CC BY
51УДК 005.6:378.662(476)
Е. А. Дашкевич, кандидат сельскохозяйственных наук, доцент (БГТУ);
С. А. Куликовский, аспирант (БГТУ)
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ: ОПЫТ, ПРОБЛЕМЫ, РЕЗУЛЬТАТЫ
Внутренний аудит (ВА) помогает высшему учебному заведению повысить эффективность процессов, снизить риски, улучшить свою деятельность, используя последовательные процедуры контроля с целью оценки выполнения требований и стремления к совершенству. Он является составной частью системы внутреннего контроля, помогает оценить результативность системы менеджмента качества (СМК) в целом и выполняет роль обратной связи.
В статье рассмотрены наиболее важные аспекты, методика, критерии, опыт проведения ВА в Белорусском государственном технологическом университете (БГТУ) с учетом требований стандартов СТБ ISO 9001-2009 и СТБ ИСО 19011-2003. Особое внимание уделено результатам проведения и оценке эффективности ВА, определению наиболее часто встречающихся проблем и направлений их корректировки.
Internal audit assists a higher educational establishment in increasing its processes efficiency, reducing its risks and improving its functioning by means of the consecutive control procedure (fulfillment of requirements and assessment). It is a constituent element of the internal check system and it helps to evaluate in whole the quality management system effectiveness, ensure feedbacks.
The following questions were examined in the article: the most important aspects, methodology, criteria and experience in internal auditing in the Belarusian State Technological University with due regard for the ISO 9001-2009 (the standard of Belarus), the ISO 19011-2003 (the standard of Belarus). Much attention was given to the results of doing and evaluating the efficiency of internal audit, besides the abundant problems and the ways of their solution were identified.
Введение. ВА — независимая деятельность, направленная на совершенствование функционирования организации и достижение поставленных целей.
ВА помогает высшему учебному заведению повысить эффективность процессов, снизить риски, улучшить свою деятельность, используя последовательные процедуры контроля с целью оценки выполнения требований и стремления к совершенству. Чем более сложными оказываются процессы управления, чем многочисленнее состав профессорско-преподавательского состава, вспомогательного персонала и студентов, тем нужнее становится ВА.
Проведение ВА способствует осуществлению независимой оценки процессов и процедур, фокусированию на наиболее значимых по степени своего воздействия на университет рисках (рисках высокого уровня), в том числе стратегических, доведению до высшего руководства проблем, существующих в аудитируемых подразделениях, которые не всегда готовы воспринимать существующие проблемы, ориентированию на конкретные показатели (а не на лозунги), а также поиску резервов улучшения деятельности.
ВА является составной частью системы внутреннего контроля, помогая оценить эффективность системы в целом, и выполняет роль обратной связи. Он является независимым — специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют. Для ВА независимость обеспечивается выбором аудиторов из различных структурных подразделений организации.
Кроме того, аудит — это документированный процесс, все этапы которого, порядок проведения, требования и результаты должны быть представлены документально.
Основная часть. В 2009 г. в БГТУ была внедрена и сертифицирована в Национальной системе подтверждения соответствия Республики Беларусь и в немецкой системе аккредитации TGA СМК университета, отвечающая требованиям СТБ ISO 9001-2009 и требованиям DIN EN ISO 9001:2008.
Согласно этим требованиям, в обязательном порядке необходимо было разработать следующие документированные процедуры с целью определения требований, ответственности и действий по управлению важными процессами, с точки зрения стандарта [1]:
— управление документацией (п. 4.2.3);
— управление записями (п. 4.2.4);
— ВА (п. 8.2.2);
— управление несоответствующей продукцией (п. 8.3);
— корректирующие действия (п. 8.5.2);
— предупреждающие действия (п. 8.5.3).
За исключением процедуры, описывающей порядок проведения ВА, данные обязательные процедуры в той или иной степени выполнялись в университете и до внедрения СМК. Задача заключалась в их систематизации и документальном оформлении в соответствии с реальным положением дел и требованиями стандарта [1].
