CC BY
135
УДК 81.23
Ю.А. Курилович
языковая специфика способов выражения просьбы в русской и
английской деловой корреспонденции
Исследуемые в статье письма-просьбы - наиболее распространенная форма деловой переписки. Как правило, целью таких писем является побуждение адресата к какому-либо действию, поэтому они названы письмами побуждения. К ним относятся следующие виды писем: письма-просьбы, запросы, заказы.
Ключевые слова: просьба, деловая корреспонденция, письмо, заказ, запрос.
The letters of request studied in this article are the most common form of business correspondence. As a rule, the purpose of such letters is to encourage the recipient to any action and that's why they are called impellent letters and include the following types of letters: letters of request, requests and orders.
Key words: please, business correspondence, mail, order, request.
В^З о всем многообразии социально-комуникативных видов деятельности и деловой коммуникации официально-деловая переписка занимает особое место. По всей видимости, зарождение и становление данного вида общения произошло, когда деловые отношения вышли за рамки непосредственно личного контакта. Деловая переписка - жанр со своей историей и традициями, нормами и стандартами, который не утратил своего значения и в настоящее время, в эпоху телефона и электронных средств связи.
Исследуемые нами письма-просьбы - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Как правило, целью таких писем является побуждение адресата к какому-либо действию, поэтому они названы письмами побуждения [Стеблецова 2001]. К ним относятся следующие виды писем: письма-просьбы, запросы, заказы. В отдельный вид побудительных писем мы вынесли письма-требования.
Языковая конструкция русских деловых побудительных писем
Прагматические характеристики писем
Все письма данной группы характеризуются общим типом целевой установки, которую можно определить как изменение предметной ситуации. стремление адресанта добиться от адресата какого-либо действия обусловлено его желанием изменить/преобразовать уже существующее положение дел или создать новое. и то и другое неизменно ведет к изменению предметной ситуации, что является целью автора, и прогнозируемым результатом, к которому он стремится.
Письма группы побуждения являются средством реализации данной целевой установки, в их текстах воздействие оформляется в виде просьбы (прислать каталог товаров, разместить новость на сайте), запроса (предоставить необходимую информацию), предложения (сделать заказ на покупку /
поставку товара или услуги), заказа (осуществить продажу / поставку товара), напоминание (произвести платеж), требования (оплатить задолжность).
Характер воздействия на адресата в текстах писем русских коммуникантов является прямым, эксплицитно выраженным с помощью речевых актов просьбы и/или заказа, например:
письмо-просьба
В качестве оказания технической помощи просим выделить... письмо-запрос
В целях учета... прошу вас дать... письмо-заказ
Ссылаясь на ваше предложение... мы хотели бы сделать следующий заказ... письмо-напоминание Напоминаем вам о том, что ... Как видно из приведенных примеров, речевые акты просьбы и запроса выражены эксплицитно с помощью глаголов прошу, просим, просим сообщить, а также словосочетанием «глагол + существительное» сделать заказ.
Адресантом деловых писем группы побуждения могут выступать коммерческая или производственная организация (письма-просьбы, заказы, запросы, требования), общественная или государственная организация (письма-просьбы, заказы) или гражданин (письма-просьбы, запросы), которые по своему коммуникативно-ролевому статусу являются заказчиком / покупателем или лицом, нуждающимся в информации.
Адресатом деловых писем побуждения могут выступать коммерческая или производственная организация (письма-просьбы, заказы, запросы, требования), общественная или государственная организация (письма-просьбы, запросы) или гражданин (письма-просьбы), которые по своему коммуникативно-ролевому статусу являются потенциальными продавцами \ поставщиками или лицами, способными предоставить нужную информацию или услугу.
Характер отношений между коммуникан-
тами - официально-деловой или деловой, уровень отношений в большинстве случаев
- равный, партнерский.
Социальная дистанция может быть и далекой, и близкой.
В рамках своего дискурса побудительные письма являются письмами- стимулами, а их адресанты - инициаторами коммуникации, однако это не всегда свидетельство первого контакта адресанта и адресата. Письма-заказы, напоминания или требования, как правило, являются не первым контактом между корреспондентами.
По характеру бенефактивности речевого воздействия тексты писем-просьб, заказов, запросов, требований являются бенефак-тивными для адресанта. Однако в плане прогнозируемого результата письма-заказы
- всегда, а письма-просьбы и запросы - часто оказываются взаимовыгодными, то есть бенефактивными для обоих, так как совершение адресатом предписываемого ему действия может вести к продолжению контактов и успешному сотрудничеству.
Характер национальной направленности текстов писем может быть как национальный (внутрикультурный), так и межнациональный (межкультурный).
