CC BY
88
ВЗАИМОСВЯЗЬ ЦИКЛИЧЕСКОГО СОДЕРЖАНИЯ РЕИНЖИНИРИНГА ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ И ТЕХНОЛОГИИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
УДК 338.24.242
Рамин Букарович Гамидуллаев,
к.э.н., старший преподаватель кафедры Менеджмент,
Дагестанский государственный технический университет (ДГТУ) Тел.: (928) 573-58-68 E-mail: [email protected]
В статье анализируется взаимосвязь циклического содержания реинжиниринга процессов управления с тайм-менеджментом, что позволило разработать технологическую схему реализации управленческих циклов и тайм-менеджмента на предприятии. Представлена процессно-ориентированная логическая схема управленческих циклов и обоснована необходимость использования тайм-менеджмента при реинжиниринге процессов управления.
Ключевые слова: реинжиниринг, тайм-менеджмент, циклы управления, процесс, технология, предприятие.
Ramin B. Gamidulaev,
PhD in Economics, Senior lecturer, the Department of Management, Dagestan State Technical University Tel.: (928) 573-58-68 E-mail: [email protected]
INTERCONNECTION OF CYCLICAL CONTAINING OF REENGINEERING PROCESSES OF MANAGEMENT AND TIME-MANAGEMENT TECHNOLOGIES AT AN ENTERPRISE
Interconnection of cyclical containing reengineering processes of management with time - management which allows working out the technology diagram of management cycles realization and the time - management at an enterprise are analyzed in the article. A process-oriented logical diagram of management cycles and a necessity of time-management using in reengineering processes of management have been represented.
Keywords: reengineering, time-management, cycle of management, process, technology, enterprise.
1. Введение
Проблема инновационного развития процессов управления на предприятиях России была актуальна во все времена и особенно актуальна в условиях современного мирового кризиса. Поэтому современное развитие российской экономики должно характеризоваться существенными преобразованиями в системе, методах и принципах управления, целью которых является эффективное использование внутренних и внешних резервов предприятий. И одним из способов преобразований может быть широко используемый за рубежом реинжиниринговый подход, который на сегодняшний день является недостаточно изученным.
Исследования показывают, что к важнейшим составляющим реинжиниринга процессов управления относятся его циклическое содержание, которое проявляется в следующих циклах процесса управления: информационный цикл, цикл подготовки и принятия решений, организационный цикл. Следовательно, для выявления циклического содержания реинжиниринга процессов управления представляется необходимым определить содержательное состояние каждого из этих циклов, их взаимосвязь между собой и с технологией тайм-менеджмента.
2. Циклическое содержание информации и коммуникации
Справедливо указывают ряд исследователей, что на практике управление информацией понимается упрощенно - как совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования. Именно, такое определение информации отражает на практике конкретные потребности управления.
Информация, как и коммуникация, является фактором интеграции управления. Многие исследователи справедливо рассматривают информацию - как отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким - либо способом и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.
Многие на практике понятие «информация» отождествляют с понятием «коммуникация» или более того, рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения. Представляется, что коммуникацию нельзя рассматривать только таким образом. Это явление социально - экономического плана, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.
Следует подчеркнуть, что коммуникация отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиции, и др. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация - это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественно ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу, это и рождает и питает информационные потоки в группах совместного труда.
Понятие «коммуникация» соединяет в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношение индивидуума к цели управления и управленческим решениям. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок ее движения, влияет на отношение индивидуума, как и информации, так и управлению и другим индивидуумам.
Но то, что коммуникация не является только и исключительно информацией, не означает, что коммуникацию можно противопоставить информации или понимать в отрыве от информации. Безусловно, информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и группы людей. Без информации не возможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.
Современные темпы увеличения масштабов производства приводит к увеличению объемов информации, используемой в системе управления. Многие
специалисты полагают, что если объем производства растет в арифметической прогрессии, то объем информационного потока - в геометрической. И довольно часто создаются ситуации, когда фактические потоки информации не соответствуют нормальной способности человека к ее восприятию и переработке и превышают такую способность в несколько раз. Но вместе с тем, имеет место и недостаток нужной информации.
