CC BY
21
Успехи в химии и химической технологии. ТОМ XXXI. 2017. № 5
УДК 005.92
Карпухин М.С., Немеш К.З., Комарова С.Г.
УСКОРЕННОЕ РАЗВИТИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ БАЗЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Карпухин Максим Сергеевич, студент 4 курса факультета инженерной химии e-mail: maksim96karpuhin@gmail.com ;
Немеш Корнелия Золтановна, студентка 4 курса факультета инженерной химии
Комарова Светлана Григорьевна, доцент кафедры стандартизации и инженерно-компьютерной графики Российский химико-технологический университет им. Д.И. Менделеева, Москва, Россия 125480, Москва, ул. Героев Панфиловцев, д. 20
На современном предприятии используют электронные базы документов. Данные базы занимают очень мало места и позволяют быстро найти необходимый документ без значительных временных затрат, сверить номер, дату и многие другие сведения.
Ключевые слова: документооборот, электронная база данных, документация предприятия, реестр.
ACCELERATED DEVELOPMENT OF THE ELECTRONIC DOCUMENTATION BASE
Karpuhin M.S., Nemesh K.Z., Komarova S.G.
D. Mendeleev University of Chemical Technology of Russia, Moscow, Russia
At the modern enterprise use electronic databases of documents. These databases take up very little space and allow you to quickly find the necessary document without significant time costs, check the number, date and many other information.
Keywords: document management, electronic database, enterprise documentation, registry
В условиях ускоренного развития экономики, внедрения инновационных технологий производство продукции сопровождается значительным объемом сопроводительной и управленческой документации и возникает потребность в ускоренном и упрощенном использовании этих документов.
На современном предприятии используют электронные базы документов. Данные базы занимают очень мало места и позволяют быстро найти необходимый документ без значительных временных затрат, сверить номер, дату и многие другие сведения. Такие базы документов в том числе аттестатов, свидетельств о поверке и сертификатов разрабатываются на предприятиях. Примером может служить электронная база АО «МЕТАКЛЭЙ».
АО «МЕТАКЛЭЙ» — компания по производству наносиликатов и полимерных композиций на их основе. Компания обеспечивает 80% потребности внутреннего рынка в антикоррозионных покрытиях для газопроводных труб в условиях импортозамещения.
Согласно Уставу данного общества, их целью является извлечение прибыли, а предметом их деятельности является производство продукции, разработка и научный поиск новых материалов или модификаций, испытание продукции. Само предприятие имеет две площадки: первая - находится в Брянской области, где отрабатывают все технологические процессы производства, а вторая находится в Москве, где располагаются лаборатория для испытаний, исследований, разработок. На территории АО «МЕТАКЛЭЙ» в Москве располагаются 4 отдела, где проводятся испытания: физико-механический, аналитический, отдел химического анализа и отдел компаундирования.
На предприятии нам предоставили документацию, которую надо было объединить в одну электронную
базу. Формирование и обновление базы на данном предприятии происходило путем сверки сертификатов, поверок и аттестатов на бумажных носителях с уже имеющейся информацией. Примеры этих документов предоставлены на рисунках 1 и 2.
Делопроизводство и хранение документов зародилось еще в Древней Руси. В то время не было никаких стандартов, сертификатов, разрешений и заключений. Самыми первыми документами служили грамоты, завещания, житейские записи. Некоторые частные переписки также считались очень важными и их документировали. Главным материалом древнерусской документации являлся пергамент и для безопасного хранения их собирали в гостиных дворах, монастырях и центральных храмах.
Следующий этап документооборота произошел в 15-17 веке. В это время материал записей сменился на бумагу, изменился способ написания документов, изменились инструменты письма. Однако видовой состав документов почти не изменился и был однообразен. Вся документация разделялась на грамоты, приговоры, доклады, челобитные и другие. Появился важный признак официальности - формуляр. Хранение документов осуществлялось в кулях, мешках, сундуках, приказах (центральных органах управления).
Третий этап документооборота возник в 18 веке при Петре I. В период 1718-1720 гг. было создано 12 коллегий и каждая имела свой регламент, на смену которых пришел «Генеральный регламент». Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях. Этот способ организации работы с документами был более прогрессивным. Появилась упорядоченная система регистрации, которая велась в специальных журналах. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, появилось
Успехи в х&мии и химической технологии. ТОМ XXXI. 2017. № 5
название "архив". Было предписано иметь два архива -общий для всех коллегий в специальном ведении и финансовый.