Текстовая характеристика писем
Общий содержательный тип текстов побудительных писем можно определить как формирование новой предметной ситуации, то есть в письмах отражается стремление адресанта так или иначе изменить положение действительности; письма способствуют созданию новой предметной ситуации или приведению старой в соответствие с целевыми установками адресанта. Общий содержательный тип текста реализуется в отдельном виде текста, создавая тем самым жанрово-тематический тип текста, а именно:
- письмо-просьба является попыткой сформировать новую предметную ситуацию посредством воздействия на адресата, который, в случае успешности этого воздействия, совершит предписываемое ему дей-
ствие, и, следовательно, сформирует новую ситуацию, например:
Уважаемая Татьяна Валерьевна!
ООО «ARC» просит предоставить нашему изданию ювелирные украшения в количестве _ на сумму_для проведения фотосъемки...;
- письмо-запрос формирует новую предметную ситуацию, так как в случае успешности воздействия на адресата, адресант получит необходимую ему информацию, например:
ООО «ARC» просит предоставить данные по опробованию и клеймению ювелирных украшений в Инспекции пробирного надзора за прошедший квартал;
- письмо-заказ формирует новую предметную ситуацию, так как в случае успешности воздействия на адресата, адресант получит необходимый ему товар или услугу, например:
Уважаемый Владислав Сергеевич!
Согласно п.4 договора № 09-2010/3 от 27 января 2009 г. ООО «ARC» просит предоставить нашему изданию ювелирные украшения на сумму_в качестве оплаты услуг...
В текстах писем основным способом раскрытия темы является номинация. В пропозициональном содержании речевых актов просьб, запроса, заказа и др. содержится прямое обозначение предмета, например:
Просим вас забронировать номер в гостинице...
Мы бы хотели сделать заказ по закупке 10 партий...
В текстах писем-просьб, запросов часто содержится мотивация данного речевого действия, например:
В целях учета объемов транспортировки...
В связи с производственной необходимостью...
Своеобразие композиционно-
тематического структурирования текстов писем состоит в том, что в текстах писем-просьб отсутствует обращение. В этом случае
идентифицирующую и контактоустанавли-вающую функции выполняет предтекстовый блок, в котором указана фамилия и должность адресата в дательном падеже, например: Директору ООО «ARC» Банникову К.Л.
Текст письма может быть представлен как в виде одного абзаца, содержащего и просьбу (или иной речевой акт) и ее мотивацию, так и в нескольких абзацах, выполняющих функции осуществления речевого акта, мотивов обращения.
Характер информации, представленный в письмах, можно определить как фактуаль-ный или апеллятивный, способ подачи информации - сжатый. Информационный минимум представлен полностью.
Объем текста письма при распечатке, как правило, не превышает одной страницы формата А4.
тексты писем характеризуются как внутритекстовым (локальным) видом связности, осуществляющейся с помощью языковых средств: местоименные замены, синонимические повторы, например, «товар... изделия... продукт...», так и надтекстовым видом связности или дискурсивной связностью, реализуемой языковыми средствами, обычно синтаксическими оборотами, указывающими на повторный контакт между коммуникантами, например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от...», «Согласно Вашему предложению от...».
Визуально-композиционные и орфографико-пунктуационные характеристики писем
В плане расположения композиционно-тематических частей текста письма-просьбы следуют традиционному для русской деловой переписки шаблону.
Обращение располагается в середине строки. в случае его отсутствия, в правом верхнем углу располагается блок, содержащий название должности и фамилию адресата в дательном падеже.
Основная часть структурируется в виде
одного или нескольких абзацев, каждый из которых начинается с красной строки. Пробел между абзацами может быть как одинарным, так и двойным. Блок подписи адресанта состоит из названия его должности и фамилии, которые соответственно располагаются в несколько строк по левому краю поля до края правого поля.
Наиболее распространенным размером шрифта является 12 или 14, реже встречается 10, тип Times New Roman.
в плане пунктуационного оформления особенностью русского делового письма является написание обращения «вы» во всех падежах с большой буквы. Обращение всегда обособляется восклицательным знаком. Отмечается отсутствие точек в оформлении реквизитных частей (адреса корреспондентов), а также части подписи.
Пунктуационное оформление основной части соответствует общим правилам русского языка. Отмечается использование сокращений, например, экз. - экземпляр, г-н, г-жа - господин, госпожа, г. - город.
