CC BY
26УДК: 378.18
ВОЛОНТЕРСКАЯ
программа XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 года в г. Казани
Л.М. Бариева
Международный образовательный центр Международной федерации студенческого спорта ФГБОУ ВПО «Поволжская государственная академия физической культуры, спорта и туризма, Казань
VOLUNTEER PROGRAM OF XXVII WORLD SUMMER STUDENT GAMES 2013 IN KAZAN L.M. Barieva
International training center of International federation of student sport of Volga region state academy Key words: student games, volunteers, personnel, organization, program, management. Volunteer movement provides the opportunity for organizing committees of sports events to involve wider population in the process of training and holding events and creating the unique atmosphere of hospitality, warm welcome and holiday, which are the earnest of success at any event. It is to be marked that it is possible to reduce the costs of the host country by attracting volunteers. In accordance with the minimum requirements of the International Federation of student sport from 10 to 20 thousand volunteers are involved in staging the summer student games 2007 (unit C. human resources), depending on the scale of the event and the type of set goals. All volunteers are to pass a course, know the special sports terminology, should be provided with comfortable and attractive uniform, food and health insurance. Also as specified in the requirements, the program of recruit and training of volunteers should be initiated well in advance, and the interviews should be held not only by the phone. The functional training was held by the representative of the functional direction where the volunteer is supposed to work.
The purpose of the present study was to analyze the indices of penetration and distribution of the program of the volunteer movement on the example of XXVII World summer Student games in 2013 in Kazan. The key value of the volunteer program of the XXVII World summer Student games 2013 consists in the fact that thousands of young people from all over the country could prove themselves and find new friends around the globe. The necessary infrastructure has been prepared during the development and implementation of the program, along with designed technologies of involvement, recruit and training of volunteers, which will be useful when organizing other activities.
Ключевые слова: Универсиада, волонтеры, персонал, организация, программа, управление.
Проведение в России ряда крупнейших международных спортивных мероприятий обострило вопрос подготовки персонала для работы на спортивных объектах, в местах размещения и питания участников и гостей мероприятий, организации телетрансляций и т. д. Значительную часть персонала крупных спортивных мероприятий традиционно составляют волонтеры.
Волонтерское движение предоставляет организационным комитетам спортивных соревнований и городу-организатору в целом возможность вовлечь широкие слои населения в процесс подготовки и проведения мероприятия, а также создать неповторимую атмосферу гостеприимства, радушия и праздника, которые являются залогом успеха любого события. Важно заметить, что привлечение волонтеров - это возможность сократить затраты страны-организатора.
В соответствии с минимальными требованиями Международной федерации студенческого спорта к проведению летней Универсиады 2007 г. (раздел В. Человеческие ресурсы) к проведению Универсиады привлекаются от 10 до 20 тыс. волонтеров в зависимости от масштабности мероприятия и характера поставленных перед ними задач. Все волонтеры должны пройти обучающий курс, владеть специальной спортивной терминологией; должны быть обеспечены удобной и привлекательной униформой, питанием и медицинской страховкой. Также в требованиях указано, что программа набора и обучения волонтеров должна быть начата заблаговременно, и необходимо провести не только телефонные, но и иные собеседования.
Цель исследования - анализ показателей внедрения и распространения программы волонтерского движения на примере XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в Казани.
№ 01 • 2014 Январь | January
19
Результаты исследования и их обсуждение.
Для подготовки и проведения XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в Казани было запланировано привлечение более 20 тыс. волонтеров из разных стран с распределением по 48 направлениям работы: от аккредитации участников и гостей мероприятия до помощи риск-менеджерам.
Волонтерская программа XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в Казани, разработанная в 2010 г. АНО «Исполнительная дирекция XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в г. Казани», вобрала в себя все аспекты привлечения, отбора, обучения волонтеров, управления в период Универсиады, а также основные элементы программы признания и удержания волонтеров.
Миссия волонтерской программы «Казань-2013» - формирование команды высококвалифицированных и мотивированных волонтеров, гарантирующей проведение Универсиады на высочайшем уровне, предоставление сервисов высокого класса клиентам Универсиады (спортсменам, представителям семьи ФИСУ, СМИ, зрителям и т. д.) и сохранение наследия.
Перед командой, реализующей волонтерскую программу Универсиады в г. Казани, были поставлены следующие стратегические цели:
- распространить идеи и ценности волонтерства в России;
- создать необходимую для работы с волонтерами инфраструктуру;
- создать сеть волонтерских центров для привлечения и подготовки волонтеров, которые станут наследием Универсиады в г. Казани;
- привлечь к участию в волонтерской программе максимальное количество кандидатов и отобрать необходимое количество мотивированных, квалифицированных кандидатов, отвечающих требованиям Организационного комитета;
- обучить отобранных кандидатов в соответствии с задачами Организационного комитета;
- выстроить модель работы с волонтерами на Универсиаде, которая могла бы быть использована при проведении будущих спортивных мероприятий в регионе;
- сформировать кадровый резерв для работы в сфере организации спортивных событий и работы с молодежью.
