CC BY
41
УДК 658.002.6
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ НА ОСНОВЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ: МЕТОДИКА ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Е.Ю.Давыдова1
Воронежская государственная технологическая академия, 394000, г. Воронеж, пр.Революции, 19.
Предложена методика оценки эффективности управления предприятием на основе информационной системы, Она позволяет оценить качество информационной системы управления, скорректировать ее, получить ясное представление об особенностях последующей работы. Табл. 2.
Ключевые слова: управление предприятием; информационные системы; маркетинг; финансы; анализ рисков.
ENHANCEMENT OF ENTERPRISE MANAGEMENT BASED ON AN INFORMATIONAL SYSTEM: THE PROCEDURE TO ESTIMATE THE EFFICIENCY E.Y. Davidova
Voronezh State Technological Academy 19 Revolution Av., Voronezh, 394000
The author proposes a procedure to estimate the efficiency of enterprise management based on an informational system. It enables to assess the quality of the management informational system, to correct it, to obtain a clear understanding about the character of the following work. 2 tables.
Keywords: enterprise management; informational systems; marketing; finances; risk analysis.
Создание и функционирование любой социотех-нической системы направлено на достижение постав= ленных целей. Для измерения успешности ее функционирования вводится понятие эффективности, На сегодняшний день сложилось устойчивое представление о том, что эффективность - это относительная величина, отражающая определенное соотношение результата с целями или затратами, Иными словами, это степень достижения поставленных целей - своевременного выполнения заказа клиентов надлежащего качества при заданном уровне издержек на управление выполнением заказа. Для определения уровня эффективности совершенствования управления предлагается использование следующей методики: 1) разработка требований к системе управления предприятием; 2) формирование критериев оценки ее эффективности; 3) выделение и описание направлений анализа и Оценки; 4) поэтапная оценка и определение частных уровней эффективности; 5) расчет и анализ интегрального уровня эффективности; 6) применение организационных мероприятий по совершенствованию управления предприятием на основе информационной системы, Разработанная методика апробирована на примере деятельности ОАО «Видеофон» (гВоронеж), поскольку там имеется опыт внедрения информационной системы управления предприятием ERP MFG/PRO. В статье представлены некоторые аспекты апробирования методики.
Так, сначала по каждому направлению оценки определяются уровни эффективности системы управле-
ния предприятием, являющиеся частными показателями, Для обобщения результатов анализа следует использовать интегральный показатель эффективности системы, В зависимости от требуемой степени детализации оценку эффективности можно проводить в один или более этапов. На первом этапе автором проводятся формальная и содержательная оценки. Формальная оценка эффективности системы управления может проводиться с использованием анкеты, которая представлена втабл, 1, Далее после заполнения анкеты рассчитывается частный показатель уровня эффективности системы управления по формальным признакам по формуле
где У* - уровень эффективности по формальным
признакам, доли единицы; Кф] - величина .¡-ой характеристики системы управления; К) е [ОД]; т -
общее число баллов; = 7/10=0,7 долей единицы.
С учетом того, что единица характеризует стопроцентную эффективность, показатель 0,7 долей единицы означает эффективность по формальным признакам, равную 70 %,
Содержательная сторона оценки эффективности системы управления предприятием основывается на анализе логики и полноты охвата выполняемых системой функций. Данный вид оценки также может про-
1 Давыдова Елена Юрьевна, академическая степень магистра менеджмента, соискатель ученой степени кандидата экономических наук, тел.: 89518786923, e-mail: [email protected]
Davidova Elena Yurjevna, a holder of a master's degree in management, a competitor for a scientific degree of a candidate of economical sciences, Tel.: 89518786923, e-mail: [email protected]
водиться с использованием анкеты, Она может включать следующие параметры оценки: производство, маркетинг, финансы, анализ рисков и т.д. Предположим, согласно расчету, уровень эффективности системы управления по содержанию У^ равен 0,7 долей единицы, или 70 %.
Общим результатом первого этапа оценки является показатель уровня эффективности У^. Он рассчитывается по формуле Узф1=У?фхОф + У:фхОс, где Г)ф, Г)с = степень важности соответственно формальной и содержательной сторон эффективности системы управления предприятием, Выбирая долю (степень важности) формальной оценки 0,6, а содер-
жательной 0,4, определим Узф] -0,7*0,6+0,7*0,4=0,7
долей единицы, или 70 %.