Новой оказалась процедура проведения ВА, несмотря на то, что в университете существует
практика проверок деятельности структурных подразделений (факультетов, кафедр, отделов). Данные проверки осуществляются с периодичностью один раз в пять лет, для чего приказом ректора создается специальная комиссия, результаты работы которой рассматриваются на Совете университета. Однако целью ВА СМК является определение через обусловленные интервалы времени того, насколько СМК соответствует запланированным мероприятиям, требованиям стандарта [1] и СМК, установленным университетом, а также насколько результативно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии СМК БГТУ [1].
Согласно определению Международного института внутренних аудиторов, ВА является деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Он помогает достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.
Документированной основой для проведения В А является стандарт [2], который содержит руководящие указания по принципам проведения аудита СМК.
Согласно ДП 4.3-2009 «Внутренний аудит» процедура ВА в БГТУ включает в себя следующие этапы:
— планирование ВА;
— подготовка аудиторов к проведению ВА;
— проведение ВА;
— проведение заключительного совещания в аудитируемом подразделении;
— выполнение корректирующих действий;
— контроль устранения несоответствий;
— подготовка отчета по ВА.
ВА функционирования СМК БГТУ проводятся в соответствии с годовой программой проведения ВА, под которой подразумевается один или несколько ВА, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.
Проект программы составляется заведующим сектором качества и согласовывается с представителем руководства по качеству. В программе проведения ВА содержится информация о структурных подразделениях, подлежащих ВА в течение учебного года, критериях аудита, сроках и ответственных за проведение ВА. При этом каждый процесс и каждое структурное подразделение БГТУ должно подвергаться ВА не реже одного раза в год. Приложениями к программе проведения ВА являются календарный график ВА (для рассылки в структурные подразделения) и календарный график работы внут-
ренних аудиторов (для рассылки внутренним аудиторам). Кроме того, программа проведения ВА формируется с учетом Плана работы Совета университета.
По решению руководства университета или по инициативе руководителя структурного подразделения (например, в случае возникновения внештатной ситуации, увеличения количества несоответствий, претензий и др.) могут проводиться внеплановые ВА.
Ответственным за подготовку внутренних аудиторов к проведению ВА является инженер по качеству сектора качества, который выдает необходимую документацию (например, план ВА), делает необходимые разъяснения о целях и порядке проведения конкретного В А и др.
План ВА формируются с целью определения уровня соответствия требованиям стандартов СМК, т. е. ВА должен показать, насколько близко к правилам, установленным в документах СМК БГТУ, выполняется работа в университете и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в соответствующей документации.
В качестве критериев ВА могут быть использованы следующие документы:
— политика (и цели) в области качества;
— внешние стандарты (например, СТБ ISO 9001-2009);
— стандарты университета и документированные процедуры;
— законы и нормативные акты государства;
— контрактные и договорные требования;
— требования системы менеджмента;
— требования потребителей и других заинтересованных сторон;
— другие требования.
Отличительной особенностью осуществления ВА в БГТУ является то, что функции ВА осуществляются аудиторами из числа профессорско-преподавательского состава и сотрудников структурных подразделений, которые подчиняются сектору качества, при этом они совмещают работу аудитора с выполнением основной учебной и научной нагрузки. Все они прошли специальное обучение и получили соответствующие сертификаты.
Помимо внутренних аудиторов к проведению ВА могут привлекаться технические эксперты — лица, предоставляющие свои знания или опыт по специальному вопросу [2]. Технические эксперты не проходят специальное обучение и не являются внутренними аудиторами.
Внутренние аудиторы анализируют документы на адекватность, выявляя при этом наиболее существенные вопросы, подлежащие квалифицированному обсуждению с сотрудниками аудитируемого подразделения. На основании
проведенного анализа документов составляется контрольный вопросник и готовятся рабочие документы.