Языковая характеристика писем
В текстах писем доля использования стилистически окрашенной лексики функционального характера преобладает над долей использования стилистически нейтральной лексики. Среди случаев употребления функциональной лексики отмечены следующие виды:
- книжно-письменая лексика в виде отдельных лексем и словосочетаний, например: в связи с вышеизложенным, на основании вышеизложенного, неоднократно поощрялся;
- коммерческие, технические и производственные термины, например: таможенная очистка...;
- официальные и деловые клише и штампы, например: производственная необходимость...;
- сокращения производственного, технического или юридического характера, принятые в той или иной отрасли, например: ст. (статья), г.р. (год рождения), температур-
ный график ГВС...
Случаи употребления лексики эмоционально-экспрессивного характера отмечены в письмах-просьбах между социально близкими или равными коммуникантами, например:
Умоляю, переделай КП и включи в него следующие позиции из спецификации...
В плане выбора синтаксических средств в текстах писем-просьб доля использования простых предложений несколько выше доли использования сложных предложений. Простые повествовательные предложения обычно распространены причастными и однородными членами, вводными оборотами с отыменными предлогами, например:
В соответствии с п. 4 Договора от..., прошу Вас выслать...
В текстах писем-заказов используются неполные предложения, обычно для номинации технических характеристик заказываемого товара, например:
...прошу просчитать стоимость, возможную скидку и сроки выполнения следующего заказа: 1) Разборный пластинчатый теплообменник Alfa Laval M10-BFG/55nn Dn100 (отопл.) - 2 шт. 2) Разборный пластинчатый теплообменник Alfa Laval M6-FG/44nn Dn50 (ГВС 1ст.) - 2 шт.
Нормативная характеристика писем Тексты побудительных писем соответствуют официально-деловому и деловому стилю, формальному и нейтральному регистру. способ их композиционного построения, тематического структурирования отличает стандартизированный, клишированный характер.
соблюдение этических норм проявляется в следовании общим правилам в выборе форм обращения (Уважаемый Валерий Владимирович, Уважаемые коллеги), в капитализации местоимения Вы, в изложении мотивов побуждения. Данные черты позволяют считать рассмотренные тексты соответствующими жанровому канону русского делового письма.
Языковая конструкция английских деловых побудительных писем
Прагматические характеристики писем Основным способом выражения просьбы является императивная конструкция с наре-чиемplease, например:
Please be so kind to provide me by the information requested here below. The customer needs it urgently (Пожалуйста, будьте так добры предоставить мне информацию, запрошенную ниже. Клиенту она нужна срочно).
Характер и способ воздействия на адресата в текстах писем варьируется от прямых эксплицитно выраженных императивных конструкций до косвенных речевых актов, синтаксически оформленных как косвенные вопросы.
Так, в письмах-просьбах при выполнении речевого акта просьбы наиболее распространенным способом ее оформления является вопросительная конструкция с модальным глаголом could, например:
Could you make us an offer for such medicine? (Не могли бы вы прислать нам свое предложение на эти лекарства?)
Please could you confirm that the prices in your catalogue are still correct (Не могли бы вы подтвердить, что цены, представленные в вашем каталоге, действительны).
Достаточно частотным способом реализации просьбы является косвенный вопрос с модальным глаголом could, например:
I would be extremely grateful if you could spare the time to tell us ... (Я был бы очень признателен, если бы вы уделили время...).
отмечается также использование пер-формативных глаголов в сочетании с оборотами (наречие, модальные глаголы) вежливого, этикетного характера, например:
In the meantime we kindly ask you to introduce your orders either by letter or fax to our office... (Просим вас представить ваш заказ письмом или факсом в наш офис).
В письмах-запросах преобладают прямые и косвенные вопросительные конструкции с глаголом could:
I would be very interested in hearing how
you feel this could be marked in Kazakhstan? (Мне было бы очень интересно узнать ваше мнение по поводу того, может ли этот продукт пользоваться спросом в Казахстане?).
Could you pleased inform us about the results of the research? (Не могли бы вы сообщить нам о результатах исследования?).
В письмах-заказах преимущественно используются перформативные фразы (пер-формативный глагол + этикетная фраза), например:
I would like to order... (Я бы хотел заказать...).
I would pleased to place the order... (Я бы хотел разместить заказ...).
Would you please reserve... (Пожалуйста, зарезервируйте...).
I would like to make a reservation... (Я бы хотел забронировать...).
Перформативные фразы (перформатив-ный глагол + модальный глагол со значением долженствования/вынужденности) используется в письмах-требованиях:
I really must insist, therefore, that уоu refund at least 10% of от money (Таким образом, я вынужден настаивать, чтобы вы возвратили, по меньшей мере, 10% наших денег).
I must urge уоu to take immediate actions ... (Я должен потребовать, чтобы вы предприняли немедленные действия...).
