть полезной для принятия конкретных управленческих решений;

— достаточность: информация, представленная в управленческой отчетности, должна быть достаточно полной для принятия необходимых управленческих решений, но при этом не должна содержать излишней информации;

— аналитичность: информация, формируемая в управленческой отчетности, должна обеспечивать возможность проведения на ее основе анализа данных;

— детальность: информация, представленная в управленческой отчетности, должна быть разграничена по объектам первичного учета (аналитическим счетам);

— своевременность: отчетность должна быть подготовлена в тот момент времени, когда она необходима для принятия оперативных управленческих решений.

Как показывает практика, большинство управленческих решений принимается в результате анализа основных показателей эффективности деятельности предприятия. Поэтому и разработка пакета управленческой отчетности должна осуществляться с учетом показателей эффективности его деятельности, т. е. на основе той информации, которая является необходимой в процессе выработки управленческих решений.

Таким образом, внутренняя управленческая отчетность полносистемных рыбоводческих организаций обязана, на наш взгляд, включать в себя систему оценочных индикаторов эффективности деятельности предприятия (табл. 1).

Целью составления внутренней управленческой отчетности, охватывающей все предприятие снизу доверху, является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих) [3].

В условиях децентрализации ответственность в части планирования, контроля затрат и результатов деятельности центров ответственности распределяется между менеджерами. При этом менеджер каждого центра ответственности в целях исполнения своих функций должен составлять отчетность о деятельности того центра ответственности, за результаты которого он несет ответственность.

Внутренняя отчетность по центрам ответственности должна отвечать следующим требованиям [3]:

— быть оперативной, чтобы позволять своевременно реагировать на динамику изменений результатов деятельности центра ответственности;

— содержать информацию об отклонениях от плана и предоставлять возможность прямого доступа к этой информации для анализа отклонений;

— содержание отчетности должно соответствовать персональной ответственности менеджера за принятие решений в конкретной области. Всем вышеперечисленным требованиям

соответствует отчет об исполнении сметы затрат

Таблица 1

Система оценочных индикаторов эффективности рыбоводческих организаций

Показатель Характеристика показателя

Показатели, характеризующие эффективность управления затратами

Затраты на единицу продукции, руб. Показывают, какая доля издержек приходится на единицу произведенной продукции

Затраты на 1 руб. товарной продукции, руб. Показывают, какая доля издержек производства или себестоимости находится в составе 1 руб. выпущенной продукции

Переменные затраты, тыс. руб. Находятся путем суммирования затрат на производство продукции по статьям переменных затрат

Постоянные затраты, тыс. руб. Находятся путем суммирования затрат на производство продукции по статьям постоянных затрат

Рентабельность переменных затрат, % Находится делением маржинального дохода на переменные затраты, перемноженные на 100

Рентабельность постоянных затрат, %о Находится делением маржинального дохода на постоянные затраты, перемноженные на 100

Показатели, характеризующие эффективность использования водных объектов организации

Общий улов рыбы, ц Общее количество произведенной продукции

Рыбопродуктивность, ц/га Показывает количество рыбы, полученной с 1 га

Площадь, используемых водных объектов, га Площадь прудов всех категорий, задействованных в производстве

Выживаемость рыб, %о Количество рыбы, которое можно выловить через определенный срок (в процентах от выпущенного в пруд количества рыбы)

Плотность посадки рыб, тыс. шт. /га Количество рыбы, выпущенной на 1 га прудовой площади

Показатели, характеризующие экономическую эффективность деятельности предприятия

Себестоимость продукции, тыс. руб. Все издержки (затраты), понесенные предприятием на производство и реализацию продукции

Себестоимость единицы продукции, тыс. руб. Показывает затраты предприятия на производство и реализацию конкретного вида продукции в расчете на одну натуральную единицу

Выручка от продаж (валовой доход), тыс. руб. Находится путем умножения цены на количество продукции по видам (породам) рыб

Маржинальный доход, тыс. руб. Находится путем вычитания из выручки переменных затрат

Чистая прибыль, тыс. руб. Разница между выручкой и себестоимостью продукции

Рентабельность продаж, % Находится делением чистой прибыли на выручку от продаж, перемноженные на 100

основного центра затрат в полносистемных рыбоводческих организациях — производственных участках (табл. 2).

