CC BY
0VAQTDAN UNUMLI FOYDALANISH
Madraximov Baxodir Sadullayevich
Мактабгача таълим ташкилотлари директор ва мутахассисларини кайта тайёрлаш ва уларнинг малакасини ошириш институти мусталик изланувчиси https://doi.org/10.5281/zenodo.11261308
Barchamizga ma'lumki ish jarayonida aksariyat holdagi muvaffaqiyatlar biron ishni to'g'ri bajarish evaziga emas, balki shu ishni o'z vaqtida bajarish oqibatida erishiladi. Shuning uchun vaqtdan oqilona foydalanish - kasbiy va ish sohalaridagi muvaffaqiyatning asosiy omilidir.
Albatta, vaqt kaytarib bo'lmas boylik va uni uzaytirib ham bo'lmaydi. Shuning uchun inson ixtiyoridagi yagona imkoniyat vaqtdan to'g'ri va unumli foydalanishdir. Zamonaviy rahbar uchun eng muammoli masalalardan biri vaqtni yetkaza olishdir. Qani endi sutkada 24 emasu, 34 soat bo'lsa degan rahbarlar kam emas.
Vaqtdan unumli foydalanish yo'lida bir nechta tashkiliy uslublar bo'lib, ularga rioya qilish vaqtimizni tejashga va ma'lum vaqt oralig'ida oldingiga nisbatan ko'proq ish bajarishga erishish imkonini beradi. Bundan tashqari, qator psixologik omillar ham borki, ularni hisobga olish va balki ular ustida ishlash vaqtdan unumli foydalanish uchun asos yaratadi.
Shunday qilib, vaqtdan unumli foydalanish masalasini muhokama etishda ikki asosiy jihatni - tashkiliy va psixologik tomonlarni tahlil etish mumkin.
Tashkiliy tomonlar deganda bajarilayotgan ishni rejalashtirish, saralash, hisobga olish kabi tadbirlar nazarda tutiladi. Ish kunini unumli tashkil etishdagi birinchi qadam mavjud vaqtni yetarli emasligi sabablarini aniqlashdan iboratdir. Buning uchun bir qog'oz olib unga ustun tarzida vaqtingiz tanqisligi sabablarini yozib chiqing. Bu sabablar nimaning oqibati ekanligini tahlil eting. Bu sabablarni keltirib chiqaruvchi muammolarni hal etish yo'llarini izlang.
Vaqtni to'g'ri taqsimlashdagi eng asosiy masalalardan biri kundalik vazifalarni to'g'ri taqsimlashdir. Rahbar o'z ixtiyoridagi vazifalarni turli belgilar va usullarga ko'ra taqsimlashi mumkin. Bular ichida eng samaralisi, bajarilishi lozim bo'lgan vazifaning ahamiyat va tezkorlik mezonlari bo'yicha taqsimlashdir. Mazkur uslubga binoan tashkilot rahbari ixtiyorida bo'lgan vazifalar quyidagi 4 katakka joylashtiriladi.
Ahamiyatli va tezda bajarilishi lozim bo'lgan vazifalar Ahamiyatli va tezda bajarilishi shart bo'lmagan vazifalar
Kundalik ishlab chiqarishda yuzaga keladigan muammolar bo'lib, ular tezda hal etilishi lozim. Bu masalalar tezda hal etilmasa ishlab chiqarish jarayoni to'xtab qoladi. Tashkilotning istiqboldagi rejalarini belgilash. Strategik rejalashtirish. Tashkilotning 5-10 va hatto 15 yildan keyingi holati va bunga hozirgi kunda qanday qilib tayyorlanish kerak. Yangi, xaridortalab mahsulotlar yaratish ustida bosh qotirish
Ahamiyatsiz, lekin darhol hal etiladigan vazifalar Ahamiyatsiz va bajarilishi lozim bo'lmagan vazifalar
Xat jo'natish, telefonga javob berish, faks qabul qilib olish va h.k. Gaplashib o'tirish, chekish, ish paytida turli o'yinlarga vaqt ajratish
Tashkilot miqyosida amalga oshiriladigan vazifalarning hammasini shu to'rt katakka joylashtirish mumkin. Endi, ushbu katakda ko'rsatilgan ta'riflarni diqqat bilan o'qib chiqing va rahbar sifatida qaysi katakdagi ishlar bilan ko'proq shug'ullanishingizni ayting. Boshqaruv sohasidagi yetakchi mutaxassislar fikricha, ushbu kataklardagi vazifalar taqsimoti rahbar lavozimiga qarab quyidagicha ko'rinishga ega bo'lishi mumkin:
Birinchi katak, korxona menejeri lavozimida ishlovchi xodim mas'uliyatidan kelib chiqib bajariladigan vazifalar. Albatta, boshqaruv tajribamizga endigina kirib kelayotgan menejer so'zi bizda mavjud bo'lim boshliqlari, uchastka boshliqlari kabi lavozimlarda ishlovchi mutaxassisliklarga mos keladi. Shu jihatdan olganda, menejer ishlab chiqarish jarayonining uzluksizligini ta'minlovchi xodimdir.