Ответственным за проведение вводного совещания и ВА является руководитель группы аудиторов. На вводном совещании, которое по решению руководителя группы аудиторов и согласованию с заведующим сектором качества может быть заменено на информирование руководителя аудитируемого подразделения о целях и задачах, порядке проведения ВА, руководитель группы аудиторов:
— представляет членов аудиторской группы;
— разъясняет цель и объем ВА;
— знакомит с графиком и маршрутом проведения ВА.
В ходе проведения ВА аудиторы заполняют в контрольном вопроснике графу «Сведения об аудите» и «Наблюдения аудита», где указывают факты, подтверждающие полученную информацию. Контрольный вопросник предназначен для упорядочения ВА и является вспомогательным документом для внутренних аудиторов. В случае возникновения дополнительных вопросов аудиторы имеют право их задать, если они при этом не выходят за рамки плана ВА.
Следует отметить, что свидетельством аудита могут быть записи, изложение фактов или другая информация, связанная с критериями аудита и которая может быть проверена. При этом свидетельства аудита могут быть качественными или количественными.
Все выявленные несоответствия фиксируются в протоколе несоответствий, где представляются обнаруженные отклонения, дается их оценка, и могут приводиться их причины.
После проведения ВА руководитель группы аудиторов и члены группы проводят совместное заключительное совещание с руководителем и представителями аудитируемого подразделения, на котором представляют результаты ВА, даются необходимые разъяснения с учетом значимости выявленных несоответствий. Ведет заключительное совещание руководитель группы аудиторов.
После проведения ВА руководитель группы аудиторов заполняет отчет по ВА, прикладывает к нему протоколы несоответствий и представляет руководителю аудитируемого подразделения для заполнения разделов «Причина несоответствия» и «Корректирующие действия». Руководитель аудитируемого подразделения разрабатывает корректирующие действия (коррекции), устанавливает срок их исполнения. При этом срок исполнения коррекций и корректирующих действий по выявленным несоответствиям руководитель аудитируемого подразделения согласовывает с руководителем группы аудиторов.
Оригинал заполненного протоколов несоответствий, плана ВА и отчета по ВА руководитель группы аудиторов передает в сектор качества, а копию протоколов несоответствий и отчета по ВА — руководителю аудитируемого подразделения.
Для выполнения корректирующего действия руководитель аудитируемого подразделения назначает ответственное лицо. Корректирующие действия осуществляются в соответствие с разработанной в БГТУ ДП 1.8-2009 «Корректирующие и предупреждающие действия».
В срок, установленный в протоколе несоответствий, руководитель группы аудиторов проверяет в аудитируемом подразделении устранение несоответствий, вносит запись в оригинале протокола несоответствий, заполняя раздел «Фактическая дата устранения несоответствия». При устранении всех обнаруженных несоответствий В А считается завершенным.
Оценка эффективности ВА проводится при повторной проверке устранения выявленных несоответствий, а также при анализе эффективности СМК высшим руководством.
Проведение В А в 2009-2010 гг. осуществлялось в соответствии с утвержденной проректором по учебной работе, представителем руководства по качеству программой проведения ВА на 2009-2010 гг. от 31.08.2009 г., а также программой проведения В А на 2010-2011 гг. от 06.09.2010 г.
В таблице представлены данные по ВА в БГТУ, проводившимся с 2009 г. по 31.12.2010 г.
Всего за данный период были проведены 105 В А, в результате которых выявлены 120 несоответствий, 21 из которых является существенным.
Существенными замечаниями являлись отсутствие утвержденных учебных программ по дисциплинам, несущественными — ошибки и неточности в управлении записями, документацией (32 протокола), некорректно сформулированные цели в области качества (10 протоколов) и др.
В 2010 г. выявлены новые несоответствия:
— не по всем завершившимся научно-исследовательским работам есть расчет экономической эффективности;
— мало публикаций сотрудников в зарубежных изданиях;
— отсутствует карта обеспеченности методической литературой;
— на отдельных кафедрах не осуществляется набор в магистратуру, аспирантуру;
— отсутствие систематической работы с лучшими студентами;
— не принимаются корректирующие действия по уменьшению количества отчисленных студентов.
