47ФИЛОЛОГИЯ
ББК 81.053.2
А. А. Григорян, А. А. Хуснутдинов
ТЕРМИНОЛОГИЯ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПРОБЛЕМЫ ЕЕ НАУЧНОГО ОПИСАНИЯ
Очерчивается круг основных проблем, актуальных для научного описания терминологии сферы делопроизводства (документационного обеспечения управления). Показывается, что научное описание терминологии данной области определяется особенностями процесса формирования самого терминологического корпуса и спецификой делопроизводственной деятельности, которую данная терминосистема обслуживает. Однако обсуждаемые в статье вопросы могут иметь значение и для описания терминологии других областей деятельности.
Ключевые слова: терминология, терминосистема, делопроизводство, документационное обеспечение управления, терминологический словарь.
The article deals with some main problems which are topical for scientific description of office work terminology (documentary provision of management). It is shown that scientific description of this sphere is determined by the peculiarities of this terminology group formation and by specificity of records management which this terminology is used to serve. The problems discussed in this paper, however, may be significant for the terminology description of other spheres of activity.
Key words: terminology, terminology system, office work, documentary provision of management, terminological dictionary.
Одной из задач лингвистической науки является научное описание терминологии каждой из наиболее значимых областей человеческой деятельности в отдельности. Среди таких областей особое место занимает сфера делопроизводства, документационного обеспечения управления (ДОУ). В последние десятилетия активные процессы информатизации, интегрированного развития различных общественных, политических и экономических структур, расширение и углубление международного сотрудничества, тенденции к стандартизации и унификации предопределили проникновение системы документационного обеспечения управления практически во все сферы официально-делового общения. Вследствие этого терминология делопроизводства, традиционно использующаяся в документационном обеспечении управления государственных структур, проникает и в другие области деятельности (производственную, коммерческую, общественную, научную и т. д.). Соответственно и терминологический корпус ДОУ, являющийся основой всей системы терминологических номинаций делопроизводства в государстве, применяется и в документационном обеспечении деятельности всех делопроизводственных структур учреждений и организаций независимо от их «ведомственной» принадлежности. Важно также, что документационное обеспечение управления в настоящее время выступает не только как практическая деятельность (собственно делопроизводство), но и как особая,
© Григорян А. А., Хуснутдинов А. А., 2016 2016. Вып. 3 (9). Филология. История. Философия •
формирующаяся на наших глазах наука (документоведение), которая, как и любая другая наука, имеет свой объект и предмет исследования, свою терминологию. Этим, в первую очередь, определяется необходимость специального научного описания терминологии современного документационного обеспечения управления, которая должна осуществляться с учетом специфики самого терминологического корпуса данной области, особенностей системной организации этого корпуса и функционирования терминологических номинаций, обслуживающих делопроизводственную деятельность. Ясно также, что научное описание терминологической системы делопроизводства должно выполняться на основе полного корпуса терминологических номинаций, использующихся в данной сфере, так как в настоящее время мы имеем более или менее ясное представление о терминологии лишь отдельных направлений делопроизводства (архивное дело, организационно-распорядительная документация). Терминология ряда областей деятельности в сфере делопроизводства практически не изучена (в частности, предметные области, связанные с электронной документацией и информационными системами в ДОУ). Актуальной остается и поставленная еще в советскую эпоху задача создания единой системы документирования в сфере делопроизводства, что требует и унификации, стандартизации и соответствующей кодификации делопроизводственной терминологии.
Терминология представляет собой особую систему, элементы которой связаны друг с другом и отражают, в соответствии со своим функциональным назначением, процессы, явления, действия данной предметной области. Терминологическое пространство ДОУ раскрывает связи не только между отдельными областями собственно сферы делопроизводства, но и между смежными направлениями деятельности, что определяет объем, разнообразие и языковые особенности самого терминологического корпуса. Терминологическая система сферы делопроизводства постоянно претерпевает изменения, весьма существенные в различные периоды развития делопроизводства. Терминологический корпус постоянно пополняется новыми терминами (за счет заимствований и собственных ресурсов языка), уточняются, кристаллизируются форма и содержание отдельных терминологических номинаций, происходит процесс «обновления» терминов, замещение одних терминов другими и т. д.
