CC BY
90
ИННОВАЦИОННОЕ РАЗВИТИЕ КАК ФАКТОР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РОСТА
УДК [658.512:005]:657.6
О. Н. Киселёва
«УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ЭКРАН» РУКОВОДИТЕЛЯ НА БАЗЕ EXCEL КАК ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИННОВАЦИЯ ДЛЯ РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
В настоящее время принятие эффективных управленческих решений невозможно без наличия соответствующей управленческой информации. Менеджментом российских предприятий предпринимаются различные попытки создания системы управления, способной предоставить необходимые данные в оперативном режиме для выработки действенных решений. Приводится пример такого решения, так называемый «управленческий экран». Данный инструмент представляет собой книгу Excel, где в простой и доступной форме формируются управленческие отчеты. «Управленческий экран» включает две основные составляющие: систему бюджетирования и систему мониторинга. Первая, как показывает практика, является эффективным современным инструментом финансового планирования и позволяет через призму финансовых потоков отразить всю деятельность хозяйствующего субъекта. Отражение отдельных сфер деятельности предприятия через соответствующий бюджет обеспечивает конкретизацию информации по данному направлению, что повышает эффективность управления. Система мониторинга является неотъемлемой частью управления, т. к. предоставляет необходимый «срез» информации, который позволяет «держать руку на пульсе» по контролируемому направлению, своевременно реагировать на изменения по ключевым точкам. Обе составляющие «управленческого экрана» являются взаимодополняющими и конкретизируют друг друга. Кроме унифицированных таблиц, данное решение включает графическое изображение динамики отдельных показателей, что обеспечивает визуализацию информации и простоту ее восприятия. Таким образом, «управленческий экран» характеризуется простотой, наглядностью, а также возможностью гибкого бюджета. По своей сути рассматриваемый инструмент является организационно-управленческой инновацией, т. к. это новый, принципиально отличающийся от используемого в настоящее время способ введения, интерпретации, отражения и передачи информации менеджменту. Являясь отличным от традиционных управленческих инструментов, данное решение будет оптимальным вариантом на этапе разработки и внедрения системы управления, не требующим существенных затрат.
Ключевые слова: организационно-управленческие инновации, управленческий учет, бухгалтерский учет, экономический учет, бюджетирование, информационная система, программа Excel, «управленческий экран».
Введение
В современной экономике вопросы эффективного управления выходят на первый план, что обусловлено необходимостью создания благоприятных условий для развития российских предприятий. Различными специалистами в течение последних лет делаются выводы о том, что от уровня развития системы управления предприятием прямо пропорционально зависит уровень успешности и эффективности его деятельности. Актуальность данного вопроса возрастает в связи с необходимостью инновационного развития отечественных предприятий как приоритетного направления в экономике нашей страны. Как показывает практика, для того чтобы процесс внедрения продуктовых и технологических инноваций имел положительный результат, необходимо, чтобы реализация всех этапов данного процесса осуществлялась на основе эффек-
тивной системы управления, способной не только грамотно спланировать весь процесс, учитывая возможные внешние и внутренние влияния, но и обеспечить высокую точность выполнения намеченных планов по ключевым параметрам.
Информация для управления
Информационной основой для управления является управленческий учет, цель которого -предоставление менеджменту всей необходимой информации для принятия управленческих решений. Управленческий учет не регламентирован законодательно, не существует и каких-либо единых стандартов, определяющих процесс формирования управленческих отчетов. Соответственно, каждое предприятие формирует весь контур управленческой информации в зависимости от своих нужд. Однако иногда создать эффективный управленческий учет на предприятии как часть системы управления не позволяет отсутствие необходимых знаний и практических навыков.
Как показывает практика, на многих российских предприятиях в настоящее время принятие управленческих решений основывается на данных бухгалтерской отчетности. Однако, учитывая специфику формирования бухгалтерских отчетов, можно говорить о малой пригодности последних для целей управления. По нашему мнению, бухгалтерский учет должен присутствовать в системе управленческого учета, но не должен быть его основой. Для принятия обоснованных и своевременных решений менеджменту необходимо предоставить комплексную оперативную информацию, характеризующую деятельность предприятия в актуальных разрезах. Именно поэтому в настоящее время возникает вопрос о том, каким образом осуществить консолидацию и интерпретацию данных для формирования полноценных управленческих отчетов.
