CC BY
51
© Д.В. Латыпов, 2004
УДК 62-503.55 Д.В. Латыпов
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИОННОАНАЛИТИЧЕСКАЯ СИСТЕМА И АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЦЕНТР (ОТДЕЛ) В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ КАМНЕОБРАБАТЫВАЮЩЕЙ КОМПАНИИ
Семинар №2
Основной задачей экономического управления предприятием в рыночных условиях является определение и достижение такого взаимного соответствия используемых ресурсов (выраженных в стоимостной форме в виде постоянных и переменных затрат), объема выпуска продукции, оптовой цены единицы продукции, при которых обеспечивается достижение нормального уровня прибыльности, достаточного для продолжения устойчивого функционирования и развития предприятия, создание условий для расширения производства [1, 5, 6].
Важным требованием к инструментарию экономического управления является обеспечение высокой оперативности (небольшого времени) для контроля, оценки экономической эффективности, ее прогнозирования, отбора наиболее рациональных решений при имеющихся ограничениях на величины переменных и на имеющиеся у предприятия ресурсы.
Следует отметить, что уровень экономического управления на камнеобрабатывающих предприятиях России не соответствует современным требованиям, рыночным условиям по оперативности и обоснованности принимаемых решений. Руководители предприятий недостаточно владеют знаниями современного менеджмента, а система экономического образования медленно осуществляет их переподготовку.
Применяемая на камнеобрабатывающих предприятиях и в компаниях система учета и отчетности, основанная на бухгалтерской системе учета, не соответствует динамичным рыночным условиям, а необходимый для экономического управления управленческий учет не сформирован, но, однако, широко используется в мировой практике.
В настоящее время необходимо дополнение существующего бухгалтерского учета управленческим учетом и распространению его на производственные подразделения и службы камнеобрабатывающего предприятия (компании).
Главная задача учета в условиях рынка -достижение такой степени оперативности и детальности, которая позволила выявить причины динамики затрат, изменения финансового положения и без запаздывания принимать необходимые решения по стабилизации экономического положения предприятия [1, 2].
Вопросы технологии анализа хозяйственной деятельности, получения для ее проведения необходимой учетной информации должны занимать одно из важных мест в общей системе управления предприятием (компанией).
Известные персоналу управления модели плановой экономики не пригодны в настоящее время, а модели управления для рыночной экономики не освоены на многих российских камнеобрабатывающих предприятиях.
К существенному снижению эффективности камнеобрабатывающего производства приводят недостатки в функционировании систем управления предприятиями и автоматизации процессов информационного обмена, сбора, обработки информации, что препятствует своевременному принятию оптимальных управленческих решений по производству и сбыту камнепродукции и ведет к снижению уровня ритмичной работы.
В настоящее время на многих камнедобывающих и камнеобрабатывающих предприятиях ведется недостаточно оперативно сбор и учет статистической (экономической) информации, дублируются функции по сбору информации отдельно по производ-
ству и сбыту камнепродукции, не проводятся статистические и экономические исследования по анализу уровня ритмичности камнеобрабатывающего производства, что затрудняет решение организационных задач, приводит к недоиспользованию производственных мощностей и неритмичной работе предприятий.
Учитывая, что проблемы экономического управления предприятиями и интегрированными корпоративными объединениями еще не разработаны в достаточном для практики объеме и тем более не реализованы на большинстве из них, то основное внимание в современных условиях должно быть уделено следующим вопросам [1, 5, 6]:
- обоснованию основных требований к функциям и задачам управления предприятием, компанией;
- разработке требований к технологии и применяемому инструментарию для контроля, оценки, прогнозирования экономической эффективности функционирования предприятия и интегрированной компании и для обоснования принимаемых решений;
- разработке основных закономерностей функционирования предприятия при его нормальном экономическом поведении;
- разработке универсальных типовых методов и моделей, дающих в графической или аналитической форме отображение нормальной (прибыльной) эффективности и отражение убыточного функционирования предприятия;
- разработке инструментария управления экономической эффективностью компании (назначения цены, объема камне-продукции, нормы прибыли, внутрифирменного ценообразования, использования акционерного и заемного капитала, финансового управления компанией);
- разработке методов нормирования материальных ресурсов, задействованных в них оборотных средств, а также методов оценки эффективности различных видов активов;
- разработке методов оптимизации качества камнепродукции и оценке экономической эффективности от повышения ее качества;
- формированию типовых методов оценки экономической эффективности и отбора инвестиционных проектов.
