CC BY
242УДК 331.23 Экономические науки
Москалева Елена Геннадьевна, к.э.н., доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита, Мордовский государственный университет имени Н.П. Огарёва,
г. Саранск
ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ ПЕРСОНАЛА НА БАЗЕ KPI - КЛЮЧЕВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Аннотация. В статье рассмотрены практические этапы внедрения новой системы мотивации персонала на базе KPI - ключевых показателей эффективности.
Ключевые слова: мотивация, оплата труда, эффективность трудовой деятельности, ключевые показатели эффективности.
Abstract. The article describes the practical steps the introduction of new personnel motivation system based on KPI - Key Performance Indicators.
Key words: motivation, remuneration, work efficiency, Key Performance Indicator.
В условиях медленного восстановления экономики страны, затрудненного доступа к финансовым заимствованиям, низкого покупательного спроса как корпоративных клиентов, так и конечных потребителей, на первый план выходит способность компаний эффективно управлять своим бизнесом и наращивать рыночную долю за счет своих уникальных преимуществ. Уникальным преимуществом может быть способность и желание людей работать быстрее, лучше и эффективнее конкурентов, при этом процессы и системы (функционирующие на предприятии) должны способствовать реализации потенциала сотрудников. Одним из направлений повышения заинтересованности наемных работников в росте эффективности деятельности выступает совершенствование применяемых на предприятии систем оплаты труда.
В настоящий момент многие российские компании совершенствуют систему компенсации, разрабатывая справедливую систему вознаграждения, стимулирующую сотрудников на выполнение целей организации. Одной из таких систем является система оплата по результатам, которая опирается на использование ключевых показателей эффективности (Key Performance Indicator - KPI).
Применять КР1 можно как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Условие использования показателя -возможность его измерения. Наиболее распространенные ключевые показатели эффективности (КР1) и порядок их расчета приведены в таблице 1.
Таблица 1 - Наиболее распространенные ключевые показатели эффективности (КР1) и методика их
1
расчета
Ключевые показатели эффективности Методика расчета ключевых показателей эффективности
Коммерческие показатели
Выручка План/факт (отношение фактического значения выручки к плановому значению выручки)
Прибыль План/факт (отношение фактического значения прибыли к плановому значению прибыли)
Дебиторская задолженность План/факт (отношение фактической суммы дебиторской задолженности к плановому значению дебиторской задолженности)
Другие показатели План/факт
Некоммерческие (качественные) показатели
Своевременность подачи отчетов План/факт (отношение фактического срока подачи отчета к плановому сроку подачи отчета)
Текучесть кадров План/факт (отношение фактического значения коэффициента текучести кадров к плановому значению коэффициента текучести кадров)
Количество новых привлеченных клиентов План/факт (отношение фактического количества привлеченных клиентов к плановому количеству привлеченных клиентов)
Другие показатели План/факт
Чтобы внедрить систему мотивации на базе КР1, должны выполняться определенные требования:
- каждый показатель должен быть четко определен;
- показатели и нормативы должны быть достижимы: цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом, мотивировать;
- показатель должен быть в сфере ответственности тех сотрудников предприятия, которые подвергаются оценке;
- показатели могут быть общими для всей компании и конкретными для каждого подразделения.
Система управления персоналом имеет риск быть высокозатратной и
1 http://www.elitarium.ru/kljuchevye-pokazateli-jeffektivnosti-kpi-motivacija-personala/
низкоэффективной в случае, если персонал не будет испытывать лояльности к компании. Для формирования лояльности сотрудников полезно иметь представление о том, что мотивирует их выполнять свои обязанности наиболее эффективно. Необходимо, чтобы система мотивации персонала включала в себя материальную и нематериальную мотивацию. Мы основное внимание уделим материальной составляющей - это система начисления заработной платы, к которой сотрудники любой организации наиболее чувствительны.