Своеобразие формирования терминологических номинаций ДОУ обуславливает необходимость, прежде всего, исторического подхода к научному описанию этой терминологии1. Терминология делопроизводства, несмотря на кардинальные перемены в организации делопроизводственной деятельности в разные исторические периоды, формируется постепенно. В процессе ее формирования определяется круг терминов, важных и нужных для обслуживания делопроизводственной деятельности, уточняется содержание основных терминоединиц, отбираются жизнеспособные варианты, устанавливаются
1 Эта терминология в известной степени отражается в историографических трудах (см. работы по истории России и делопроизводства в России [4, 3, 6, 10] и др.), в исследованиях по лексике деловой письменности предыдущих эпох (например, [2] и др.). В специальных работах по этой тематике терминология делопроизводства, в связи с небольшим количеством таких исследований, представлена фрагментарно (см.: [7] и др.). Это же можно сказать о лексикографических изданиях, в которых отражается та или иная часть терминологии делопроизводства [1, 8, 9, 11].
определенные отношения и соотношения между терминами и т. д. Поэтому в терминологическом корпусе современной системы делопроизводства существуют и термины, находящиеся в активном употреблении на протяжении длительного времени (грамота, приказ), и термины, которые постепенно начинают выходить из употребления (личный документ, сдаточная опись), и термины, которые только входят в эту терминосистему (резюме, электронный документооборот). Необходимость исследования терминологии делопроизводства в историческом аспекте обусловлено и тем, что многие термины в процессе своего функционирования претерпевают изменения, касающиеся их формы, содержания и использования в данной сфере, в силу чего является обязательным специальное исследование истории происхождения и функционирования хотя бы базовых терминов в отдельности.
В настоящее время из всего круга проблем, связанных с характеристикой терминологии делопроизводства, наиболее важными и актуальными мы считаем следующие: 1) исследование истории формирования терминологии сферы делопроизводства; 2) системное описание терминологии делопроизводства в ее современном состоянии; 3) нормализация (стандартизация и унификация) данной терминологии с целью оптимизации ее применения; 4) создание на этой основе специальных словарей, справочников и иных пособий для использования в практике делопроизводства, в научных и учебных целях.
Необходимость изучения терминологии делопроизводства в историческом аспекте обусловлена, прежде всего, тем, что на формирование терминологии ДОУ оказали существенное влияние процессы, характерные для системы делопроизводства определенных исторических этапов. Так, выделение делопроизводства в особую область деятельности в эпоху приказного периода развития делопроизводства привело к использованию ряда общеупотребительных слов в специальном — терминологическом — значении, т. е. к появлению собственно делопроизводственной терминологии; организация (регламентация) документных процессов в эпоху коллежского периода развития делопроизводства объективно способствовала нормализации делопроизводственных терминов; задача систематизации документации, поставленная в министерский период развития делопроизводства, положила начало кодификации терминологии данной области; перевод организации делопроизводственной деятельности и ведения документации на научную основу в эпоху советского периода развития делопроизводства показал необходимость научного описания и самой этой терминологии; внедрение информационных технологий и развитие международных связей в различных видах деятельности в постсоветский период развития делопроизводства поставило задачу специального и системного описания терминологии ДОУ.
Терминологические обозначения формируются за счет средств родного языка (в основном путем использования общеупотребительных слов в специальном значении) и «заимствований» (это прямые заимствования из других языков и заимствования терминов из смежных областей знания). На протяжении всей истории формирования и развития делопроизводства постепенно складывается терминология делопроизводства как системное образование, в котором термины находят свое собственное место, устанавливаются разного вида отношения с другими терминами по форме, содержанию и использованию. Эта система, сохраняя свою основную терминологическую базу, постоянно изменяется, развивается, расширяется. В свою очередь, данные процессы
нацелены на наиболее полное удовлетворение обеспечения эффективности делопроизводственной деятельности в каждый исторический период.