Для решения этих достаточно сложных задач необходимо иметь (разработать) модели экономического
функционирования камнеобрабатывающего предприятия
(компании), которые отражают причинноследственные взаимосвязи между его основными переменными (соотношений затрат, цены, объема выпуска продукции и др.) и могут быть применены для прогнозирования экономического состояния преЕар ияшияв прнн амиятыж екияшиях рынка часто происходит внезапное изменение затрат, спроса и предложения, каждое такое изменение должно сопровождаться оперативной оценкой его влияния на экономическую эффективность производства данной камнепродукции. В соответствии с произошедшими изменениями, появлением несбалансированности соотношений затрат, цены и объема выпуска камнепродукции принимаются решения о необходимых корректировках в соотношениях этих главных экономических переменных, а также о необходимых изменениях доли основного и оборотного капитала, используемого для каждой номенклатуры выпускаемой камнепродукции.
Основное внимание должно быть уделено определению оптимальных запасов готовой камнепродукции, сырья, запчастей, материалов и комплектующих, а также систематическому анализу уровня ритмичности камнеобрабатывающего производства и удельных затрат при изменении загрузки производственных мощностей.
Систематический контроль переменных и постоянных затрат, оценка прибыли (или убытка) от изготовленной или реализованной каждой номенклатуры камне-продукции необходимы для обоснованной и оперативной подготовки решений по управлению производственной и коммерческой деятельностью камнеобрабатывающего предприятия (компании).
Однако аппарат управления камнеобрабатывающих предприятий не оснащен соответствующим для квалифицированного управления в современных условиях инструментарием (методами, моделями, необходимой документацией по технологии управления для решения важных типовых задач). Для устранения этого недостатка необходима управленческая ин-формационно-анали-тическая система и
аналитические центры (отделы) в структурах управления компаний по добыче и обработке природного камня.
Управленческая информационноаналитическая система (соответствующее компьютерное оборудование, персонал и методика осуществления работы) [3, 4], целью применения которой является проведение соответствующего анализа и выдачи информации, необходимой руководству для принятия решений.
Цель создания аналитического центра (отдела): проведение статистических и
экономических исследований и предоставление руководству компании информации и рекомендаций для анализа и принятия оптимальных управленческих решений по производству и сбыту камнепро-дукции и повышению уровня ритмичности производства.
Директору по производству камнеобрабатывающего предприятия (компании) необходима информационная база: по
производству каждого вида камнепродук-ции, о запасах сырья, необходимых его закупках. Запасы сырья - один из факторов, обеспечивающий ритмичность производства камнепродукции.
Специалисты аналитического центра (отдела) с помощью ЭВМ способны облегчить руководству компании решение вопросов, связанных с производственным планированием и контролем над уровнем производственных запасов сырья.
В камнеобрабатывающей компании коммерческому директору (управляющему по сбыту) для принятия решений необходима обширная информация о фактической и запланированной продаже камне-продукции за день, неделю, месяц, год; для сравнения нужны сведения о продажах за прошлые периоды времени, данные о деятельности каждого менеджера по сбыту; сведения о продаже продукции по регионам и заказчикам (покупателям), по видам камнепродукции и т.д.
В динамичных условиях рынка в камнеобрабатывающей компании с помощью аналитического центра (отдела) возможно прогнозирование спроса.
