CC BY
18УДК 378:005
Лазарева М. В.
Управленческая разведка как инструмент проектного управления образовательной организацией
Lazareva M. V. The Management Intelligence as a Project Management Tool
in Educational Organization
В статье представлено определение термина «управленческая разведка» как инструмента проектного управления образовательной организацией. Сделан акцент на понимании того, что управленческая разведка может иметь приоритетное значение для принятия управленческих решений. Показаны преимущества управленческой разведки как части проектного управления образовательной организацией. Рассмотрены этапы управленческой разведки, вопросы этического кодекса. Акцентировано внимание на способах сбора информации и эталонных примерах для проведения управленческой разведки.
Ключевые слова: управленческая разведка, проектное управление, бенчмаркинг, эталонный пример, управленческое решение.
The article represents the term management intelligence as the instrument of project management in educational organisation. The focus is given to understanding that management intelligence can be in priority for taking management decisions. The advantages of management intelligence as a part of project management of educational organisations are shown. The stages of management intelligence are considered. The issues of ethics are touched upon. The ways of gathering information and reference examples for management intelligence are emphasized.
Keywords: management intelligence, project management, benchmarking, reference example, management decision.
Принцип японского управления гласит: «Держать секреты — это вчерашний день. Так ты только стимулируешь свой застой, если открываешь — развиваешься». Бизнес-разведка — процесс анализа данных и предоставления оперативной информации, который помогает руководителям, менеджерам и работникам принимать обоснованные бизнес-решения.
Конечной целью инициатив бизнес-разведки является принятие более эффективных бизнес-решений, позволяющих организациям увеличить доход, повысить операционную эффективность и получить конкурентные преимущества по сравнению с другими организациями. С учетом этой цели бизнес-разведка включает в себя комбинацию инструментов аналитики, управления данными и отчетности, а также различные методологии управления данными и их анализа.
В настоящее время не только бизнес-организациям необходимо искать новые эффективные способы развития. Управленческая мысль развитых стран непрерывно рождает новые правила игры на глобальном рынке, что относится и к образовательным организациям, менеджмент которых столкнулся с тем, что на пути к совершенству организация должна сделать следующие шаги:
Лазарева Марина Владимировна — доцент кафедры педагогики и психологии Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики, кандидат педагогических наук, доцент.
© Лазарева М. В., 2021
1. Узнать свои сильные и слабые стороны. Для этого можно использовать разные методики, в том числе метод анализа факторов развития образовательной среды школы. Методика адресной поддержки, методические материалы представлены на сайте Федерального института оценки качества образования (ФИОКО) https://fioco.ru/antirisk.
2. Выяснить, каким образом другие образовательные организации достигли успеха.
3. Использовать в своей деятельности лучшие методики, применяемые успешными организациями.
4. Опираясь на приобретенный опыт лучших, разрабатывать более совершенные методики для их применения в образовательной организации.
5. Не прекращать процесс улучшения.
Изучение данной темы можно начать с понимания сути бенчмаркинга, то есть внутреннего организационного процесса, направленного на повышение эффективности работы организации путем обучения сотрудников для возможных улучшений своих основных и/или вспомогательных процессов, рассмотрения этих процессов в других, более эффективных организациях [1].
Бенчмаркинг широко применяется в разных сферах организационной деятельности — промышленности, производстве, финансах, транспорте, логистике, розничной торговле и услугах — с целью поиска путей сокращения затрат, оптимизации времени работы сотрудников, обеспечения эффективного потока материалов и информации, улучшения инфраструктуры и т. п. Некоторые неявные формы бенчмаркинга всегда были, например, частью высшего образования. Экспертные обзоры охватывали ряд аспектов бенчмаркинга для рецензентов относительно и обучающихся, и в отношении образовательного учреждения в целом. Исследователи оценивали приобретенные знания о других образовательных учреждениях и проводили сравнение с собственной образовательной организацией.