В книге профессора Резника С.Д. «Персональный менеджмент» рассматривается значение и роль информации в работе менеджмента, где он рассматривает, что в процессе деятельности менеджера, любого учреждения, предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» -так определяет документ ГОСТ 1648783 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документы используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека [1].
Под информационным обеспечением системы управления понимаются совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, а также методы и средства ее организации.
Назначение организационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).
Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:
1. Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям.
2. Организация банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов хранения и поиска информации.
3. Организация процессов решения
функциональных задач на электронных носителях: постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения.
4. Исследование эффективности информационного обеспечения.
Информация, циркулирующая в любой социально-экономической системе, представляет собой информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.
Значение документации и делопроизводства в управлении определяется тем, что в общем объеме управленческого труда работа с документами занимает огромное место. Происходит стремительное возрастание объема документальной информации. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. Нарастание документальной информации характерно для всех отраслей народного хозяйства и управления. Собрать, отобрать, проанализировать это огромное, постоянно возрастающее количество документации традиционными методами и средствами становится все труднее. Специальные подразделения, призванные заниматься подготовкой, обработкой и передачей документной информации, не справляются с возложенным на них объемом работ, и поэтому значительную часть технических операций, и работ вынуждены выполнять квалифицированные специалисты. По имеющимся данным, работа с документами занимает у них от 30 до 60% рабочего времени.
В решении задач по совершенствованию документирования и документа-ционного обеспечения большое место отводится внедрению в практическую деятельность Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая была подготовлена рядом научно-исследовательских институтов и организаций.
ЕГСД представляет собой свод правил, нормативов и рекомендаций по введению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи в архив. Целью Единой государственной системы делопроизводства является внедрение в практику апробирован-
ных рациональных форм методов и делопроизводственного обслуживания. При этом предполагается одновременное решение проблем: экономии и организации труда делопроизводственного персонала, стандартизации основных видов управленческого персонала, стандартизации основных видов управленческой документации, механизации делопроизводственных процессов [1, с. 246].
Рассматривая информационный цикл как период времени от начала первой операции (сбора) до последней операции (использования) на определенном уровне (цех, предприятие и т.д.), то становится очевидной необходимость экономии времени на каждой выполняемой операции. Информационное обеспечение должно быть организованно таким образом, чтобы на каждом уровне иерархии управления оседало и использовалось только то количество информации, которое необходимо для управления объектами данного уровня.
3. Циклическое содержание управленческих решений
В организационно-практической деятельности руководителя информация играет большую роль и выступает своего рода основой процесса управления, подготовки, принятия и реализации управленческих решений.
Руководители подразделений много времени затрачивают на операции и процедуры, связанные с подготовкой и принятием управленческих решений.
Перед руководителем при принятии решения стоят две задачи: выбрать возможные варианты решений и из них выбрать наилучшее. Поэтому, с нашей точки зрения принятие управленческих решений становится, сегодня одной из основных проблем совершенствования циклов управления.
Конечно, одну и ту же проблему можно решить различными путями и средствами, использовать разные подходы и ориентиры. Пути и средства, подходы и принципы в каждом случае приходится выбирать. Так возникает необходимость в процессе управления -цикла управленческих решений.
Принятие решений присутствует при осуществлении всех управленческих функций, поскольку и при планировании и при организации, и при мотивации, и при контроле необходимо принимать управленческие решения. Действительно не приняв соответству-
Экономика, Статистика и Информатика
27
№6, 2012
ющего решения, нельзя реализовать ни одну из функций управления.
Безусловно, не малые возможности таит в себе совершенствование технологии реализации основных управленческих функций, но качество принимаемых решений является все-таки определяющим.
Развитие современной науки об управлении, активное использование компьютерной техники, возрастающие объемы и сложность информации делают процесс выработки и принятие управленческого решения тем «узким местом», которое наиболее чувствительно к малейшим изменениям в выборе эффективного пути реализации той или иной управленческой идеи. Разработка управленческого решения является важным процессом, связывающим основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль.
Человек реализуется как личность, принимая и исполняя решения. И, прежде всего это относится к области менеджмента, где основным профессиональным умением является умение принять эффективно управленческое решение. Решение может рассматриваться как организационный акт, как один из основных этапов процесса управления, как интеллектуальная задача, как процесс легализации управляющего воздействия на управляемую подсистему [2, с. 44-45].