Адресантом деловых побудительных писем могут выступать: коммерческая или производственная организация (письма-просьбы, заказы, запросы, требования), общественная или государственная организация (письма-просьбы, заказы), или частное лицо (письма-просьбы, запросы), которые по своему коммуникативно-ролевому статусу являются заказчиком / покупателем или лицом, нуждающемся в информации.
Адресатом деловых побудительных писем могут выступать коммерческая или производственная организация (письма-просьбы, заказы, запросы, требования), общественная или государственная организация (письма-просьбы, запросы), частное лицо (письма-просьбы), которые по своему коммуникативно-ролевому статусу являют-
ся потенциальными продавцами / поставщиками или лицами, способными предоставить нужную информацию или услугу.
Характер отношений между адресантом и адресатом писем побуждения можно определить как официально-деловой или деловой уровень отношений, в больщинстве случаев - равный или партнерский. Социальная дистанция может бъггь и далекой, и близкой.
В рамках своего дискурса все письма побуждения являются письмами-стимулами, то есть инициаторами коммуникации, однако, как показывает практика деловой корреспонденции, только письма-запросы и, реже, письма-просьбы могут являться примерами действительно первого контакта между адресантом и адресатом. Письма-заказы, предложения, требования, как правило, демонстрируют не первый случай контакта между корреспондентами.
По характеру бенефактивности речевого действия тексты писем-просьб, заказов, запросов, требований харакеризуются как бенефактивные для адресанта; письма-предложения как бенефактивные для адресата; однако в плане прогнозируемого результата письма-заказы - всегда, а письма-просьбы и запросы - часто оказываются взаимовыгодными, то есть бенефактивными для обоих, так как совершение адресатом предписываемого ему действия может вести к продолжению контактов и успешному сотрудничеству.
Характер национальной направленности текстов писем побуждения может быть как национальный (внутрикультурный, так и межнациональный (межкультурный).
Текстовая характеристика английских писем побуждения
Тексты писем побуждения на английском языке характеризуются общим содержательным типом текстов, который можно определить как формирование предметной ситуации, то есть письма, отражая стремление адресанта так или иначе изменить положение в действительности, языковыми средствами способствуют созданию новой
предметной ситуации или приведению старой в соответствие с целевыми установками адресанта.
Общий содержательный тип текста реализуется в отдельном жанрово-тематическом типе, а именно:
- жанрово-тематический тип письма-просьбы представляет собой попытку адресанта побудить адресата к разнообразным действиям, например прислать каталог, назначить время встречи и др.;
- особой разновидностью писем-просьб являются просьбы об оплате. Их отличает многоступенчатая стратегия выбора речевых действий, выражающаяся в использовании различных оттенов просьбы - от вежливого намека-напоминания до требования;
- жанрово-тематический тип письма-запроса представляет собой попытки адресанта побудить адресата к преодолению разнообразной информации;
- жанрово-тематический тип письма-заказа представляет собой побуждение адресанта к поставке / продаже того или иного товара;
- жанрово-тематический тип письма-требования является по сути разновидностью просьбы, но в отличие от нее побуждает адресата к действиям, которые тот должен был совершить, но по каким-то причинам не сделал этого. Обычно к требованиям прибегают в случае неуспешности предыдущих просьб.
В текстах побудительных писем основным способом раскрытия темы является номинация. в пропозициональном содержании речевых актов просьбы, запроса, заказа содержится прямое обозначение предмета, например:
Please kindly let me know when ampoules for ODO will be ready for shipment (Пожалуйста, сообщите мне, когда ампулы для ОДО будут готовы к отгрузке).
в некоторых случаях тема письма выносится в отдельный блок, иногда с обозначением Re: (англ. Regarding - относительно), который еще до прочтения текста письма позволяет адресату понять, о чем идет речь,
что будет составлять тематическое содержание письма. В ответе на письмо, полученное по электронной почте, Re ставится почтовой программой автоматически.
В некоторых письмах-заказах номинативного способа раскрытия темы достаточно для выполнения речевого действия и достижения желаемого результата. Обычно это происходит, когда тема не является новой для адресата, она уже поднималась в ходе предшествующего дискурса и необходимость ее детального описания отсутствует. В таких случаях тема раскрывается в одном абзаце, который и является основной композиционно-тематической частью письма, например, письмо-заказ или его разновидность - бронирование или резервирование билета, места в гостинице и проч.
Dear Mr...
(Уважаемый господин...)
Характер информации, представленной в побудительных письмах, можно охарактеризовать как фактуальный и апеллятивный способ подачи информации: развернутый - в письмах-просьбах, требованиях, сжатый - в письмах-заказах. Информационный минимум представлен полностью.
Объем текстов писем побуждения, как правило, не превышает одной страницы формата А4.