По статистическим данным о сбыте, на основе накопленной информации можно определить объем будущего спроса на камнепродукцию.
Основные задачи аналитического центра (отдела):
- сбор и обработка информации по производству камнепродукции и закупкам сырья, анализ фактического уровня ритмичности;
- экономическое обоснование рационального уровня ритмичности;
- разработка организационноуправленческих мероприятий по повышению уровня ритмичности производства;
- оценка организационно-управленческих мероприятий по повышению уровня ритмичности производства;
- планирование организационнотехнических мероприятий по повышению эффективности производства;
- контроль за реализацией намеченных мероприятий и изменением факторов внутренней и внешней среды (в том числе конъюнктуры цен, переменных и постоянных затрат, потребительского спроса и др.).
- сбор и обработка статистики сбыта;
- прогнозирование спроса и разработка моделей рынка сбыта компании;
- определение оптимальной комбинации средств рекламирования камнепро-дукции;
- определение оптимальных транспортных маршрутов, оптимальной стоимости перевозок.
Основой любой управленческой информационно-аналитической системы являются тщательно отобранные сведения. Поток информации в каждой конкретной компании по добыче и обработке природного камня является своего рода уникальным и определяется руководителями компании, которые по-разному используют специальные способы и методы к выполнению функций управления, к достижению поставленных целей.
Очевидно, что для каждой компании в современных условиях следует определить информацию, необходимую для решения задач управления, источники ее поступления. В системе информации компании (предприятия) следует осуществлять дифференциацию. Это означает, что информацию отдельных уровней управления (высшего, среднего и низшего) необходимо организовывать с учетом их потребности, что, безусловно, требует создания комплексной системы информации предприятия. Различные задачи управления делают необходимым знание и обработку данных самых различных аспектов системы информации.
Руководство камнеобрабатывающей компании должно представлять соотношение затрат на создание аналитического центра (отдела) в организационной структуре и объема предоставляемых им услуг.
Очевидно, что чем больше гибкость и быстродействие той или иной информационно-аналитической системы, тем выше расходы на ее функционирование. Следовательно, одно из важнейших решений, которое должно быть принято руководством камнеобрабатывающей компании, касается объема необходимой управленческой информацией, а также порядка ее получения и пользования.
Руководство компании в своих отношениях с разработчиками информационно-аналитической системы должно учитывать как текущие, так и возможные в будущем потребности в управленческой информации. Необходимо планировать на долгосрочной основе работу по накоплению и спецификации основных данных, которые могут использоваться в управленческой информационно-аналитической системе.
Таким образом, после того как определены цели создания и основные задачи аналитического центра (отдела), объем и источники информации, руководство компании может поручить аналитикам, специалистам по персональным компьютерам разработку управленческой информационно-аналитической системы.
Разрабатываемый проект управленческой информационно-аналитической системы должен иметь заранее установленные сроки.
Для каждого положения проекта руководством компании прогнозируется точный объем затрат и определяются лица, ответственные за выполнение поставленных задач.
Необходимо также решить следующие организационные вопросы:
1. Определить статус и место аналитического центра (отдела) в структуре управления интегрированной компании по добыче и обработке природного камня.
Самостоятельное подразделение (служба) возглавляется начальником и подчиняется непосредственно руководителю компании или одному из его заместителей.
2. Разработать внутреннюю структуру аналитического центра (отдела).
В самостоятельном структурном подразделении могут создаваться внутренние звенья (лаборатории, бюро), решающие обособленные задачи, выполняющие отдельные конкретные функции всего подразделения с учетом разделения и кооперации труда.
В настоящее время системы информации на основе данных получили развитие в двух направлениях: удовлетворяют первичные потребности заказчиков в информации и подготавливают информационные основы в соответствии с конкретной программой потребителя по вычислениям (с помощью математических моделей, методов моделирования и др.).
В состав аналитического центра (отдела) могут входить:
- лаборатория статистических исследований;
- лаборатория экономических исследований.