Информационная система для целей управления
Очевидным в данной ситуации является применение информационных систем для формирования управленческой отчетности. Как показывает практика, в настоящее время на отечественных предприятиях все чаще в работу управленческих подразделений «вводятся» различные информационные системы, грамотное использование которых позволяет сократить время движения информации, повысить оперативность занесения и предоставления фактических данных и, конечно же, приводит в единый формат управленческие отчёты. Все это, безусловно, повышает качество и эффективность управленческих решений, принимаемых на их основе. Мы особо подчеркиваем необходимость грамотного использования информационной системы, в обратном случае ее внедрение и использование, кроме сопротивления персонала и путаницы в работе подразделений, ничего хорошего не принесет.
Использование различных информационных технологий для целей управления в настоящее время является ответной реакцией предприятий на изменения во внешней среде. Учитывая факт перехода отечественных предприятий на рельсы рыночной экономики, где время реагирования на происходящее во внешней и внутренней среде определяет успешность деятельности и, в принципе, возможность ее ведения, оперативность предоставления информации и ее актуальность получают один из высших рейтингов по значимости в системе управления предприятием.
В настоящее время существует положительный опыт внедрения системы управленческого учета на отечественных предприятиях на основе различных программных решений, например в подсистеме «БИТ.ФИНАНС» [1]. Однако не все отечественные предприятия могут «позволить» себе реализацию подобных проектов ввиду различных обстоятельств (отсутствие специалистов в данной сфере, высокая стоимость программы, ограниченность во времени на внедрение и отработку системы и т. д.).
Решить проблему продолжительности и затратности процесса внедрения информационной системы для целей управления мы предлагаем с помощью программы Excel. С одной стороны, данная программа достаточно распространена на отечественных предприятиях и входит в стандартный пакет Microsoft Office, с другой - возможности программы позволяют создать достаточно информативный инструмент для целей управления. Специалисты полагают, что с помощью Excel можно внедрить полноценную систему формирования управленческой отчетности, и утверждают, что затраты на поддержку системы в будущем, как и риск ошибок, будут минимальными [2].
По нашему мнению, на этапе внедрения и отработки управленческой системы решение в программе Excel будет оптимальным вариантом, не требующим существенных затрат на приобретение специализированного программного продукта и продолжительного периода изучения программы пользователями.
В настоящее время Excel находит широкое применение на отечественных предприятиях. С помощью данной программы решается огромный спектр задач: проведение расчетов, редактирование таблиц, выгруженных из «1С», составление диаграммы Ганта, ведение системы бюджетирования, формирование планов производства и реализации [3]. И это далеко не весь перечень.
Информационная система для целей управления как организационно-управленческая инновация
По своей сути процесс разработки и внедрения информационной системы для целей управления является организационно-управленческой инновацией для предприятия. Действительно, инновации в системе управления представляют собой изменения в привычных, сложившихся принципах, процессах и методиках управления, что отражается на работе менеджеров и ее результатах [4]. Внедрение информационной системы для целей управления до сих пор является для большинства отечественных предприятий новым, принципиально отличающимся от используемого в настоящее время способом введения, интерпретации, отражения и передачи информации менеджменту. Особенно это касается предприятий, руководители которых начали свою деятельность в рамках административного режима, что, естественно, отразилось на принципах их работы и взглядах на изменения. Другим примером могут быть организации, созданные в «лихие» 90-е гг., когда возможность создания и ведения бизнеса не зависела от управленческих качеств руководителя. В наши дни руководители таких организаций начинают понимать актуальность проблемы получения информации, отражающей реальное состояние дел.
При организации процесса разработки и внедрения информационной системы для целей менеджмента важно учитывать все аспекты, свойственные инновационному процессу. Конечно же, реализация организационно-управленческих инноваций на предприятии может быть не такой высокозатратной, как, например, внедрение новой технологии производства или организация производства новой продукции, однако данному процессу свойственны риски (особенно обусловленные сопротивлением персонала), определенная продолжительность (в зависимости от сложности изменений), потребность в материальных, финансовых, трудовых ресурсах.
Описание «управленческого экрана»
В качестве инструмента, позволяющего получить необходимую информацию для целей управления, мы предлагаем использовать так называемый «управленческий экран». Данное решение было разработано нами в рамках участия в реализации консалтингового проекта по постановке системы управления. При описании данного решения в качестве примера будут приведены формы управленческой отчетности, разработанные для предприятия, основным видом деятельности которого являются различные виды перевозок. Отметим, что предприятие осуществляет и другие виды деятельности, а именно оказание услуг в сферах, смежных с перевозками.
