CC BY
55
УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ ЛОГИСТИКИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОМПЛЕКСНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В ЗАО «НЭСКО»
© Безродный Д.В.*
Новосибирский государственный технический университет, г. Новосибирск
Целью работы является разработка рекомендаций по использованию комплексной информационной системы для решения логистических задач. Объектом исследования является ЗАО «НЭСКО», специализирующееся на поставке материально-технических ресурсов для энергетических предприятий г. Новосибирска. Результатом работы является выявление проблемных аспектов в логистических схемах предприятия, определение возможностей и направлений развития логистических процессов с использованием ЕИР-системы Ахар1а, а также разработка рекомендаций по изменению и оптимизации процесса «Приход МТР».
Также проведена первичная оценка результатов совершенствования бизнес-процесса.
Еще несколько лет назад основные проблемы, которые стояли перед идеологами логистических систем, лежали в области физических (материальных) потоков товаров и сырья. Информации отводилась вторичная роль. Под информационным обеспечением физического процесса движения товаров от поставщика к потребителю подразумевалась лишь сопроводительная информация. Основной тенденцией в совершенствовании современных процессов управления является признание приоритетности его информационной сущности.
В современных экономических условиях эффективность управления логистическими системами в значительной мере зависит от эффективности информационного обеспечения системы.
Темпы развития и расширения сферы информации в настоящее время весьма высоки. Характерной чертой большинства процессов, в том числе складских, транспортных, является постоянное расширение и создание новых информационных связей, которые совершенствуются и приобретают новые функции благодаря применению современной техники и технологии. Эффективность функционирования системы зависит от эффективности управления технологическими, организационными и другими процессами. Следовательно, наиболее важным становится обеспечение непрерывности управляемых процессов в узловых точках.
Современные информационные технологии, такие, например, как системы поддержки принятия решений, экспертные системы и другие, обес-
* Магистрант кафедры Систем управления и экономики энергетики
печивают возможность для эффективного анализа технико-экономических проектов, моделирования процессов, подготовки и представления результатов для последующего принятия решений. Применение современных информационных технологий позволяет повысить эффективность доставки грузов и их размещения на складе за счет возможности быстрого доступа к информации о субъектах (покупатель, перевозчик, терминал) и объектах (товары, услуги) доставки. В этой связи разработка подходов и методов применения информационных систем к решению задач управления товарными потоками является исключительно актуальной.
Филиал «НЭСКО» ОАО «Новосибирскэнерго» был создан 1 июля 1992 года. В ноябре 2002 года на базе филиала ОАО «Новосибирскэнерго» было создано ЗАО «Новосибирскэнергоснабкомплектоборудование» (ЗАО «НЭСКО»). Единственным учредителем общества и владельцем 100 % акций являлось ОАО «Новосибирскэнерго». С декабря 2005 года ЗАО «НЭСКО» - дочерняя компания ОАО «Инжиниринговый центр», входящего в группу «Е4». Производственные активы Группы Е4 расположены в 27 регионах и во всех федеральных округах РФ. Группа Е4 выполняет комплексные работы «под ключ», отдельные виды работ по энергоаудиту, проектированию, разработке ТЭО, разработке инвестпроектов, производству и поставке оборудования, строительству, монтажу, пусконаладочным работам, сервису в области промышленного и энергетического строительства.
За время своей работы компания успешно выполняет задачи по снабжению материально-техническими ресурсами, оборудованием и запасными частями таких крупных производственных организаций, как ОАО «Новосибирскэнерго», ЗАО «ПРП», ЗАО «Энергоспецмонтаж», ЗАО «НЭСР». Общий объем поставок в 2005 году составил более одного миллиарда рублей, в 2006 году - уже полтора миллиарда, в 2007 году - более двух миллиардов рублей.
Основное профильное направление бизнеса ЗАО «НЭСКО» - аутсорсинг процессов снабжения, которое включает оказание комплексных услуг по обеспечению предприятий материально-техническими ресурсами (МТР), таких как:
- Приобретение ТМЦ;
- Формирование транспортной цепи МТР;
- Складское обслуживание потокоресурсов;
- Формирование запасов материально-технических ресурсов;
- Экспедирование грузов по территории Новосибирской области;
- Хранение и переработка ТМЦ;
- Комплектация;
- Оказание посреднических услуг.
