CC BY
100ЭКОНОМИКА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО
Управление требованиями в ИТ-проектах: проблемы и способы решения
Зубкова Светлана Валерьевна,
к.э.н., доцент Департамента финансовых рынков и банков, Финансовый университет при Правительстве РФ E-mail: Svzubkova@fa.ru
Ястребов Руслан Анатольевич,
главный инженер, Банк России E-mail: r.a.yastrebov@inbox.ru
Представлена краткая приоритезация проблем управления требованиями IT проектов. Оптимально определены проблемы, проникающие в практику управления через призму проектно-ориентированной деятельности, способствующие в итоге результативной скоординированности управленческих решений по совокупности задач. Это, в частности, конфликт интересов как составная часть корпоративной деятельности; ответственность за принятые управленческие решения как наиболее сложная и ответственная функция руководства; несоблюдение сроков разработки проектов как результат существенного расхождения реальных и планируемых сроков реализации проектов; субъективная оценка требований как набор критериев аргументированности требований IT проектов; сбор требований, осуществляемый в период инициации и на начальном этапе планирования проектов для исключения неконкретностей и неточностей.
Сделан вывод, что широкие возможности в рамках парадигмы управления проектами имеет киберуправление, оно повысит эффективность и позитивные управленческие характеристики.
Ключевые слова: управление проектами, управление требованиями, проблемы управления требованиями, жизненный цикл проекта, кибер-физические системы управления
Управление требованиями - процесс, включающий идентификацию, выявление, документацию, анализ, отслеживание, приоретизацию требований и затем управление изменениями. Управление требованиями является непрерывным процессом на протяжении всего жизненного цикла проекта. Большую часть временных ресурсов проекта занимает именно управление требованиями. Например, по данным исследований компании IBM 60% затрат времени организации-разработчики программного обеспечения несут в результате неэффективного подхода к управлению требованиями^].
В проектах разработки, внедрения и сопровождения программного обеспечения всегда есть три стороны:
1) Заказчик разработки ПО
2) Исполнитель разработки ПО
3) Конечные пользователи ПО
Взаимодействуя между собой каждая из перечисленных сторон отстаивает свои интересы. Такое взаимодействие и порождает часть проблем.
Первая и очевидная проблема - это конфликт интересов. Заказчику необходимо, чтобы все его требования, предъявляемые к ПО, были реализованы вовремя и в полном объеме. Исполнителю разработки ПО необходимо минимизировать трудозатраты разработчиков, а значит ему необходимо, чтобы заказчик определил целесообразность и приоритеты своих требований. Конечные пользователи ПО хотят облегчить свой собственный труд и будут искать возможность реализации самых небольших процессов, независимо от стоимости и трудозатрат на «мелкую» автоматизацию. Универсального решения данной проблемы нет до сих пор. Различная профессиональная литература дает разные рекомендации по сглаживанию конфликта интересов: от жесткой формализации требований и ответственности каждой из сторон вплоть до назначения сотрудника-«арбитра», который будет решать необходимость выполнения требования и нести ответственность за решение[7].
Отсюда вытекает проблема в управлении требованиями - ответственность за принятое решение. В классической теории управления проектами все участники проекта несут определенную ответственность за принятое ими решение. На практике, зачастую ответственность за принятие решения несет только исполнитель разработки ПО. Это не совсем верно, так как исполнитель реализует те требования, которые донес ему за-
сз о
со £
m Р
сг
от А
=Е
казчик. Зачастую проблема нежелания брать ответственность за решение лежит всецело на стороне заказчика и его команды. Это очень четко прослеживается в организациях со строгой иерархией управления. В таких компаниях, как правило, каждый отдельный сотрудник просто не решается принять самостоятельное решение. Отсутствие дозволенных «границ» ответственности за принятие решения ведет к третьей проблеме управления требованиями - несоблюдение сроков разработки программного обеспечения или их затягивание.
Вытекает эта проблема именно из предыдущих проблем: отсутствие возможности (желания) брать ответственность на себя. Это очень часто наблюдается в структурах с жесткой вертикалью власти, где даже малейшие проблемы эскалиру-ются наверх. Разница в подходах к менджементу и есть основополагающая причина возникновения дедлайнов и срыва сроков.