В общем случае «управленческий экран» представляет собой книгу Excel. Первый лист книги отражает структуру «управленческого экрана», а все последующие листы представляют собой формы управленческой отчетности. Отчеты могут быть как в виде таблиц, так и в виде графиков, что обеспечивает лучшее восприятие информации. Таблицы, расположенные на различных листах книги, имеют единый формат, выполнены в едином стиле, что обеспечивает унификацию форм управленческих отчетов. Логика формирования управленческих отчётов такова, что в начале книги Excel располагаются таблицы, в которые необходимо занести данные, а все последующие формы являются агрегированными, сформированными автоматически на основе уже введенных данных. Все таблицы «управленческого экрана» являются взаимосвязанными.
Структура «управленческого экрана» представлена на рис. 1.
БЮДЖЕТНАЯ СТРУКТУРА
СИСТЕМА МОНИТОРИНГА
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ПОКАЗАТЕЛИ ПОКАЗАТЕЛИ ГО^МгеШ
КАДРОВОГО ПОТЕНЦИАЛА ИММУЩЕСТВЕННОГО ПОТЕНЦИАЛА
Рис. 1. Структура «управленческого экрана»
В качестве основных составляющих системы управления предлагаются система бюджетирования и система мониторинга. Являясь эффективным современным инструментом финансового планирования, система бюджетирования позволяет через призму финансовых потоков отразить всю деятельность хозяйствующего субъекта. Отражение отдельных сфер деятельности предприятия через соответствующий бюджет (закупки, продажи, инвестиции, работа с дебиторами и кредиторами и т. д.) обеспечивает конкретизацию информации по данному направлению, что повышает эффективность управления, включая планирование, контроль исполнения, выявление отклонений и принятие соответствующих управленческих решений. Система мониторинга является неотъемлемой частью управления, т. к. предоставляет необходимый «срез» информации, который позволяет «держать руку на пульсе» по контролируемому направлению, своевременно реагировать на изменения по ключевым точкам.
Соответственно, все формы управленческой отчетности условно делятся на две основные группы: бюджетные формы и формы мониторинга. Бюджетные формы отражают информацию об эффективности деятельности организации, денежных потоках и финансовом состоянии организации, а система мониторинга отражает данные, требующие более тщательного управленческого контроля. В данном случае это финансово-экономическая сторона, кадровая и имущественная составляющие. Условность определяется тем, что одни и те же формы могут использоваться как для целей бюджетирования, так и в рамках системы мониторинга, например для конкретизации интересующей информации. Наименование каждой из управленческих форм представляет собой кнопку, нажатие которой позволяет перейти к данной форме без использования ярлыков. Кнопки расположены в соответствии с иерархией формирования основных управленческих отчетов, что также отражает логику «перетекания» данных из одних бюджетов в другие.
Особенностью «управленческого экрана» является тот факт, что формированию совокупности бюджетов и отчетов мониторинга предшествует занесение в соответствующие формы основных параметров и целевых показателей деятельности предприятия за рассматриваемый период.
В качестве основных параметров выступают характеристики внешней и внутренней среды, выраженные в показателях инфляции, стоимости приобретаемых ресурсов, ставок налогов, тарифов, устанавливаемых на регламентируемые государством виды деятельности, и т. д. Основные параметры выступают в роли ограничений, которые могут повлиять на достижение поставленных целей на определенный период. Соответственно, их отображение в «управленческом экране» позволяет сформировать своеобразное «пространство», в рамках которого будет планироваться и реализовываться деятельность хозяйствующего субъекта. «Материализация» основных параметров позволяет также достаточно быстро выявить причины невыполнения планов при проведении план-фактного анализа. Пример отображения основных параметров предприятия представлен на рис. 2.
БЮДЖЕТНАЯ СТРУКТУРА
БДР
БДДС
"Утверждаю" Генеральн ы н директор
Основные параметры составления прогнозного бюджета на_год
№ Наименование Ед. измерения Базовое значение
1 Инфляция %
2 Размер оплаты труда руб.