Как отмечают многие ученые, управленческое решение представляет собой разрешение противоречия ситуации и цели, практическое решение проблемы. Управленческое решение включает определение вариантов действия, выбора наилучшего варианта, формулировку задания, организационно-практическую работу по реализации этого задания. Решение - это не просто план действий или распоряжение менеджера, это реальное разрешение практической проблемы, изменение ситуации, получение нового качества.
Из сказанного следует, что управленческое решение - это переход процесса управления из сферы управления в сферу производства, в сферу управляемых процессов, это переход из области анализа и поиска вариантов действий в область организационной работы в управляемой системе.
Решение, выступая, как управленческая процедура, должно быть тщательно организовано, регламентировано, например, с помощью правовых норм.
Цикл подготовки и принятия управленческих решений рассматривается нами как развернутый во времени акт, от первой и до последней операции выполняемый руководителем определенного уровня в пределах своих полномочий.
4. Содержание организационного цикла управления
Организаторская работа, пронизывая все циклы процесса управления (информационный цикл, цикл принятия решения) выступает как часть технологического процесса управления и является завершающим этапом управляющего воздействия. На этот вид деятельности руководителя затрачивают большую часть рабочего времени.
Рассматривая проблему интенсификации процессов управления предприятием, Э.М. Коротков по этому поводу заметил, что: «...борьба за время, которую следует понимать как поиск наилучшего варианта использования этого важнейшего ресурса, должна пронизывать всю организацию управления» [2, с. 275].
Чтобы любая организация, как система управления была эффективно управляемой, чтобы было обеспечено достижение целей с помощью людей, входящих в его состав, и выделенных ресурсов, она должна быть эффективно организованной.
Начинается организация работ со структурирования всей системы организации: выделения основных ее элементов и определения взаимосвязей между ними.
Структура организации должна обеспечивать выполнение работ, предусмотренных в плане, распределение обязанностей между ее членами, рациональное использование ресурсов, выделенных для их выполнения.
В основе хорошей организации работ, с одной стороны, делегирование руководством заданий и полномочий по выполнению запланированных работ подчиненными, а с другой - ответственное выполнение полученных заданий и эффективное использование полномочий подчиненными.
В основе структуры организации -систематизация действий по достижению стоящих перед ней целей.
Управление промышленным предприятием, как и всякая совместная деятельность, должно быть организованным. Нет деятельности без организации, следовательно, и организационный цикл в этом отношении не исключение.
Для того чтобы организация была эффективно управляемой, чтобы было обеспечено достижение целей с помощью людей, входящих в ее состав, и выделенных ресурсов, она должна быть эффективно организованной.
Начинается организация работ со структурирования всей системы организации: выделения основных ее элементов и определения взаимосвязей между ними.
Структура организации должна обеспечивать выполнение работ, предусмотренных в плане, распределение обязанностей между ее членами, рациональное использование ресурсов, выделенных для ее выполнения.
В основе хорошей организации работ, с одной стороны, делегирование руководством заданий и полномочий по выполнению полученных заданий и эффективное использование полномочий подчиненными.
В основе структуры организации -систематизация действий по достижению стояшцх перед ней целей [3, с. 26].
Организация управления строится на функциях, обязанностях, ответственности, полномочиях и компетенции.
Обязанности - это необходимые виды деятельности среди возможных. Они определяются важностью функций, той ролью, которую она играет в управлении. Ведь роли функций могут быть различными.
Следующим элементом организации является ответственность, которая представляет собой установление санкций за невыполнение, или недостаточное, или плохое выполнение функций и обязанностей. Ответственность - это порицание человека или коллектива. Различают понятие меры ответственности и формы ответственности.
Организация управления немыслима без полномочий. Она предполагает установление и закрепление прав на принятие решения за определенными звеньями или должностными лицами.
Элементом организации является и компетенция, которая определяет возможность принятия решений не только с позиций полномочий и закрепленных функций, но и с позиций имеющейся информации и квалификации менеджера или служащего по данной функции.
Следует отметить, что так же, как и все циклы процесса управления, организационный цикл выступает как совокупность операций и процедур, выполняемых в определенной последовательности (во времени и в про-
странстве) с применением различных методов и технических средств. А все эти операции и процедуры, вместе взятые, составляют содержание организаторской работы, занимающей в бюджете рабочего времени руководителей значительное место.