Ikkinchi katak, tashkilot rahbari zimmasiga yuklatiladigan vazifalar majmuidir. Rahbar o'zining asosiy e'tiborini strategik rejalar qurishga, istiqbolda tashkilotni kutayotgan maqsadlarni tanlash ustida bosh qotirishi lozim. To'g'ri, hozirgi zamon o'tish davriga xos iqtisodiyotimiz o'zining ko'p jihatlari bilan rahbar mas'uliyati doirasidagi ushbu ta'riflarga mos kelmasligi mumkin. Lekin, rahbar iloji boricha kundalik tezkor vazifalarni o'zidan ozod etishi va iloji boricha ertangi kun haqida qayg'urishi uning lavozimiga qo'yiluvchi talabdir.
Yuqorida keltirilgan vazifalar taqsimotiga binoan uchinchi katakka xos bo'lgan vazifalar doimo rahbar yordamchisi va kotiba orqali bajarilishi lozim. Rahbar bu kabi ishlarga vaqt sarflashi mutlaqo o'rinsiz.
Va nihoyat, to'rtinchi katak nafaqat rahbar, balki tashkilot xodimlarining qanchalik ish bilan bandligi, vaqtini behuda sarflayotgani ko'rsatkichi bo'lishi mumkin.
Demak, har bir rahbar o'z vaqtidan unumli foydalanishi uchun o'z vakolati va zimmasidagi mas'uliyatdan kelib chiqqan holda vazifalarni saralab olishi, o'z mavqei uchun ahamiyatli va ahamiyatsiz ishlarni bir-biridan ajratib olishi lozim.
Keyingi tashkiliy imkoniyatlardan yana biri - bajarilishi lozim bo'lgan vazifani iloji boricha yordamchilar zimmasiga o'tkazishdir. Rahbar bajarayotgan ishning doimo shunday qismi mavjudki, uni bevosita rahbarning o'zi bajarishi shart emas. Mavjud ishni tarkibiy qismlarga bo'lish va ularni bajarish vakolatini xodimlarga o'tkazish rahbar vaqtini tejashdagi asosiy uslullardan biri. Hatto rahbar ba'zida o'ziga «Shu ishni bajarishim shartmi, bajarmasam nima bo'ladi?» degan savolni berib turishi ham ikkinchi darajali ishlarni asosiylaridan ajratib olish imkonini beradi.
Boshqaruv funksiyalarini taqsimlay olmaslik, rahbarning o'z vakolatlari ma'lum qismini qo'l ostidagilarga topshira olmaslik xodimlarga ishonmaslik belgisidir va bunday holat jamoada salbiy muhit shakllanishiga olib keladi.
Chet el biznes boshqaruviga oid adabiyotlarda ko'rsatilishicha istiqboldagi maqsadlarga yo'nalganlik tashkilotning turli bo'g'in rahbarlarida quyidagicha taqsimlanishi lozim ekan: masalan, korporatsiya boshqaruvi raisi 20 yil oldinga qarab tashkilot ishini rejalashtirsa, boshqaruv a'zolari 12-15 yillik istiqbolni ko'ra olishlari kerak va biron soha yo'nalishidagi rahbar, ya'ni menejerlar esa 7 yillik istiqbolni prognoz qilishlari lozim.
