CC BY
78
IиИНФОРМАЦИОННЫЕ И КОММУНИКАТИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ
Е.В. Дуплий,
кандидат исторических наук, доцент, доцент кафедры управления
персоналом, документоведения и архивоведения Российского государственного социального университета, Москва
E. V. Dupliy,
candidate of historical science, associate professor of HR Management, Records Management and Archival Science Department of the Russian State Social
University, Moscow E-mail: e-4994928284@yandex.ru
ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
The value of documents for the implementation of management decisions
Аннотация. в статье даётся критический анализ отечественной практики управления потоками документации в условиях избыточного количества документов в организациях.
Annotation: The article gives a critical analysis of practice of management documentation in conditions of excessive number of documents in the organizations.
Ключевые слова: управление документами, плановая документация.
Key words: records management, planning documents.
Настоящей проблемой управления сегодня является документирование управленческих решений. Каких-нибудь 25 лет назад подготовкой текстов и оформлением служебных документов занимались только секретариаты, машбюро и секретари руководителей, - только они знали, как всё написать и оформить правильно. Сегодня технологии изменились настолько, что специалисты всех специальностей, всех без исключения структурных подразделений должны уметь создать документ, правильно его оформить, и затем воспользоваться возможностями системы электронного документооборота или технологиями Internet для отправки документа.
Грамотное документационное обеспечение управления в соответствии с имеющейся в Российской Федерации нормативно-правовой базой, должно гарантировать:
- качество создаваемых в организации документов, которые служат основанием и подтверждением совершаемых действий;
- соответствие используемых видов документов при реализации функций управления компетенции организации и её структурных подразделений, конкретных сотрудников [1].
Во многих организациях существует одна и та же проблема. Как правильно составить документ в зависимости от вида и тематики, как оформить его в соответствии с нормативами, чтобы не заставили переделывать несколько раз, - до всего этого сотрудники, как правило, доходят самостоятельно [2, с. 88]. В таких случаях о формировании прогрессивных подходов к документированию всех сторон управленческой деятельности, ко всем этапам работы с документами речь даже не идёт.
На сегодняшний день система методического руководства работой с документами в организациях и учреждениях практически разрушена, - в связи с нехваткой профессионалов в этой области. Относительно полноценный аудит проводится лишь при предпроектном обследовании перед установкой системы электронного документооборота [6]. Система повышения квалификации сотрудников именно в работе с документами нерегулярна и недостаточна. Это не может не привести к тому, что количество создаваемых документов - как электронных, так и, в особенности бумажных, растёт ежегодно немыслимыми темпами [7].
В последнем десятилетии работники организаций самых разных отраслей, и особенно в государственных и муниципальных органах, жалуются на очень высокую загруженность работой с документами в течение всего рабочего дня, но главное, что на составление всех необходимых документов не хватает рабочего времени. Отсутствие образования и опыта вместе с нехваткой определённых локальных нормативных документов, инструктивного материала усугубляется сверхнагрузками по работе с документами на всех работников [8].
Качество управления не может не влиять на работу с документами. Основным продуктом управленческого труда являются именно документы, в которых фиксируются управленческие решения. И многим управленцам представляется, что чем больше создаётся документов, чем чаще они обновляются, тем лучше качество работы прежде всего их самих [9]. В таком случае результатом управленческого труда становятся: некачественно организованный документооборот, огромный рост объёмов документооборота. О несовершенстве организации документооборота всегда говорит тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения руководителями разных управленческих уровней часто во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Рост объёмов документооборота приводит к неточностям при регистрации и контроле, ошибкам при формировании дел, потерям документов, потерям времени на поиск нужных документов в неверно сформированных делах и, в конце концов, их несанкционированное уничтожение.
Назовём несколько базовых причин роста количества документов именно в последние годы в организациях, особенно входящих в сферу подведомственности государственных органов разных уровней.
- рост процессов всевозможного планирования, а значит, и документов планового характера;
- увеличение, соответственно возросшему планированию, отчётов, а в самих отчётах - увеличение отчётных показателей. Концепция управления, изложенная в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, включает раздел «Формирование планов и показателей деятельности федерального органа исполнительной власти» [3, п.3]. Похоже, что Федеральные министерства задались целью пересчитать всё, и эта тенденция дошла до всех государственных и муниципальных учреждений и организаций. Формулировки отчётных показателей зачастую удивляют большинство тех, кто должен писать отчёты, и требуют консультирования, т.е. затрат времени;
- рост случаев неквалифицированного документирования распорядительной (и не только) деятельности организаций; чаще всего это приказы, содержащие задания, не до конца ясные исполнителям, нереальные сроки исполнения поручений. Последнее - нереальные сроки исполнения поручений - всегда говорит о том, что руководители, а также их помощники, готовящие документы на подпись, даже не представляют себе, сколько времени может понадобиться для выполнения того или иного задания. Это приводит к тому, что создаётся масса дополнительных документов, - включая аналитические справки по контролю исполнения поручений, включая всевозможные объяснительные записки и т.п. - практически лишние документы, которые не понадобились бы в случае подготовки качественных распорядительных документов;
- незнание и, соответственно, несоблюдение требований к оформлению документов, - в результате такого недисциплинированного отношения к работе встречается масса случаев, когда в одной и той же организации не только одинаковые (служебные записки, деловые письма), но и разные документы оформляются не унифицированным образом, иногда - по усмотрению исполнителей. В результате приходится их переделывать, на что уходит дополнительное время; при переделке для исполнителей остаются прежние сроки исполнения;
- создание некачественных инструктивных материалов локального характера, из которых не до конца ясен порядок документирования всех процессов в организации.