Реализация основного направления бизнеса ЗАО «НЭСКО» приносит компании порядка 70 % дохода.
Несмотря на значительную специализацию компании, ЗАО «НЭСКО» стремится диверсифицировать направления своей деятельности. К числу дополнительных направлений бизнеса компании можно отнести оказание услуг складского хранения, осуществляется реализация невостребованных энергосистемой МТР.
В ЗАО «НЭСКО» большое внимание уделяется вопросам процессного моделирования деятельности организации. Этими вопросами компания занимается с 2003 года. Процессный подход к управлению подразумевает представление деятельности организации в виде системы процессов, которые, по определенным правилам, преобразуют ресурсы на входе в требуемые клиентам продукты на выходе.
В методологии реинжиниринга бизнес-процессов (ВРЯ) подчеркивается особая важность и ответственность построения процессной модели организации. Модель позволяет наглядно представить существующие процессы, определить степень их взаимной зависимости и самостоятельности с целью наиболее эффективного управления.
Процессная модель также является источником информации, инициирующей действия по совершенствованию деятельности организации. Она позволяет определить наиболее затратные и малоэффективные процессы, по которым требуется принять решения о целесообразности их существования или начале работ по их улучшению.
На первых этапах работы (до 2006 г.) базовой нотацией представления бизнес-процессов ЗАО «НЭСКО», являлась нотация ГОЕР0.
Базовая или контекстная модель, представленная на рис. 1, не позволяет раскрыть все особенности функционирования организации. Это можно сделать, разложив (декомпозировав) базовую модель на составляющие процессы. Рекомендуется определить не менее 5 процессов организации, непосредственно направленных на достижение её стратегических целей. Это, как правило, основные процессы производства продукции и оказания услуг конечным потребителям и некоторое количество вспомогательных процессов, обеспечивающих их выполнение. Для каждого из процессов может быть произведена декомпозиция любого уровня, с необходимой степенью детализации (рис. 2).
Основной бизнес-процесс ЗАО «НЭСКО» носит название: «Обеспечить снабжение клиента ТМЦ (товарно-материальными ценностями) и оказание дополнительных услуг» (блок «1-7»). В этом блоке осуществляются: продажа и передача (при оказании посреднических услуг) клиенту права собственности на ТМЦ, переработка, экспедирование и хранение ТМЦ, а также предоставление всей необходимой информации внутренним и внешним клиентам. Необходимость выделения в самостоятельные категории понятий «ТМЦ» и «груз», обусловлена тем, что под грузом подразумеваются ТМЦ экспедируемые, перерабатываемые и хранимые без обязательной передачи прав собственности на них ЗАО «НЭСКО». Наиболее полный набор услуг может включать большинство блоков.
Рис. 1. Схема бизнес-процессов ЗАО «НЭСКО»
С\
Безродный Д.В. Управление задачами логистики
рабочее место
Рис. 2. Схема основных бизнес-процессов ЗАО «НЭСКО»
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ЭКОНО]
Вспомогательные бизнес-процессы: «Сформировать регламенты», «Обеспечить ЗАО «НЭСКО» кадровыми ресурсами», «Обеспечить ЗАО «НЭСКО» финансовыми ресурсами и подготовить отчетность», «Оснастить рабочее место» создают управления и механизмы, необходимые для реализации основного бизнес-процесса.
Вспомогательные бизнес-процессы используют внутреннюю и внешнюю информацию как в качестве ресурса, преобразуемого в ходе процесса, так и в виде требований, предъявляемых к каждому блоку.
В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования и анализа систем, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является ARIS, разработанный германской фирмой IDS Scheer [10] и используемый для моделирования процессов в ЗАО «НЭСКО».
ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов, что позволяет использовать ARIS специалистам с различными теоретическими знаниями и настраивать его на работу с системами, имеющими свою специфику.
ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы - пять типов представлений:
- организационные модели, представляющие структуру системы -иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
- функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
- информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
- модели процессов / управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.
- модели входов / выходов, описывающие потоки материальных и нематериальных входов и выходов, включая потоки денежных средств.