В реализации программы были выделены следующие основные этапы, позволившие систематизировать работу и выработать задачи на каждый из ее периодов:
1. Подготовительный этап (август 2009 г. - сентябрь 2011 г.), целью которого являлось формирование положительного общественного мнения о волонтерской деятельности и создание необходимой инфраструктуры для работы с волонтерами.
2. Привлечение и отбор волонтеров (октябрь 2011 г. - октябрь 2012 г.). Цель данного этапа -привлечение максимального количества кандидатов, соответствующих предъявляемым тре-
бованиям, и отбор наиболее мотивированных и квалифицированных в различных областях кандидатов в соответствии с запросами Организационного комитета.
3. Обучение и подготовка волонтеров (ноябрь 2012 г. - июнь 2013 г.), на данном этапе важно подготовить всех отобранных кандидатов к работе в период проведения Универсиады 2013 г. с учетом особенностей функционирования волонтеров на той или иной позиции.
4. Организация участия/работы волонтеров в период проведения Универсиады (июль 2013 г.) с целью предоставления всем задействованным волонтерам сервисов высочайшего качества.
5. Наследие волонтерской программы «Казань-2013» (август 2013 г. - март 2014 г.), цель этого этапа - обеспечение условий для дальнейшего продвижения волонтерских ценностей.
В соответствии с Концепцией волонтерской программы XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в Казани волонтеры «Казань-2013» определены как специально отобранные и подготовленные российские и иностранные граждане, желающие использовать свой опыт, время, знания и навыки в организации и проведении Универсиады 2013 г., заключившие с АНО «Исполнительная дирекция "Казань-2013"» гражданско-правовой договор без получения денежного возмещения за осуществляемую им деятельность.
К различным категориям волонтеров предъявляются различные квалификационные требования, разрабатывается своя стратегия привлечения, подготовки и удержания. Волонтеры условно разделены на 4 категории:
Волонтеры общего профиля - волонтеры, занятые на позициях, не требующих специальной профессиональной подготовки. Таких волонтеров почти половина - 45%.
Волонтеры-специалисты - волонтеры, занятые на позициях с необходимостью специальных базовых знаний и/или навыков по направлению работы (иностранные языки, технические, медицинские знания и т. д.), - 15 %.
Спортивные волонтеры - волонтеры на спортивной площадке, где требуется хорошее знание спортивной программы, - 15 %.
Городские волонтеры (волонтеры города-организатора) - жители г. Казани, которые помогают в организации городских мероприятий и создают атмосферу гостеприимного и комфортного города, -25 %.
Система отбора и обучения указанных категорий значительно различается: так, спортивные волонтеры обязательно должны иметь спортивный опыт, четко знать правила своего вида спорта и традиционно отбираются из числа учащихся спортивных школ и вузов; волонтеры-специалисты должны иметь базовое образование и/или опыт работы в определенной профессиональной сфере; городские волонтеры должны
20
№ 01 • 2014 Январь | ^пиагу
хорошо знать город, его историю и культуру, расположение достопримечательностей и спортивных объектов.
На первом этапе реализации волонтерской программы был аккумулирован и проанализирован опыт проведения прошедших Универсиад и Олимпийских игр с целью определения основной роли волонтеров, формирования требований, предъявляемых к волонтерской работе, сформировано основное видение программы, проработаны вопросы правового обеспечения привлечения волонтеров, разработаны и реализованы различные информационные и образовательные проекты для молодежи. Важным результатом этого этапа стал высокий интерес к волонтерской деятельности среди молодежи г. Казани, большое количество заявок от учебных заведений и молодежных организаций других городов России, поддержка волонтерской идеи казанскими и другими российскими высшими и средними специальными учебными заведениями как основными источниками привлечения волонтеров.
