CC BY
184
УДК 025.17:001.92
О.Н.Олейник
УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ КАК НОВОЕ НАПРАВЛЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ РАБОТНИКОВ
Рассматриваются связи между данными, информацией, знанием и управлением знаниями, представление об управлении знаниями в библиотечном деле. Анализируются принципы библиотечно-информационной деятельности в условиях управления знаниями
Ключевые слова: управление знаниями, библиотечно-информационная деятельность, информация, знания, система управления знаниями.
Oleynik Olga Knowledge management as a new direction of library-informational workers activity
Communications between data, information and knowledge management are considered in this article. Also is discussed a concept of knowledge management in libraries. Principles of library-informational work in the conditions of knowledge management are analyzed in article.
Key words: Knowledge management, library-informational activity, information, knowledge, system of knowledge management.
Начало нового тысячелетия ознаменовано вступлением человеческого общества в такую фазу своего развития, когда знания становятся основным источником конкурентных преимуществ личностей и организаций. Девиз нового информационного века - интеллектуальная конкурентоспособность. На новом этапе общественной эволюции большая часть времени будет затрачиваться на создание, хранение, обработку, распространение знаний для их последующего практического применения.
Еще в 70-х годах было очевидно, что все более явным проявлением технологического прогресса становятся информация и знания, которые со временем приобретут важную роль в производственном процессе. По мнению одного из самых известных основоположников современного менеджмента П.Друкера, «зна-ние стало сегодня основным условием производства» [3].
Поэтому успех деятельности современных передовых организаций существенно зависит от подходов к управлению информацией и информационными потоками в них. Эта зависимость объективно и существенно влияет на становление и развитие новой области практики и теории -системы управления знаниями. Под управлением знаниями (УЗ) сегодня понимается совокупность оперативных и стратегических управленческих усилий, направленных на увеличение эффективности использования интеллектуального капитала организации в целях повышения результативности деятельности [8].
Для того чтобы предметно рассуждать об управлении знаниями, необходимо уточнить значение терминов «данные», «информация» и «знание». В работе Т.Стюарта проводится разделение этих понятий, и представлены они в такой логической последовательности: исходные данные - информация (контекст, в котором использованы данные) - знание (выводы на основе данных и информации). То есть, основное отличие знания от информации - в степени организованности и осмысленности первичных данных [7]. Ф. Махлуп считает, что «информировать - значит передавать знание, которое может являться результатом информации. Информация производится с целью вложить знания в ум другого. Любая информация в обычном значении этого слова есть знание, хотя не всякое знание можно назвать информацией» [4]. Специалисты УЗ, проводя различие между информацией и знаниями, дают следующие определения. Данные, которые находятся на каком-либо искусственном носителе - это информация, а то, что находится в голове сотрудника - это знания. Часто к знаниям причисляются также и умения (навыки) сотрудника. Информацию и знания рассматривают как явное и неявное знание. Явное - это то, что можно потрогать, записать на диск или просмотреть в браузере. Неявное - это то, что находится в головах сотрудников, рекомендации, которые пересказываются из уст в уста, навыки, выработанные выполнением практических упражнений на тренинге. И здесь следует заметить, что системы управления знаниями имеют очень опосредованное отношение к неявным знаниям. К тому же неявные знания вообще очень трудно поддаются управлению. Однако в определенных случаях системы управления знаниями способствуют переходу неявных знаний в явные. Сделать скрытое знание явным -социальная функция УЗ.
Управление знаниями как довольно новое научное направление в бизнес-сообществе получило свое наибольшее развитие лишь в последние пятнадцать лет. Одна из первых книг по данной тематике была опубликована в 1987 г. С 1994 г. на Западе крупные консалтинговые фирмы стали предлагать для своих клиентов услуги и семинары в сфере менеджмента знаний. В 1996 г. было проведено около 40
международных конференций по управлению знаниями. В 1997 г. только в Великобритании состоялось 10 конференций по этой проблеме, стали выходить периодические издания, специально посвященные данному направлению менеджмента.
За последние несколько лет появились работы, которые рассматривают управление знаниями как универсальное явление, а сам термин «управление знаниями» относится не только к бизнесу. Встречаются некоторые работы, в которых делаются попытки подтвердить научный статус управления знаниями, выявить его предмет, сформулировать законы и методы исследования.