На втором этапе проводится бизнес-оценка, включающая анализ трех основных характеристик функционирования системы управления предприятием: оценка соответствия системы управления бизнес-
процессам (У^ ); оценка учета конъюнктуры рынка
{Уэф)', оценка организаций финансирования внедрения информационной системы управления предприятием (У°ф ). Бизнес-оценка проводится по всем аспектам функционирования предприятия в целом и дает более точное представление о характере и качестве системы управления, Для этого в ходе бизнес-оценки заполняются три анкеты и в соответствии с ними находятся частные показатели уровня эффективности,
Таблица 1
Методика проведения формальной оценки эффективности совершенствования управления предприятием на
Характеристики деятелы юсти Критерии оце! пси Параметры оценки Примечания Балл
Общие ха рактеристики системы управления
1. Широта управленческого воздействия Решение текущих вопросов по мере их появления без це-леполагания Ориентация на достижение тактических и стратегических целей предприятия Решение текущих вопросов по мере их появления без целепо-лагания - 0 Интегрированное управление ресурсами, ориентированное на реализацию тактических целей предприятия -0,5 Интегрированное управление ресурсами, ориентированное на решение тактических задач в соответствии с корпоративной стратегией -1 Обосновать необходимость решения предложенной информационной системой задач применительно к предприятию 1
2. Наличие основных функций управления, реализуемых информационной системой да / нет да-1; нет одной из основных функций -0,5; нет нескольких основных функций - 0 Указать, какая функция не реализуется в рамках данной информационной системы и какова причина ее отсутствия 0,5
3. Последовательно сть этапов совершенствования системы управления верна / не верна типична/не типична да -1; нет -0 да = I; нетипична -0,5 Обосновать выбранную последовательность 1 0,5
4. Последовательность достижения тактических и стратегических целей есть / нет существенных отклонений от сформированных тактического и стратегического планов нет отклонений -1; несущественные - 0,5; существенные - 0 Указать последовательность достижения целей предприятия 1
Характеристики отдельных функций системы управления
Управление материальными ресурсами Осуществляется / не осуществляется Осуществляется -!; Осуществляется не в полном объеме-0,5; Не осуществляется- 0 Указать, на основании каких факторов предлагается данный перечень выполняемых 1
Управление финансовыми ресурсами
Управление производством Управление закупками Управление сбытом Управление заказами потребителей Управление поставками Управление кадрами Управление основными фондами особенности разработки функционального наполнения системы есть / нет оценка эффективности выполнения каждой функции важные -1; могут использоваться - 0,5; несущественные - 0 есть-1; нет - 0; функций Указать причины, обусловившие наличие данных особенностей Краткая характеристика расчета эффективности 0,5 0
У( |раш 1@ние складированием Бизнес-планирование и учет
Управление расчетами с покупателями и поставщиками Ведение банковских счетов Ведение бухгалтерии
Дополнительные характеристики системы управления
1. Степень проработанности выполняемых системой управления функций высокая / низкая высокая -1; достаточная - 0,5; низкая - 0 Обосновать необходимость высокой проработки выполняемых функций 0,5
2. Наличие предварительных исследований проекта внедрения ИС есть / нет есть-1; нет - 0; Какие работы проводились при разработке ИС 1
Общал оценка формальных характеристик 7 баллов управленческой деятельности
Оценка соответствия системы управления бизнес-процессам заключается в исследовании степени учета всех характеристик и требований, которые возникают при функционировании предприятия, Анализ должен проводиться по всем признакам бизнес-процессов: высокой эффективности, гибкости, ориентации на удовлетворение потребностей клиента, рис-ковости, особых требований к финансированию. Необходимо оценить, соответствует ли разработанная система признаку и в какой степени, определить возможности корректировки системы управления.
