УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ КОММУНИКАЦИЯМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "КВАНТО") Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК: 316.013

УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫМИ КОММУНИКАЦИЯМИ (НА ПРИМЕРЕ ООО «КВАНТО»)

Т.В. Смирнова Российский государственный гуманитарный университет

В статье анализируется значимость и влияние эффективных организационных коммуникаций на работу предприятия в современных условиях, рассматриваются актуальные проблемы, возникающие при построении и функционировании коммуникационных потоков в современных организациях. На примере ООО «Кванто» показаны и проанализированы основные барьеры, препятствующие формированию эффективных внутриоргани-зационных коммуникаций. Предложены практические рекомендации по решению исследуемой проблем Ключевые слова: коммуникации, управление, организация, барьеры, информация, коммуникационные потоки, коммуникативная компетентность.

Введение. Коммуникационные потоки, несущие как управленческую и распорядительную информацию, так и информацию обратной связи, которая позволяет осуществлять координацию, контроль и анализ играют значительную роль в работе предприятия, способствуя принятию эффективных управленческих решений. С одной стороны, коммуникация -это социальное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях. С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с подчиненными и отдельными подразделениями организации. Субъектами коммуникации могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В отличие от простой передачи информации коммуникация включает в себя не только само сообщение, но и то, как, через какие каналы и с каким эффектом сообщение доходит и воспринимается коммуникантом. Таким образом, коммуникационные процессы, проходящие в организации, являются принципиально важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными. Кроме того, оперативная деятельность руководителя организации во многом зависит от информации, передаваемой внутри организации.

Целью статьи является рассмотрение и анализ проблем управления организационными коммуникациями на примере конкретного предприятия.

Основные понятия и теоретические основания. Организационная коммуникация может быть определена как процесс, позволяющий руководителю развивать систему информирования, совершенствуя возможности широкой передачи информации как сотрудникам организации, так и во внешнюю среду [4]. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности, обеспечивая реализацию главных функций управления - планирования, организации, руководства и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, как следствие, мотивации сотрудников [2]. В то же время именно коммуникации являются средством общения предприятия с внешней средой, обеспечивая организации необходимый уровень и объем взаимодействия с окружающими. Не менее важными являются вертикальные восходящие коммуникации, посредством которых осуществляется необходимая обратная связь подчиненных с руководством, когда члены трудового коллектива могут донести информацию без искажений как о проделанной работе, так и о своем отношении к тем или иным решениям руководства, оценке возможных альтернатив [7]. Значимым является и тот факт, что эффективно выстроенная коммуникационная сеть в организации будет способствовать удовлетворению социальных потребностей членов коллектива, например, естественной для человека потребности в общении. [3].

Отметим, что все без исключения сотрудники организации, объединенные взаимосвязанными коммуникационными потоками посредством коммуникационных каналов друг с другом и внешней, образуют целостную систему коммуникаций организации. Коммуника-

ционные потоки организации могут быть классифицированы по нескольким критериям и, соответственно, среди них целесообразно выделить внутренние и внешние; формальные и неформальные; горизонтальные и вертикальные; восходящие и нисходящие; вербальные и невербальные. В условиях организации источником сообщения обычно является член организации, располагающий идеями, информацией, намерениями и имеющий желание установить коммуникацию. [2] То, каким образом получатель воспринимает сообщение, отправитель узнает с помощью механизма обратной связи, - именно обратная связь превращает коммуникацию в двусторонний процесс обмена информацией. Наличие обратной связи позволяет как отправителю, так и получателю сообщения конструктивным образом корректировать цели, задачи, действия в процессе коммуникации.

Соответственно, среди факторов, затрудняющих коммуникационные процессы в организации в качестве основных можно выделить нарушение целостности передаваемой информации, ее неправильное или недостаточное кодирование и декодирование [1]. Трудности с кодированием-декодированием информации связаны с особенностями интерпретации, которые в свою очередь зависят от сложившихся представлений, социального статуса, наличия или отсутствия коммуникативных барьеров между источником информации и ее получателем. При этом, как отмечалось выше, цепь обратной связи дает возможность источнику определить, была ли получена информация и вызвала ли она ожидаемую реакцию. В условиях современной организации обратная связь приобретает особенно большое значение, поэтому руководителю всегда следует уточнять, правильно ли был декодирован переданный им блок информации, правильно ли сообщение воспринято коммуникантом.