Особую нишу в этом направлении занимают, на наш взгляд, представления об управлении знаниями в практике библиотечно-информационного обслуживания, а также в библиотечнобиблиографических и информационных науках. В библиотечно-библиографической среде пока не так много исследований на эту тему. В числе русскоязычных специалистов, разрабатывавших эту тему -Г.Ф.Гордукалова, А.Крымская, В. Монахова, Е.Шибаева.
В 1998 г. появились публикации, в которых управление знаниями рассматривается как идея, заложенная в назначение библиотек с момента их создания. За рубежом опубликован ряд монографий, названия которых свидетельствуют о значимости концепции УЗ для библиотекарей.
С 1998 г. «Управление знаниями» - одна из дискуссионных тем на конференциях Международной федерации библиотечных ассоциаций и учреждений (IFLA). Так, например, 67-я Генеральная конференция ИФЛА (2001 г.) была посвящена рассмотрению роли библиотечных работников в управлении знаниями. В 2004 г. вышел сборник материалов по управлению знаниями «Knowledge management. Libraries and Lib-rarians Taking up the Challenge», представленных на конференциях ИФЛА в разные годы. В них неоднократно звучат призывы к пересмотру роли библиотечных специалистов в современном обществе. Среди новых функций, необходимых им для управления собственными профессиональными знаниями, называются выявление неявных знаний, создание инфраструктуры по управлению знаниями, идентификация явных и неявных знаний внутри организации, определение актуальности знаний, а в целом - управление интеллектуальным капиталом собственных учреждений и отрасли в целом.
Библиотеки собирают, сохраняют и передают зафиксированные в документах знания. Они организуют и управляют хранилищем знаний, документальными потоками, занимаются поиском необходимой информации. Профессиональные навыки в анализе, оценке и синтезе новой информации, дают возможность вывести библиотечное и информационное обслуживание читателей на более высокий уровень [10].
Среди новых функций, необходимых библиотекам для управления собственными профессиональными знаниями, появляются такие как:
• выявление неявных знаний;
• создание инфраструктуры по управлению знаниями;
• идентификация явных и неявных знаний внутри организации;
• определение актуальности знаний;
• управление интеллектуальным капиталом собственных учреждений и отрасли в целом.
Для координации управления информацией и знаниями в организации обычно создают специальные подразделения, которые называют библиотекой, группой информационной поддержки, центром знаний. Они выполняют две основные функции - организацию и управление знаниями, а также информационную поддержку деятельности организации.
Несмотря на сходство технологических процессов, между библиотечно-информационной деятельностью и управлением знаниями нельзя ставить знак тождества, так как в управлении знаниями основное внимание уделяется извлечению скрытых знаний, а библиотечная деятельность ориентирована на хранение и распространение знаний, представленных в документах. Существенное отличие технологий управления знаниями от библиотечно-информационных технологий состоит в выявлении скрытого знания, формализации и интегрировании с внутренними и внешними знаниями. [6]
Существует неразрывная связь между качеством и знаниями, между менеджментом качества и управлением знаниями. Специалисты в области качества могут использовать эту связь для создания в организации механизмов управления знаниями в целях повышения ее конкурентоспособности.
Общим в управлении качеством и управлением знаниями является:
• ориентация на потребителя;
• активное вовлечение в деятельность по качеству руководителей;
• повышение значимости вовлечения сотрудников;
• анализ данных и информации для принятия правильных решений;
• целенаправленная коммуникация для формирования доверия, распространения знаний, опыта, результатов деятельности и перспективных направлений работ;
• принятие ошибок в качестве основы для обучения;
• самооценка как механизм управления постоянными улучшениями [4].
В ходе проводимой нами исследовательской работы планируется создание системы управления знаниями на базе ГАУ «Республиканский медицинский библиотечно-информационный центр» (ГАУ «РМ БИЦ»). Разработка и внедрение системы управления знаниями в любой организации должна начинаться с проведения аудита имеющихся нематериальных активов и структурирования информации и знаний. И в этом помогает внутренний аудит, который проводят рабочие группы по аудиту. Именно во время проведения аудитов происходит выявление скрытых знаний сотрудников. И скрытые знания преобразуются в явные.