Терминологическая система рассматриваемой области напрямую отражает все процессы, происходящие в ДОУ, поэтому ее изучение в связи с самой предметной областью позволяет увидеть особенности соотношения видов деятельности с обслуживающей их терминологией, проследить пути появления и развития отдельных терминов или групп терминов, их взаимосвязь и взаимообусловленность как в рамках отдельных подсистем, так и в пределах общей системы в целом.
Современное документационное обеспечение управления представляет собой сложную многоуровневую структуру, состоящую из множества подсистем, которые, в свою очередь, являются относительно самостоятельными по отношению к их структурным составляющим. В научно-методической и учебной литературе, а также в ГОСТах в области ДОУ представлено множество разных классификаций по делопроизводству. Все они отражают ключевые этапы работы с документами. Выделим основные области делопроизводственной деятельности и виды ее документационного обеспечения, опираясь на предложенные исследователями классификации (см. также работы Н. П. Ерошкина [4], Б. А. Гольцева, О. Д. Жуковской [5], К. Г. Митяева [10] и др.).
Выделяется восемь таких областей: 1) документирование управленческой деятельности (виды и признаки документов; способы документирования и системы документации; материальные носители и накопители информации; формуляр и реквизиты документов; бланки документов; документирование организационно-распорядительной и информационно-справочной деятельности; электронные документы); 2) организация работы с документами (организация документооборота; регистрация и учет документов и организация спра-вочно-информационного обслуживания; организация контроля за исполнением документов; хранение документов, составление дел в ДОУ; экспертиза ценности документов в ДОУ; служба ДОУ в организации; автоматизированные системы в ДОУ); 3) документация по личному составу; 4) документы физических лиц; 5) государственная регистрация документов; 6) конфиденциальное делопроизводство; 7) информационные системы в ДОУ; 8) архивное дело.
Для описания терминологии делопроизводства важно представить указанные виды деятельности ДОУ не изолированно, а в их тесной взаимосвязи и взаимообусловленности друг с другом и с учетом этапов жизненного цикла документа. В этом случае процесс и технология делопроизводственной деятельности включают в себя следующее: создание документа (установка перечня документов, наименований, их функционального назначения, форм и применения современных информационных технологий); хранение и использование документированной информации, т. е. формирование дел (создание файлов, систем поиска документов, развитие способов передачи информации, телекоммуникаций, копирования и размножения, создание центров для хранения документов); передача документов на постоянное хранение (составление перечня документов с определением их срока хранения, оценка, идентификация и опись дел); управление архивами (консервация, реставрация и систематизация документов, составление справочных ресурсов).
Очевидно, что каждая из указанных областей делопроизводственной деятельности обслуживается соответствующей группой терминов. Взаимосвязь этих областей и, соответственно, их терминологической базы позволяет
нам говорить о том, что терминология, используемая в ДОУ, имеет системный характер, поскольку свойства и поведение отдельных терминов или групп терминов обусловлены спецификой данной конкретной области и ее соотношением с другими областями делопроизводственной деятельности.
В соответствии с этим, на наш взгляд, должны быть классифицированы и описаны сами термины каждой области и вся терминосистема ДОУ в целом. Такая классификация терминологии ДОУ будет выглядеть следующим образом. В первую очередь выделяем три основные области, каждая из которых представлена определенными видами деятельности и обслуживается своим набором терминов: 1) предметная область документационного обеспечения управления, которая является нормативно-правовой основой самой этой деятельности; 2) предметная область непосредственного «производства дел»; 3) предметная область, обеспечивающая производство самих этих дел (документационный менеджмент). В каждой области все отражаемые терминами понятия находят свое место в структуре соответствующих подсистем, которые объединяют широкие семантические группы именований, и являются важнейшими понятиями делопроизводственной лексики. Так, предметная область ДОУ, которая является нормативно-правовой основой самой этой деятельности, обслуживается терминологией, связанной с обозначениями видов и признаков документов, способов документирования и комплексов документации, материальных носителей и накопителей информации, формуляров и реквизитов управленческих документов, бланков документов. Терминология предметной области непосредственного «производства дел» отражает деятельность, связанную с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами, регистрацией и учетом документов, контролем над исполнением документов, хранением документов и составлением их в дела, экспертизой ценности документов, архивным делом. Терминология предметной области, обеспечивающей производство самих этих дел (документационный менеджмент), связана с организацией документооборота, деятельностью службы ДОУ в организации, документацией по личному составу, конфиденциальным делопроизводством, работой с обращениями граждан, государственной регистрацией документов, электронными документами, автоматизированными и информационными системами в ДОУ.