Логика моделирования процессов в ARIS представлена на рис. 3.
В ARIS смысловое значение имеет цвет, что повышает восприимчивость и читабельность схем моделей. Помимо большего количества моделей ARIS имеет наибольшее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Например, материальные и информационные потоки на процессных схе-
мах обозначаются разными по форме и цвету объектами, что позволяет быстро определить тип потока. Моделирование в АШ8 может выполняться как «сверху вниз», так и «снизу вверх» [14].
Рис. 3. Графическая схема подхода
Основное достоинство ARIS заключается в его комплексности, которая проявляется во взаимосвязи между моделями различных типов. Метод ARIS позволяет описывать деятельность организации с разных точек зрения и устанавливать связи между различными моделями. Однако такой подход трудно реализуем на практике, поскольку влечет за собой большой расход ресурсов (человеческих и финансовых) в течение длительного времени. Кроме того, инструментальная среда ARIS достаточно дорогостояща и сложна в использовании.
Начиная с 2006 г. в ЗАО «НЭСКО» активно осуществляется внедрение системы Axapta (Microsoft Dynamics AX).
Система управления предприятием Axapta класса ERP предназначена для автоматизации средних, крупных производственных и торговых предприятий. Axapta распространяется в виде совокупности программных модулей, функциональность которых позволяет охватить практически все направления деятельности предприятия.
Модули логистики системы Axapta поддерживают следующие направления работы подразделений логистики [9] :
- ежедневный учет: операции по закупке, продаже, прочие складские операции, работа со спецификациями;
- настройку склада и номенклатурных единиц;
- организацию работы складской инфраструктуры: управление размещением и упаковкой грузов по отдельным складским ячейкам, мониторинг подъемно-транспортного оборудования, учет тары;
- анализ товарно-материальных потоков: получение информации о складских движениях и уровне запасов, использование специальных отчетов по логистике, таких как АВС - классификация и пр.;
- планирование товарно-материального движения: составление планов и работа с ними, расчет потребностей в товаре и использование его результатов, а также прогнозирование уровня складских запасов.
На сегодняшний день основная деятельность ЗАО «НЭСКО» автоматизирована в системе Ахаріа, однако используются не все возможности системы. Бухгалтерский учет осуществляется в системе «1С».
Наиболее актуальными задачами в ЗАО «НЭСКО» являются задачи автоматизации процессов логистики на основе возможностей БКР-систе-мы Ахаріа.
К таким задачам относятся:
- оптимизация складских остатков, в том числе дефрагментация остатков по аналитике с целью формирования оптимальной схемы выемки товара;
- оптимизация схемы размещения МТР при поставке: выбор склада и ячейки хранения на основании экспертной рекомендации, выдаваемой системой Ахаріа, на основании соотношения характеристик и свойств, а также времени изъятия МТР с возможностями и характеристиками складов и ячеек складов;
- оптимизация хранения на складах;
- оптимизация транспортных издержек: выбор ТЭК и маршрутов доставки, на основании документов о поставках-отгрузках МТР, характеристик МТР, возможностей и тарифов ТЭР;
- автоматизация составления документации, например маршрутных листов и т.д.;
- автоматизация формирования поставок и формирования схемы выемки МТР;
- оптимизация выбора склада и ячейки склада по договору ответственного хранения на основании характеристик МТР, объемов товара и сроков заключения договора;
- решение проблем неликвидов на складах.
На данный момент в ЗАО «НЭСКО» ведутся работы по адаптации программного комплекса Ахаріа под старую схему управления, основанную на установленных регламентах документооборота. Об этом свидетельствуют разработанные в ЗАО «НЭСКО» схемы бизнес-процессов.
В данной работе будут рассмотрены задачи оптимизации схемы размещения МТР при поставке. Для этой цели рассмотрим необходимые бизнес-процессы и выявим основные недостатки, связанные с их функционированием.
Бизнес-процесс «Приход МТР»
Как только специалист ОС по Лоту (спецификация к договору с Поставщиком) или его позициям получает Уведомление на отгрузку МТР от Поставщика (УОП) и согласовывает (уточняет) с ним сроки, место и способ прихода товара на склад, а также данные о сопроводительных документах к МТР, он заносит об этом информацию в систему. После чего данные о поступающем товаре (номенклатуре) становятся доступными для работников соответствующих складов.