Тексты писем характеризуются как внутритекстовым (локальным) видом связности, осуществляющейся с помощью языковых (местоименные замены, синонимические повторы, артикли, параллельные синтаксические обороты), так и надтекстовым видом связности или дискурсивной связностью, реализуемой языковыми средствами, обычно синтаксическими оборотами, указывающими на реактивный характер данных писем и на их место (реакция на стимул) в целом дискурсе.
Пример внутритекстовой связности:
If goods leave the stock as in this case of Saugella Russia, please show us this by using the column adjustments (Если товар отправили на склад, как в случае с Saugella в России, пожалуйста, покажите нам это, используя
колонку корректировки).
Пример надтекстовой связаности:
Further to my letter dated 28 may I can inform you... (В дополнение к моему письму от 28 мая я могу сообщить вам...).
Визуально-композиционные и орфографико-пунктуационные характеристики английских писем побуждения
В плане расположения композиционно-тематических частей текста, а также их пунктуационного оформления письма-просьбы демонстрируют следование традиционным для англоязычной деловой переписки нормам, а именно:
- использование Block Style, в соответствии с которыми все композиционно-тематические части текста (обращение, основная часть, завершающая часть, подпись) располагаются от левого края поля строки и отделяются друг от друга полуторным или двойным интервалом;
- использование наиболее типичных шрифтов Times New Roman и Arial, 12 или 14 кегля;
- произвольное использование капитализации, выделения, курсива, подчеркивания - обычно в качестве дополнительного графического средства привлечения внимания адресата к информационно и тематически значимым частям текста.
Языковая характеристика английских писем побуждения
В текстах писем на английском языке стилистически нейтральная общеупотребиль-ная (межстилевая) лексика преобладает над стилистически окрашенной лексикой функционального характера.
Тем не менее, использование разнообразных видов функциональной лексики настолько значительно, что, даже уступая общеупотребительной лексике в количественном отношении, в качественном смысле использование стилистически окрашенной лексики функционального характера является одним из языковых средств, создающих жанрово-стилистическую специфику
делового письма.
В текстах писем побуждения отмечено значительное количество случаев употребления стилистически окрашенной лексики функционального характера, например:
- книжно-письменной лексики, которая является принадлежностью формального регистра (devalue / девальвировать; spare the time / уделить время);
- специальной лексики, к которой относятся бизнес-терминология, деловые клише (credit terms / условия кредитования).
использование эмоционально-
экспрессивной лексики положительной оценки сопровождает речевые действия просьбы, заказа, запроса, например:
Please kindly let me know when... (Пожалуйста, сообщите мне, когда...).
Однако тексты писем-требований оплаты представляют образцы лексики отрицательной оценки: regret / сожалеть, unsuccessful / безуспешный, blame / вина, oversight / недосмотр, что связано с желанием адресанта выразить свое разочарование относительно того, что адресат не выполнил свои обязательства и сожаление, что поэтому адресанту приходится совершать такое невежливое речевое действие, как требование:
We are sending this letter to you with regret, that previous efforts to obtain payment of your account have been unsuccessfull (с сожалением отправляем вам это письмо, так как все наши предыдущие усилия получить от вас платеж оказались безуспешными).
Употребление различных частей речи в побудительных письмах на английском языке можно охарактеризовать следующим образом: высокая частотность употребления существительных, средняя частотность употребления глаголов, предлогов, местоимений и низкая частотность употребления прилагательных и артиклей. Во всех побудительных письмах отдается предпочтение использованию однозначной лексики конкретной семантики.
В плане выбора синтаксических средств в текстах писем побуждения доля использования сложных предложений более
значительна по сравнению с долей использования простых предложений. При употреблении последних предпочтение отдается простым полным предложениям. Доля употребления простых неполных предложений незначительна и используется в основном тогда, когда отдельно обозначена тема письма, например:
Congress information (Информация о конгрессе).
В текстах писем-заказов доля использования простых предложений выше доли использования сложных предложений. Во всех остальных жанрово-тематических типах писем побуждения употребление сложных предложений оказывается более частотным.
Повествовательные предложения являются основным используемым видом предложений во всех видах побудительных писем.
Вопросительные предложения не отличаются частотностью употребления и практически не используются в письмах-заказах, запросах, требованиях.
Доля использования синтаксических конструкций активного залога более значительна по сравнению с использованием конструкций страдательного залога, хотя последние также используются.
В текстах побудительных писем отмечены случаи употребления синтаксических повторов и инверсий, например:
You'll find that...
You'll receive...
You'll get...
Should you needfurther information, please contact me (В случае, если вам потребуется дальнейшая информация, пожалуйсте, свяжитесь со мной).
В письмах-просьбах широко используются императивные предложения с наречием пожалуйста, например:
Please, sendme... (Пожалуйста, пришлите мне).
