Внедрение автоматической системы канбан-доска "E-Staff" как инновационной технологии подбора персонала Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

224 ИННОВАЦИОННАЯ ЭКОНОМИКА: ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ, №7 (33), Том 2, 2018 УДК 331.103

ВНЕДРЕНИЕ АВТОМАТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ КАНБАН-ДОСКА

«Е-STAFF» КАК ИННОВАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ ПОДБОРА

ПЕРСОНАЛА Шипунова Кристина Павловна, студент (e-mail: [email protected]) Яшкова Елена Вячеславовна, к.п.н., доцент

(e-mail: [email protected]) Синева Надежда Леонидовна, к.п.н., доцент (e-mail: [email protected]) Гейфулина Кира Маратовна, студент (e-mail: [email protected]) Нижегородский государственный педагогический университет им. К.Минина, г.Нижний Новгород, Россия

Статья раскрывает сущность и значение внедрения инновационных технологий подбора персонала для компаний. Выявлен исторический аспект разработки данной технологии. Показана необходимость оптимизации кадровых процессов посредством внедрения автоматической системы КАНБАН-доска «E-STAFF», как инновационного метода управления бизнес-процессами. При установке и подключению автоматической системы определено преимущество работы как руководителя, так и сотрудников кадровой службы. Представлен алгоритм работы КАНБАН-доски.

Ключевые слова: канбан-доска «E-STAFF», автоматизация, персонал, подбор, инновации.

В современном мире постоянно появляются новые способы подбора, поиска и оценки персонала, технические инструменты реализации отдельных элементов этого процесса. Уже сейчас доступны собеседования по Skype, групповые интервью в формате видеоконференций, участники которых могут находиться в разных концах планеты, тестирование компетенций в условиях виртуальных стимуляционных программ, имитирующих реальные производственные процессы [5]. Это значительно облегчает жизнь, но требует постоянного внимания.

Внедрение технологий подбора персонала открывают широкий спектр возможностей от старых проверенных способов до самых инновационных изменений, активное применение которых еще впереди. Выбор того или иного метода зависит от многих факторов: профиля вакансии, принятых в компании правил, бюджета, ситуации на рынке труда.

В системе управления персоналом современных предприятий технология подбора персонала выделяется объемом решаемых в организации задач. Квалифицированные кадры становятся одним из наиболее ценных ре-

сурсов для российских предприятий, их дефицит может привести к снижению финансово-экономических показателей и потере конкурентоспособности предприятий. Поэтому возрастает значимость кадровой службы и организации работ по найму квалифицированного персонала.

До настоящего времени специалист по подбору персонала для анализа эффективности работы, а также для ведения статистических данных по кандидатам использовала гугл-документы [2]. Большое количество информации приходилось дублировать с работных сайтов, сложность была в одновременном ведение нескольких кандидатов. Происходила путаница кто из соискателей на каком этапе находится и в итоге многие хорошие кандидаты были потеряны. Для того, чтобы оптимизировать данные процессы необходимо внедрение автоматической системы КАНБАН-доска «E-STAFF».

КАНБАН-доска - это метод управления бизнес-процессом, использующий информационные карточки для передачи заказа на изготовление с предыдущего этапа на последующий [1]. Целью внедрения программы является обеспечение эффективности рекрутинга.

Впервые данное понятие появилось в Японии и переводится как «рекламный щит» или «рекламная вывеска» («кан» - видимый, визуальный, «бан» - карточка) [3]. Методика изобретена в 1959-м году и использовалась в 1962-м в компании Toyota для производства автомобилей. Компания была заинтересована в снижении издержек на производство, сокращение времени на сборку машин, выявлять простои и дефекты. Применяя концепцию «Тойоты» и методы бережливого производства, Канбан используется как подход к разработке программного обеспечения и в других сферах, в том числе кадровой деятельности при подборе персонала.