Уже на начальном этапе функционирования бизнес-процесса «Приход МТР» можно выявить существенный недостаток, не позволяющий реализовывать в полном объеме задачи оптимизации складских площадей. В частности, в процессе формирования уведомления поставщика об отгрузке существующая система не предполагает автоматизированного оформления наряда на размещение МТР, содержащего сведения об предполагаемом месте размещения товара на складе. Определение оптимального места размещения товара возможно только при условии внесения в систему достаточно подробной характеристики поступающих МТР (сроки поступления, сроки выемки, габариты, масса, особенности упаковки, требования к условиям хранения и правилам товарного соседства).
Приход МТР на склад, как правило, формируется на основе УОП. Специалист склада, оприходованный МТР (с учётом партионности), размещает по ячейкам хранения с внесением информации об этом в систему. При этом место размещения товара на складе определяется кладовщиком самостоятельно на основе критериев оперативности отгрузки и наличия свободных площадей, что не соответствует современным требованиям складской логистики.
В настоящее время имеются некоторые сложности для формирования нарядов на размещение МТР: практика взаимоотношений с поставщиками не предполагает предоставление последними в ЗАО «НЭСКО» информации о существенных для организации эффективной складской логистики характеристик товара. При этом, существенная информация зачастую поступает в сопроводительной документации на МТР (далеко не в полном объеме) по факту его прибытия на склад. В этом случае, внесение информации в систему осуществляется уже после приемки товара по количеству и качеству, а также после его размещения на складе.
Таким образом, в рамках существующего процесса, специалист снабжения при получении от Поставщика сообщения об отгрузке продукции
оформляет «Уведомление на отгрузку от поставщика» (УОП). Документ формируется на основе договора с поставщиком и реестра платежей (при предоплате). УОП содержит следующую информацию:
- Номер уведомления (генерируется автоматически).
- Дату уведомления.
- Ссылку на договор с поставщиком.
- Номер счета-фактуры, дату счета-фактуры (если они известны).
- Номер накладной (ТОРГ 12), дату накладной (если они известны).
- Признак, указывающий «кто организует доставку».
- В случае организации отгрузки силами ЗАО «НЭСКО» необходимо указать всю дополнительную информацию, указываемую сейчас в «Заявке на вывоз».
- В случае организации отгрузки поставщиком указывает вид и реквизиты сопроводительного документа.
- Заполняет спецификацию к УОП (на основе продукции в спецификации из договора с поставщиком, еще не размещенной в других УОП).
- Устанавливает признак «оформлен специалистом».
При поступлении ТМЦ кладовщик ищет в системе уведомление с помощью выбора ключевой информации (ИНН, название поставщика, город, номер документа поставщика и т.д. Список может дополняться). Если он не находит УОП, содержащее все записи по приходу (найденное УОП может содержать больше записей, чем в приходе), то сообщает об этом специалисту снабжения и передает ему копии полученных документов. В этом случае специалист снабжения заводит не достающее УОП либо корректирует существующее не закрытое УОП, заполняя реквизиты полученных документов: номер накладной (ТОРГ 12), номер счета-фактуры, даты соответствующих документов. Сообщает кладовщику.
Кладовщик находит в системе из открытых УОП от данного поставщика нужное, создает на его основе «шапку» прихода, проставляя следующую информацию:
- дату прихода;
- номер приходного документа (генерируется автоматически, но возможно исправить), должен быть уникальным;
- дополнительную информацию для учета ТЗР (см. БП «Учет ТЗР»);
- номера, даты счета-фактуры, ТОРГ12 (если они были заполнены в УОП они автоматически переносятся в приходный документ).
А также фактурную часть прихода:
- количество по документу поставщика;
- фактическое количество;
- качественные параметры (изготовитель, сертификат, срок годности, срок хранения и т.п.);
- склад;
- ячейку (автоматически заполняется ячейкой по умолчанию, можно исправить);
- для «нефасонной» продукции, поступившей частями (кусками), указывает по возможности количество каждой части, дополнительный характеризующий ее атрибут (номер барабана для кабельной продукции, и т.п.);
- устанавливает признак у приходного документа «Оформлен кладовщиком»;
- распечатывает ПО (форма М4 (ТОРГ1)), карточки учета ТМЦ (форма М17, товарный ярлык форма ТОРГ11), бирки и передает оригиналы первичных документов в бухгалтерию.