5. Разработка технологической схемы реализации управленческих циклов и тайм-менеджмента на предприятии
Содержание и характеристики технологии экономии времени, и реализации управленческих циклов проявляются через состав операций, их элементов и процедур в управленческих циклах. Они могут подвергать изменениям в зависимости от объемов решаемых задач на предприятии и многих других факторов.
Разработанная технологическая схема реализации управленческих циклов и тайм-менеджмента на предприятии представленная ниже, позволяет при анализе операций управленческих циклов представленных на схеме выявлять по ней резервы экономии времени и по ним соответственно разрабатывать мероприятия по интенсификации управленческих циклов и соответс-
твенно реинжиниринга процессов управления (Рис. 1).
Таким образом, весь период времени, в течение которого начинается и завершаются операции, процедуры во всех трех циклах (информационный, выработки и принятия решений, организационный), рассматривается нами как управленческий цикл. И задача всемерного сокращения затрат времени на управленческий цикл выдвигается сейчас в качестве одного из основных критериев интенсификации циклов управления и как следствие реинжиниринга процессов управления. Есть основания полагать, что в целом представленная технологическая схема может быть принята за основу реинжиниринга процессов управления.
Экономия времени в управленческом цикле выступает в качестве основного направления интенсификации процессов управления. Разработка и упорядочение организационных связей и информационных преобразований в процессах управления составляет одну из актуальных теоретических проблем и практических задач, особенно на современном этапе, когда повышается значение факторов интенсивного развития.
Методологические подходы реинжиниринга, рассмотренные в нашем исследовании, опирающиеся на принципы институциональной и неоинституциональной экономики, позволили предложить процессно-ориентированную логическую схему управленческих циклов, которая представлена на рис. 2.
Представленная схема будет способствовать проведению поэлементного поиска резервов для сокращения продолжительности процессов и мероприятий по их интенсификации, что соответствует критериям тайм-менеджмента.
6. Обоснование тайм-менеджмента процесса управления
Проведенный анализ позволил установить, что основная задача тайм-менеджмента применительно к реинжинирингу процессов управления состоит в оптимизации последовательности процессов, с учетом их продолжительности и поиске наиболее рациональных способов их организации на предприятии. Поэтому тайм-менеджмент мы рассматриваем как одним из главных способов обеспе-
03 о
м
1 5
§ 5
О. Я о ¡2 ■В
Информационный цикл —
I
Операции 111111!
ф ^
О т го § го со
о ю ф со
п О I < го а Ц
О * с О
^
т- сч СО ю СО г»
V
Элементы операций
Экономия времени
Управленческие циклы 4-
Цикл управленческих решений
4
Операции
1 1 1 1 -Г •.г 1 1 1
к I го со о ГО I . £ о -0
Т ГО а: а т го а 0 1 ГО о ю о о Б Ф а со о з 0 1 <5 с с^ го со о <5 к ¡3 I . 3 о I . с^ о .0 о с Ц о с ^ Ц о 1=
го СО 0 1 го I ф I I о I го а го со « г § § I го а .о I £ 3 ? & Э со о о 8 | I 3 -0 ф го I . 3 X го ц го ГО
о о п я > сч аз I . Т >. П СО о ю го а _а СО а. го со § Ц ГО I < ю о о. о ю .0 СО со о о 0 Г» т . О с! оо . о; 3 го в _е 0) т 0 1 го о о п о
В цикле управленческих решений заняты преимущественно специалисты и руководящие работники
Организационный цикл
I
Операции
ГТТТТХТГ!
