Вероятностный метод оценки эффективности управления организацией при внедрении комплексной информационной системы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Информационные технологии в организационных и социально-экономических системах

УДК 658.002.6

Е.Ю. Давыдова

ВЕРОЯТНОСТНЫЙ МЕТОД ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ПРИ ВНЕДРЕНИИ КОМПЛЕКСНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Воронежский экономико-правовой институт

Аннотация: в данной статье предложена сокращенная методика оценки эффективности системы управления организацией с использованием универсальной системы управления проектами «Адванта». Практическое значение данной методики состоит в том, что она может использоваться организациями для определения направлений совершенствования их функционирования при внедрении информационных систем управления.

Ключевые слова: эффективность системы управления, интегральный уровень оценки эффективности, информационная система управления.

UDC 658.002.6

E.Yu. Davydova

PROBABILISTIC METHOD OF EVALUATING THE EFFICIENCY OF MANAGEMENT OF THE ORGANIZATION IN THE INTRODUCTION OF THE INTEGRATED INFORMATIONAL SYSTEM

Voronezh economical and legal institute

Abstract: This article proposes a reduced methodology for assessing the effectiveness of the organization's management system using the universal project management system "Advanta". The practical importance of this methodology is that it can be used by organizations to determine the directions for improving their functioning when implementing information management systems.

Key words: efficiency of the management system, integral level of

efficiency evaluation, information management system.

Достижение поставленных целей - это то, на что направлено создание и внедрение любой социотехнической системы. С целью оценки качества работы внедряемой системы неотъемлемым аспектом деятельности выступает измерение эффективности. Согласно исследованиям различных ученых, понятие эффективности тождественно относительной величине, которая показывает определенное соотношение результата к затратам или целям. Если рассматривать результат функционирования комплексной информационной системы как достижение цели своевременного выполнения заказов потребителей надлежащего качества при заданном уровне издержек на управление выполнением заказа, то следует провести всестороннее обследование, как с формальной точки зрения, так и с содержательной.

Измерение и оценка эффективности любой системы дает нам возможность решения таких задач, как [3; 9; 18]:

1) сравнение некоторых альтернатив работы системы и определение порядка выбора наиболее приемлемого варианта;

2) принятие решения о применении на практике определенного способа действий в зависимости от сложившейся ситуации;

3) анализ воздействия разнообразных факторов на суммарную эффективность системы;

4) установление функциональных возможностей активных средств, которые применимы к системе;

5) выявление направлений повышения качества и эффективности.

Наиболее значимы для оценки постановка и выбор цели, которая определяет требуемый или желаемый результат, что следует из самого понятия эффективности. Требования, предъявляемые к системе целей, следующие [8; 12; 20]:

1) цель должна быть измерима и корректируема в случае изменения условий и состояния системы управления;

2) обязательным условием должна быть совместимость цели системы и отдельных ее звеньев;

3) цели должны быть понятны и недвусмысленно сформулированы;

4) цели обязаны иметь сроки исполнения;

5) цели должны формализоваться в критерии.

Зачастую использование количественных методов оценки эффективности затруднительно. В связи с этим применяются вероятностные методы. Применяя эвристические методики, мы разрабатываем специальную систему показателей, основанную, например, на методе экспертных оценок. Качественные методики учитывают мнения различных групп лиц в организации (экспертов, консультантов, работающих), в связи с этим их применение позволяет достичь эффективного результата. Несомненным достоинством таких методик является сравнительная простота расчета показателей [1; 14]. Однако недостатком выступает упор на экономические аспекты внедрения информационных программ, поэтому действительные процессы могут отображаться косвенно [4; 15].

Уровень эффективности системы управления организацией выступает количественной характеристикой ее эффективности. Автором предлагается следующая методика для определения указанного уровня [6; 11; 17]:

1. Выявление требований к системе управления организацией.

2. Определение критериев оценки эффективности системы управления организацией.

3. Установление и характеристика направлений оценки и анализа.

4. Оценка системы управления организацией поэтапно и расчет частных уровней

1а £

ю

I &

о

эффективности.

5. Определение и оценка интегрального уровня эффективности системы управления.

6. Выработка и осуществление организационных мероприятий по совершенствованию управления предприятием на основе комплексной информационной системы.

Сначала определяются частные уровни эффективности по каждому направлению оценки, затем они обобщаются в интегральный показатель эффективности системы. В качестве информационной базы исследования использовались отчеты и опросные данные специалистов ООО «Дон-Мебель», занимающегося производством и продажей мебели по индивидуальным проектам. На предприятии применяется универсальная система управления проектами «Адванта». Анализ может осуществляться в один, два и более этапов. В нашем случае проведем оценку в один этап, когда формальная и содержательная оценки дают достаточно ясное представление о ситуации в целом. Формальная оценка эффективности системы управления организацией может сопровождаться заполнением анкеты, представленной в таблице 1 [11].