Система E-Staff существует на рынке с 2000 года и предназначена для кадровых служб компаний, осуществляющих подбор сотрудников, и для кадровых агентств. Это система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге, позволяющая вести учет всех клиентов и контактных лиц в единой базе контактов, предлагая таким образом функциональность CRM-программы для кадровых агентств. Карточка клиента допускает прикрепление к ней произвольного количества документов (договора и пр.) [4].

Определим преимущества работы для HR-специалиста с учетом новове-дений:

- 100% регистрация входящих и исходящих звонков;

- Самоорганизация процессов по отбору и подбору персонала;

- Анализ и улучшение качества работы с кандидатами;

- Отчетность директору и в центральный офис по объективным показателям работы.

- Возможность формирования и вывода статистических данных.

Для обеспечения подключения и дальнейшего функционирования системы необходима договоренность с центральным офисом о покупке и установки программы. После того необходимо заключить договор о годовом использовании программы. Возможность подключения данной программы есть только при наличии следующих технических условий:

- наличие статистического IP-адреса;

- IP телефон;

- шлюз для выхода в интернет на базе оборудования Microtik;

- приобретенный SIP номер и договоренность с провайдером о передачи оборудования в центральный офис.

По установке и подключению программы руководитель имеет доступ к созданию собственной доски, где он имеет возможность самостоятельно создать параметры, графы и поля программы.

КАНБАН-доска будет содержать несколько колонок, отражающих поэтапную технологию подбора персонала, состоящую из следующих полей:

- входящий или исходящий звонок;

- отказ кандидата;

- кандидаты в резерве;

- приглашение на собеседование;

- собеседования с HR;

- собеседование с руководителем;

- проверка службы безопасности;

- дата выхода на работу;

- готово.

Система работы КАНБАН-доски выглядит следующим образом:

1. Звонок фиксируется системой.

2. Автоматически создается карточка кандидата (резюме, подкрепленное с работных сайтов) в поле 1 (звонок).

3. По завершению звонка HR заполняет информацию по итогу разговора с кандидатом и комментарии, и карточка автоматически переносится в следующее поле. И так, в зависимости от результата каждого из этапов, до поля 9 (готово).

Стартовая страница программы представлена на рисунке 1.

9eC'j.ijMib Мои ¡м-лдд-нVtm ¡илйлоныMan ир,^ f'i.3тмриЕ?..tгi» ci[>

Мои дк«и v Доска &ернуться в АСМ Лог Архив Огчеты Hacipmw

ÜDo-ии Ллнлты ЗвйнСнАуЛ ^Ош^ ^ÖtoWMu^H^

О Звонок. Алматы О Звонок АУП

кандиддт. Исходящий звонок. Номер 2927370 P2g(VI gS ОЙ ijjtit • uövt

н Кандидат, Исходящий звонок. Номер 2601408 Р ■ Z ^ Ш ;rtj •

Рисунок 1 - Стартовая страница программы E-STAFF

В поле звонок находятся карточки кандидатов, с которыми и работает специалист. Карточка кандидата содержит следующую информацию:

- запись звонка с целью прослушивания службой качества и специалистом по подбору персонала;

- ФИО и номер телефона, с которого осуществлялся звонок;

- дата рождения;

- решение по звонку с кандидатом: отказ кандидата; отказ ИЯ; пригласить на индивидуальное собеседование.

- решение по собеседованию: отказать, кандидат отказался, пригласить на собеседование с руководителем.

- решение по собеседованию с руководителем: отказ руководителя, отказ кандидата, проверка службой безопасности, трудоустройство.

- в качества источника привлечения рассматриваются разработанные сайты, социальные сети, рекомендательный рекрутинг, смс-рассылка.

- форма привлечения: классический (пассивный поиск), активный поиск, реферальный канал.

- образование;

- опыт работы по сферам;

- наличие управленческого опыта;

- наличие автомобиля;

- комментарии по выявленным компетенциям;

- дата выхода на работу;

- вкладка для документов на трудоустройство.

Интернет-модуль Е-81а£Г позволяет осуществлять консолидированный поиск резюме как напрямую на сайтах, так и в Интернет-архиве Е-Б1а£Г (рисунок 2).