Данная форма управленческой отчетности содержит плановые и фактические показатели, а также отклонения. Отчет об исполнении сметы затрат производственных участков должен составляться начальниками производственных участков ежемесячно отдельно по каждому технологическому переделу производства.

Использование этого отчета позволит обеспечить аппарат управления рыбоводческих орга-

низаций информацией о ходе производственного процесса и динамике затрат. На основе отчета об исполнении сметы затрат производственного участка по переделам следует составлять ежемесячный итоговый отчет об исполнении сметы затрат по цеху рыбоводства в разрезе всех производственных участков организации.

Особое значение для повышения уровня мотивации всех сотрудников организации имеет четкое определение влияния каждого центра ответственности на результаты хозяйственной деятельности предприятия. По нашему мнению, оценка деятель-

Таблица 2

Отчет об исполнении сметы затрат производственного участка по переделу № 5 «Выращивание товарной рыбы», тыс. руб.

Показатель Отчетный период (март) Нарастающим итогом с начала года

План Факт Отклонение, % План Факт Отклонение, °%

Рыбопосадочный материал — — — 14 703 14 727 100,2

Корма 651 661 101,1 1 953 1 967 100,7

Удобрения — — — — — —

Топливо и энергия на технологические цели 43 46 106,9 129 134 103,9

Средства защиты рыб 4 4 — 12 14 116,7

Нефтепродукты 98 94 95,9 294 298 101,4

Работы и услуги сторонних организаций 4 5 125,0 12 13 108,3

Оплата труда 256 257 100,4 768 784 102,1

Страховые взносы 50 51 102,0 150 156 104,0

Содержание основных средств 49 49 — 147 149 101,4

Работы и услуги вспомогательных производств 8 9 112,5 24 22 91,7

Потери от гибели рыб — — — — — —

Общепроизводственные расходы 21 21 — 63 61 96,8

Прочие затраты 41 39 95,1 12 10 83,3

Всего 1 225 1 236 100,9 18 267 18 365 100,5

ности центров ответственности является ключевой в анализе достижения стратегических целей и задач предприятия. В связи с этим следует проводить рейтинговую оценку производственных центров затрат рыбоводческих организаций по результатам их финансово-производственной деятельности в конце каждого технологического передела.

Для реализации данной цели в практике полносистемных рыбоводческих организаций необходимо использовать отчет о рейтинговой оценке результатов деятельности производственных центров затрат (табл. 3)

Представленный отчет содержит все необходимые показатели для оценки результатов финансово-производственной деятельности указанных центров затрат:

— общий улов рыбы;

— выживаемость товарной рыбы;

— общая рыбопродуктивность нагульных прудов, в которых выращивалась рыба;

— себестоимость продукции;

— товарная продукция;

— чистая прибыль;

— затраты на 1 руб. товарной продукции;

— рентабельность продаж.

Также в табл. 3 показано ранжирование центров затрат, при этом самый высокий рейтинг, равный первому месту, присвоен центру затрат, имеющему лучшие показатели финансово-производственной деятельности по сравнению с остальными.

Использование отчета о рейтинговой оценке результатов деятельности производственных центров затрат в качестве внутренней формы управленческой отчетности позволит руководству рыбоводческих организаций сравнить результаты функционирования каждого производственного центра затрат между собой, оценить вклад каждого из них в конечный результат деятельности всей организации в целом, повысить мотивацию сотрудников всех уровней ответственности, утвержденных в организации, а также позволит выявить факторы, за счет которых можно снизить себестоимость продукции без потерь в объемах и качестве.

Наряду с внутренними отчетами по центрам затрат организации немаловажное значение играют отчеты по центрам прибыли. Поскольку управляющие центров прибыли несут ответственность и обладают полномочиями как в части затрат, так и в части поступлений (выручки с продаж и про-

Окончание табл. 3

Таблица 3

Отчет о рейтинговой оценке результатов деятельности производственных центров затрат за 2010 г. (передел № 5 «Выращивание товарной рыбы»)

Код центра ответственности Начальник центра ответственности Общий улов рыбы, ц Выживаемость, % Рыбопродуктивность, ц/га Себестоимость, тыс. руб.