Интерес к бенчмаркингу в образовании отражает поиск постоянного улучшения качества образования и более эффективного способа улучшения показателей в сфере образования с высокой степенью диверсификации, чтобы обеспечить продуктивное использование государственного финансирования для его поддержки. Это особенно актуально при реализации национального проекта «Образование» [2].
Сравнительный анализ также отвечает потребностям ряда школ для организации обучения с целью совершенствования, изменения управления в целях эффективного профессионального пути управленческой команды образовательной организации. Следовательно, сравнительный анализ или бенчмаркинг предполагает проведение самооценки, включая систематический сбор данных и информации в целях сопоставления сильных и слабых сторон своей образовательной организации с другой. Сравнительный анализ выявляет пробелы в эффективности, позволяет искать новые подходы для улучшения, мониторинга прогресса изменения, рассматривает преимущества и обеспечивает внедрение передовой практики в деятельность образовательной организации.
Бенчмаркинг как глагол не следует путать с существительным эталонный тест, что является отраслевым стандартом, обычно показывающим нам лучшую производительность: самый надежный ПК, лучший по звучанию стереоусилитель, самый быстрый автомобиль. Иногда это слово также используется как синоним стандарта, т. е. описание требований к функционированию организации, в том числе образовательной.
В системе образования примером эталона/стандарта является ФГОС разных уровней образования.
Бенчмаркинг часто определяется как диагностический инструмент самосовершенствования, совместное учебное упражнение и текущая оценка, систематический подход к непрерывному измерению рабочих процессов [3].
Сравнительный анализ в нашем понимании проводится для повышения качества институционального развития образовательной организации. Добровольный процесс самооценки и самосовершенствования осуществляется через систематическое сравнение практики и результатов работы с аналогичными организациями.
Резюмируя, можно отметить, что сравнительный анализ выполняют путем изучения передового опыта в области образования и/или путем изучения различных процессов в иных, более эффективных организациях, опираясь на оценку соответствующих показателей (если возможно посредством измерения ключевых показателей эффективности) собственными и другими организациями. Таким образом, бенчмаркинг или сравнительный анализ — это поиск лучших в отрасли методов, которые ведут к наивысшим достижениям.
Проектное управление диктует и новые подходы к применению бенчмаркинга для повышения эффективности деятельности образовательных организаций [4]. Изучив опыт работы столичных образовательных организаций, предлагается новый подход к организации бенчмаркинга в целях изучения опыта и передовых практик в виде управленческой разведки. Рассмотрим подробнее предложенный нами термин.
Управленческая разведка как проектная деятельность (по М. В. Лазаревой) — это аналитический процесс, который позволяет собрать информацию об образовательной организации; мониторинг деятельности образовательной организации, имеющей приоритетное значение для принятия управленческих решений; способ критического мышления. Управленческая разведка — это процесс, при помощи которого образовательная организация обучается и который моделируется по аналогии с процессом обучения. Можно утверждать, что управленческая разведка также служит способом повышения квалификации сотрудников образовательной организации.
Управленческая разведка — это:
— процесс понимания того, что важно для успеха организации, для понимания собственных процессов, поиск и обучение у других, чьи процессы лучше, чем в своей образовательной организации; способ адаптировать это обучение, чтобы улучшить эффективность деятельности своей образовательной организации;
— нечто большее, чем копирование. Она (управленческая разведка) требует глубокой самооценки и способности перевести практику, которая работает в другом контексте, в процесс деятельности определенной организации; грамотно спланированный и систематический процесс открытия и обучения. Управленческая разведка имеет измерение как фундаментальная основа и сравнение с лучшими организациями в системе образования или вне ее. Она имеет четкие цели и механизмы для оценки эффективности; непрерывный, систематический процесс измерения и сравнения рабочих процессов одной организации с другими путем привлечения внешнего внимания к внутренней деятельности, функциям или операциям;
не просто сбор данных. Управленческая разведка предполагает принятие нового подхода, в основе которого лежит проектное мышление руководителя образовательной организации и его команды, понимание того, как происходит управление кадрами, процессами, ресурсами, результатами и информацией, поиск передовых практик;
— постоянный, систематический процесс внедрения передовой практики в организацию таким образом, чтобы все участники образовательных отношений понимали и реализовывали потенциал в полной мере для достижения качественного образовательного результата.