3. Составить штатное расписа-
ние аналитического центра (отдела).
На основе штатного расписания организуется повседневная деятельность подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций.
Руководством компании прогнозируется точный объем затрат и определяются лица, ответственные за выполнение поставленных задач и исполнители с учетом специфических особенностей их деятельности (операторы, программисты, аналитики).
В настоящее время проект создания аналитического центра (отдела) в структуре камнеобрабатывающей компании может ограничиваться минимальным количеством задач (предоставляемых услуг) указанных выше, необходимых для достижения поставленной цели.
Эффективность управленческих решений будет существенно зависеть от уровня развития методологии и разработки управленческой информационно-аналитической системы.
В современных условиях для крупных интегрированных компаний по производству камнепродукции при формировании системы управления приоритетны следующие задачи [7]:
- разработка эффективной структуры и принципов взаимодействия всех уров-
ней и звеньев управления, обеспечивающих высокую управляемость всей системы;
- разработка адекватной технологии управления, обеспечивающей системную подготовку и оптимальное решение управленческих задач по производству, сбыту камнепродукции и повышению уровня ритмичной работы с учетом увязки интересов всех субъектов системы;
- конструирование и использование эффективных технических средств и структур, обеспечивающих реализацию установленных управленческих функций и разработанных организационно-управленческих мероприятий с необходимой оперативностью, полнотой и надежностью.
Таким образом, руководство определяет количество задач и функций (объем предоставляемых услуг) аналитическому центру (отделу) в структуре управления компании.
Для отдельных уровней управления (высшего, среднего и низшего) следует организовывать с учетом их потребности предоставление дополнительной информации для решения возникающих конкретных проблем и задач. Необходимо составить матрицу задач управления по
важности (приоритету), определить сроки выполнения (разработки алгоритмов и программ) и создать временно группу для решения этих задач совместно аналитическим центром (отделом) и специалистами других подразделений.
В настоящее время важной функцией корпоративного управления является установление коммуникационных связей внутри интегрированной камнеобрабатывающей компании, с внешней средой, информационное обеспечение этих связей, управление потоками производственной, экономической, финансовой информации необходимой для эффективного функционирования компании. При этом необходимая информация должна быть определенным образом типизирована, организован ее компьютерный учет, анализ и подготовлены материалы соответствующим руководителям для принятия обоснованных управленческих решений по производству и сбыту камнепродукции и повышению уровня ритмичности производства, что может быть достигнуто с созданием аналитического центра (отдела) в структуре управления компании по добыче и обработке природного камня.
1. Денисов А.Ю., Жданов С.А. Экономическое управление предприятием и корпорацией. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002.
2. Карданская Н.П. Основы принятия управленческих решений. - М.: Русская деловая литература, 1998.
3. Новое в управлении производством в социалистических странах. Пер с польского, чешского, венгерского, болгарского. Сборник статей серии «Новое в управлении производством за рубежом», том 8. - М.: Прогресс, 1973.
4. Современные методы внутрифирменного управления в капиталистических странах. Пер. с
---------------- СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
англ. под ред. д.э.н. Ю.П. Васильева. Сборник статей серии «Новое в управлении производством за рубежом», том 2. - М.: Прогресс, 1971.
5. Томпсон А., Формби Дж. Экономика фирмы. Пер. с англ. Под. ред. проф. Ю.В. Шленова. - М.: БИНОМ, 1998.
6. Шмален Г. Основы и проблемы экономики предприятия. Пер. с нем. Под. ред. проф. А.Г. Поршнева. - М.: Финансы и статистика, 1996.
7. Эйрих В. И. Управление производством природных строительных материалов. - М.: Издательский дом «Руда и металлы», 2001.
— Коротко об авторах
Латыпов Дмитрий Васильевич - соискатель, кафедра «Организация и управление в горной промышленности», Московский государственный горный университет.