Система коммуникаций организации тесным образом связана с системой управления. Большую часть своего рабочего времени руководители различных уровней тратят на коммуникации [6]. Однако на практике многие организации сталкиваются с невозможностью либо значительными трудностями выстраивания оптимальных коммуникационных систем, что негативно отражается на деятельности организации в целом. Обозначенные трудности в первую очередь связаны с коммуникационными барьерам, среди которых отдельно можно выделить организационные (недостаточная координация коммуникаций руководством; различный статус сотрудников, предполагающий неодинаковый объем властных полномочий; не соответствующая функциям и структуре системы управления система формальных и неформальных коммуникаций организации) и индивидуальные барьеры, основой которых служат различия в уровне образования и компетенции сотрудников, а также различия социально-демографического характера. [5].

Таким образом, совершенствование системы организационных коммуникаций поможет минимизировать затраты времени на коммуникационные и управленческие процессы, более эффективно организовать коммуникационные потоки, повысить качество обратной связи, что позволит наладить более результативное взаимодействие между сотрудниками различных уровней управления, поднять производительность труда персонала и повысить эффективность деятельности организации в целом. Достижение такого результата возможно только при всестороннем внимательном анализе коммуникативных процессов и коммуникативной системы конкретной организации. Для этого необходимо исследовать как динамические, так и статические показатели коммуникационного процесса в исследуемой организации, уделяя особое внимание информационному, технологическому, организационному и социально-психологическому аспектам.

Исследованиям, нацеленным на проблему совершенствования системы коммуникаций организации может быть адекватен целый комплекс методов изучения и анализа. К примеру, хорошие результаты дадут методы наблюдения, моделирования, социометрии, другие количественные, а также качественные методы исследования. Подходы и методы для исследования системы коммуникаций организации выбираются исходя из текущего состояния информационного и технико-технологического обеспечения системы коммуникаций и, соответственно, системы управления. Однако, на наш взгляд, наибольшей результативностью в этой области исследования будут обладать именно качественные методы. Применение качествен-

ных методов объясняется тем, что не всегда возможно формализовать всю полноту факторов, связей, функций, процессов, определяющих функционирование системы коммуникаций в изменяющейся организационной и внешней среде, а также учесть социальные и психологические факторы, процессы и отношения, не поддающиеся строгому описанию.

Результаты. В качестве примера применения качественного исследования для изучения и анализа коммуникационных проблем в конкретной организации приведем результаты, полученные при исследовании, проведенном в ООО «Кванто», г. Саратов. Исследование проводилось методом полуструктурированного интервью. В качестве информантов выступали сотрудники организации (N=56). Организационно-правовая форма исследуемой компании - общество с ограниченной ответственностью. Сфера деятельности ООО «Кванто»: производство, установка и обслуживание терминалов. Тип организационной структуры - линейный (планирование работ и контроль их выполнения осуществляется по вертикали от руководителя к производственным подразделениям). Анализ материалов исследования позволил сделать следующие выводы и рекомендации для повышения эффективности коммуникационных процессов и снижения соответствующих барьеров.

1. В ходе исследования было выявлено, что информация в компании движется преимущественно «сверху вниз», от руководства к подчиненным. Приведем фрагмент интервью: «Информация идет в основном в виде приказов и распоряжений, в том числе, устных. Конечно, от руководства. Я пока не могу припомнить, чтобы меня кто-то спросил, например, о трудностях выполнения задачи или о моем мнении. А между прочим, напрасно. Мы на местах порой больше владеем информацией, чем люди на верху» (Александр, 32 года, менеджер). Другие информанты показали, что периодически руководством организации предпринимаются попытки изменить ситуацию и наладить обмен информацией в обоих направлениях. Однако в силу специфики отечественной управленческой культуры, проблема возникает вновь и вновь.