Из-за возникновения проблемы соблюдения сроков возникает и следующая проблема - субъективная оценка требований (в том числе трудозатрат и сроков реализации)[8]. Зачастую заказчики разработки программного обеспечения занижают трудозатраты и сроки разработки. Так происходит, потому что при оценке они опираются на пользовательскую оценку разработки. Условный пример, нужно автоматизировать ПО и добавить для этого в интерфейс какую-то кнопку «С». С точки зрения пользователя, добавить кнопку «С» в интерфейс несложно, да и технически это так. Заказчик с этим согласился и посчитал небольшой доработкой. Но при этом осталось «за гранью» требований, что кнопка «С» должна запускать процесс, который будет автоматизированно создавать ряд документов в зависимости от выполнения условий. С точки зрения разработки такая доработка уже существенно влияет на сроки и стоимость разработки. Конечно, квалифицированная команда разработки иногда пытается призвать заказчика к объективной оценке требования, потому что реализация некоторых из требований может иметь ничтожно малый эффект при условной дороговизне разработки. Иногда заказчик, доводя свои требования до команды разработки, может выйти за «рамки» законодательства, сам того не замечая. Безусловно, руководитель проекта вернет такого заказчика в «русло» законодательства.
Еще одна из проблем в управлении требованиями - сложность их сбора и консолидации. И хотя эта проблема имеет более субъективный характер, чем все предыдущие проблемы - она имеет место. Под сложностью сбора требований понимается «собирательный» процесс. Сюда входит ^ и удаленность владельцев информации, нежела-= ние или непонимание важности описания бизнесе процессов, неумение объяснить свои функции конечными пользователями. Из сложности сбора ° требований вытекают проблемы, связанные с воз-ав можностью управления изменениями.
Таким образом, можно сделать вывод о существовании в реальном секторе экономики ключевых проблем управления требованиями [9]:
1. Конфликт интересов;
2. Непринятие ответственности;
3. Субъективность оценки требований;
4. Нарушение сроков разработки;
5. Сложность сбора и консолидации.
Безусловно, список всех проблем управления
требованиями не завершается перечисленными и его можно продолжать. При этом, в теории и практике управления есть ряд решений выше обозначенных проблем.
Конфликт интересов - проблема, которая существовала ранее и будет существовать всегда, пока заказчик, исполнитель и пользователь не окажутся одним лицом. Для решения же конфликта интересов существуют способы дипломатии или формализация «правил игры» (различные регламенты по взаимодействию, инструкции и т.п.). Безусловно, это не сведет на ноль данную проблему, но поможет избегать возможные конфликты интересов.
Непринятие ответственности - проблема, которая может и должна решать менеджментом конкретной организации, конкретного отдела. В той же западной модели управления персоналом персоналу дается определенная зона принятия решений - помимо того, что таким образом высвобождаются временные ресурсы, это еще помогает мотивировать сотрудников (так как им доверяют до определенных границ). Соответственно, проблема непринятия ответственности целиком и полностью зависит от менеджмента и построенной модели управления в организации.
Субъективность оценки требований - проблема, охватывающая в принципе всех участников разработки. Опять же частично она может быть решена за счет грамотного управления разработкой, либо введением неких критериев оценки требования. Например, собранные требования разбиваются на три группы: критические, умеренные, некритичные. Соответственно, требования, попавшие в первую группу, выполняются в первую очередь. Требования, позиционирующиеся, как некритичные выполняются при высвобождении ресурсов или не выполняются вообще. Распределение требования по группам должно проходить только при участии всех владельцев процесса совместно с руководителем проекта.
Нарушение сроков разработки в современных условиях предлагается решать за счет внедрения новых методов управления проектом - AGILE или SCRUM. Главное, их отличие от классического «водопадного» управления проектом - это выполнение задач «короткими» шагами, т.н. «сприн-тами», и минимизация документации при разработке [10]. Т.е. при разработке ПО все задачи разбиваются на спринты со своими сроками, при выполнении задачи ее результат демонстрируется заказчику, и либо задача закрывается, либо открывается новый спринт на доработку. Это позво-
ляет не только соблюдать сроки, но и снизить стоимость разработки.
Внедрение методологии AGILE на предприятии - это изменение профессионального мышления в коллективе, поэтому это сложный многоэтапный процесс. Процесс внедрения на предприятии должен быть разделен на этапы:
1. Определить цели внедрения AGILE;
2. Определить команду внедрения AGILE;
3. Описать существующие бизнес-процессы на предприятии;
4. Команду внедрения AGILE нужно разделить на несколько рабочих групп, для каждой из которых определить по одной цели;
5. Определить для рабочих групп длину и периодичность спринта, т.е. с какой частотой будут проводиться совещания;
6. После выполнения спринтов необходимо проводить ретроспективный анализ результатов. В конце каждого спринта определять дальнейшую стратегию внедрения или отказа от внедрения.