Система оплаты труда на базе KPI позволяет:
- обеспечить контроль за текущими и долгосрочными показателями деятельности организации;
- оценить личную эффективность каждого сотрудника, подразделения и организации в целом;
- ориентировать персонал на достижение требуемых результатов;
- управлять бюджетом по фонду заработной платы и сократить время на его расчет.
Рассмотрим методику формирования системы оплаты труда на базе KPI.
На первом этапе необходимо определить перечень должностей в структуре компании, для которых будет формироваться следующая мотивационная схема (принцип соответствия ключевых показателей эффективности уровню организационной структуры):
- уровень «генеральный директор» - достижение цели первого уровня;
- уровень «менеджмент» (руководители подразделений) - достижение целей второго уровня + показатели организации плановой работы;
- уровень «рядовой персонал» - достижение поставленных целей + выполнение текущих задач.
На втором этапе определим ключевые показатели эффективности (KPI) для определенной должности исходя из целей, поставленных для данного уровня организационной структуры, и определим порядок расчета этих показателей (таблица 2).
Цель компании Возможные ключевые показатели эффективности и порядок их оценки (расчета)
Коммерческая цель - увеличить объем продаж на 20% 1. Ключевой показатель эффективности - план продаж. Система оценки: фактические продажи / план продаж. 2. Ключевой показатель эффективности - прирост объема продаж 20%. Система оценки: фактический прирост / плановый прирост.
Коммерческая цель - увеличить долю рынка 1. Ключевой показатель эффективности - доля объема продаж по новым клиентам. Система оценки: фактические продажи новым клиентам / план продаж новым клиентам. 2. Ключевой показатель эффективности - прирост объема продаж новым клиентам 5%. Система оценки: фактический прирост / плановый прирост.
Коммерческая цель - увеличить среднюю сумму отгрузки на 15% Ключевой показатель эффективности - средняя сумма отгрузки. Система оценки: фактическая средняя сумма отгрузки / плановая средняя сумма отгрузки на дату.
Качественная цель - увеличить количество клиентов на 10% за год Ключевой показатель эффективности - количество клиентов в базе данных компании. Система оценки: фактическое количество клиентов в базе / плановое количество клиентов в базе.
Качественная цель - разработать и провести мероприятие для 50 клиентов (30% ключевых и 70% потенциальных) за месяц 1. Ключевой показатель эффективности - посещение мероприятия клиентами. Система оценки: фактическое количество посетителей / плановое количество посетителей. 2. Ключевой показатель эффективности - бюджет мероприятия. Система оценки: фактический бюджет / плановый бюджет.
Ключевые показатели эффективности (КР1) различаются в зависимости от уровня должности в организационной структуре и соответствуют целям данного уровня. Например, иногда оценивают эффективность работы менеджера по одному финансовому показателю (например, объему продаж). Но данная оценка не дает полного представления об эффективности работы сотрудника - объем продаж может быть следствием сложившейся ситуации на рынке. В мотивационной схеме оптимально использовать 3-5 ключевых показателя эффективности.
В таблице 3 приведены примеры ключевых показателей эффективности для директора по персоналу, начальника отдела главного механика [1, с. 66-67].
Таблица 3 - Ключевые показатели эффективности (КР1) для должностей менеджер по продажам, директор по персоналу, начальник отдела главного механика
Цели Ключевые показатели эффективности (КР1)
Должность: менеджер по продажам
Увеличить объем продаж Степень выполнения плана по продажам
Увеличить долю рынка Доля объема продаж по новым клиентам
Увеличить количество клиентов Количество клиентов в базе данных компании
Должность: директор по персоналу
Осуществлять эффективный и своевременный подбор кадров Выполнение графика закрытия вакансий
Снизить текучесть ценных кадров в компании Текучесть человеческого капитала (ценных кадров)
Разработать систему оплаты труда и стимулирования Утвержденное гендиректором «Положение о постоянной части зарплаты»
Эффективно использовать ресурсы Выполнение норматива по затратам (выполнение бюджета)
Развивать и обучать персонал Количество сотрудников, получивших более высокую категорию в результате оценки
Повышать эффективность деятельности службы управления персоналом Удовлетворенность генерального директора и топ-менеджеров компании
Должность: начальник отдела главного механика
Выполнение графика ремонта оборудования Процент отклонения от графика
Проведение качественного ремонта оборудования Доля работ по внеплановому ремонту оборудования в общем объеме ремонтных работ за определенный период
Показатель соблюдения межремонтных интервалов
Повышение эффективности работы отдела Удовлетворенность начальников основных цехов
На третьем этапе определим разброс процента выполнения ключевого показателя эффективности, и расчетного коэффициента показателя (таблица 4). Коэффициент устанавливается в зависимости от того, какая политика существует в компании относительно перевыполнения плана. Коэффициент 1,5 или 2 означает, что сотрудник мотивирован на существенное перевыполнение плана.