3 Цена на электроэнергию ¡'V:' кВт/ч
4 Цена на воду руб за м3
5 Цена на тепло
6 Цена на автомобильное топливо ¿.-О Л
7 Цена на резину руб
8 Ставки налогов %
9 Ставка за услуги по реализации билетов автовокзалом %
10 Утвержденный тариф на перевозки руб за км
Рис. 2. Пример отображения основных параметров предприятия
Целевыми в данном управленческом решении являются показатели, характеризующие основные результаты деятельности к концу планируемого периода. Целевые показатели являются стоимостным выражением целей, поставленных менеджментом предприятия на установленных временных участках. Необходимость отображения целевых показателей определяется также стремлением сформировать у всех участников бюджетного процесса единое понимание поставленных целей. Пример отображения целевых показателей предприятия представлен на рис. 3.
БЮДЖЕТНАЯ СТРУКТУРА БДР БДДС
"Утверждаю" Генеральный директор Целевые показатели прогнозного бюджета на год
№п/п Наименование показателей Единица измерения Целевое значение
1 Объем реализации, всего тыс. руб.
в том числе
Доходы от основной деятельности тыс.руб.
Доходы от неосновной деятельности тыс.руб.
2 Расходы, всего тыс. руб.
в том числе
Расходы по основной деятельности тыс. руб.
Расходы по неосновной деятельности тыс. руб .
3 Среднесписочная численность персонала чел.
4 Объем инвестиций тыс. руб.
Оборудование тыс.руб.
Транспорт тыс.руб.
Рис. 3. Пример отображения целевых показателей предприятия
Отражение основных параметров и целевых показателей в соответствующих формах «управленческого экрана» является первым этапом формирования информационной базы системы управления, затем осуществляется заполнение бюджетов первого и второго уровней в соответствии с представленной бюджетной структурой. Порядок занесения плановой и порядок занесения фактической информации аналогичны.
В «управленческий экран» могут быть включены различные виды бюджетов, данные которых участвуют в формировании основных финансовых бюджетов. Количество бюджетов определяется необходимостью контролировать те или иные аспекты деятельности: объемы реализации и производства, заработную плату, дебиторскую задолженность, налоговые платежи, инвестиционные затраты и т. д.
Мы не будем подробно останавливаться на описании процесса занесения плановых и фактических данных. Выделим лишь основные характеристики бюджетов «управленческого экрана»:
— за бюджетный период принимается год с разбивкой по кварталам, что позволяет избежать излишней трудоемкости процедуры заполнения бюджетов. В случае необходимости имеется возможность детализировать бюджетный период;
вводимые и рассчитываемые данные различаются цветом; ячейки с консолидированными показателями имеют серую заливку;
расчет абсолютных и относительных изменений по всем статьям бюджетов осуществляется автоматически;
— на каждом листе имеются кнопки, нажатие которых позволяет перейти в бюджетную структуру, в один из основных бюджетов и на лист, графически отражающий изменения важнейших статей бюджета;
— аналитический разрез бюджетов приближен к аналитике счетов бухгалтерского учета, что позволяет сократить время ввода фактических данных в бюджетные формы;
— для каждого бюджета определена выделенная область, что сокращает время подготовки бюджета в качестве управленческого отчета при его печати, т. к. не требует дополнительного форматирования.
В качестве примера одного из заполненных бюджетов приведем «короткую» форму бюджета общехозяйственных расходов (рис. 4).
Рис. 4. «Короткая» форма бюджета общехозяйственных расходов
Еще одной особенностью «управленческого экрана» является наглядное отражение порядка формирования каждого из основных финансовых бюджетов, а именно бюджета доходов и расходов и бюджета движения. Как показывает приведенная ранее бюджетная структура, здесь различаются бюджеты, отражающие фактическое движение средств, например бюджет закупок и бюджет налогов, и участвующие в формировании финансового результата, например бюджет доходов и расходов отдельной услуги. Такое деление призвано помочь менеджменту предприятия понять различие между реальными тратами и поступлениями предприятия и прибылью, получаемой методом начислений и расчетов. К сожалению, как показывает практика, в настоящее время такое понимание у многих представителей менеджмента на отечественных предприятиях отсутствует.
Теперь рассмотрим основные бюджетные формы. Как отмечалось выше, в «управленческом экране» их две. Бюджет доходов и расходов является консолидированной формой, куда «стекаются» данные бюджетов второго уровня, отражающих формирование финансовых результатов по отдельным направлениям деятельности. Эти бюджеты заполняются исходя из планируемых/фактических данных об объемах реализации по каждому из направлений, прямых расходов, определяемых по каждой услуге, и величины общехозяйственных расходов, относящихся к деятельности предприятия в целом. Основой распределения общехозяйственных расходов является величина прямых затрат.