В указанной таблице, согласно выбранной методике, проведена оценка характеристик управления проектами названной выше организации. Из таблицы 1 следует, что общая оценка формальных характеристик управления составила 8 баллов.

После заполнения анкеты рассчитывается частный показатель уровня эффективности системы управления по формальным признакам по формуле (1):

Уэф. ф.= £ Кф

Уэф. ф.= [0,1]

(1)

т

где Уэф. ф- уровень эффективности по формальным признакам, доли единицы; Кф ] - величина ]-ой характеристики системы управления; К] е [0,1]; т - общее число баллов.

Таблица 1

Методика проведения формальной оценки эффективности системы управления

Характеристик Критерии Параметры оценки Примечания Балл

и деятельности оценки

Общие характеристики системы управления

1. Широта Решение Решение текущих Обосновать

управленческ текущих вопросов по мере их необходимость решения

ого вопросов по появления без предложенной

воздействия мере их целеполагания - 0 информационной

появления без Интегрированное системой управления

целеполагания управление ресурсами, задач применительно к

ориентированное на предприятию

Ориентация на реализацию

достижение тактических целей

тактических и предприятия - 0,5

стратегических Интегрированное

целей управление ресурсами,

предприятия ориентированное на

решение задач в

соответствии с

корпоративной

стратегией - 1 1

Продолжение таблицы 1

2. Наличие

основных

функций

управления,

реализуемых

информацион

ной системой

да / нет

да - 1;

нет одной из основных функций -0,5;

нет нескольких основных функций - 0

Указать, какая функция не реализуется в рамках данной информационной системы управления и причину ее отсутствия

З.Последоват

ельность

этапов

совершенство вания системы управления

верна / не верна

типична / нетипична

да - 1; нет - 0

да - 1;

нетипична - 0,5

Обосновать выбранную последовательность

4.

Последовател ьность достижения тактических и стратегическ их целей

есть / нет

существенных

отклонений от

сформированны

х тактического и

стратегического

планов

нет отклонений - 1; несущественные - 0,5; существенные - 0

Указать

последовательность достижения целей предприятия

Характеристики отдельных функций системы управления

1а

I

I &

о

Управление материальны ми ресурсами

Управление

финансовыми

ресурсами

Управление производство

м

Управление закупками

Управление сбытом

Управление

заказами

потребителей

Управление поставками

Управление кадрами

Управление

основными

фондами

Осуществляется / не

осуществляется

особенности разработки функциональног о наполнения системы

есть / нет оценка эффективности выполнения каждой функции

Осуществляется - 1;

Осуществляется не в полном объеме - 0,5;

Не осуществляется- 0

важные - 1;

могут использоваться

0,5;

несущественные - 0

есть - 1; нет - 0;

Указать, на основании каких факторов предлагается данный перечень выполняемых функций

Указать причины, обусловившие наличие данных особенностей

Краткая характеристика расчета эффективности

1

1

1

1

0

Окончание таблицы 1

Управление

складировани

ем

Бизнес-планирование и учет

Управление расчетами с покупателями и

поставщиками

Ведение

банковских

счетов

Ведение бухгалтерии

Дополнительные характеристики системы управления

1. Степень

проработанно

сти

выполняемых системой управления функций

высокая / низкая

высокая - I; достаточная - 0,5; низкая - 0

Обосновать

необходимость высокой проработки выполняемых функций

1а

I

I &

2. Наличие

предваритель

ных

исследований проекта внедрения ИСУ

есть / нет

есть - I; нет - 0;

Какие

проводились разработке ИС

работы при

Общая оценка формальных характеристик управленческой деятельности

8 баллов

Уэф. ф = 8/10=0,8 долей единицы.

Основываясь на полученной итоговой оценке системы управления организацией, которая была рассчитана по формуле (1), можем сделать предварительный вывод о ее возможности качественного функционирования и соответственно эффективности, составляющей 80%.

Заметим, что содержательная сторона оценки эффективности системы управления организацией состоит в анализе логики и полноты охвата функций, которые выполняет обследуемая система [5; 19]. Оценку эффективности по содержанию мы проводим, согласно таблице 2 [11]. Общая оценка характеристик управления по содержанию составила 6 баллов.

1

1

По результатам содержательной оценки определяется показатель У эф. который рассчитывается с использованием формулы (2):

Уэф. с = £ —^ , Уэф. с = [0,1] , (2)

к=1

Таблица 2

Методика содержательной оценки эффективности системы управления_

Характеристика типовой системы управления предприятием

Характеристика обследуемой системы

Оценка (от 0 до 1 балла)

Наименование

направления

исследования

Содержание направления исследования

Наименов ание

направлен ия

исследова ния

Содержание направления исследования

Особенности направления исследования

1а

I

I &

о

Общая

характеристик а предприятия

Анализ текущего состояния предприятия, его возможностей, перспектив его работы, деятельности отрасли

Общая

характери

стика

предприят

ия

Анализ

текущего

состояния

предприятия,

его

возможностей, перспектив его работы, деятельности отрасли

Позволяет

продемонстри

ровать

особенности

отдельных

видов

продукции,

дополнительн

ые

возможности

использовани

я изделия.