Исходя из вышеобозначенных условий, исследование целесообразно проводить с использованием анкеты «Соответствие системы управления бизнес-процессам», представленной в табл. 2
Частным показателем эффективности системы
уБП
управления здесь является 1 . Он определяется по формуле
I-1 1
где ^ - балл, присвоенный ^-му бизнес-процессу, доли единицы; -
общее число бизнес-процессов; ^ - требования к бизнес-процессам; ^
У™
# =0,06+0,16+0,3+0,04+0,06=0,62 долей единицы.
При оценке учета конъюнктуры рынка полезно провести анализ качества маркетинговых исследований, динамики конъюнктуры рынка, потребностей и платежеспособности потребителей, ответив на соответствующие вопросы анкеты. Оценка организации финансирования внедрения информационной системы предполагает анализ степени проработанности финансового плана, рисков и инфляции при прогнозировании денежных потоков от внедрения, возможности дополнительного финансирования в случае возникновения дополнительной потребности и т.д. В силу равной степени значимости всех параметров оценки определяется как сумма баллов. Согласно расчетам, ур уоф
= о,4 долей единицы;1 =1 балл,
Таблица 2
Анкета «Соответствие системы управления бизнес-процессам» (балльная оценка)
Требования бизнес-процессов к системе управления предприятием Доля (вес) каждого направления исследования Основные бизнес-процессы
1 2 3 4 |567 8
Балльная оценка соответствия требованиям
Гибкость 0,1 0,4 0,3 0,7 0,9 0,6 0,3 0,9 0,8
Высокая эффективность 0,25 0,7 0,5 1 0,7 0,5 0,5 1 0,3
Ориентация на потребителя 0,4 0,9 0,4 1 0,9 0,8 0,7 0,7 0,8
Учёт рисков 0,1 0,8 0 0,8 0,7 0 0 0,4 0,6
Учёт дефицита финансирования 0,15 0,5 0 0,7 0,8 0,7 0,6 0,3 0
Итоговым показателем эффективности является интегральный уровень эффективности системы управления, который можно определить по формуле
i=I
Y интегр
где 1 эф - интегральный уровень эффективно-у
сти управления; 1 эф'- частные уровни эффекгивно-
д
сти управления; ' - вес каждого частного показателя эффективности; "-число показателей, по которым проводилась оценка эффективности управления предприятием.
Веса частных показателей оценки эффективно-
А
сти системы управления ' могут определяться специалистами организаций самостоятельно, Значение интегрального уровня эффективности системы управления изменяется от 0 до 1, Единица характеризует стопроцентную эффективность, однако в практической деятельности достичь ее оолее чем сложно, I ак, чем ближе величина интегрального уровня к единице, тем выше эффективность. Для ОАО «Видеофон» специалистами предприятия определены следующие значения весовых коэффициентов: формальные - 0,15; содержательные - 0,40; соответствие бизнес-процессам -0,15; рыночные - 0,30; финансовые - 0,20,
уинтегр
1 э* =0,7*0,15+0,7*0,40+0,62*0,15+0,4*0,40+
+1*0,20=0,83 долей единицы.
Таким образом, интегральный показатель эффективности управления ОАО «Видеофон» на основе информационной системы равен 0,83 долей единицы. Исходя из этого, можно заключить, что внедрение системы класса ERP способствует совершенствованию управления предприятием, поскольку указанное значение приближается к эффективности, равной 100%,
Однако следует отметить, что на практике невозможно достичь абсолютной эффективности, так как управленческие решения принимаются руководителем на основе альтернативных вариантов, предлагаемых информационной системой, поэтому велико влияние человеческого фактора. А это не исключает принятия ошибочных решений.
Для корректировки операций по внедрению информационной системы в управленческую деятельность предприятия и подготовки ее параметров к профессиональной экспертизе можно предложить следующие организационные мероприятия: 1) проведение внутренней экспертизы управленческой деятельности предприятия (специалистами проектной группы) параллельно с процессом разработки системы; 2) привлечение внешних консультантов при возникновении проблем проведения некоторых работ по внедрению; 3) для масштабных проектов целесообразно привлечение сторонних специалистов; 4) повышение квалификации разработчиков информационной системы; 5) исследование отечественного и зарубежного опыта применения информационных систем управления предприятием.
Таким образом, была предложена и апробирована в ОАО «Видеофон» методика оценки эффективности системы управления предприятием с использованием модуля ERP MFG/PRO. Практическое значение данной методики состоит в том, что она может использоваться организациями для определения направлений совершенствования их функционирования при внедрении информационных систем управления. Анализ и определение интегрального уровня эффективности системы управления предприятием поможет оценить качество разработанной информационной системы управления, скорректировать ее содержание и оформление, подготовиться к экспертизе, а также получить ясное представление об особенностях последующей работы.
УДК 332_
08 ВЕСТНИК ИрГТУ №1 (37) 2009