Нормативная характеристика английских писем побуждения
Тексты побудительных писем на английском языке отличает отнесенность к официально-деловому стилю, формальному регистру
В плане жанрового соответствия тексты писем-просьб, запросов, заказов, требований демонстрируют полное соответствие жанровому канону делового письма соответствующего типа, так как ясно и недвусмысленно реализуют установку адресанта и адекватно отражают содержательный тип письма.
В плане этикетного соответствия рассматриваемые тексты демонстрируют полное соблюдение этикетных норм в тематически-композиционных частях:
- обращении, в котором используются нормативные формы:
Dear Sirs (Уважаемые господа), Dear Mr. Ivanov (Уважаемый господин Иванов) и др.;
- основной части, к которой в случае повторного контакта всегда есть ссылка или выражение благодарности:
Thank you for your letter...;
- завершающей части, в которой соблюдается правило комплиментарного окончания письма, содержащее благодарность за внимание, предложение помощи или выражение надежды на дальнейшее сотрудничество:
I look forward to hearing from you (C нетерпением жду ответа)...
В текстах побудительных писем наиболее ярко проявляется соблюдение этикетных норм при совершении речевых актов. Ведь обращения с просьбой, запросом и тем более с требованием являются действиями, которые могут поставить адресата в затруднительное положение, поэтому при их совершении адресанту особенно важно строго следовать принципу вежливости. соблюдение этого принципа проявляется:
- в преимущественном использовании косвеных речевых актов, например:
We would be extremely grateful if you could spare the time to... (Мы были бы очень признательны, если бы вы уделили время...); I would be very interested in hearing how you feel this could be marketed in Kazakhstan (Мне было бы очень интересно узнать ваше мнение о том, может ли этот продукт пользоваться спросом в казахстане);
- снижении категоричности прямых ре-
чевых актов путем модификации перфор-мативного глагола, а именно замена ядерного речевого акта с глаголом в первом лице единственного числа настоящего времени (Я прошу..., Я требую...) на более приемлемые, с точки зрения вежливости, перформативные фразы, где категоричность перформативного глагола снижается с помощью модальных глаголов, этикетных фраз:
We kindly asr you to introduce... (Мы просим предоставить...).
- снижении категоричности императивных конструкций путем дополнения их наречием пожалуйста:
Please kindly let us know when... (Пожалуйста, дайте нам знать когда...).
- в создании общей позитивной тональности текста, что особенно ярко проявляется в письмах-требованиях, в которых адресант, осуществляя вполне понятное давление на адресата (потому что последний не выполнил каких-то обязательств, договоренностей), избирает стратегию завершения письма на позитивной ноте, например:
If you send your payment within two weeks, you'll avoid legal action we'll otherwise take (Заплатив в течение следующих двух недель, вы избегнете судебных действий, которые мы, в противном случае, будем вынуждены предпринять).
Сопоставительный анализ английского и русского делового письма-просьбы
После описания побудительных писем на английском и русском языках, использующихся в сфере деловой коммуникации, можно проанализировать их сходства и различия в прагматических, текстовых, визуально-композиционных, орфографически-пунктуационных и нормативных характеристиках.
с точки зрения прагматических характеристик общей целевой установки, деловые письма-просьбы имеют одинаковые типы целей, что обусловлено их использованием в одной функциональной сфере, участники которой подчиняются одним и тем же социальным закономерностям: письма-просьбы
преследуют цель - изменение предметной ситуации.
в письмах побуждения на английском языке наиболее ярко проявляется воздействие на адресата, где речевые акты (просьба, запрос, заказ) являются косвенными и оформлены как косвенные вопросы, с обилием этикетных и экспрессивных оборотов. Употребление прямых речевых актов менее частотно, но в обоих случаях всегда используется наречие пожалуйста.
В русских письмах побуждения характер воздействия на адресата является прямым, эксплицитно выраженным с помощью речевых актов просьбы, заказа, запроса. Иногда побуждение к действию осуществляется с помощью речевого акта требования или предупреждения. Вместе с тем нельзя утрверждать, что косвенный способ осуществления воздействия в текстах русских писем полностью отсутствует, однако его использование значительно уступает частотности употребления прямых языковых форм для реализации воздействия на адресата.
Таким образом, тексты английского делового письма-просьбы отличаются большим разнообразием косвенных форм воздействия на адресата, а воздействие в текстах русских писем носит более открытый характер с преобладанием эксплицитных форм его речевой реализации.