Имея, в принципе, достаточно традиционный для отечественной практики вид, форма бюджета доходов и расходов имеет отличительную черту - возможность реализации функции гибкого бюджета. В данной форме установлена взаимосвязь между уровнем выручки и расходами на ее достижение. Это позволяет при формировании плановых значений бюджета выбрать оптимальный вариант соотношения уровня выручки и статей затрат. При внесении же полученных результатов за период наличие гибкого бюджета обеспечивает корректное сравнение плановых и фактических показателей затрат путем их пересчета для фактически полученного объема реализации, что упрощает проведение план-фактного анализа и позволяет соответствующим образом скорректировать планы на будущее. Таким образом, уже на стадии планирования «управленческий экран» предоставляет менеджменту возможности своеобразного сценарного анализа развития предприятия.
Пример «короткой» формы консолидированного бюджета доходов и расходов, реализованного в «управленческом экране», представлен на рис. 5.
БЮДЖЕТНАЯ СТТУКТУРЛ БДДС
Бюджет доходов и расходов на_год, тыс.руб
Us Наименование год 1 квартал
план факт откл-е план факт откл-е
HJ- % Гибкий &н>дкет +Í- % Гн&кнй бюджет
значение W- значение +1-
1 Доходы, всего 22 493 24 177 1 6В4 107 24 177 0 4203 5 159 956 123 5 159 0
в том числе
1.1 Пассажирские перевозки ' 1С 740 ' 10 577 -163 9S 10 577 0 239Q 2 330 ' -10 ' 100 ' 2 636 0
12 Услуги на сторону ' 3064 ' 3430 396 113 3 430 0 69S 616 ' 118 ' 117 ' 616 0
1.4 Прочна доходы ' es ' 1447 1 376 2 097 1 447 0 15 662 ' 647 ' Е 747 ' 662 0
2 Расходы, всего 29 070 26 675 -2 395 92 30 227 -3 552 7059 6 260 -779 69 8 046 ' -1 766
в том числе
2.1 Заработная ллата основных работников 6676 6 332 -346 95 7 227 -695 1 369 1 207 -182 87 1 705 -496
2.2 Начисления на заработную плату 1 05В 1006 -53 95 1 135 -129 166 137 ' -29 ' 63 ' 2(4 -67
23 Топливо 6376 4 733 -1 643 74 6 975 -2 242 1 497 666 ' -629 56 ' 1 633 -970
2.4 Материальные затраты 303 339 36 112 329 10 74 65 11 ' 115 ' 91
2.5 Амортизация 564 531 -33 94 531 0 1Z7 112 ' -15 ' 66 ' 112 0
2.5 Прочна прямые затраты 1 106 1 047 -59 95 1 217 -170 312 316 6 ' 102 ' ЗЕЗ -65
2.6 Ремонт и ТО подвижного состаЕа 4 251 4 532 2В1 107 4 659 -127 ' 1 118 ' 1 211 ' 93 ' 103 ' 1 372 -161
2.7 ОбцехозяйсгЕенные затраты В 512 7В70 -642 92 7 670 0 2 342 2 264 ' -76 ' 97 ' 2 264 0
2.В Прочие расходы 221 2S5 64 129 265 0 34 73 ' 44 ' 229 ' 73 0
3 Финансовый результат -6 577 -2 493 4 679 36 -6 050 3 552 -2 656 -1 121 1 735 39 ' -2 367 1 766
Рис. 5. «Короткая» форма консолидированного бюджета доходов и расходов
Бюджет движения денежных средств «управленческого экрана», в отличие от бюджета доходов и расходов, отражает реальное движение денежных потоков. Сюда «стекается» вся информация о планируемых/фактических поступлениях и тратах предприятия за период в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. В данной форме предусматривается ручной ввод данных по поступлениям денежных средств от реализации услуг, что определено отражением специфики ведения расчетов с потребителями, а именно: по тем или иным услугам могут осуществляться поступления не только за текущий период, но и за прошедший, как погашение дебиторской задолженности.
Пример «короткой» формы бюджета движения денежных средств, реализованного в «управленческом экране», представлен на рис. 6.
Бюджет движения денежных средств, тыс. руб.