Структурирование информации, данных и знаний может происходить по источникам и по ключевым процессам организации. Весь набор данных, информации и знаний может быть разбит на внешнюю, внутреннюю и корпоративную информацию.
Внешней информацией и данными могут быть: информация из Интернет; печатные издания; отчеты о посещении выставок, конференций, семинаров; результаты внешних аудитов; внешние стандарты, правовые и нормативные акты, касающиеся деятельности организации, и практика их применения.
Внутренней информацией (интеллектуальные активы организации) и данными могут быть любые сведения, получаемые в результате внутренней деятельности организации и представляющие ценность для последующего использования: статистика и анализ выявленных несоответствий, внутренние аудиты, отчеты отделов.
К интеллектуальным активам (ИА) организации необходимо отнести знания, обладающие определенным уровнем ценности для организации. Интеллектуальные активы, так же как и знания, разделяют на два типа:
Явные ИА и неявные ИА. Главной задачей в управлении ИА является определение интеллектуальных активов организации. Определение информации и знания, а также анализ их свойств, видов и форм создают теоретическую основу для создания систему управления знаниями (СУЗ) на новом уровне.
Связь направления «управление знаниями» с библиотеками подтверждается не только библиотечными работниками, но и представителями бизнес-сообщества. Так, при осуществлении проекта управления знаниями в организации в предварительно подготовленную команду исполнителей обычно входят: технологический эксперт — инструктор по обучению персонала технологиям УЗ; каталогизатор — специалист по организации знаний, гид — библиограф-навигатор, направляющий пользователя к внешним ресурсам; разведчик, или лучше назвать поисковик — отслеживающий релевантную информацию и вводящий ее в базу знаний с заранее заданными правилами; исследователь, помогающий пользователям определить круг их информационных потребностей, установить приоритеты в них; аналитик, помогающий с помощь заданных индикаторов получать новое знание; интервьюер, выявляющий полученные знания, диагностирующий пробелы.
Чаще всего выделяют должности "рабочий знания" (информационные аналитики, "носители" знания), администратор знаний (модераторы, менеджеры). В нашей стране появились лишь первые вакансии "менеджеров знаний", на должность которых предпочитают приглашать выпускников именно библиотечно-информационных факультетов [2].
На начальных этапах развития нашего проекта по управлению знаниями преобладали задачи информационного обеспечения, а по мере накопления знаний - организация знаний. Работа началась с отбора необходимых источников информации, которые затем были структурированы и описаны. Затем эта информация
образом, чтобы ее напрямую сотрудники.
На рисунке
практический алгоритм жизненный цикл УЗ. диаграммы показывает необходимость постоянной системы.
организовывалась таким получали заинтересованные
представлен минимальный создания СУЗ, он же Круговой характер
цикличность процесса и поддержки и обновления
ЦИКЛ УЗ
1. Анализ потребностей.
Определение конкретных пользователей и круга их интересов есть главное при четком определении цели системы. Для этих целей необходимо скрупулезно проанализировать информационные потоки организации и проинтервьюировать потен-циальных пользователей системы. На этом этапе производится технико-экономи-ческое обоснование всего проекта СУЗ.
На первом этапе осуществляется глубокий структурный анализ предметной области.
2. Поиск и извлечение информации
Анализ документов, работа со всеми источниками ин-формации, включая экспертов - это самый трудоемкий шаг. В ходе поиска и извлечения информации формируются фраг-менты информационного контента, выявляются источники обеспечения информации.
3. Структурирование
При выявлении понятийной структуры организации формируется так называемая карта знаний, наглядно демонстрирующая, где находятся источники знаний и данных и кто ими владеет. Далее разрабатывается структура информации в СУЗ и ее архитектура.
4. Проектирование и поддержка системы
Чаще всего СУЗ основывается на корпоративной памяти, которая хранит гетерогенную информацию (документы, чертежи, базы данных, базы знаний) из различных источников организации и делает эту информацию доступной специалистам для решения производственных задач. И в этом случае СУЗ обеспечивает:
• аккуратное обновление информационных профилей экспертов;
• обеспечение доступа к информации;
• помощь новым пользователям;
• ответы на запросы пользователей.
Именно на этом этапе можно планировать приобретение программного обеспечения для поддержки
СУЗ.