Управленческая разведка построена на общих принципах сравнительного анализа деятельности образовательных организаций: подготовки, контакта, взаимообмена, конфиденциальности, использования, легальности, завершенности, понимания и согласия, взаимоотношений с конкурентами.
Преимущества ее, как части проектного управления образовательной организацией, заключаются в следующем:
управленческая разведка предусматривает систематический подход к повышению качества образования;
— привносит внешнюю направленность во внутреннюю деятельность; использует имеющиеся знания об эффективности конкретных процессов; выявляет новые идеи и технологии;
свидетельствует о необходимости перемен;
— определяет объем необходимых улучшений; демистифицирует и поощряет перемены; обеспечивает рамку для перемен;
снижает субъективность при принятии решений;
узаконивает цели, основывая их на жестких данных;
позволяет инкорпорировать «передовой опыт» в свою организацию;
— способствует формированию культуры обучения, открытой для новых идей;
содействует развитию контактов и сетей.
Выделяя проблемные области и потенциальные возможности для улучшения деятельности, управленческая разведка обеспечивает стимулирование изменений и оказание помощи в определении целей и задач. Кроме того, акцент на понимание процессов, лежащих в основе успешной практики, делает ее полезным инструментом в установлении действий, планов и инициатив по достижению этих целей и задач. Итак, управленческая разведка служит всеобъемлющим и самостоятельным методом улучшения организационной и управленческой практики: она выделяет области, нуждающиеся в улучшении, обеспечивает объективные данные, иллюстрирующие необходимость изменений в таких областях, и они приводят к разработке проектов по обеспечению улучшений в образовательных организациях.
При организации и проведении управленческой разведки целесообразно придерживаться этического кодекса:
1. Следовать нормам действующего законодательства в сфере образования и локальной нормативной базы образовательной организации.
2. Уважать образовательную организацию, в которой проводится управленческая разведка.
3. Управленческая разведка не должна приносить вред образовательной организации.
4. Строго соблюдать правила работы с информацией.
5. Оценивать полученную информацию с осторожностью.
6. Действовать в полном соответствии с этическими стандартами при работе внутри образовательной организации (при ведении переговоров и в иных ситуациях общения).
Этапы управленческой разведки как проектной деятельности представлены в таблице 1.
Таблица 1
Этапы управленческой разведки
Этапы Содержание работы
Этап 1. Подготовка управленческой разведки Спланировать управленческую разведку. Определить объект (объекты) управленческой разведки. Сформировать рабочую группу. Определить временные рамки для проведения управленческой разведки
Этап 2. Сбор информации (данных) Изучить и описать текущую практику в выбранном направлении для совершенствования (объект разведки), выявить проблемы. Установить критерии, разработать вопросник для сбора данных. Определить лучшую практику, установить партнерство и собрать данные для изучения опыта
Этап 3. Анализ данных Проанализировать информацию. Определить разрыв между достижениями. Выделить ключевые факторы успеха и идеи по совершенствованию собственной деятельности. Выработать рекомендации для адаптации изученного опыта и донести их до коллектива образовательной организации
Этап 4. Внедрение изменений Разработать программу изменений деятельности. Реализовать программу изменений. Получить новые данные и проконтролировать результаты. Провести повторный сравнительный анализ. Проанализировать ситуацию после внедрения изменений
Для проведенной управленческой разведки можно воспользоваться информационной картой, предложенной в виде таблицы 2, определяя, например, в качестве объекта разведки междисциплинарность, опережающий характер обучения, ориентацию на использование высоких технологий.