Таблица 4 - Процент выполнения показателя и коэффициент
Процент выполнения показателя Расчетный коэффициент Интерпретация расчетного коэффициента
Выполнение плана менее 50% 0 Недопустимый уровень
Выполнение плана 51 -89% 0,5 Низкий уровень
Выполнение плана на 90-100% 1,0 Плановый уровень
Выполнение плана 101-120% 1,2 Уровень лидерства
Выполнение плана более 120% 1,5; 2 или 1 Агрессивное лидерство или управление точностью планирования
Если такой задачи нет, то значение коэффициента, равное 1, будет служить ограничением для работника - он не будет занижать план, чтобы потом его перевыполнить, т. к. в этом случае он получит коэффициент, соответствующий выполнению плана в 100%, а не более.
На четвертом этапе сформируем мотивационную формулу, по которой будет осуществляться расчет заработной платы. Определим соотношение «фиксированная часть» и «переменная часть» в заработной плате, и определим формулу расчета переменной части заработной платы.
После этого необходимо посчитать все возможные варианты размеров заработной платы при всех возможных значениях КР1 и оформить документ «мотивационная схема сотрудника».
Ключевой момент в измерении показателя - отношение фактически полученного результата к плановому. Например, расчет показателя «Ежемесячный план продаж». Плановое значение показателя в месяц: 500 тыс. руб., фактическое значение показателя по итогам месяца: 450 тыс. руб. Расчет степени выполнения плана = 450 тыс. руб. / 500 тыс. руб. х 100% = 90%.
После того как процент выполнения плана установлен, нужно определить, какое значение имеет полученный результат для компании. Иными словами, выполнение ежемесячного плана продаж на 90% - это хорошо или плохо? Это определяет расчетный коэффициент (Кр) и непосредственно влияет на заработную плату сотрудника.
Разброс процентов выполнения плана и расчетных коэффициентов определяется компанией самостоятельно (на них влияют: размер зарплат для данной позиции, результат, который нужно получить, специфика рынка и продукта компании, цели, математические расчеты нормативов фонда заработной платы).
Рассмотрим методику построения мотивационной формулы для менеджера по продажам.
Стандартная мотивационная формула имеет вид: заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная (изменяемая) часть.
Соотношение между фиксированной и переменной частями будет различаться
в зависимости от целей, ситуации в компании, специфики рынка, на котором работает компания. Например, если ОАО «Саранский телевизионный завод» только выводит продукт на рынок, нужна агрессивная схема, в которой фиксированная часть может составлять 30% от планового дохода, а переменная 70%. Если же компания уже занимает желаемую долю рынка и стоит задача удержать ее, ситуация в компании и на рынке стабильна, то фиксированная часть может быть равна 70%, а переменная часть 30%.
Для дальнейших расчетов возьмем следующее соотношение фиксированной и переменной частей в заработной плате: фиксированная часть 50% и переменная часть 50% от планового дохода.
Далее определим влияние ключевых показателей эффективности (КР1) на переменную часть заработной платы. Например, для должности «менеджер по продажам» ключевыми показателями эффективности будут следующие:
КР11 - процент выполнения плана продаж;
КР12 - процент привлечения новых клиентов.