с точки зрения факторов адресата и адресанта делового письма-просьбы, их социально-профессиональных и дискурсивных статусов в текстах писем отмечено больше сходств, чем различий. Адресатами и адресантами текстов писем-просьб выступают официальные, коммерческие производственные компании, организации и учреждения. Все они выполняют сходные дискурсивные функции заказчиков или исполнителей, продавцов или покупателей.
с точки зрения факторов отношений между адресатами и адресантами в текстах и русских, и английских писем-просьб преобладает официально-деловой характер отношений, равный, партнерский уровень отношений.
Письма-просьбы на английском Русские письма-просьбы
языке
преобладание стилистически нейтральной лексики над стилистически окрашенной; преобладание стилистически нейтральной лексики над стилистически окрашенной;
высокая степень использования средняя степень использования лексики функционального
к и стилистически окрашенной характера, книжно-письменные
т и функциональной лексики: лексемы и словосочетания,
ч м К книжно-письменной, коммерческие и производственные
а NN специальной (коммерческие термины, официально-деловые
и « термины), деловые клише; клише;
а т с • средняя степень • низкая доля использования
§ и с е и к использования сокращений при употреблении
эмоционально- специальной лексики
экспрессивной лексики со производственного характера;
с е значением положительной • эпизодическое использование
т и оценки (письма-просьбы, эмоционально-экспрессивной
с к е запросы, заказы); лексики со значением негативной
еЛ средняя степень использования эмоционально-экспрессивной лексики со значением негативной оценки (требования). оценки.
к • незначительное • преобладание использования
и т преобладание сложных простых предложений над
и п повествовательных сложными;
а предложений над простыми • использование неполных
и « (просьбы, запросы, предложений в письмах-
а т требования); заказах, а также использование
с § • преобладание простых неполных предложений в качестве
и и предложений в письмах- одного придаточного сложного
е и заказах; предложения в остальных видах
к с е Т и • использование неполных писем-просьб;
предложений для • использование причастных и
с к синтаксического оформ- деепричастных оборотов для
т н ления отдельно вынесенной распространения деловых
и о темы писем и в письмах- предложений.
заказах.
С точки зрения текстовых характеристик содержание писем-просьб и на русском, и на английском языках отражает общий тип формирования новой и/или изменение старой предметной ситуации.
В плане выбора способов раскрытия
темы - номинация, декларация, описание, повествование - в текстах писем обеих культур они также используются сходным образом. Выявленные различия относятся к способу структурирования темы, а именно: в текстах русских писем-просьб представ-
ление и развитие темы в одном абзаце (а иногда в одном предложении) встречается чаще, чем в английских письмах, где тема обычно представлена и развивается в нескольких абзацах.
В плане информационного наполнения, способа подачи и степени полноты и обли-гаторности представления информационного минимума английские деловые письма-просьбы в большинстве случаев отличаются развернутым способом подачи информации и полнотой представления информационного минимума. Русские деловые письма чаще демонстрируют сжатый способ подачи информации и частичное представление информационного минимума.
Большинство английских деловых писем-просьб в плане визуально-композиционного оформления следует отнести к так называемому Block Style, в соответствии с которым все композиционно-тематические части текста (обращение, основная часть, завершающая часть, подпись) располагаются от левого края строки и отделяются друг от друга полуторным или двойным пробелом.
В русских деловых письмах обращение располагается в середине строки. Основная часть формируется из одного или нескольких абзацев, каждый из которых начинается с красной строки.
Наиболее распространенным размером шрифта в письмах обеих культур является 12 или 14, тип Times New Roman. В плане визуально-графических средств английские деловые письма отличаются большим разнообразием и частотностью их использования: курсив, подчеркивание, выделение - наиболее типичные приемы. Русские деловые письма не отличаются использованием визуально-графических средств.
Главным орфографико-пунктуационным отличием английских текстов писем-просьб от русских является используемый «открытый» способ при оформлении обращения, при котором в обращении отсутствуют какие-либо знаки препинания. Также любая форма обращения выделяется заглавной буквой (Dear Mr. Smirnov, Dear Madam).
В русских деловых письмах обращение завершается, как правило, восклицательным знаком. Формы обращения господин или госпожа, получающие в последнее время все большее распространение, не выделяются заглавной буквой и пишутся, как правило, в сокращенном виде (г-н Вознесенский, г-жа Усольская). В русском деловом письме-просьбе местоимение Вы во всех падежных формах употребляется с заглавной буквы.
В орфографическо-пунктуационном оформлении основной части письма образцы обеих культур следуют своим орфографическим и пунктуационным правилам, различия между которыми являются характерными не столько для делового письма, сколько для его письменного языка, и поэтому не являются релевантными для выявления национально-культурной специфики.