№ наименование год 1 квартал 2 квартал
план фант откл-е план факт откл-е план факт откл-е
% *1-
Остаток денежных средств 0 130 130 0 0 116 116 0 0 12 12 4
1 опетм цн о нн ая деятельность
(.1 П ос ту л л е нн еде нежмьга средств, всего 11 ПК 26 626 -2 203 93 5 926 5 969 63 161 6 370 7 613 -757 »1
в том числе
1.1.1 Постулпение от перевозок п усЛуГ 1В 520 17 370 .1 450 92 3 085 4 104 1 019 133 5 245 4 422 -823 54
112 Выпвдвнфн доходы га о редо стааленпа льготного проезда 4 293 3 194 -1 099 74 861 440 -421 51 1 144 918 -226 50
1 1.3 Ёоамещенне выпадающих доходов от применения ретул ируамых та риф оь (611 1372 -139 95 402 355 -47 56 403 339 -64 64
1.1.4 Прочие поступления от операционной деятельности 6 31! 6 302 060 109 1 578 1 090 -488 69 1 578 1 934 356 123
1.1 Выплаты денежных средств, всего 12 366 26 606 -3 576 69 6 679 6 095 -664 И 6 569 7 571 -996 96
' 1 2.1 Расходы на оплату труда 10 606 9104 -1 100 89 г зо£ ' [12 105 2 761 2 326 64
1 2 2 Начисления на аараооткуй плату 1 30» 1 7» 4(1 131 301 163 -136 54 »6 519 183 154
г 1.2.3 Материальные затраты 9 41В 7 546 -1 670 80 1 -5'. 1 669 57 ; =41 1 993 ' -518 78
1.2.4 коммунальные услуги ч 722 44 91 329 325 -1 9-9 131 111 .20 85
12.5 Оплата услуг сторонник организации 1 341 1 291 -50 96 327 340 13 104 333 317 .21 94
" 126 налоги и сборы 339 19 100 71 2а ' -а Г 34 в: 105 127
' 1.2.7 Арендные платежи 4 004 606 .136 66 251 179 ' -72 71 251 229 -22 91
' 1 2.6 Командировочные расходы 230 474 244 200 9 ' -Ч 15 155 ' 55 221
' 1.2.8 Прочие 7 442 6 008 -934 87 53 ' :.-■■■ 58
1.1 Сальдо от операционной деятельности -1 350 20 1370 -1 -763 -166 647 14 -199 42 241 -И
Рис. 6. «Короткая» форма бюджета движения денежных средств
Как отмечалось выше, «управленческий экран» включает два основных блока: блок системы бюджетирования и блок системы мониторинга. В рассматриваемом примере система мониторинга включает три составляющие. Это финансово-экономические показатели, показатели кадрового потенциала и показатели имущественного потенциала. Выбор указанных составляющих был обусловлен необходимостью контроля состояния указанных параметров предприятия для руководства.
Так, блок финансово-экономических показателей призван обеспечить менеджмент предприятия информацией о его ликвидности и платежеспособности, рентабельности, а также о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами. Кроме того, в данный блок включен такой показатель, как коэффициент социальной нагрузки, отражающий соотношение численности перевозимых льготных пассажиров в общем объеме реализуемых перевозок и являющийся характеристикой специфики деятельности рассматриваемого предприятия. Графическое отображение динамики финансово-экономических показателей позволяет наглядно изобразить их изменение за период и определить основные тенденции, т. к. именно последнее, а не одномоментное значение коэффициентов позволяет принять соответствующее управленческое решение.
Аналогичным образом в «управленческом экране» сформированы блоки кадрового и имущественного потенциала.
Пример отображения блока «Финансы и экономика» представлен на рис. 7.