Результаты проведения ВА в БГТУ в 2009-2010 гг.
Показатели Год Всего
2009 2010
1. В А, количество 52 53 105
2. Выявленные несоответствия, всего 26 94 120
из них существенные 1 20 21
3. Наиболее часто встречающиеся несоответствия:
- отсутствие одной или более учебных программ 16 17 33
- ошибки и неточности в управлении записями, документацией - 32 32
- некорректно сформулированные цели в области качества - 10 10
- невыполнение плана по финансированию научно-исследовательских работ 4 3 7
- отсутствие учебно-методических комплексов по всем дисциплинам - 5 5
- отсутствие планов по различным направлениям работы 2 10 12
- невыполнение плановых показателей (за исключением научно-исследовательских работ) 4 1 5
ВА затронули все кафедры университета, факультеты (включая заочный факультет, факультет доуниверситетской подготовки, факультет повышения квалификации и переподготовки кадров), структурные подразделения (учебный отдел, сектор качества, научно-исследовательская часть, библиотека, информационно-вычислительный центр, бюро по охране труда, отдел кадров, бухгалтерия и т. д.).
Также в феврале 2010 г. была проведена комплексная проверка хранения и уничтожения курсовых проектов (работ) и контрольных работ студентов дневной и заочной форм обучения на всех кафедрах университета, которая была оформлена в соответствии с требованиями проведения ВА на соответствие стандартам университета СТУ 2.1-2009 «Подготовка специалистов на первой ступени высшего образования», ДП 3.12-2009 «Управление документацией» и ДП 3.13-2009 «Управление записями», а также в июне — июле 2010 г. — аудит готовности кафедр университета к новому 2010-2011 учебному году.
Организация ВА выявила следующие проблемы:
-сложность соблюдения графика проведения ВА ввиду того, что они планируются без согласования с аудиторами, а ведь это профессорско-преподавательский состав, учебная и научная нагрузка которого распределена неравномерно в течение года;
— своевременность оформления и предоставления в сектор качества отчетов и протоколов несоответствий по результатам проведенных ВА;
— непредоставление документов и записей аудитору в день проверки с целью последующего нерегламентированного устранения недостатков в них;
— отсутствие единой формы для некоторых документов, например, для плана повышения квалификации сотрудников, журнала взаимопосещений и др.;
— повторение ошибок, выявленных предыдущими ВА.
Выводы. ВА является неотъемлемой частью СМК БГТУ. При этом накопленный в настоящее время опыт проведения ВА в университете требует проведения анализа, который должен охватывать результаты мониторинга, соответствие установленным в университете требованиям, записи по ВА, методики в области проведения ВА, согласованность действий группы аудиторов и др. На основании результатов анализа необходимо постоянно совершенствовать процедуру ВА.
Так, опыт проведения ВА в БГТУ выявил необходимость проведения оценки эффективности ВА, для чего необходимо разработать конкретные показатели такой оценки. Результаты проведения ВА должны рассматриваться с определенной периодичностью высшим руководством университета, причем по результатам этого рассмотрения должны предприниматься конкретные действия, направленные на совершенствование деятельности как отдельных структурных подразделений и процессов, так и СМК БГТУ в целом.
Особое внимание необходимо уделить разработке корректирующих действий по результатам выявленных несоответствий, т. к. корректирующие действия, разрабатываемые в отдельных случаях, по сути, являются коррекциями, которые не направлены на устранение причин выявленных несоответствий.
Литература
1. Системы менеджмента качества. Требования: СТБ ISO 9001-2009. -Введ. 01.06.2009. -Минск: Госстандарт: Белорус, гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2009. — 32 с.
2. Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента: СТБ ИСО 19011-2003. -Введ. 01.07.2004. - Минск: Госстандарт: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2004.-26 с.
Поступила 28.04.2011