Sotsiologik tadqiqotlar natijalariga ko'ra menejerning ish vaqti taqsimoti quyidagi tartibga to'g'ri kelar ekan:
o Ishdagi odatiy va kunda qaytarilib turadigan muammolarni yechishga 80% vaqt ketadi va bu sarflangan vaqt 20 % muvaffaqiyatni keltiradi.
o Muhim va strategik muammolarni hal etishga 20 % vaqt ketadi, lekin bu mehnat evaziga korxonaning 80% muvaffaqiyatiga erishiladi.
Shunday ta'rifdan kelib chiqqan holda tashkilot turli bo'g'inlari rahbarlariga xos bo'lgan vaqt ajratish shaklini quyidagicha tasvirlash mumkin:
Yuqori bo'g'in rahbari
Quyi bo'g'in rahbari
O'rta bo'g'in
Rahbarning vaqtni boshqarishi muammoni malakali tarzda aniqlay olish, maqsad va vazifani to'g'ri belgilash, xodimlar o'rtasida ishni taqsimlay olish qobiliyatlariga asoslanadi.
Yuqorida sanab o'tilgan tadbirlar ko'proq texnologik mazmunga ega bo'lib, vaqt yetishmasligining psixologik sabablari ham mavjud. Quyida sanab o'tiladigan shaxs psixologik muammolarini malakali hal etish orqali rahbar o'z vaqtidan yanada unumli foydalanishda qo'shimcha imkoniyatlarga ega bo'lishi mumkin:
1. Doimiy shoshilish. Shoshilinch holatdagi kimsa biron masala ustida to'xtab, batafsil mulohaza yuritolmaydi, manzur qaror qabul qila olmaydi va ko'p hollarda uchraganidek, ushbu masalaga yana va yana qaytish zarurati tug'iladi.
2. Charchash. Doimiy shoshilinch sharoitida uzoq vaqt ishlash natijasida yuzaga keladigan
holat.
3. Haddan tashqari ko'p vazifalarni o'z zimmasiga olish.
4. Pala-partishlik. Ishni yomon tashkil etish, rejalashtirmaslik natijasidir. Ba'zi hollarda inson o'z hissiyotini boshqara olmaslik oqibatida xam namoyon bo'ladi.
5. Doimo uyga ish olish. Jismoniy va ruhiy charchoq paydo bo'lishi va 30% 70% Boshqarish Bajarish 90% 10% natijada ish vaqtida mehnat qilish qobiliyatining susayishida namoyon bo'ladi.
6. Ishni rejalashtirmaslik. Ko'p hollarda bu xislat alohida shaxs emas, balki u ishlaydigan tashkilot muammosi hamdir.
7. Mehnat qilishga bo'lgan motivatsiyaning sustligi. Bu omil ish unumdorligining pastligiga va natijada me'yordagi vazifalarni vaqtida bajara olmaslikka sabab bo'ladi.
8. Iroda sustligi. Diqqatni jamlay olmaslikda, beqarorlikda namoyon bo'ladi. qaror qabul qilishning qiyinligi uning ijrosini ham orqaga cho'zib yuboradi.
9. Ishni bajarishda kasbiy mohirlik - professionalizmning yetishmasligi. Vaqtdan unumli foydalanishga salbiy ta'sir etuvchi shunday omillar ham borki, ular ko'proq ijtimoiy -psixologik mazmun kasb etadi:
□ Jamoada ijobiy o'zaro munosabatlarni saqlash va rivojlantirishga vazifadan ko'ra ko'proq e'tibor beriladi;
□ Hamkorlikdan ko'ra musobaqa/qarama-qarshi turish siyosati ustunroq turadi;
□ Vazifani muvaffaqiyatli hal etishga ishonchning yo'qligi yoki kamligi;
□ Vaziyatni qanday hal etish haqida birovning ko'rsatmasini tazyiq ostida qabul qilish;
□ Vazifani qanday hal etish bo'yicha rahbarlikning, yo'riqnomaning shakllanmaganligi.