Если количество по позиции в приходе не соответствует количеству по позиции в УОП и при этом выполняется одно из условий
1. количество больше чем в УОП с учетом толеранса;
2. позиция имеет более чем одну расшифровку по аналитике.
то идет сообщение специалисту снабжения для правки УОП. При этом специалист снабжения может откорректировать УОП (в частности, он может поставить строку на свободный остаток). Строка прихода распределяется согласно расшифровке УОП.
В случае наличия расхождений по фактическому количеству, ассортименту с документом поставщика, а также брака, боя и т.п. кладовщик сообщает об этом специалисту снабжения, который корректирует распределение по УОП. Дополнительно составляются Акты (Акт об установленном расхождении по форме ТОРГ2, а для импортной продукции по форме ТОРГ3)) отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
ТМЦ, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается соответствующая отметка в конце акта.
При этом в случае частичных отклонений, когда часть партий поступила без расхождений, решение о возможности дальнейшей работы с данной частью принимается комиссией, составившей акт. При положительном решении «нормальные» позиции приходуются на соответствующий балансовый счет, а «ненормальные» ставятся на претензионный счет и приходуются на забалансовый счет.
На этапе приходования и приемки товара выявлены некоторые расхождения между графическим представлением логики бизнес-процесса и фактическими действиями сотрудников. В частности, в случае выявления расхождений в количестве и прочих существенных характеристиках МТР по приходу и в УОП, осуществляется корректировка УОП на основе на
основе акта расхождений (М7). Корректировка УОП могла бы осуществляться и на основании сопроводительной документации, однако не редки случаи, когда сопроводительная документация не в полном объеме отражает существенные характеристики МТР.
После внесения корректировок в УОП осуществляется окончательная приемка МТР на основе последнего.
После оформления прихода по УОП кладовщиком документ поступает на акцепт специалисту ОС (оформившему УОП). Если специалист снабжения считает необходимым внести изменения, он вносит их в УОП, при этом приход снова поступает на утверждение кладовщику. Документ готов к обработке его бухгалтером при наличии согласования кладовщика и специалиста снабжения. Эта процедура не отражена в схеме бизнес-процесса «Приход МТР». Также существуют значительные сомнения относительно целесообразности реализации этой процедуры. Дело в том, что кладовщик на этапе приемки товара располагает наиболее полной и достоверной информацией о МТР. В этом случае не вполне ясен характер изменений, которые может внести в УОП специалист отдела снабжения.
Бухгалтер материальной группы осуществляет проверку правильности занесения документов в систему, при необходимости исправляет бухгалтерские счета, сформированные по умолчанию согласно настройкам системы. До проверки бухгалтером документ не попадает в акт сверки.
Дальнейший ход реализации бизнес-процесса «Приход МТР» предполагает документальное оформление МТР (по заявкам и проч.). Физическое размещение МТР на складе при этом не отображается, что является существенным недостатком.
Возможности программного продукта Ахаріа позволяют использовать его, как систему экспертной оценки, предоставляющую экспертные рекомендации на основании созданного запроса и информации определенных справочников, а также как систему автоматизированного создания документации по запросу.
Так, например система имеет возможность реализации следующей задачи выбора ТЭК на основании документов поставки/отгрузки МТР с применением принципа минимизации издержек на транспортировку, но для этого в программе должны вестись в режиме реально времени справочники ТЭК, где бы указывались текущие возможности на перевозку, парк транспортных средств и стоимость доставки.