1 2 3 4 5 6

11.2 Сидоров И. Г. 2 389 87 23,4 6 479

11.2 Воронин А. С. 1 956 89 22,5 5 978

11.3 Кузьмин В. А. 2 854 91 26,1 6 012

11.4 Носов П. Р. 1 864 86 22,4 5 762

11.5 Петров И. М. 787 89 20,9 5 864

Всего Х 9 850 Х Х 30 095

Товарная продукция, тыс. руб. Чистая прибыль, тыс. руб. Затраты на 1 руб. товарной продукции, коп. Рентабельность продаж, % Рейтинг (методом суммы мест)

7 8 9 10 11

9 752 3 273 0,67 33,6 2

8 752 2 774 0,69 32,0 3

10 284 4 272 0,59 41,5 1

8 457 2 695 0,69 31,5 4

7 853 1 989 0,75 25,3 5

45 098 15 003 Х Х Х

чих доходов), то отчеты, используемые в системе учета по центрам ответственности для оценки центров прибыли, имеют форму отчетов о прибыли. Эти отчеты отражают затраты и поступления подразделений вплоть до формирования валовой прибыли от реализации или операционной прибыли (прибыли от операционной или основной деятельности). Эти стандартные показатели публикуемой отчетности предприятий могут быть применены к отдельным подразделениям, видам продукции и другим сегментам [3].

Сегментирование в полносистемных рыбоводческих организациях может составляться для различных уровней деятельности организации и в разных форматах:

— по производственным участкам организации;

— по направлениям реализации продукции

(территориям);

— в разрезе производимой продукции.

Для внутренних целей управления следует составлять отчеты о прибылях организации по системе «директ-костинг», применение которой в свою очередь позволяет контролировать изменение прибыли вследствие изменения переменных расходов и цен реализации, а также следить за

величиной постоянных расходов. В результате расширяются аналитические возможности учета, происходит процесс тесной интеграции учета и анализа.

При составлении внутренней сегментированной отчетности показывается величина маржинального дохода (суммы покрытия), приносимого каждым сегментом, т. е. его вклад в формирование прибыли сегмента более высокого уровня или организации в целом. Целесообразно использовать простой одноступенчатый расчет маржинального дохода, когда для каждого сегмента определяется разность между объемом продаж и его переменными затратами. При этом постоянные затраты на сегменты не относятся, т. е. рассматриваются как не распределяемые и вычитаются из суммы маржинального дохода, полученного всеми сегментами. Соответственно операционная прибыль рассчитывается в целом по организации.

Формы внутренней сегментарной отчетности предприятий отрасли рыбоводства должны быть адаптированы к их производственно-технологическим и общеотраслевым особенностям. Агрегированно-сегментированный отчет о прибылях организации по видам продукции при

Таблица 4

Агрегированно-сегментированный отчет о прибылях организации по видам продукции за 2010 г.

Показатель В целом по организации Наименование продукции

Личинки Сеголетки Годовики Двухлетки Товарная рыба

тыс. руб. % тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб. тыс. руб.

Выручка от продаж 61 551 100 1 050 100 471 100 3 987 100 25 645 100 30 398 100

Переменные затраты 56 914 92,5 845 80,5 395 83,9 3 654 91,7 23 456 91,5 28 564 94,0

Маржинальный доход 4 637 7,5 205 19,5 76 16,1 333 8,3 2 189 8,5 1 834 6,0

Постоянные затраты 3 158 5,1 х х х х х х х х х х

Операционная прибыль 1 479 2,4 х х х х х х х х х х

одноступенчатом расчете маржинального дохода представлен в табл.4.

Предложенную форму агрегированно-сег-ментированного отчета о прибылях организации по видам продукции целесообразно составлять по итогам календарного года, т. е. ежегодно. Составление данного сегментированного отчета и его последующий анализ в полносистемных рыбоводческих организациях позволит определить, по какому виду производимой продукции предприятие получает наибольший маржинальный доход, а значит, и установить, какая продукция является более привлекательной для организации.

В крупных полносистемных рыбоводческих организациях имеет смысл составлять агреги-рованно-сегментированный отчет о прибылях организации по географическим сегментам реализации продукции. Данный отчет следует формировать как ежемесячно (по товарной рыбе), так и ежегодно (в целом по всем группам производимой продукции). Разработанная и предложенная к использованию форма указанного внутреннего документа представлена в табл. 5.