Если сравнить решение по оптимизации внутренних процессов в рамках классической методологии управления проектами и AGILE, то опыт многих организаций позволяет утверждать о большей эффективности последней. Например, как показал опыт одного банка, классическая схема по реализации проекта, когда рабочие группы, разделенные по функциональному признаку, проводили еженедельные встречи, постоянные звонки, при этом ответственность размывалась, а соответственно, затягивались сроки проекта, не дала никаких результатов[12]. Когда сотрудники были вовлечены в процесс на основе технологий AGILE для получения более быстрых результатов, цели были достигнуты. Внедрение AGILE в банке-примере было реализовано на базе общей солидарной ответственности. Все нововведения тестировались «в полях» - команда AGILE выходила в отделения, общалась с бэк-о-фисом (рис. 1).
Владелец продукта полностью отвечал за результат и принимал решения, не согласуя каждый шаг с руководством. [12].
Задача: ускорить выдачу карт через оптимизацию внутренних процессов
В 84 раза
ускорилась выдача дебетовых карт
клиентов получает кредитную карту меньше, чем за 30 минут
2 ч вместо 7 дней
дебетовой карты
С 5% до 41%
увеличилась доля кредитных карт, заявления на которые стали обрабатываться меньше, чем за 10 минут
Рис. 1. Внедрение AGILE в банке в цифрах[12]
Сложность сбора и консолидации в современных условиях предлагается решать существующими инструментами управления разработкой[13], такими как MS Project, Jira, Redmine и др. У каждого инструмента свои плюсы и минусы, но их использование позволяет «бумажкам» не теряться, а также обеспечивает доступность для всех участников проекта и возможность отслеживания
этапов разработки, тестирования, внедрения программного обеспечения.
Использование современных инструментов при управлении требованиями позволяет вырабатывать индивидуальные решения, в целях выполнения поставленных задач без дедлайнов. В частности, автоматизация процесса управления требованиями на базе искусственного интеллекта позволяет обеспечить ограничение влияния «человеческого фактора» на современные процессы хозяйственного управления.
Одним из современных инструментов автоматизации процессов управлении частными и государственными предприятиями является разработка и внедрение кибер-физических систем на базе искусственного интеллекта. Механизмы действия и применения кибер-физических систем достаточно подробно изучены. Совокупность взаимосвязанных объектов или устройств на базе коммуникационных электронных технологий [14, 15, 16, 17], или кибер-физические системы, позволяют поднять на совершенно новый уровень весь технологический процесс, повысить прозрачность, эффективность, гибкость и ряд других позитивных характеристик управления.
Литература
1. Управление проектами // Сайт «Сообщество менеджеров». - 2011. - 27 октября [Электронный ресурс]. URL: https://www.executive.ru/wiki/ index.php/Управление^роектами
2. Павлов А.Н. Эффективное управление проектами на основе стандарта PMI PMBOK 6th Edition / А.Н. Павлов. - М.: Лаборатория знаний. - 2019 г. - С. 8.;
3. Степаненко И.С. Современные технологии в управлении требованиями к ИТ-продукту / И.С. Степаненко // Перспективы развития информационных технологий. - 2016 г. - № 33. -С. 48-54.;
4. Международный стандарт ISO/IEC/IEEE29148 «Программная и системная инженерия. Процессы жизненного цикла. Разработка требований»;
5. Свободный ITIL // Сайт «Информационный портал «YesSoft Group». - [Электронный ресурс] URL: http: wikiitil.ru/books/2015_Free_ITIL. pdf (дата обращения 18.03.2020);
6. Формирование требований и классификация требований // Сайт «База знаний по бизнес-анализу». - [Электронный ресурс]. URL: https:// analytics.infozone.pro/formation-requirements-and-classification-requirements (дата обращения 21.03.2020);
7. Шеян Ирина. Полезные конфликты. / Ирина Шеян // Журнал «Директор информационной службы. - Изд-во «Открытые системы». -2014 г. - № 3
8. Вилков Л., Таратухин В. Особенности оценки ИТ-систем. // Сайт «Корпоративный менеджмент». - 2008 г. [Электронный ресурс] URL: https://www.cfin.ru/appraisal/it.shtml;
сз о со от m Р от
от А
=Е
Q. в
OJ
со