Чтобы установить, в какой степени каждый из выбранных ключевых показателей эффективности (КР1) будет влиять на переменную часть, определим коэффициент относительной важности для каждого из них (таблица 5).
Таблица 5 - Влияние ключевого показателя эффективности на переменную часть заработной платы
Ключевой показатель эффективности (КР1) Коэффициент относительной важности показателя (влияние на переменную часть)
КР11 - процент выполнения плана продаж 0,5
КР12 - процент привлечения новых клиентов 0,5
Итого 1,0
Мы выбрали подход, что оба показателя влияют на переменную часть заработной платы поровну. Это означает, что достижение каждого из них одинаково важно.
Далее определим расчетный коэффициент для каждого ключевого показателя эффективности (таблица 6).
Таблица 6 - Расчетный коэффициент для ключевого показателя эффективности в зависимости от
степени выполнения плана
Процент выполнения ключевого показателя Расчетный коэффициент (Кр)
эффективности
Выполнение плана менее 50% 0
Выполнение плана 51 -89% 0,5
Выполнение плана на 90-100% 1,0
Выполнение плана более 100% 1,5
Для упрощения дальнейших расчетов установим одинаковые значения коэффициентов для КР11 «Выполнение плана продаж» и КР12 «Процент привлечения новых клиентов».
Рассчитать переменную часть заработной платы для нашего примера можно по формуле (1):
ПЧЗП=ПСПЧ х (Вес КР/1 х Кр1 + Вес КР/2 х Кр2), (1)
где: ПЧЗП - переменная часть заработной платы;
ПСПЧ - плановая сумма переменной части;
Вес КР/1 , Вес КР/2 - коэффициент относительной важности первого и второго показателя;
Кр1 , Кр2 - расчетный коэффициент первого и второго показателя.
Например, если средняя заработная плата менеджера по продажам 40 тыс. руб., и при этом мы приняли соотношение - фиксированная часть 50% и переменная часть 50% от планового дохода, тогда возможные варианты заработной платы менеджера по продажам при разных значениях КР1 приведены в таблице 7.
Таблица 7 - Мотивационная схема менеджера по продажам
КР11 «Выполнение плана КР12 «Процент привлечения новых клиентов» Вес КР/2 0,5
продаж» Вес КР/1 0,5 <50% 51-89% 90-100% Более 100%
Кр2 0 Кр2 0,5 Кр2 1,0 Кр2 1,5
<50% Кр1 0 20000 25000 30000 35000
51-89% Кр1 0,5 25000 30000 35000 40000
90-100% Кр1 1,0 30000 35000 40000 45000
Более 100% Кр1 1,5 35000 40000 45000 50000
Например, выполнение плана продажи продукции менеджером по продажам 90-100% (значение коэффициента Кр1 = 1), выполнение плана по привлечению новых клиентов тоже 90-100% (значение коэффициента Кр2 = 1). Плановая сумма переменной части его заработной платы (ПСПЧ) составляет 50% и равна 20 тыс. руб., тогда переменная часть заработной платы (ПЧЗП) будет равна: 20 тыс. руб. х (1,0^0,5 + 1,0x0,5) = 20 тыс. руб. Заработная плата в месяц = 20 тыс. руб. (фиксированная часть) + 20 тыс. руб. (переменная часть) = 40 тыс. руб., т.е. сотрудник получает плановую заработную плату, установленную по нормативу затрат на оплату труда.
Другой вариант. Например, выполнение плана продаж 51-89% (значение коэффициента Кр1 = 0,5), выполнение плана по привлечению новых клиентов тоже 51-89% (значение коэффициента Кр2 = 0,5). Тогда переменная часть заработной платы (ПЧЗП) будет равна: 20 тыс. руб. х (0,5*0,5 + 0,5x0,5) = 10 тыс. руб. Заработная плата в месяц = 20 тыс. руб. (фиксированная часть) + 10 тыс. руб. (переменная часть) = 30 тыс. руб., т.е. сотрудник получает на 10 тыс. руб. меньше плановой заработной платы из-за недовыполнения ключевых показателей эффективности.