На данном этапе реализован ряд российских и международных проектов: стажировки российских волонтеров на международных мероприятиях (летняя Универсиада 2009 г. в Булграде (Сербская Республика), Первые юношеские Олимпийские игры 2010 г. в Сингапуре, зимняя и летняя Универсиады 2011 г. в г. Эрзурум (Турция) и г. Шэньчжэнь (КНР) соответственно, и т. д.), международный молодежный волонтерский лагерь «Навстречу Универсиаде-2013», образовательный проект для школьников и студентов «Узнай все об Универсиаде», волонтерский проект «Команда-2013» и т. д. В ходе работы на различных мероприятиях с привлечением волонтеров в Казани были выработаны основные права и обязанности волонтеров, механизмы их привлечения и обучения, основные инструменты управления волонтерами и т. д. В июне 2009 г. 150 татарстанских волонтеров первыми в России получили личные книжки волонтера, выпущенные Министерством спорта, туризма и молодежной политики Российской Федерации. Впервые 150 волонтеров из России стали волонтерами XXV летней Универсиады в Сербии, где получили неоценимый опыт организации мероприятий и понимание сущности волонтерской деятельности. Волонтеры, прошедшие стажировку на Универсиаде 2009 г., стали основой молодой команды АНО «Исполнительная дирекция "Казань-2013"», получив в дальнейшем оплачиваемую работу в 23 подразделениях организации.
В 2010 г. стартовала РЯ-кампания «Маке11геа1», были разработаны логотип и стиль волонтеров «Казань-2013», которые впоследствии использовались на всех этапах волонтерской программы. А логотип - волонтерская ладошка - стал одним из основных символов волонтерства в стране.
Более 2 тыс. волонтеров из Казани и других городов приняли участие в организации и проведении спортивных, культурных и научных мероприятий на территории г. Казани.
В ряде вузов г. Казани, а также в 35 городах России были созданы центры по подготовке волонтеров к Универсиаде, которые проводили работу по привлечению и отбору кандидатов, а в период обучения -ориентационные тренинги.
В сентябре 2011 г. второй этап программы начался с самого масштабного и трудоемкого процесса -рекрутинга волонтеров на Универсиаду. 20 сентября 2011 г. стартовала официальная регистрация кандидатов в волонтеры на сайте Универсиады. За первую неделю (20-27 сентября 2011 г.) было получено более тысячи заявок. Всего за период приема заявок 50 319 человек из России и еще до 40 стран изъявили желание стать волонтерами на Универсиаде 2013 г.
С момента старта приема заявок велась обширная коммуникационная кампания: сайт в интернете, общение в специальных группах в социальных сетях, электронные новостные рассылки и т. д.
После получения первой сотни анкет (через онлайн систему подачи заявок на официальном сайте Универсиады) началась первая фаза отбора - проверка анкет. Необходимо было оценить опыт, знания и навыки волонтера, указанные в анкете, на соответствие требованиям Организационного комитета.
Кандидаты, предварительно соответствующие установленным требованиям, прошли личные собеседования в Центре рекрутинга (центральном или на базе волонтерского центра своего вуза), в ходе которого 400 специально обученных волонтеров-рекрутеров определяли мотивацию кандидатов и оценивали имеющиеся опыт и знания с точки зрения будущей деятельности. Собеседования проводились как в Казани, так и на базе региональных волонтерских центров.
На первом этапе определялись основные личностные характеристики и компетенции кандидата в волонтеры - коммуникабельность, стрессоустой-чивость, проактивность, организованность и ко-мандность, которые важны для любого волонтера. На втором этапе оценивался уровень подготовленности (знания и навыки) кандидата для выполнения работы на конкретной позиции (например, владение иностранным языком, специальными компьютерными программами и т. д.). Всего за период с мая 2012 г. по март 2013 г. было проведено более 32000 собеседований.
Правильно (подробно и предметно) составленная анкета и хорошо проведенное собеседование не только помогают определить, подходит ли кандидат в целом, но и распределить его в дальнейшем на позицию, которая позволит ему проявить свои лучшие качества, а также даст возможность для его развития.
Для отбора на некоторые волонтерские позиции (например, переводчик, медик и т. д.) проводились дополнительные (функциональные) собеседования с представителем подразделения, к которому планируется прикрепить волонтера.
Требования, предъявляемые к волонтерам: мотивация на участие, достижение определенного возраста, готовность работать при подготовке и прове-
№ 01 • 2014 Январь | ^пиагу
21
дении Универсиады без денежного вознаграждения, готовность пройти необходимое обучение, стрессоу-стойчивость, умение работать в команде, знание иностранного языка, специальные знания и навыки - для отдельных позиций.
После успешного прохождения собеседования и получения предварительного согласия на определенную позицию волонтеры прошли обучение. Программа обучения волонтеров «Казань-2013» разработана совместно с АНО «Исполнительная дирекция "Казань-2013"» и Международным образовательным центром Международной федерации студенческого спорта. Подготовка состояла из следующих основных разделов:
Онлайн обучение для всех зарегистрированных кандидатов: в течение года через свои личные кабинеты на сайте кандидаты получали обучающие материалы об Универсиаде, 27 видах спорта, особенностях межкультурного взаимодействия, кодекс поведения волонтеров и т. д. Кроме того, предоставлялись обще-развивающие материалы по тайм-менеджменту, проектному управлению, личностному развитию и т. п.