2. Выявлена низкая мотивированность сотрудников ООО «Кванто» к обмену информацией, и заинтересованность в ее утаивании. «Конечно, не всей информацией делимся. Зачем? Чтоб клиента увели? (смеется) У нас вообще-то премиальная часть напрямую зависит от количества заключенных договоров» (Владимир, 28 лет, менеджер). Основа проблемы здесь заключается в том, что между отделами существует конкуренция за клиентов и другие ресурсы компании, включая премии и нематериальное стимулирование со стороны руководства.

3. Исследование показало ограниченное использование телекоммуникационной сети Интернет как важного инструмента в сфере внутренних коммуникаций. Выяснилось, что процесс обмена информацией через сеть слабо структурирован, в результате чего возникают так называемые «информационные тромбы».

4. Еще одним распространенным в современных организациях коммуникационным барьером в ООО «Кванто» стало дублирование заданий подчиненным. Вследствие высокой загруженности руководителя или недооценки им важности эффективной работы коммуникационной цепи в компании одно и то же задание может даваться нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. «Бывает такое, что делаешь задание, а потом узнаешь, что почти такое же выполняет другой специалист. Очень неприятно, опять же с премиями связано, непонятно тогда, кто ее получит. И да, бывает, что задание зависает, не адресованное никому. Тогда соответственно, еще хуже - когда выясняется проблема, приходится работать при дефиците времени» (Мария, 30 лет, инженер).

Выводы и заключения. На примере ООО «Кванто» мы рассмотрели типичные коммуникационные барьеры, существующие в современных организациях. Как можно видеть из результатов нашего исследования, в первую очередь существование таких барьеров связано с недооценкой руководителями негативного влияния таких барьеров на функционирование организации и эффективность ее работы.

Устранению коммуникационный барьеров могут способствовать следующие рекомендации. 1) Постоянный запрос со стороны руководителя на регулярную обратную связь от

менеджеров среднего звена с использованием ресурса совещаний для получения обратной связи без искажений. 2) Устранению проблемы низкой мотивированности сотрудников к взаимообмену информацией и заинтересованности в ее утаивании может способствовать применение командообразующих методик при фундаментальной корректировке системы мотивации в компании. 3) Решением проблемы «информационных тромбов» и слабой структурированности процесса обмена информацией через сеть может стать поручение конкретному специалисту модерировать коммуникации сотрудников в сети (с обязательным предварительным обучением навыку модерации и объяснением целей этой работы). 4) Острота проблемы дублирования задания нескольким структурным подразделениям или нескольким сотрудникам может быть уменьшена при общем повышении управленческой грамотности, фиксации внимания руководства на существующем положении дел и снижении эффективности работы предприятия на фоне существующей ситуации.

Таким образом, повышению эффективности организационных коммуникационных потоков, снижению организационных барьеров коммуникаций может способствовать не только усиление внимания к факторам делопроизводства, но и акценты со стороны руководства, сделанные на социально-психологических сторонах работы коллектива. Атмосфера открытости и доверия улучшит психологический климат в трудовом коллективе, открывая возможности для полноценной, без искажений обратной связи. Минимизировать негативное влияние индивидуальных барьеров возможно и через повышение коммуникативной компетентности сотрудников, которая может определяться как уровень сформированных индивидуальных характеристик, знаний, личностного и профессионального опыта человека, позволяющий достичь успешной коммуникации [5]. Корпоративные мероприятия, тренинговые программы, нацеленные на повышение эффективности коммуникаций в организации будут способствовать как развитию коммуникативной компетентности сотрудников, улучшению психологического климата на предприятии, так и эффективному функционированию организации в целом.

Список литературы

1. Андреева Т.В. Почему уходят лучшие: проблема демотивации персонала// Управление персоналом. 2012 . №4. С 36-57.

2. Бодалев А.В. Восприятие и понимание человека человеком. М.: Юнити-дана. 2013. 313с.