А I В С Б Е' Р С И
5 Финансово-экономические показатели
5 №„/„ Наименование показателя 1 квартал 2 квартал 3 квартал 4 квартал год Целевое значение
7 1 Коэффициент текущей ликвидности 0,45 0,69 0,69 0,69 0,69 2,00
2 Коэффициент абсолютной ликвидности 0,16 0,38 0,38 0,38 0,38 0,20
9 3 Рентабельность основной деятельности 0,3 0,5 0,5 0,5 0,5 0,80
10 4 Рентабельность продаж 0,2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,50
11 8 Коэффициент социальной нагрузки 0,25 0,46 0,46 0,46 0,46 0,20
12 Чистые активы, тыс.руб. 109 118 118 118 118 120,00
13 9 Дебиторская задолженность, ты с. руб. 120340 93000 93000 93000 93000 75000,00
14 10 Кредиторская задолженность, тыс.руб. 431399 255245 255245 255245 255245 230000,00
15 16 17 18 19 20 21" 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
ДИНАМИКА КОЭФФИЦИЕНТОВ ЛИКВИДНОСТИ
0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0
щ
Щ.Л 1 ♦ Коэффициент текущей ликвидности —■— Коэффициент абсолютной
/ У
н < ► н / Бюджет налогов / Бюджет закупок / Инвестиционный бюджет / БДР / БДДС ), Финансы и экономика / Кадры
Рис. 7. Пример отображения блока «Финансы и экономика»
Отметим, что на одном листе располагается вся информация, позволяющая объективно оценить финансовое состояние предприятия и его динамику. Графическая визуализация показателей обеспечивает «понимание» выраженных в цифрах тенденций.
Отличительные черты предлагаемого решения
Очевидно, что в рамках одной статьи не представляется возможным подробным образом описать представленный управленческий инструмент. Выше указаны лишь основные характеристики «управленческого экрана», «зафиксированные» на примере одного из предприятий. При этом можно отметить следующие основные отличительные его черты. Во-первых, данный инструмент имеет четкую структуру, наглядно отраженную в начале книги. Это позволяет пользователям понимать логику формирования управленческих данных и их взаимосвязь. Во-вторых, планированию на период предшествует формирование основных «ограничительных» факторов в виде основных параметров, что позволяет менеджменту уже на этом этапе объективно оценивать возможности и формировать целевые показатели как результаты деятельности. Данный инструмент имеет комплексный характер и позволяет «видеть» все основные характеристики хозяйствующего субъекта. При этом он не «перегружен» излишней информацией. Каждый отчет содержит только ту информацию, которая достаточна для принятия решения.
Бюджетные формы не только отображают планируемые и фактические данные, но и позволяют анализировать выполнение планов. Кроме того, менеджменту предоставляется возможность «просчитывать» различные сценарии финансового результата за счет функции «гибкого» бюджета. Необходимо отметить и следующее: формы бюджетов имеют простой вид, перечень статей близок к аналитике счетов бухгалтерского учета, что упрощает ввод фактических данных.
Можно указать ряд недостатков, имеющих место при использовании Excel для нужд менеджмента, нивелированных в представленном «управленческом экране».
1. Излишняя информативность. Пытаясь сформировать наиболее информативный управленческий отчет, разработчики размещают в одном пространстве информацию бухгалтерского и экономического учета, объединяют натуральные и стоимостные величины, начисленные значения «смешивают» с реальными движениями потоков. Конечно же, все это «рассеивает» внимание пользователя информации, позволяет понять суть только при глубоком, тщательном анализе данных, что требует затрат времени, в котором, как правило, управленец испытывает недостаток.
2. Отсутствие связи между управленческими формами. Отсутствие явной связи между отчетными формами не позволяет качественно провести план-фактный анализ и выявить причины негативных изменений.
3. Ошибочно расставленные акценты в управленческих отчетах. Как правило, еще одним желанием разработчиков управленческих отчетов, наряду с обеспечением информативности, является обеспечение их визуальной эстетичности. В связи с этим строки отчетов выделяются различными цветами, жирным шрифтом или курсивом (красиво!). В результате управленцем больше времени затрачиваться на «любование» отчетом, чем на анализ содержащейся в нем информации. Естественно, все указанные «украшения» отчета отвлекают от главного, его сути.
4. Предоставление управленческих данных в различных информационных разрезах. Встречается, что в управленческих отчетах одна и та же информация предоставляется в различных разрезах. Такое возможно, например, при отсутствии единых классификационных справочников наименований продукции/оказываемых услуг или затрат. В результате одни и те же данные воспринимаются руководством по-разному.
Заключение
Таким образом, являясь организационно-управленческой инновацией, «управленческий экран» может быть эффективным инструментом для менеджмента, используемым при принятии и обосновании управленческих решений. Преимуществом предлагаемой модели является ее простота, гибкость, прозрачность и, что немаловажно, низкая стоимость внедрения и реализации. Разумеется, нельзя утверждать, что предложенный инструмент является панацеей при преодолении проблем российских предприятий при постановке системы управления, однако его использование, даже на первоначальном этапе, позволит сформировать ви?дение той системы, к которой стремится менеджмент предприятия, отработать основные процедуры формирования управленческих данных и, как показывает опыт, получить положительные результаты уже в ближайшее время после начала его применения.