9. ГОСТ Р ИСО/МЭК 25040-2014 «Информационные технологии (ИТ). Системная и программная инженерия. Требования и оценка качества систем и программного обеспечения (SQuaRE). Процесс оценки» // Сайт «Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации». - [Электронный ресурс] URL: https: docs.cntd.ru/document/1200111327 (дата обращения 21.03.2020)
10. Бахарев Антон «Что такое AGILE и SCRUM и как с ними работать?» // Сайт издательства «Манн, Иванов и Фербер». - 2019. - 9 сентября. - [Электронный ресурс] URL: https://biz. mann-ivanov-ferber.ru/2019/09/09/chto-takoe-agile-i-scrum-i-kak-s-nimi-rabotat;
11. Цепков Максим. «Кейсы agile-транс-формации, часть первая: банки» // Сайт vc.ru. - 2020. - 12 января. - [Электронный ресурс] URL: https://vc.ru/hr/100793-keysy-agile-transformacii-chast-pervaya-banki (дата обращения 06.05.2020)
12. Лобасев Дмитрий. «2 часа вместо 7 суток: внедрение Agile в международном банке» // Сайт компании «OnAgileConsulting». - 2019. -13 мая. - [Электронный ресурс] URL: https:// onagile.ru/industries/banking/citibank-agile-case (дата обращения 06.05.2020)
13. Бармин Александр. Управление требованиями к IT-проектам // Сайт «Хабр-сообщество IT-специалистов». - [Электронный ресурс] URL: https://habr.com/ru/post/114571 (дата обращения 19.03.2020)
14. Li, X.X., He, F.Z., Li, W.D. (2019). A cloud-terminal-based cyber-physical system architecture for energy efficient machining process optimization. Journal of Ambient Intelligence and Humanized Computing, 10(3), с. 1049-1064.
15. Nikolakis, N., Maratos, V., Makris, S. (2019). A cyber physical system (CPS) approach for safe human-robot collaboration in a shared workplace. Robotics and Computer-Integrated Manufacturing, 56, с. 233-243.
16. Popkova, E.G. (2019). Preconditions of formation and development of industry 4.0 in the conditions of knowledge economy. Studies in Systems, Decision and Control, 169, с. 65-72.
17. Лебедев Н.А., Зубкова С.В. Перспективные ориентиры обновления российской экономики: киберуправление в контексте новой парадигмы развития.Вестник Академии права и управления, № 4(57), С. 56-63
18. Popkova, E.G. and Sergi, B.S. (2019), Will Industry 4.0 and Other Innovations Impact Russia's Development? Exploring the Future of Russia's Economy and Markets 34-42, Emerald Publishing.
19. Popkova, E.G., Ragulina, Y.V., Bogoviz, A.V. (2019). Fundamental differences of transition to industry 4.0 from previous industrial revolutions. Studies in Systems, Decision and Control, 169, с. 21-29.
20. Skowronski, R. (2019). The open blockchain-aided multi-agent symbiotic cyber-physical systems.
Future Generation Computer Systems, 94, c. 430443.
21. World Economic Forum (2019). The Global Information Technology Report 2016. URL: https:// www.weforum.org/reports/the-global-information-technology-report-2016 (data accessed:
15.03.2019).
requirements management in it projects: problems and solutions
Zubkova S.V., Yastrebov R.A.
Financial University under the Government of the Russian Federation, Bank of Russia
Short prioritizing of problems of management of requirements of IT projects is presented. The problems getting into practice of management through a prism of project-oriented activity, promoting as a result of productive coordination of management decisions on set of tasks are optimum defined. It is, in particular, the conflict of interests as a component of corporate activity; responsibility for the made management decisions as the most difficult and responsible function of the management; non-compliance with terms of development of projects as result of an essential divergence of the actual and planned terms of implementation of projects; value judgment of requirements as set of criteria of argumentativeness of requirements of IT projects; the collecting requirements which is carried out during initiation and at the initial stage of planning of projects for an exception of not concretenesses and inaccuracies. The conclusion is drawn that within a paradigm of project management the cyber governance has ample opportunities, it will increase efficiency and positive managerial characteristics.