Элементы операций
I I 11 П 4 14
« 9
т т
<5 9
Рис. 1. Технологическая схема реализации управленческих циклов и тайм-менеджмента на предприятии
Экономика, Статистика и Информатика №6, 2012
29
ПРОБЛЕМА
> f
Информационный цикл
- Поиск
- Сбор
- Передача
- Обработка
- Анализ
- Хранение
- Использование информации
Цикл принятия управленческих решений
- Постановка задачи
- Уточнение задачи
- Изучение и оценка обстановки
- Выработка вариантов решений
- Анализ и прогнозирование
- Выбор окончательного решения
- Формулировка решений
- Документальное оформление
- Фиксация решений
- Постановка задачи
Организационный цикл
- Подборка и расстановка кадров
- Постановка задачи
- Инструктаж
- Оперативное планирование (нормирование, регламентация)
- Организация трудовых процессов
- Административное распорядительство
- Делегирование
- Координация
- Контроль исполнения
Рис. 2. Процессно-ориентированная схема (декомпозиция) управленческих циклов на предприятии
чения эффективности реинжиниринга процессов управления.
Представляется, что использование тайм-менеджмента достаточно эффективно, как при технике личной организации труда, так и при совершенствовании процессов управления, и особую роль она может сыграть в вопросах интенсификации управленческих циклов реинжиниринга процессов управления.
Наши исследования по тайм-менеджменту показывает, что практически все системы тайм-менеджмента имеют ряд недостатков и особенностей, которые не всегда авторы учитывают в своих работах по управлению временем.
В частности многие считают, что методы тайм-менеджмента применяются в основном для управления личным временем. Как известно современные продвинутые компании озабочены проблемой экономии времени не меньше. Руководители предприятий пытаются найти идеальный способ повышения продуктивности труда и порою в поисках «идеала» перегибают палку, постоянно контролируя сотрудников посредством камер видеонаблюдения или заставляя подтверждать свое присутствие на рабочем месте каждые полчаса. Но это, как правило, не приводит к эффективности управления ресурсом времени, для этого требуются другие подходы системного порядка. Правильный тайм-менеджмент основан на правильном перераспределении времени, а не на тотальном контроле.
Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления време-
нем - грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.
Правильно подмечено, что, в сущности, понятие «тайм-менеджмент» означает экономить время, еще точнее
- управлять временем [4].
Таким образом, основная задача в тайм-менеджменте - через управление временем (экономию времени) не только упорядочивание всей информации и перечисление всех возможных дел, а поиск наиболее рационального способа реализации своих дел и процесса управления предприятием с учетом их приоритетов. Исходя из такого подхода, мы и пытаемся выстроить систему управленческих циклов реинжиниринга процессов управления на предприятии.
7. Заключение
Проведенное исследование позволило выявить взаимосвязь циклического содержания реинжиниринга процессов управления с тайм-менеджментом, что позволило разработать технологическую схему реализации управленческих циклов и тайм-менеджмента на предприятии. В результате также предложена процессно-ориентированная логическая схема управленческих циклов. Обосновано, что идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы как универсальные не существует, и поэтому залог успешного управления временем
- грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента.
Литература
1. Персональный менеджмент / С. Д. Резник, Ф. Е. Удалов, С. Н. Соколов, В. В. Бондаренко. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 546 с.
2. Коротков Э.М. Процесс управления социалистическим производством.
Диссертация на соискание ученой степени д-ра экон. наук. - М.: МИУ, 1984. - 363 с.
3. Белоконская А. Г., Гаврилов П.И. Организация эффективности управленческого труда. - М.: Стройиздат, 1994. - 351 с.
4. Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - СПб.: Питер, 2003. - 415 с.
5. Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: a manifesto for business revolution. - New York, NY: HarperBusiness, 1993. - 223 с.
6. Hammer, M. (1990) «Reengineering work: don't automate, obliterate', Harvard Business Review July-August: 104-112 с.
References
1. Personal management / S.D. Rennin, F.E. Udalov, S.N. Sokolov, V.V. Bondarenko. - M: UNFPA - M, 2006. - 546 p.
2. Korotkov A.M. The process of social production management. Dissertation for the Degree of Doctor of Economic Science - M: HUU, 1964-363 pp.
3. Belokonskaya A.G. Gavrilov P.I. The organization of labour management M, Straydat 1994. - 351 p.
4. Arhangelskiy G.A. Time organization: from personal effectiveness to firm development. - S.P.B: Defers burg , 2003. - 415 p.
5. Hammer M, Champy J. Reengineering the corporation: a minifesto for business revolution, - New York,: NY: Harper Business, 1993. - 223 p.
6. Hammer, M. (1990) "Reengineering work: don't automate, obliterate; Harvard Business Review July - August: 104-112 pp.