На основе проведенного анализа применения комплексной логистической системы Ахаріа к задачам логистики в ЗАО «НЭСКО», можно сделать следующие выводы:
- построение моделей бизнес-процессов и организация деятельности на предприятии строится на основе сложившейся схемы документооборота, что приводит к дублированию документов в бу-
мажном и электронном варианте, что, в свою очередь, замедляет работу организации в целом и логистических процессов в частности. В этом случае внедряемая информационная система не упрощает, а усложняет работу персонала организации, увеличивая трудоемкость операций по оформлению движения МТР от поставщиков к заказчикам;
- атрибуты и характеристики товара приходят вместе с поставкой МТР, что означает невозможность предупредительного выбора ячейки склада;
- справочник ЕСМ заполняется по приходу МТР, что существенно замедляет работу с товаром;
- при поступлении МТР от поставщика, выбор ячейки склада осуществляется кладовщиком непосредственно в момент приемки товара, это ведет к нерациональному использованию площадей склада, т. к. кладовщик имеет ограниченное время на прием груза. Соответственно, единственными критериями при выборе места размещения МТР на складе являются наличие свободных площадей и оперативность приемки;
- характеристики товара не являются обязательными атрибутами МТР, таким образом, ни в приходных документах на МТР, ни в справочнике ЕСМ может не быть сведений относительно габаритов, требуемых условий хранения, сроках выемки МТР и других важных характеристик;
- все документы, маршрутные листы и т.д., формируются вручную, вследствие чего замедляются процессы логистической цепочки, например отгрузка МТР клиенту;
- информационная система Ахаріа используется только для ведения документооборота и справочников ЕСМ, Поставщиков, Покупателей и т.д., таким образом, не реализуется принцип комплексности системы, не реализуются возможности системы в плане предоставления экспертной оценки;
- не ведется справочник складов. В ЗАО «НЭСКО» отсутствует полная информация о величине и характеристиках складских помещений, их заполняемости. Эта информация является необходимой для автоматизированного принятия решения о выборе места размещения МТР на складе.
В результате, отдельные бизнес-процессы ЗАО «НЭСКО», как например, бизнес-процесс «Приход МТР» требуют некоторой корректировки, по другим бизнес-процессам требуется совершенствование информационного описания объектов. Ниже сделаны предложения по совершенствованию системы бизнес-процессов ЗАО «НЭСКО» в отношении бизнес-процесса «Приход МТР».
Для оптимизации бизнес-процесса «Приход МТР» и оптимизации использования складского пространства необходимо размещать товар в ячейках складов в соответствии с имеющимися характеристиками МТР, такими как габариты, сроки изъятия, требуемые условия хранения. Для реализации данного процесса с использованием возможностей Лхар1а необходимо вести справочник складов, содержащий информацию о ячейках склада и условиях хранения; необходимо чтобы справочник ЕСМ содержал характеристики товаров в обязательном порядке, причем сведения о характеристиках товара должны поступать в систему до прихода МТР на склад.
Таким образом, вместе с УОП от поставщика должна поступать накладная, содержащая необходимые сведения, которые будут занесены в систему, которая на основании сведений о товаре, УОП и состоянии складов должна будет сформировать «Наряд на размещение товара», содержащий информацию о товаре, группах товара, поступающим в соответствии с УОП, и требуемом месте размещения. На основании этого наряда, кладовщик при приеме МТР на склад размещает его на заранее отведенное место.
При наличие расхождений характеристик груза с УОП, обнаруженных при поступлении МТР, необходимо, помимо составления Акта о расхождении, внести изменения в систему, сформировав новый УОП по поступившему товару, на основании которого система выдаст новый «Наряд на размещение товара». После чего МТР должен будет размещен в необходимые ячейки склада.
Таким образом, для реализации данных предложений необходимо внести изменения в следующие процессы:
- «Приход МТР»: требуется перепроектирование подпроцесса «Сформировать УОП», проектирование процессов «Формирование наряда на размещение МТР» и «Разместить МТР», изменение должностных обязанностей сотрудников отдела снабжения и работника склада;
- «Ведение справочника ЕСМ», данные по габаритам и фасовкам МТР должны быть обязательны, также должны обязательно указываться требования к условиям хранения МТР;
- «Ведение договора с поставщиком», УОП поставщика должно содержать номенклатурные сведения о товаре и установленные обязательные характеристики (табл. 1).
Таким образом, основным для перепроектирования является процесс «Приход МТР». По остальным процессам требуется внесение незначительных изменений в информационное обеспечение процесса, которые, впрочем, способны оказать значительное влияние на повышение результативности и эффективности реализации процесса приемки и размещения МТР.