СПИСОК ЛИТЕРА ТУРЫ
1. Денисова А. Внедрение управленческого учета в компании: новый опыт / А. Денисова // URL: http://fd.ru/articles/39316-finansovaya-informatsiya-v-onlayn-rejime-opyt-gostinichnogo-biznesa#ixzz3M3cXblvz (дата обращения: 18.11.2014).
2. Вихров А. Три шага к управленческой отчетности в Excel / А. Вихров // Финансовый директор. 2011. № 2 (102). С. 82-89.
3. Сухарев П. Как быстро сформировать текстовый отчет с данными из Excel / П. Сухарев // Финансовый директор. 2013. № 9 (130). С. 72-78.
4. Хэмел Гэри. Инновации в управлении / Г. Хэмел // URL: http://vkurse.obs.ru/vp7?page=1 (дата обращения: 14.11.2014).
Статья поступила в редакцию 09.01.2015
ИНФОРМАЦИЯ ОБ АВТОРЕ
Киселёва Оксана Николаевна — Россия, 410054, Саратов; Саратовский государственный технический университет им. Ю. А. Гагарина; канд. экон. наук; доцент кафедры «Прикладная экономика и управление инновациями»; [email protected].
O. N. Kiseleva
"MANAGEMENT SCREEN" OF THE MANAGER ON THE BASIS OF EXCEL AS THE MANAGEMENT INNOVATION FOR THE RUSSIAN ENTERPRISES
Abstract. The effective management decision-making is impossible without the management information today. Management of Russian enterprises makes different attempts to create a management system that can provide the necessary data for the effective solutions. The article provides the example of such a solution, so-called "management screen". This tool is an Excel workbook, where management reports are generated in a simple and accessible form. "Management screen" consists of two main components: the budgeting system and the monitoring system. First, as the practice shows, is an effective modern tool of the financial planning. It allows through the prism of financial flows to reflect all the activities of the entity. The reflection of the separate spheres of the activity of the company through the appropriate budget provides for the specification of information in this area, which increases the efficiency of the management. The monitoring system is the part of the management. It provides the necessary "slice" of the information, which gives a possibility "to have finger on the pulse" of the controlled direction and notice any changes at key points. Both components of the "management screen" are mutually complemented and specify each other. Except the standardized tables, this solution includes a graphic image of the dynamics of individual indicators that provides data visualization and ease of perception. Thus, "management screen" is characterized by simplicity, clarity and flexibility of the budget. The tool is the management innovation, as it is a new, fundamentally different from the currently used route of administration, interpretation, reflection and transmission of the information management. Being different from the traditional management tools, this solution will be the best option for the stage of development and implementation of the management system that does not demand the significant costs.
Key words: management innovations, management accounting, accounting, economic accounting, budgeting, information system, Excel, "management screen".
REFERENCES
1. Denisova A. Vnedrenie upravlencheskogo ucheta v kompanii: novyi opyt [Introduction of management account in the company: new experience]. Available at: http://fd.ru/articles/39316-finansovaya-informatsiya-v-onlayn-rejime-opyt-gostinichnogo-biznesa#ixzz3M3cXblvz (accessed: 18.11.2014).
2. Vikhrov A. Tri shaga k upravlencheskoi otchetnosti v Excel [Three steps to the management report in Excel]. Finansovyi direktor, 2011, no. 2 (102), pp. 82-89.
3. Sukharev P. Kak bystro sformirovat' tekstovyi otchet s dannymi iz Excel [How to make a text report with data from Excel fast]. Finansovyi direktor, 2013, no. 9 (130), pp. 72-78.
4. Khemel Geri. Innovatsii v upravlenii [Management innovations]. Available at: http://vkurse.obs.ru/ vp7?page=1 (accessed: 14.11.2014).
The article submitted to the editors 09.01.2015
INFORMATION ABOUT THE AUTHOR
Kiseleva Oksana Nikolaevna - Russia, 410054, Saratov; Saratov State Technical University named after Yu. A. Gagarin; Candidate of Economics; Assistant Professor of the Department "Applied Economy and Management of Innovations"; [email protected].