- п.: да

Рг— ■

Л .1 ■ • .Л V

— ------ ■Н I.1" т-/ ¡гГШ. ■! н ™ НЛО, ,-г Г _

Н ^Ч

г** -

Й I -V I 491

Ъфиспдчм I¿91

Ъ&ШВЭЯП и®

ИГ-ОПЯТ! ПИ Гй<пн1»||

фАЙПММ ПН

1 и; ий-VI п. и

Й'ЧЧЭеЧ 14«?

11 *г

£3 ГУ» ■!■-■

•Гчв

О- 1+1 гу". Си*

■ГУТ! |щ|Ыа>и

.Л 'XX' В. Ъ

з^цмечш

к * м» ■:

ТЯ ГСП ?СП

9»

57 479

1 67Я ЭИ

КлЯЩПС* [»ГШ ^'Ч .'ДИЛП

Л НИЛИи»*'»

24КЙ руб/ивс.

Пилппина ^ вулущл

Рисунок 2 - Карточка (резюме) кандидата в программе «Е-БТАЕБ»

На рисунке представлена карточка кандидата в общем, незаполненном виде. Некоторая часть информации подгружается из работных сайтов, таких как ЬеаёИиПж. Это:

- ФИО;

- Дата рождения;

- Возраст;

- Форма привлечения;

- Источник привлечения;

- Опыт последнего места работы.

Остальную информацию специалист заполняет вручную по ходу работы с кандидатом.

В итоге следует отметить, благодаря данной функции компания имеет возможность видеть:

- динамику количества поступивших и набранных звонков по дням, месяцам, годам;

- соотношение звонки/собеседования/принятые сотрудники;

- структуру звонков по времени, качеству, результату;

- эффективность использования скриптов специалистом, за счет функции прослушивания звонков;

- время нахождения кандидата на каждом этапе;

- причины отказа для дальнейшего рассмотрения;

- количество кандидатов на каждом из этапов рассмотрения на текущую дату у каждого исполнителя.

Список литературы

1. Гунин В.К., Лестев Д.В. Современные подходы к оценке персонала в процессе отбора // Экономика и управление: анализ тенденций и перспектив развития. - 2014. - № 12. - С. 39 - 42.

2. Квагинидзе В. С. Современные методы, принципы и процедуры оценки персонала компании // Горный информационно-аналитический бюллетень. - 2014. - Т.10. - № 12. -С. 48-51.

3. Методология Kanban [Электронный ресурс] - URL: https://kogio.ru/blog/kanban/ (дата обращения: 21.11.18).

4. CRM (для кадровых агентств) [Электронный ресурс] - URL: http://www.e-staff.ru/object.htm?eid=f_clients (дата обращения: 18/11.18).

5. Яшкова Е.В., Бегаева Л.Г. Оптимизация деловой оценки кадрового потенциала как необходимое условие развития организации//Интернет-журнал Науковедение. 2016. Т.8. № 2 (33). С. 92.

Yashkova Elena Vyacheslavovna, candidate of pedagogical sciences, docent (e-mail: [email protected])

Sineva Nadezhda Leonidovna, candidate of pedagogical sciences, docent

(e-mail: [email protected])

Shipunova Kristina Pavlovna, student

(e-mail: [email protected])

Geifulina Kira Maratovna, student

(e-mail: [email protected])

Minin Nizhny Novgorod State Pedagogical University, Russia

IMPLEMENTATION OF THE AUTOMATIC SYSTEM OF KANBAN-DOSKA "E-STAFF" AS AN INNOVATIVE TECHNOLOGY OF PERSONNEL SELECTION Annotation: The article reveals the essence and importance of the introduction of innovative recruitment technologies for companies. Identified the historical aspect of the development of this technology. The necessity of optimization of personnel processes through the introduction of the automatic KANBAN-board "E-STAFF", as an innovative method of business process management, is shown. When installing and connecting an automatic system, the advantage of work of both the manager and staff of the personnel service is determined. The algorithm of KANBAN-board is presented.

Keywords: kanban board "E-STAFF", automation, personnel, selection, innovations.