3. Буряков Д. Построение эффективной системы управления людскими ресурсами на примере торговых предприятий рынка информационных технологий в России // Управление персоналом. 2012. № 10. С.69-74.

4. Ефимочкина Н.Б. Коммуникации в системах управления // Вестник университета ГУУ. 2018. № 10. С. 56-59.

5. Залюбовская Е.А. Преодоление коммуникативных барьеров в условиях совместной деятельности. М.: Инфра-М. 2019. 214 с.

6. Лачинина Т.В. Мотивационный аудит как инструмент совершенствования системы управления мотивацией персонала// Экономика региона. 2019. №8. С. 135-165.

7. Смирнов Р.Г. Региональный рынок труда как поле социальной мобильности молодежи // Известия уральского федерального университета. серия 3: общественные науки. 2017. № 4 (170). С. 69-76.

Об авторах

Смирнова Т. В., доктор социологических наук, профессор кафедры организационного развития Российского государственного гуманитарного университета, smirnovasar@mail.ru

UDK 316.013

MANAGEMENT OF ORGANIZATIONAL COMMUNICATIONS (ON THE EXAMPLE OF LLC "QUANTO")

Smirnova T. V.

Russian State University for the Humanities

The organization's communications system is closely related to the management system. In practice, many organizations face significant difficulties in building optimal communication systems, which negatively affects the activities of the organization as a whole. Among the factors that impede the communication processes in the organization, there is a violation of the integrity of the transmitted information, the absence or insufficiency of feedback, and poor communication skills of employees. Feedback is especially important in today's organization. The article presents the results of a study conducted by the method of semi-structured interviews among employees of LLC "Quanto". Shows the main communication barriers that impede the processes of organizational communication. Practical recommendations for improving the efficiency of communication flows are given. It is concluded that increasing the efficiency of organizational communication flows, reducing organizational barriers to communication can be facilitated not only by increased attention to the factors of office work, but also by the emphasis on the part of the management made on the socio-psychological aspects of the work of the team.

Keywords: Communication, management, organization, barriers, information, communication flows, communicative competence.

References

1. Andreeva T.V. Pochemu uxodyat luchshie: problema demotivacii personala// Upravlenie personalom. 2012 . №4. S 36-57.

2. Bodalev A.V. Vospriyatie i ponimanie cheloveka chelovekom. M.: Yuniti-dana. 2013.

313s.

3. Buryakov D. Postroenie e'ffektivnoj sistemy' upravleniya lyudskimi resursami na pri-mere torgovy'x predpriyatij ry'nka informacionny'x texnologij v Rossii // Upravlenie personalom. 2012. № 10. S.69-74.

4. Efimochkina N.B. Kommunikacii v sistemax upravleniya // Vestnik universiteta GUU. 2018. № 10. S. 56-59.

5. Zalyubovskaya E.A. Preodolenie kommunikativny'x bar'erov v usloviyax sovmestnoj deyatel'nosti. M.: Infra-M. 2019. 214 s.

6. Lachinina T.V. Motivacionny'j audit kak instrument sovershenstvovaniya sistemy' upravleniya motivaciej personala// Ekonomika regiona. 2019. №8. S. 135-165.

7. Smirnov R.G. Young population's social mobility in regional labor market // Izvestia Ural Federal University Journal. Series 3. Social and Political Sciences. 2017. № 4 (170). S. 69-76

About the author

Smirnova T.V. (04.04.1971), Doctor of Sociology, Professor of the Department of Organizational Development of the Russian State University for the Humanities; smirnovasar@mail.ru

Сведения об авторах:

1. Гостенина Валентина Ивановна - доктор социологических наук, профессор, ФГБОУ ВО «Брянский государственный университет имени академика И.Г. Петровского», заведующая кафедрой социологии и социальной работы. E-mail: v.gostenina@mail.ru. Телефон: 89803092170.

2. Солодовникова Екатерина Николаевна - бакалавр по направлению подготовки «Социологические исследования» ФГБОУ ВО «Брянский государственный университет имени академика И.Г. Петровского». E-mail: solodovnikova.kat2002@gmail.com ^лефон: 89506951987