При участии специально подготовленного для этой программы пула тренеров - представителей волонтерских центров - были проведены очные ори-ентационные тренинги, цель которых - рассказать о ценностях и принципах студенческого спорта, представить Универсиаду как крупномасштабное спортивное событие, воодушевить волонтеров, акцентировать внимание на их роли в проведении мероприятия.
Все волонтеры прошли также общие тренинги, направленные на развитие пяти ключевых волонтерских компетенций: коммуникабельность, проактив-ность, ответственность, стрессоустойчивость, ко-мандность.
Функциональное обучение проводилось представителями направления, в котором предстоит участвовать волонтеру. Именно на этом этапе кандидаты смогли подробнее узнать о своих каждодневных действиях, зоне ответственности, познакомиться с командой своей функции и т. д.
Для знакомства с объектами проводили обучение на объекте, где волонтер видел свое будущее место работы, изучал зонирование объекта, знакомился с техникой безопасности и т. п.
Дополнительно проводилось обучение тим-лидеров, которые должны знать основные принципы и механизмы управления волонтерскими группами, инструменты мотивации и разрешения конфликтов, детали программы поощрения волонтеров.
После подтверждения участия все волонтеры подписали гражданско-правовые договоры, прощли процедуру аккредитации и оформления медицинской страховки, получили специальную униформу и средства связи.
В период Универсиады все волонтеры были переданы в управление специальным функциональным направлениям и выполняли свои обязанности в соответствии с составленным расписанием. Для помощи в организации работы, обеспечения питанием и другими сервисами на каждом спортивном и неспортив-
ном объекте в период Универсиады работал менеджер по волонтерам, который также проводил утренние брифинги, контролировал присутствие волонтеров, помогал в решении тех или иных вопросов.
Всего в период Универсиады на соревновательных, тренировочных и неспортивных объектах было задействовано 19 970 волонтеров, которые выполняли работу по встрече спортсменов и гостей в аэропорту, услуги перевода, обеспечения тренировочного процесса, помогали в местах размещения различных клиентских групп, работали на церемониях открытия и закрытия Универсиады и т. д.
Все волонтеры Универсиады были обеспечены привлекательной и удобной брендированной униформой, медицинской страховкой, горячим питанием, бонусными картами, бесплатным транспортом по городу и набором сувениров. Иногородним и иностранным волонтерам (около 5 тыс.) было предоставлено бесплатное проживание в черте города и питание вне рабочих смен. В день на различных объектах Универсиады было задействовано до 13 тыс. волонтеров. Всего за период проведения Универсиады волонтеры внесли свой вклад в размере 1000 279 ч неоплачиваемого труда, сотни разрешенных ситуаций, огромного количества улыбок и хорошего настроения. Уровень подготовленности волонтеров был неоднократно отмечен участниками соревнований и гостями г. Казани.
По результатам работы волонтеры получили благодарственные письма от имени Президента Международной федерации студенческого спорта К.-Л. Галлье-на и председателя Организационного комитета XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в г. Казани -первого заместителя председателя Правительства Российской Федерации И. И. Шувалова, уникальные сувениры, выпущенные только для волонтеров, огромный опыт, заряд положительных эмоций и благодарности Организационного комитета и участников Универсиады. Лучшие волонтеры смогли посетить церемонию закрытия Универсиады в качестве специально приглашенных участников и вышли на сцену.
Вывод. Основная ценность волонтерской программы XXVII Всемирной летней Универсиады 2013 г. в Казани состоит в том, что тысячи молодых людей со всей страны получили возможность проявить себя и найти новых друзей по всему миру. В ходе разработки и реализации программы была подготовлена необходимая инфраструктура, разработаны методики привлечения, отбора, подготовки волонтеров, которые будут применены при проведении других мероприятий.
Использованная литература
1. Волнительные мгновения волонтерской судьбы на «U-2013» [Электронный ресурс]: офиц. сайт КФУ. - Казань - режим доступа: http://kpfu.ru/main_page?p_cid=47510&p_sub=12
References
2. Stirring moments of the volunteer fate at Student Games-2013 [Electronic source]: official web site of KFU. - Kazan - URL: http:// kpfu.ru/main_page?p_cid=47510&p_sub=12 (In Russian)
Информация для связи с автором: lilibarieva@gmail.com
Поступила в редакцию 19.11.2013 г.
22
№ 01 • 2014 Январь | January