Таблица2
Информационная карта
Показатели изучаемой образовательной организации Показатели своей образовательной организации Расхождения Комментарии
Способы сбора информации могут быть следующими: анализ документов, открытых источников информации; собеседование (интервью); наблюдение.
Далее представлены примеры того, что может быть эталонным в обучении: — системы поддержки учащихся и/или методы обучения, которые привели к снижению показателей отсева и повышению удовлетворенности всех участников образовательных отношений;
стратегии методов преподавания и обратной связи, которые позволили сотрудникам повысить эффективность преподавания без значительного увеличения рабочей нагрузки;
методы обучения, побуждающие учащихся развивать мягкие навыки, такие как решение проблем, командная работа и способность обучения на протяжении всей жизни;
процессы управления качеством, которые привели к расширению сети и применению инновационных методов преподавания во всей образовательной организации.
Примерами того, что может быть сопоставлено в рамках проведения управленческой разведки, являются:
механизмы и условия в школе или районе, которые создают и поддерживают исследовательскую культуру;
стратегии, которые приводят к большей доступности времени для исследований (с учетом учебной нагрузки, консультационные, административные и другие потребности);
процессы и программы поддержки для более эффективного результата индивидуальных проектов и исследований.
Примерами того, что может быть оценено в рамках управленческой разведки, служат:
предоставление консультаций по вопросам профориентации для выпускников;
методы и программы повышения квалификации и поддержки педагогических работников.
Говоря о выборе проектной команды для проведения управленческой разведки, следует отметить, что оптимальной по количеству участников является команда от трех до шести человек. Члены команды должны быть опытными, компетентными и уважаемыми в той области, в которой проводятся контрольные оценки. Если возможно, то включение привлеченного опытного бенчмаркера в команду также может быть полезным.
Предполагается, что три месяца (четверть) — идеальный срок для проведения управленческой разведки. Можно создавать краткосрочные проектные команды для управленческой разведки по определенным реперным точкам.
При выборе показателей эффективности для целей управленческой разведки необходим ряд факторов, которые следует учитывать. Наиболее важны следующие: количественные и качественные показатели деятельности; показатели, имеющие отношение к выбранной теме для сравнительного анализа при проведении управленческой разведки;
показатели, демонстрирующие достаточную точность для проведения значимого сопоставления; «контекстуализация» эталонных данных.
Таким образом, управленческая разведка помогает создать организацию обучения: группу преданных своему делу людей, активно стремящихся к совершенству, росту и знаниям. Только организации, которые могут быстро учиться и осваивать свои среды, выживут в XXI в. Объективная информация поможет инициировать преобразование в философию непрерывного совершенствования, но это возможно, если постоянно применяется такой инструмент проектного управления, как управленческая разведка. Это устанавливает рамку для передового опыта. Ее достижение зависит от действий, которые выполняются в образовательной организации после получения результатов управленческой разведки.
Литература
1. Svenkerud J. A. International Business — Benchmarking of Nordic Business Studies in Higher Education // Business Education Forum. 2000. Vol. 55. No. 2. P. 40-41.
2. О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации до 2024 года [Электронный ресурс]: указ Президента РФ от 7 мая 2018 г. № 204 // Правительство России. URL: http://government.ru/docs/all/116490/ (дата обращения: 06.05.2021).
3. UNESCO — CEPES. 2007 and HEFCE, 2003. URL: www.shu.ac.uk/research/integralex-cellence (дата обращения: 06.05.2021).
4. Губанова Е. В. Лазарева М. В. Программа развития как инструмент проектного управления образовательной организацией // Ученые записки Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики. 2020. № 4 (72). С. 5-12.
Контактные данные:
Лазарева М. В.: 190103, Санкт-Петербург, Лермонтовский пр., д. 44а;
e-mail: [email protected].
Contacts:
Lazareva M. V.: 44А Lermontovskiy Ave., St. Petersburg 190103, Russia;
e-mаil: [email protected].