Keywords: project management, management of requirements, problems of management of requirements, life cycle of the project, a cyber physical system (CPS)
References
1. Project management // Website "Community of managers". -2011. - October 27 URL: https://www.executive.ru/wiki/index. php/ynpaBneHue_npoeKTaMi/i
2. Pavlov A.N. Effective project management based on the PMI PMBOK 6th Edition standard / A.N. Pavlov. - Moscow: laboratory of knowledge-2019-P. 8.
3. Stepanenko I.S. Modern technologies in managing it product requirements / I.S. Stepanenko // Perspectives of information technology development. - 2016-no. 33. - Pp. 48-54.
4. International standard ISO/IEC/IEEE29148 "Software and systems engineering. The life cycle processes. Requirements development»;
5. Free ITIL // Website "Information portal YesSoft Group". URL: http: wikiitil.ru/books/2015_Free_ITIL.pdf (data accessed
18.03.2020)
6. Requirements Generation and Requirements Classification// Business Analysis Knowledge Base Site. URL: https://analyt-ics.infozone.pro/formation-requirements-and-classification-requirements (data accessed 21.03.2020)
7. Sheyan Irina. Useful conflicts. / Irina Sheyan // The Magazine "Director of Information Service. - Publishing House" Open Systems." - 2014 - № 3
8. Wilkov L., Taratukhin V. Features of IT systems evaluation.// Corporate Management website. - 2008. URL: https://www.cfin. ru/appraisal/it.shtml
9. GOST R IS0/IEC25040-2014 "Information Technologies (IT). System and software engineering. Requirements and quality assessment of systems and software (SQuaRE). Evaluation Process" // Website Electronic Legal and Regulatory Documentation Fund. URL: https: docs.cntd.ru/document/1200111327 (data accessed 21.03.2020)
10. Anton Bakharev "What is AGILE and SCRUM and how to work with them?" // Website of the publishing house "Mann, Ivanov and Ferber". - 2019. - September,9 URL: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2019/09/09/chto-takoe-agile-i-scrum-i-kak-s-nimi-rabotat
11. Tsepkov Maxim. "Cases of agile transformation, part one: banks"//Website vc.ru. - 2020. - January 12. - [Electronic re-
source] URL: https://vc.ru/hr/100793-keysy-agile-transformacii-chast-pervaya-banki (data accessed 06.05.2020)
12. Lobasev Dmitry. "2 hours instead of 7 days: implementation of Agile in the international bank" // Website of the company "OnAgileConsulting." -2019. - May 13. - [Electronic resource] URL: https://onag-ile.ru/industries/banking/citibank-agile-case (data accessed 06.05.2020)
13. Barmin Alexander. IT Project Requirements Manage-ment//Habr - IT Community Site. URL: https://habr.com/ru/ post/114571 (data accessed 19.03.2020)
14. Li, X.X., He, F.Z., Li, W.D. (2019). A cloud-terminal-based cyber-physical system architecture for energy efficient machining process optimization. Journal of Ambient Intelligence and Humanized Computing, 10(3), P. 1049-1064.
15. Nikolakis, N., Maratos, V., Makris, S. (2019). A cyber physical system (CPS) approach for safe human-robot collaboration in a shared workplace. Robotics and Computer-Integrated Manufacturing, 56, P. 233-243.
16. Popkova, E.G. (2019). Preconditions of formation and development of industry 4.0 in the conditions of knowledge economy. Studies in Systems, Decision and Control, 169, P. 65-72.
17. Lebedev N., Zubkova S. Prospective guidelines for the renewal of the russian economy: cyber governance in the context of a new development paradigm. Vestnik akademiya of the right and managements, № 4 (57), P. 56-63
18. Popkova, E.G. and Sergi, B.S. (2019), Will Industry 4.0 and Other Innovations Impact Russia's Development? Exploring the Future of Russia's Economy and Markets 34-42, Emerald Publishing.
19. Popkova, E.G., Ragulina, Y.V., Bogoviz, A.V. (2019). Fundamental differences of transition to industry 4.0 from previous industrial revolutions. Studies in Systems, Decision and Control, 169, P. 21-29.
20. Skowronski, R. (2019). The open blockchain-aided multi-agent symbiotic cyber-physical systems. Future Generation Computer Systems, 94, c. 430-443.
21. World Economic Forum (2019). The Global Information Technology Report 2016. URL: https://www.weforum.org/reports/ the-global-information-technology-report-2016 (data accessed: 15.03.2019).