Таблица 1
Предложения по совершенствованию бизнес-процессов ЗАО «НЭСКО»
№ Процесс Выявленные недостатки Способ устранения
1. Ведение ЕСМ 1. Важные характеристики товара, такие как сроки выемки и т.д. не являются обязательными признаками номенклатурной единицы. 2. Требования к условиям хранения не учитываются 1. Сделать поля характеристик МТР обязательными для заполнения. 2. Добавить в ЕСМ поле: требования к условиям хранения.
2. Ведение договора с поставщиком 1. Поставщик не обязан указывать характеристики МТР в документах прихода. 1. Вместе с УОП должны поступать сведения о номенклатуре МТР и обязательные для внесения в ЕСМ сведения.
3. Приход МТР 1. В схеме БП не отображен процесс корректировки УОП при выявлении расхождений. 2. В схеме БП не отображен процесс физического размещения товара и не прописаны регламенты этого размещения. 3. Заполнение ЕСМ по поступившим МТР производится одновременно с приемкой товара, что приводит к увеличению времени разгрузки. 4. Место на складе выбирается кладовщиком произвольно. 1. Изменен процесс «Сформировать УОП», который теперь требует помимо занесения в систему сведений из УОП, но также и сведений в ЕСМ о поступающих МТР. 2. Добавлен процесс автоматизированного формирования наряда на размещение МТР, на основании которого при приходе МТР на склад кладовщик располагает МТР в указанной ячейке склада. 3. Добавлен процесс «Разместить МТР», отражающий необходимость физического размещения груза. 4. Изменены должностные обязанности специалиста снабжения в процессе «Сформировать УОП» и работника склада в «Приходовать МТР».
4. Ведение справочника складов 1. Не ведется 1. Провести аудит складского хозяйства ЗАО «НЭСКО». 2. Сформировать справочник складов. 3. Разработать процесс «Ведение Справочника Складов»
Специалист ОС получает Уведомление на отгрузку МТР от Поставщика (УОП) и согласовывает с ним сроки, место и способ прихода товара на склад. Вместе с УОП специалист получает сопроводительные документы к МТР, содержащие сведения о номенклатуре и характеристиках товара. Он заносит полученную информацию в систему. После чего данные о поступающем товаре становятся доступными для работников соответствующих складов.
При этом после внесения сведений о номенклатуре в ЕСМ, программа Ахаріа формирует на основании УОП и справочника ЕСМ «Наряд на размещение МТР», который соответствует конкретной поставке и содержит информацию о складе и ячейке размещения МТР. Данный наряд должен учитывать принцип партионности.
Приход МТР на склад формируется на основе УОП. Специалист склада, оприходованный МТР, размещает по ячейкам хранения с учетом требований Наряда на размещение МТР.
В случае наличия расхождений по фактическому количеству, ассортименту с документом поставщика, а также брака, боя и т.п. кладовщик сообщает об этом специалисту снабжения, который корректирует распределение по УОП на основании Акта расхождений и вносит данные об изменениях в систему. После чего в системе формируется новый наряд на размещение МТР с учетом изменений в УОП. Дополнительно составляются Акты (Акт об установленном расхождении по форме ТОРГ2, а для импортной продукции по форме ТОРГ3)) отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
ТМЦ, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается соответствующая отметка в конце акта.
При этом в случае частичных отклонений, когда часть партий поступила без расхождений, решение о возможности дальнейшей работы с данной частью принимается комиссией, составившей акт. При положительном решении «нормальные» позиции приходуются на соответствующий балансовый счет, а «ненормальные» ставятся на претензионный счет и приходуются на забалансовый счет.
После внесения корректировок в УОП осуществляется окончательная приемка МТР на основе последнего. Размещение ведется с учетом измененного наряда на размещение.
Бухгалтер материальной группы осуществляет проверку правильности занесения документов в систему, при необходимости исправляет бухгалтерские счета, сформированные по умолчанию согласно настройкам системы. До проверки бухгалтером документ не попадает в акт сверки.
Дальнейший ход реализации бизнес-процесса «Приход МТР» предполагает документальное оформление МТР (по заявкам и проч.).