Английские и русские деловые письма-просьбы располагают достаточно разнообразной языковой характеристикой системы лексических и синтаксических средств, которые используются для создания жанрово-стилистического разнообразия текстов, а также для достижения максимальной эффективности их воздействия на адресата.
В плане выбора и применения лексических и синтаксических средств тексты побудительных писем обеих деловых культур проявляют как сходства, так и различия.
В процентном соотношении различных типов лексики нами понимаются:
- высокая степень использования - 7090% или преобладание - более 70%;
- средняя степень использования - 50-60% или широкое использование - более 60%;
- низкая степень использования - 20-40% или эпизодическое использование - не более 5-10%.
Полученные результаты позволяют отметить значительное сходство между текстами английских и русских деловых писем-просьб в плане выбора используемых лексических средств. В большинстве текстов обеих культур степень использования стилистически нейтральной лексики выше доли использования стилистически окрашенной лексики,
однако употребление официально-деловых оборотов и клише создает языковой стиль делового письма.
Основные различия между используемыми в текстах английских и русских побудительных писем синтаксических средств заключаются в частотности использования того или иного типа предложения. так, использование простых предложений преобладает в текстах русских писем, использование сложных - в текстах английских писем-просьб.
сопоставление текстов английских и русских деловых писем-просьб, с точки зрения нормативных характеристик, обнаруживает между ними больше различий, чем сходств, особенно в плане этикетной конвенциональ-ности текстов.
К числу сходств, обнаруженных в текстах английских и русских побудительных писем, можно отнести их полное или частичное соответствие официально-деловому стилю, формальному регистру. Лишь отдельные образцы писем-просьб, при общем соблюдении официальных стилевых норм, демонстрируют элементы отнесенности к неформальному регистру, такие, например, как использование обиходно-разговорной лексики, вопросительных (англ.) и восклицательных (рус.) конструкций, в целом нетипичных для делового письма.
Подобный отход от канонов формального регистра объясняется дополнительными прагматическими задачами коммуникантов, которые состоят в стремлении сократить коммуникативную дистанцию между собой, создать уже при первом контакте впечатление дружеских доверительных отношений и, в конечном счете, повысить коммуникативную действенность коммуникации.
Английские и русские побудительные письма обнаруживают значительные различия с точки зрения фактора их этикетной отнесенности к жанрово-стилистическому канону делового письма. Большинство английских образцов демонстрируют строгое соблюдение речевых этикетных норм во всех композиционно-тематических частях текста,
под которыми мы, вслед за А.О. Стрельцовой, понимаем:
- Соответствие формы обращения и формы завершения письма. Согласно этикетным правилам английского делового письма, обращение к адресату по имени (Dear Mr. Osgud) требует в завершающей части формы Yours sincerely, а обращение к адресату, имя которого не известно или к группе лиц (Dear Madam; Dears Sirs) требуетYours faithfully. Еще одним этикетным правилом, связанным с формой обращения, является обращение к женщине - деловому партнеру без точо-го указания на ее семейное положение (Ms. Hollyfild).
- использование ритуализированных речевых форм выражения эмоций и чувств в основной части текста. Так, сообщение адресату благоприятной для него информации обязательно сопровождается выражением радости, удовлетворения со стороны адресанта, и наоборот, сообщение адресату неблагоприятной информации сопровождается выражением сочувствия, сожаления со стороны адресанта.
- Выражение благодарности за письмо в случае повторного контакта, использующееся как наиболее приемлемое с точки зрения этикета начало письма и комплиментарное окончание как наиболее типичное и благоприятное завершение письма [Стеблецова 2001: 183].
Тексты русских деловых писем не всегда соответствуют этикетным правилам делового письма. Частичное несоответствие проявляется зачастую в отсутствии в ряде случаев выражений благодарности за полученное письмо в начале текста, в отсутствии этикетных выражений в завершающей части письма.
Отсутствие или ограниченое использование этикетных выражений эмоций и чувств в основной части текста связано с тем, что нормы и правила русского делового письма не предусматривают их обязательного использования, а говорят лишь об уместност-ности их выражения.
Традиционно в русской деловой перепи-
ске основной упор делается на лаконичность и объективность письма, а не на его соответствие этикетным нормам, «текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно...» [Стенюков 1998: 32].
Английские деловые письма побуждения
являются яркими образцами приоритетности стратегии вежливости при осуществлении прагматической цели письма.
В плане стандартизированности текста и русские и английские деловые письма-просьбы отличаются шаблонным характером как в композиционном плане, так и в выборе языковых и визуально графических средств.
Литература
СтеблецоваА.О. Национально-культурная специфика делового текста: На материале английского и русского языков. Диссертация ... кандидата филологических наук. -Воронеж, 2001. - 212 с.
СтенюковМ.В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 1998. - 144 с.