В качества примера бессмысленного расходования человеко-часов приведём следующий пример, известный преподавателям РГСУ. Форма индивидуального плана работы преподавателя (в РГСУ), ранее утверждённая Министерством образования, существующая много десятилетий, все последние годы заполнялась в электронном виде, в программе Word, на что уходило 2 - 3 часа, и обычно индивидуальный план в первые 1 - 2 недели сентября был ужезаполнен и сдан на кафедру.
В 2014-2015 форма вдруг изменилась, - она была переименована в Индивидуальный план работы педагогического работника, и теперь её нужно
было заполнять в программе Excel, а сроки и качество её заполнения для чего-то были поставлены под тщательный контроль учебно-методического управления.В данном случае абсолютно несущественно, была ли это инициатива Министерства, или инициатива самого вуза. Если всё же инициативу в изменении простого порядка документирования на усложнённый проявил вуз - тем актуальнее поднимаемая нами проблема.
В 2015-2016 учебном году форма изменилась ещё раз. И первое, и особенно 2-е изменения оказались столь сложными для преподавателей, что понадобилось:
1) разрабатывать инструкции по заполнению индивидуального плана;
2) проводить занятия с преподавателями (!) по заполнению индивидуального плана.
Несмотря на эти мероприятия, трудности при заполнении формы испытывали большинство преподавателей РГСУ.
Нами был проведён устный опрос преподавателей. В выборку вошли по 5 - 7 преподавателей с каждого факультета, всего 58 человек. Данные опроса даже без анализа говорят сами за себя.
Таблица. Результаты опроса педагогических работников
да нет почти
Было ли Вам сразу понятно, как заполнять форму Индивидуальный план работы педагогического работника, в прошлом учебном году? 1 24 33
Легче ли Вам было заполнять форму в версии 2015-2016 учебного года по сравнению с формой 2014-2015 учебного года? 1 57 0
Были ли Вы на методическом занятии по заполнению 6 52
Стало ли Вам более понятно, как заполнять форму, после проведённых занятий и полученных инструкций? 6 44 8
Удобно ли Вам, что индивидуальные планы работы заполняются в программе Excel? 2 54 2
Сколько раз Вы дорабатывали форму индивидуального плана осенью 2015 г.?
Заполнил правильно с первого раза 0
Заполнил правильно со второго раза 0
Заполнил правильно с десятого раза 3
Заполнил правильно с двадцатого раза 43
Так и не смог заполнить самостоятельно 12
Оцените затраченное Вами чистое время на заполнение формы индивидуального плана осенью 2015 г.:
2 - 3 часа 0
5 - 6 часов 0
8 - 10 часов 3
12 часов и более 3
24 часа и более 5
48 часов и более 12
Намного больше 48 часов 35
Считаете ли Вы, что Индивидуальный план работы педагогического работника не стоит таких усилий по его заполнению? 58 0 0
Считаете ли Вы, что заполнение индивидуальных планов работы преподавателей должно тщательно контролироваться учебно-методическим управлением? 1 54 3
Считаете ли Вы Индивидуальный план работы педагогического работника документом длительного действия? 0 58 0
Проанализируем только некоторые из полученных данных.
При ответе на вопрос «Оцените затраченное Вами чистое время на заполнение формы индивидуального плана осенью 2015 г.» большинство -35 человек, или 58,33% опрошенных - ответили, что это «намного больше 48 часов».
Предположим, что «намного больше» - это примерно 60 часов, и спроецируем его на общее число преподавателей РГСУ, которое примем за 4000 человек:
58,33% от 4000 чел. = 2320 чел.
2330 чел. х 60 час. = 139.800 человеко-часов
Получаются фантастические цифры затрат времени. Стоит ли удивляться, что на вопрос «Считаете ли Вы, что Индивидуальный план работы педагогического работника не стоит таких усилий по его заполнению?» все 100% опрошенных ответили - «Да, считаем». Кроме того, 93,1% опрошенных считают, что заполнение индивидуальных планов работы преподавателей, как и раньше - это дело кафедры, и не должно многократно, тщательно контролироваться учебно-методическим управлением вуза.
Документы следует создавать и сохранять системно [4, п. 8.2.6]. Систематический анализ качества и количества документации во всей организации позволяет получить исходные данные для совершенствования процесса управления документами. Необходимо поставить задачу сокращения количества документов и улучшать качество документации, использовать электронные формы документов и подписи [5]. Заниматься этим нужно целенаправленно.
Работа в данном направлении приведёт к повышению качества работы не только аппарата управления, но и всех работников.
Литература.
1. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (утверждён Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30).
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД Управление документами. Общие требования [текст]: срок введения 01.07.2007. - М.: Стандартинформ, 2007.
3. Шалашникова В.Ю. Вопросы и ответы. // Самоуправление. 2014. № 9. С. 34-36.
4. Мельничук А.В., Рудаковская М. Проблемы содержания и значения ГОСТ Р 6.30-2003. // Новое поколение. 2013. № 6. С. 153-159.
5. Мельничук Ю.А., Ефременкова М. Система отбора персонала в организации. // Новое поколение. 2013. № 6. С. 65-69.
6. Шалашникова В.Ю. Проблема подготовки управленческих кадров в муниципальном управлении. // Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 132-135.
7. Макушкин С.А. Особенности кадрового аудита в общественных организациях (на примере учебно-спортивного центра ДОСААФ России ЮВАО). // Вестник Екатерининского института. 2014. № 4 (28). С. 46-49.
8. Кириллов А.В. Технологии управления персоналом и конъюнктура. //Социальная политика и социология. 2014. № 4. С. 173-184.
9. Кириллов А. Соблюдение принципов управления в кадровом делопроизводстве. //Кадровик. 2014. №9. С. 102-109.