Третий вариант. Например, выполнение плана продаж более 100% (значение коэффициента Кр1 = 1,5), выполнение плана по привлечению новых клиентов тоже более 100% (значение коэффициента Кр2 = 1,5). Тогда переменная часть заработной платы (ПЧЗП) будет равна: 20 тыс. руб. х (1,5*0,5 + 1,5x0,5) = = 30 тыс. руб. Заработная плата в месяц = 20 тыс. руб. (фиксированная часть) + + 30 тыс. руб. (переменная часть) = 50 тыс. руб., т.е. сотрудник получает на 10 тыс. руб. больше плановой заработной платы за счет перевыполнения плана по ключевым показателям эффективности.
Четвертый вариант. Например, выполнение плана продаж менее 50% (значение коэффициента Кр1 = 0), выполнение плана по привлечению новых клиентов тоже менее 50% (значение коэффициента Кр2 = 0). Тогда переменная часть заработной платы (ПЧЗП) будет равна: 20 тыс. руб. х (0*0,5 + 0x0,5) = 0 тыс. руб. Заработная плата в месяц = 20 тыс. руб. (фиксированная часть) + 0 тыс. руб. (переменная часть) = 20 тыс. руб., т.е. сотрудник получает на 20 тыс. руб. меньше
плановой заработной платы за счет невыполнения плана по ключевым показателям эффективности.
Алгоритм формирования мотивационной схемы приведен в таблице 8.
Одним из критериев эффективности применяемой системы оплаты труда является гибкость разработанной системы мотивации, возможность оперативного внесения в нее обновлений с учетом изменений, происходящих на рынке, во внутренней среде компании и при корректировке ее целей без изменения механизма премирования. Этому критерию удовлетворяет оплата труда по результатам на основе КР1. Если происходят какие-либо изменения, просто меняют цели, показатели, веса, критерии измерения, оставляя механизм в целом неизменным.
Таблица 8 - Методика формирования мотивационной схемы
Этапы методики формирования мотивационной схемы Определение должности в структуре компании Определение ключевых показателей эффективности (КР1) для должности и коэффициента относительной важности каждого, исходя из целей, поставленных для данного уровня организационной структуры Определение методики расчета ключевых показателей эффективности
Определение взаимосвязи степени выполнения ключевых показателей эффективности и расчетного коэффициента
Построение мотивационной формулы, по которой будет осуществляться расчет заработной платы. Определение соотношения «фиксированная часть», «переменная часть» и «бонусы» в заработной плате Определение формулы расчета переменной части заработной платы
Расчеты для ОАО «Саранский телевизионный завод»
Менеджер по продажам (отдел продаж)
КР11 - выполнения плана продаж. Коэффициент относительной важности 0,5 КР12 - процент привлечения новых клиентов. Коэффициент относительной важности 0,5
Факт / план х 100%
Процент выполнения Расчетный коэффициент
показателя (Кр)
< 50% 0
51-89% 0,5
90-100% 1,0
Более 100% 1,5
Фиксированная часть 50% и переменная часть
50% от планового дохода
ПЧзп=ПСПЧ х (Вес КРЬ х Кр1 + Вес КР12 х Кр2)
Оформление документа «мотивационная схема сотрудника»
Таким образом, внедрение системы мотивации персонала на базе КР1 -ключевых показателей эффективности позволит повысить мотивацию сотрудников, стимулировать их на достижение поставленных целей и выполнение задач,
оптимизировать расходы по оплате труда, поскольку оплата труда тесно связана с его результатами.
Библиографический список
1. Ветлужских Е. Мотивация и оплата труда: Инструменты. Методики. Практика / Е. Ветлужских. - 5-е изд. - М.: Альпина Паблишер, 2014. - 151 с.
2. Давыдова В. В. Зарубежный опыт учета и анализа / В. В. Давыдова, Е. Г. Москалева, Н. А. Горбунова. - Саранск, 2011. - 120 с. (2-е издание, дополненное и исправленное).