Составление агрегированно-сегментиро-ванного отчета о прибылях организации по направлениям реализации продукции позволит руководству организации отслеживать объемы прибыли по всем регионам, с которыми сотрудничает предприятие, выявлять наиболее перс-

пективные направления и разрабатывать стратегию по расширению географического охвата деятельности или изменению ее структуры. По аналогии в рыбоводческих организациях может составляться агрегированно-сегментированный отчет о прибылях организации по видам (породам) культивируемых рыб.

Использование того или иного агрегирован-но-сегментированного отчета в рыбоводческих организациях зависит от того, какие задачи необходимо решить их руководству в определенный период деятельности организации.

Разработанные формы внутренней управленческой отчетности для полносистемных рыбоводческих организаций, на наш взгляд, увеличивают информативность и аналитичность представленных в них данных, удовлетворяют всем информационным потребностям менеджмента этих организаций и позволяют на их основе принимать оперативные, правильные и эффективные управленческие решения.

Таким образом, использование форм внутренней управленческой отчетности в организациях рыбоводства позволит обеспечить их руководство всей необходимой информацией для принятия обоснованных управленческих решений и прогнозирования деятельности, оказать помощь в оперативном контроле и управлении, стимулировать работников организации в выполнении намеченной программы, оценить

Таблица 5

Агрегированно-сегментированный отчет о прибылях организации по географическим сегментам реализации продукции за месяц (товарная рыба)

Показатель В целом по организации В пределах Ставропольского края Соседние регионы

Краснодарский край Кабардино-Балкария Ростовская область

тыс. руб. % тыс. руб. % тыс. руб. % тыс. руб. % тыс. руб. %

Выручка от продаж 7 635 100 4 680 100 800 100 635 100 514 100

Переменные затраты 6 230 81,6 3 720 79,5 675 84,4 523 82,4 427 83,1

Маржинальный доход 1 405 18,4 960 20,5 125 15,6 112 17,6 87 16,9

Постоянные затраты 523 6,9 х х х х х х х х

Операционная прибыль 822 11,6 х х х х х х х х

деятельность центров ответственности, аппарата управления и других сотрудников внутри организации и их вклад в реализацию общей стратегии предприятия.

Список литературы

1. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: учеб. для студентов вузов, обуч. по

эконом. специальностям / М. А. Вахрушина. 6-е изд. М.: Омега-Л, 2007. 570 с.

2. Управленческий учет и отчетность. Постановка и внедрение / И. В. Аверчев. М.: Вершина, 2006. 512 с.

3. Управленческий учет: учеб. пособие / под редакцией А. Д. Шеремета. М.: ФКБ-ПРЕСС, 1999. 512 с.

Московская Высшая Школа Экономики 20 лет лицензиям 000002, А 306208 ФИНАНСОВЫЙ ИНСТИТУТ Аккредитация 010300

ИНСТИТУТ ПРОФБУХГАЛТЕРОВ И АУДИТОРОВ ВЫСШЕЕ ОБРАЗОВАНИЕ ВТОРОЕ ОБРАЗОВАНИЕ за 8 месяцев (ГОСДИПЛОМ)

УМЦ № 420, УМЦ № 611 Организованная сдача экзаменов Аттестат • Профессиональный бухгалтер • Профбухгалтер по МСФО • Профбухгалтер бюджетных учреждений • Финансовый директор • Внутренний аудитор • Налоговый эксперт-консультант • Общий аудит. Аттестат Минфина РФ Повышение квалификации профессиональных бухгалтеров и аудиторов - 20 программ 911-93-07 * БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ * МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ * ФИНАНСЫ И КРЕДИТ Обучение: • дневное; • вечернее; • заочное; • группы выходного дня. 911-09-65 * Бухгалтерский учет и аудит * Управление финансами * МСФО (Диплом АССА, Великобритания) * Организация предпринимательской деятельности * Организация маркетинговой деятельности и управление продажами * Организация и управление кадровой службы * Менеджмент туризма и гостеприимства * Менеджмент рекламного дела * Менеджмент внешнеэкономической деятельности и таможенного дела * Менеджмент страхового дела * Психология и управление персоналом 912-44-92

Занятия рядом с м. Таганская, м. Автозаводская, м. Пролетарская (ул. Воронцовская, 21) www.mos-econ.ru