Сделанные предложения по совершенствованию применения информационных технологий в ЗАО «НЭСКО» при решении логистических задач позволяют получить несколько видов эффектов.
Внедрение представленной усовершенствованной схемы БП с внедрением БКР-системы в логистическую операцию Прихода МТР в качестве экспертной системы должно привести к следующим эффектам:
1. сокращение времени разгрузки, оприходования и размещения МТР, за счет уменьшения числа документов, оформляемых и заполняемых работниками склада по приходу МТР, а также за счет того, что под данный приход на складе уже выделены необходимые ячейки, т.о. кладовщик не тратит времени на поиск подходящей свободной ячейки склада;
2. оптимизация складского пространства и учет складских площадей, за счет того, что Лхар1а автоматически подбирает наиболее подходящую под характеристики МТР ячейку склада; ведется справочник складов, что позволяет объективно оценивать состояние и заполняемость складских помещений;
3. увеличение пропускной способности складских комплексов, за счет сокращения времени разгрузки, оприходования и размещения МТР на складе, а также увеличения полезной площади складов за счет оптимизации складского пространства;
4. возможное сокращение численности складского персонала, за счет сокращения времени обработки одного прихода, то же количество приходов в единицу времени сможет обрабатывать меньшее число сотрудников склада;
5. уменьшение бумажного документооборота, за счет оформления части документов внутри системы автоматически, что позволяет избежать перевода этих документов в бумажный формат;
6. сокращение транспортных издержек, возникающих из-за ожидания разгрузки транспортом, за счет сокращения времени разгрузки, что уменьшит возникающие «очереди», а следовательно уменьшит оплачиваемое время простоя транспорта;
7. снижение риска размещения МТР в неоптимально подобранных складских помещениях, а следовательно и порчи товара из-за неправильных условий хранения, за счет исключения возможности ошибки, вызванной человеческим фактором при размещении товара, т. к. решение принимается системой автоматически;
8. возможность расширения области применения информационной системы в других процессах логистики на основе внесенных изменений в систему справочников.
Количественно оценить указанные эффекты от внедрения информационной системы не представляется возможным, поскольку имеет значение не только выбор схемы организации процесса и уровень внедрения информационных технологий, но и требуется проведение масштабной работы по аудиту складского хозяйства, классификации и кодификации типов складских площадей, определение соответствий между справочником складов и ЕСМ, допустимых отклонений и проч.
Список литературы:
1. Алесинская Т.В. Основы логистики. Общие вопросы логистического управления: уч. пособие. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 121 с.
2. Дыбская В.В., Зайцев Е.И., Сергеев В.И., Стерлигова А.Н. Логистика: учебник. - М.: ЭКСМО, 2008. - 944 с.
3. Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования 8ЛБТ / Пер. с англ. - М., 1993. - 240 с.
4. Маркетинг: учебное пособие для подготовки к итоговому междисциплинарному экзамену профессиональной подготовки маркетолога / Под общей ред. В.Е. Ланкина. - Таганрог: ТРТУ, 2006.
5. Каменнова А., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. - М.: Весть-МетаТехнология, 2002. - 333 с.
6. Неруш Ю.М. Логистика: учебник / Ю. М. Неруш ; МГИМО(У) МИД РФ. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2007. - 517 с.
7. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.
8. Технический проект по автоматизации Версия 2.07, ЗАО «НЭСКО».
- 157 с.
9. Управление торговлей и логистикой Microsoft® Business Solutions Axapta® Руководство пользователя. - 377 с.
10. Фишер Л. Совершенство на практике. Лучшие проекты в области управления бизнес-процессами и workflow. - М.: Весть-МетаТехнология, 2000.
11. Годовой отчет ОАО «Инжиниринговый центр» по итогам деятельности за 2006 год. - 108 с.
12. Отчет о разработке программы развития и совершенствования деятельности ЗАО «НЭСКО». - Новосибирск: НГТУ, 2005. - 63 с.
13. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.finexpert.ru/content.asp.
14. Развитие Бизнеса. Моделирование бизнеса и реинжиниринг бизнес процессов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: . www.devbiz.na-rod.ru/development/eod/biz_modeling.htm.
15. www.osp.ru/cio/2003/09/172880/.
16. www.nesco.ru.