>мц
СВИДЕТЕЛЬСТВО
О ПОВЕРКЕ
Лейггшп? лыю ,1о нЗЬн чин 2017 Г,
СрСЛСТНО шмсрпши Шпит.ЧЧЩНрКУ1>П\1П1/1/Н1ННиН
с 'irPUHVrWpa.il Ми'ГОП сЩ/йфрФЛ*ы.ч шт четтим уеяреЛсммм,
_ т/1 М 43761-10_
Серии н ночер мик* 11|к |ы.»шгй иомрт 1ан<1ДГкТ)й ншгр 199294
I (анергии
Мопгрсип кшитппни с
Я 4>инпа юн? 1-/50 нн
«Шнын.ч'нциркх ш Лвустлрпнмие с
йугФшвтром Шт Мимйтш яжеркм», унт ГЦНСИФГУ'П иЁИНИМС»_
С прнчсксаиеч иилиисш: .1.2./Ж1../НШ120Ы,
--мИ МЛшг. М
При сич>ии1ип нмчг-нныг и.шнмшп факюроя: 7емперамурл ?!•> кН м 221; оттнмтс 1к»ая л-южност* ломЬуха 64%
и на ШйикИИН рГ1«Лк11Ш псрвн'ШиК |игпни 1нчг< иоперни Ирннмва 1аоI ВС I -гтшуниним «ГГИМЫГНИЫН П ШИК «НИИ 1МШ1 кМ1рП.1)М1|ЧЦЩ(Ч 1р^бМ1И1НМ и при-( ЙЛИЫЧ К Причте»»!» П гферс I СХЛЛрОЬСОШНе рГ1 > Щ^тШИи «ЛсШГЧГИИМ МИН™ И и 61
[мьт ккйчо | | р I
и. п. I | а и аог и иг | роют
П««сршс|ь
•■ЦШЫ1-
II .............
АЛСЧсшкпм
Н|пкгдтС1Х14«*раипи|>«| № пилон ЗЕООН
(>*н1свиит с 33 12 ЭП13 г 1кк Г< 13 30171
Рисунок 1. Свидетельство о поверке
. Ч____ " ■ ■..... ■ ними ЖЙ (
Рисунок 2. Аттестат
Далее произошел значительный скачок в производстве, обороте и хранении документов: указ на
замену коллегий на министерства, указ на единообразие изложения, порядок прохождения по инстанциям, развитие стенографии, создание бюро «Стандартизация», принятие постановления «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», разработка и утверждение стандартов ГОСТ 6.38-72 "Требования к оформлению документов" и ГОСТ 6.39-72 "Формуляр - образец" и многое другое. Но последний этап в развитии современного делопроизводства - это создание электронных баз, которые значительно облегчают поиски нужной документации (На данный момент действителен государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
Одновременно с этим возникла классификация документов по признакам, чтобы их было проще рассортировать и найти нужный в архивах и картотеках. Документы классифицируются по: наименованиям, способу фиксации (письменные, графические или фото-, кино- или фотодокументы), степени сложности, степени гласности, юридической силе, срокам исполнения и многие другие.
Самой известной базой данных на территории РФ, является Единый реестр сертификатов соответствия. Для удобства поиска того или иного сертификата в реестре сделан поисковик с указанием дат, продукции, изготовителя, заявителя (рисунок 3).
Рисунок 3 - Поисковик Единого реестра сертификатов соответствия При вводе необходимой информации в базе появится необходимый документ, его полное название, описание продукта, прошедшего сертификацию, наименование изготовителя, а также срок действия сертификата.
На каждую модель может приходиться один или несколько сертификатов, проверка на соответствие проводится ежегодно. Следует отметить, что сертификаты с истекшим сроком действия также хранятся в архиве.
В большинстве случаев базы документов находятся в открытом доступе. Данный способ хранения документации удобен, как для компаний (исключается риск полной потери документа, в случае утери базы на предприятии), для органов (наличие возможности проверки без больших затрат времени), осуществляющих сертификацию и для потребителей (возможно убедиться, что продукт безопасен).