Позволяет

учитывать

тип

предприятия

(малое,

среднее,

крупное),

функциониро

вать в

условиях

инфляции и

жесткого

налогового

прессинга.

Описание продукции

Краткое описание назначения и характеристик новой продукции

Описание продукции

Описание

новой

продукции,

назначение и

область

применения,

технические

характеристики

, тип

производства

Описана

привлекатель

ность

продукции

для клиентов.

Даны

сведения о

безопасности,

экологичност

и продукции,

о типе

производимо й продукции.

с

1

1

1а £

ю

I &

о

Продолжение таблицы 2

Описание Анализ Описание

клиента информации о клиента - -

(потребителя) потребителях, динамике запросов, платёжеспособное ти (потребит еля) 0

Производство Оценка Производс Приведены Позволяет

обеспечения тво расчёты управлять

предприятия потребности в заказами

производственны оборудовании, потребителей,

ми площадями, площадях и но нет прямой

мощностями, оснастке. ориентации

кадрами, Указаны на данную 0,8

материалами, поставщики функцию

описываются сырья и

поставщики и материалов.

система МТО Краткая характеристика кадров

Маркетинг Определение Маркетин Характеристика Не содержит

сильных и слабых г возможностей информации

сторон рынка и о конкурентах

предприятия и платёжеспособ 0,7

конкурентов, ного спроса

прогнозирование

сбыта продукции

Организацион Анализ Организац Представлены Позволяет

ное развитие организационной ионное этапы, четко

структуры развитие исполнители и разграничива

управления; сроки ть функции

разработка исполнения исполнителей

графика работы с работ.

выделением Приведена 1

полномочий и структура

ответственности управления с указанием ответственност и участников команды

Финансы Определение потребностей в финансировании, выбор методов финансирования Финансы Расчёты инвестиционны х затрат, программы производства, расходов на оплату труда, затрат на производство, финансовых результатов. Высокий уровень представлени я таблиц финансовых показателей 1

Окончание таблицы 2

Анализ рисков Исследование рисков, разработка мер по их снижению и страхованию Анализ рисков На основании предложенной информации возможно дать теоретический прогноз рисков Нет описания рисков 0,5

Общая оценка содержания системы управления 6 баллов

где Уэф. с- уровень эффективности системы управления предприятием по содержательным признакам, доли единицы;

Кск - величина к-ой характеристики системы управления; Кск е [0,1]; б - общее число баллов.

Уэф. с = 6/8=0,75 долей единицы. Общим результатом формальной и содержательной оценки является показатель уровня эффективности У эф. 1. Он используется тогда, когда дальнейшая оценка не ^ требуется и рассчитывается по формуле (3):

У эф. 1 = Уэфф х Бф + Уэфс х Бс , (3)

где Бф, Бс - степень важности соответственно формальной и содержательной ^ сторон эффективности системы управления предприятием.

Выбирая долю (степень важности) формальной оценки 0,6, а содержательной 0,4, определим Уэф.1:

У эф. 1 =0,8*0,6+0,75*0,4=0,78 долей единицы.

Значение интегрального уровня эффективности системы управления изменяется § от 0 до 1. Единица характеризует стопроцентную эффективность, однако, в ^ практической деятельности достичь ее практически невозможно. Поэтому считается, ^ что чем ближе величина интегрального уровня к единице, тем выше эффективность [10;

Таким образом, интегральный показатель эффективности управления ООО «Дон-Мебель» с использованием комплексной информационной системы равен 0,78 долей ^ единицы либо 78%. Согласно проведенному исследованию, можно сделать заключение, что внедрение системы «Адванта» способствует повышению эффективности управления 5Й организацией, так как рассчитанный показатель приближается к значению абсолютной эффективности. С целью корректировки действий по внедрению комплексной информационной системы в управленческую деятельность организации и подготовки ее параметров к профессиональной экспертизе можно предложить такие организационные С^ мероприятия, как [2; 7; 13]:

1) изучение отечественного и зарубежного опыта внедрения информационных систем управления организацией;

2) повышение квалификации и совершенствование навыков разработчиков информационной системы управления;

3) привлечение сторонних специалистов при масштабных разработках;

4) проведение специалистами проектной группы внутренней экспертизы управленческой деятельности организации вместе с процессом разработки системы;

5) в случае возникновении проблем при внедрении привлечение внешних консультантов.