Demak, vaqtni to'g'ri taqsimlash va ajratilgan vaqtdan unumli foydalanish insondan
ma'lum psixologik bilimlarni bilishni talab qilish bilan birga ushbu muammolar bo'yicha shaxsning o'z ustida muntazam ish olib borishi orqali hal etish imkonyatini beradi. Yuqorida taklif etilganidek, qog'oz va qalam olib qaysi muammolar tufayli vaqt yo'qolishi sabablarini aniqlang va shu sababni bartaraf etish bo'yicha yangi xulq shakllarini o'zingizda rivojlantiring. Bu tadbirni
amalga oshirishda kichik bir psixologik mashq taklif etishimiz mumkin. U yoki bu tadbirga kirishar ekansiz, masalan, tez qaror qabul qilmoqchisiz va qabul qilingan qarorga boshqa qaytmoqchi emassiz. hayotingizda ishonchli va tez qaror qabul qilgan biron vaziyatni eslang. Shu vaziyatni eslash orqali o'sha paytdagi holatni qayta paydo qilishga harakat qiling. Ishonchli qaror qabul qilganingizda qanday vaziyatda edingiz, atrofingizda qanday odamlar bor edi, turgan joyingizni ko'z odingizga keltiring, qanday tovushlar kelayotganini eslang va jonlantiring. o'sha vaziyatdagi atrof-muhit va tasavvurlarni maksimal darajada qayta tiklash natijasida shu vaziyatga xos bo'lgan hislar yana tiklana boshlaydi. Mana shu qayta tiklangan ishonch hissi bilan mavjud muammoga qarang va yechim o'z-o'zidan, tez kelganini his etasiz.
Ushbu mavzuni yakunlar ekanmiz, vaqtni samarali boshqarish bo'yicha har bir rahbar va xodim yodda tutishi lozim bo'lgan qoidalarni eslatib o'tmoqchimiz:
1. Vaqtingizni haqiqatan ham juda muhim vazifalarni hal etishga sarflang.
2. Kuningizni rejalar bilan to'ldirib yubormang, belgilangan ishlaringiz orasida tasodifiy va tezkor ishlar uchun oraliqlar qoldiring.
3. Muhim (3 tagacha) va ikkinchi darajali (5 tagacha) ishlarni rejalashtiring.
4. Kuningizni qiyin, muhim va yoqimsizroq ishlardan boshlang va yakunlashda oddiyroq, yoqimliroq ishlarga o'ting.
5. Vaqtni shoshiltirmang. Ish vaqtidan keragidan ortig'ini siqib chiqarishga harakat qilmang.
6. Agar vaqtingiz bo'lsa vazifani hal etishga bugunoq kirisha qoling. Muammoni tezroq va batafsilroq hal etishga kirishing. qolgan vaqtni dam olish yoki boshqa ishlarni hal etishga sarflaysiz.
7. Vazifani yoki uning bir qismini xodimlarga bo'lib berish imkoniyatini izlang.
8. Eski ishni tugallab keyin yangisiga kiriishing. Yangi ishni boshlar ekansiz, har qanday sharoitda uni tugatishga ishonchingiz komil bo'lsin.
9. Vaqtingizni oladigan yoki o'z vaqtini sizning hisobingizga tejaydigan kimsalardan uzoqroq bo'ling.
10. Vaqtni boshqarishga oid qobiliyatlaringizni tahlil qilishga o'rganing.
11. Vaqtning hatto eng kichik bo'laklarini ham tejang.
12. O'zingizni «harakatsizlikda» ayblayvermang. Rahbar faoliyatida ijodiy tanaffuslar bo'lib turishi kerak.
Jumladan, davlat organlari va tashkilotlari faoliyati samaradorligini oshirish maqsadida qabul qilingan O'zbekiston Respublikasi Prezidentining "Byurokratik to'siqlarni yanada qisqartirish hamda davlat organlari va tashkilotlari faoliyatiga zamonaviy boshqaruv tamoyillarini joriy qilish chora-tadbirlari to'g'risida" 2019 yil 9 dekabrdagi PQ-4546-son qarorida ham Davlat boshqaruvi akademiyasiga vaqtni to'g'ri tashkil etish va undan foydalanish samaradorligini oshirish texnologiyalari (time management), byurokratiya, qog'ozbozlik va yig'ilishlar o'tkazish amaliyotini bekor qilish bo'yicha o'quv dasturini ishlab chiqib, Akademiya va uning filiallarida davlat organlari va tashkilotlari xodimlari va rahbarlari uchun kurslarni tashkil etish vazifalari belgilanganligi fikrimizning yaqqol isbotidir.