5. Использование, распространение и обучение
Программная реализация СУЗ не завершает жизненный цикл, т.к. необходимо и далее:
• содействовать проведению интерактивных дискуссий (форумы, chats, пр.);
• постоянно искать новые полезные источники информации и нужные материалы;
• организовывать ликвидацию устаревшей информации;
• обучать новых сотрудников;
• отвечать на вопросы, взаимодействуя в интерактивном режиме.
В целом процесс создания СУЗ подразумевает наличие постоянно действующего подразделения или рабочей группы, поддерживающей систему «на плаву».
Таким образом, к причинам, стимулирующим внедрение концепции управления знаниями в библиотеках, следует отнести:
• повышение престижа библиотеки за счёт оперативного внедрения информационно-коммуникаци-онных систем и технологий, систем управления качеством информационнобиблиотечного производства и обеспечения адаптации работников к постоянно меняющимся условиям;
• ориентацию на формирование новых информационных потребностей специалистов и на систематический анализ изменений информационного рынка и своего места в нем;
• сохранение, восполнение и взаимоиспользование системного знания в библиотеке;
• сокращение периода адаптации новых сотрудников (подготовка «пакетов знаний», которые могут включать методики, технологии, процедуры, руководства, письма, новости, слабоформализуемые сведения о читательской аудитории и её информационных потребностях и т. д.);
• оперативное восполнение знаний сотрудников;
• формализация скрытых знаний (например, методика выполнения сложных библиографических запросов) [11].
Как отмечалось в «Александрийском манифесте о библиотеках, Информационное общество в действии»: «Уникальная роль библиотек состоит в том, что они реагируют на конкретные запросы и нужды людей... Именно это обстоятельство делает библиотеки жизненно важными для демократического и открытого информационного общества» [10].
Историческое развитие общества является причиной формирования знания, инноваций в знании, развития знания. Библиотеки представляют собой уникальные хранилища знаний обо всем информационном богатстве страны, что позволяет предположить, что они могут стать важнейшим субъектом в построении национальной системы управления знаниями, в преодолении цифрового и информационного неравенства, в содействии экономическому прогрессу.
Литература
1. Гаврилова Т.А. Базы знаний интеллектуальных систем / Т.А.Гаврилова, В.Ф.Хорошевский / Учебник для вузов. - СПб, Изд-во “Питер”, 2000. - 213с.
2. Гордукалова, Г.Ф. Библиография в системах управления знаниями / Г.Ф.Гордукалова // Система социальных коммуникаций в регионе: время творчества и сотрудничества. Материалы межрегион. науч.-практ. конф. - Челябинск, 2005. - С.24-29.
3. Друкер, П. Задачи менеджмента в XXI веке / П.Друкер. - М.: Вильяме, 2001. - 154с.
4. Ефимов, В.В. Управление знаниями / В.В.Ефимов. - Ульяновск: УлГТУ, 2005. - 111с.
5. Климешова, Д. Преобразование данных, информации и знаний / Д.Климешова // Международный форум по информации. - 2009. - Т.34. - №4. - С.3-8.
6. Крымская, А.С. Управление знаниями - перспективная технология для библиотечноинформационных работников / А.С.Крымская // НТБ. - 2005. - №9. - С. 10-16.
7. Стюарт Т. Интеллектуальный капитал - новый источник богатства организаций / Т. Стюарт. - N.Y.-L.: Doubleday, 1997.
S. Теслинов, А.Г. Воплощение «прожекторной» теории познания в системах управления знаниями / А.Г. Теслинов // http://www.teslinov.ru/public/tekushee/index.html
9. Уайт Т. Управление знанием в университетской библиотеке на основе исследования «Управление знанием в библиотечной службе Оксфордского университета (KM within OULS)» // Новости Рос. комитета ИФЛА. — 2004. — №53. — С. 23-29.
10. Шибаева, Е.А. Библиотека в системе управления знаниями: новые подходы к информатизации социокультурной среды / Е.А.Шибаева // Медиакультура России: Материалы Междунар.науч.конф. - Том.П. -Екатеринбург, 2007. - С.274-279.
11. Шибаева, Е.А. Управления знаниями как новая функция библиотек / Е.А.Шибаева // Библиотековедение. - 2009. - №5. - С.34-39.