Таким образом, автором была предложена сокращенная методика оценки эффективности системы управления организацией на основе универсальной системы «Адванта». Практическое значение данной методики состоит в том, что анализ и определение интегрального уровня эффективности системы управления организацией способствует оценке качества разработанной информационной системы управления, корректировке ее содержания и оформления, подготовке к экспертизе и формированию направлений последующих действий.

Список литературы

1. Аринушкина А.А. Информационные технологии в реализации модели управления развитием профессионально значимых качеств руководителей структурных подразделений // Ученые записки ИИО РАО. 2011. № 37. С. 33.

2. Будаева А.А. Оптимизация технологий многокритериального ранжирования объектов // В книге: Теория операторов, комплексный анализ и математическое моделирование тезисы докладов международной научной конференции. Южный математический институт Владикавказского научного центра Российской академии наук и Правительства Республики Северная Осетия-Алания. 2014. С. 166-167.

3. Васильева В.Н., Воронов В.В. Развитие информационной культуры и система непрерывного образования // В сборнике: Компьютерная революция и информатизация общества Сборник статей. Философское общество СССР. Москва, 1990. С. 224-231.

4. Жилин В.А., Акимов В.П. Табличный процессор excel. - Москва, 2000. - 160

с.

5. Кульгачев И.П. О полноте и достоверности статистических наблюдений в области российского туризма. - Москва, 2014. - 54 с.

6. Ампилов Ю.П. Численное исследование величины рентабельно извлекаемых запасов углеводородов, рассчитываемых доходным методом // Минеральные ресурсы России. Экономика и управление. 2016. № 5. С. 42-50.

7. Гусева Т.В., Малков А.В., Молчанова ЯП., Бегак М.В. Справочные документы по наилучшим доступным технологиям: перспективы использования предприятиями химической промышленности // Химическая промышленность сегодня. 2010. № 2. С. 6-17.

8. Забайкин Ю.В. Применение экономико-математических методов в производственном планировании // Kant. 2017. № 2 (23). С. 140-147.

9. Калиберда Е.А., Федотова И.В. Автоматизированное программное средство решения задач теории надежности для студентов непрофильных специальностей // Актуальные проблемы преподавания математики в техническом ВУЗе. 2014. № 2. С. 7073.

10. Капитонов И.А. Инновационно-ориентированный энергетический базис формирования национальной конкурентоспособности в условиях перехода к шестому технологическому укладу // Вестник экономической интеграции. 2012. № 2. С. 58-62.

11. Кузовков А.Д. Оценка эффективности применения инфокоммуникационных технологий на основе интегрально-экспертного метода // Успехи современной науки. Том 3.№11. 2016. С. 113-117.

12. Недоспасова О.П., Путилов А.В. Моделирование и оптимизация стратегии корпоративного софинансирования образовательных инвестиций // Экономика в промышленности. 2013. № 4. С. 40-48.

13. Самарин И.В. О целесообразности иерархии в системе стратегического планирования и управления крупным предприятием // Инновации и инвестиции. 2014. № 8. С. 109 - 114.

14. Сандракова И.В., Мандрик Н.Ю., Берсенев И.И., Черкасов Г.В. Контроллинг маркетинга и информационная безопасность торгового предприятия // Практический

маркетинг. 2014. № 9 (211). С. 23-29.

15. Хлестова Д.Р., Редников Д.В. Психологические аспекты информационной безопасности в современном мире // Инновационное развитие. 2017. № 5 (10). С. 140141.

16. Чернышева Е.Н. К анализу интегрированной корпоративной отчетности // В сборнике: Анализ и современные информационные технологии в обеспечении экономической безопасности бизнеса и государства Сборник научных трудов и результатов совместных научно-исследовательских проектов. РЭУ им. Г.В. Плеханова. Москва, 2016. С. 404-407.

17. Шагиева А.Х. Концептуальные подходы к моделированию процессов институционализации антикризисного управления. - Москва, 2011. - 108 с.

18. Юсупова С.Я., Гамидуллаев С.Н., Кнышов А.В. Контроллинг как элемент системы управления таможенными органами // Управленческий учет. 2016. № 11. С. 2632.

19. Якупов З.Я., Галимова Р.К., Сафин А.А. Сравнительный анализ методов наименьших квадратов и модулей // В сборнике: Развитие науки и образования в современном мире Сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в 7 частях. ООО "АР-Консалт". 2014. С. 92-96.

20. Shashkova A.V. Financial & legal aspects of doing business in Russia. - Москва, 2011. - 256 с.

Информация об авторе: Information about author:

Давыдова Елена Юрьевна, Davydova Elena Yurievna,

Кандидат экономических наук, доцент, Candidate of Economic Sciences, Associate

Воронежский экономико-правовой институт, Professor, Voronezh Institute of Economics and Law,

г. Воронеж, Россия Voronezh, Russia