Классификация терминов ДОУ по указанным областям дает возможность в систематизированном виде представить терминологию ДОУ в целом и в каждой области в отдельности, а также показать место, назначение и особенности каждого термина в терминологической системе и его соотношение с терминами других областей. Учет прямой зависимости терминологии делопроизводства от места, назначения, специфики, соотношения и взаимодействия отдельных предметных областей документационного обеспечения управления дает возможность объективно описать структуру и семантико-тематическую организацию терминологической системы сферы делопроизводства в целом и каждой области в отдельности, дать объяснение наблюдаемым в ней явлениям и процессам.
Совершенно очевидной является прямая зависимость структурной организации данной терминосистемы от структурной организации самой делопроизводственной деятельности: каждая область данной деятельности обслуживается соответствующим кругом терминов, которые связаны с терминами других областей; данная связь выражается в соотношении этих терминов между собой по форме и содержанию, определяющих парадигматические
отношения между ними. Это указывает на то, что обычная «тематическая» (по семантическим группам на основе сходства и различия значений) дифференциация для терминов делопроизводства оказывается недостаточной, так как она не позволяет объяснить причины и наличие определенных отношений между терминами (многозначности, синонимии и т. д.).
Современные термины ДОУ являются внутренне организованной совокупностью взаимосвязанных и взаимообусловленных единиц, специфика которых проявляется в их лексико-семантической организации. Термины из разных областей, как и направления деятельности, связаны друг с другом различными парадигматическими и синтагматическими отношениями. Эти отношения и связи обусловлены соотносительностью терминологических номинаций по содержанию и по форме. Поэтому можно говорить о системной организации терминологии ДОУ и системных отношениях между отдельными терминологическими единицами. Вместе с тем следует особо подчеркнуть, что эта системная организация в целом и соотносительность терминов друг с другом определяются в конечном счете местом каждого термина в общей системе и его функционированием в соответствующей области деятельности ДОУ. Более того, существование и специфика проявления таких языковых явлений, как полисемия, омонимия, синонимия и антонимия терминов, могут быть объяснены именно особенностями функционирования данной терминологии в той или иной области деятельности.
Таким образом, исследование соотношения терминов и системной организации терминологии в современном ДОУ в целом и отдельных видов документной деятельности позволяет указать на четко прослеживаемую зависимость системной организации терминологии от конкретных форм и видов самой этой деятельности. Эта взаимосвязь дает возможность увидеть степень и уровень развитости самой системы, проследить механизмы и закономерности становления, определить дальнейшие перспективы развития этой терми-носистемы. Так, описывая сами области делопроизводственной деятельности и выявляя, в какой степени эта деятельность «покрывается» терминологией, можно установить, насколько полно и точно обслуживается данная сфера деятельности терминами, можно найти «лакуны» в терминологии, т. е. те области, которые требуют терминологического обеспечения, и, наоборот, распознать, какие области характеризуются терминологической избыточностью или дублетностью.
Исследование терминологии сферы делопроизводства в тесной связи с предметными областями дает также возможность с высокой степенью полноты и объективности описать особенности парадигматических и синтагматических отношений, складывающихся между терминами в терминологической системе данной области. Специальное исследование парадигматики и синтагматики терминологии сферы делопроизводства, несомненно, будет значимо не только для характеристики терминологии исследуемой области, но и для познания свойств термина как особой единицы и особенностей его функционирования в языке.
Из проблем, связанных с лексикографической разработкой терминологии, для нашего исследования существенными являются: 1) исследование приемов и способов лексикографического описания терминологии в уже существующих общих и специальных словарях (такое исследование предполагает оценку качества лексикографической разработки терминологии в разных типах словарей и отбор предложенных авторами словарей оптимальных
вариантов описания разных сторон терминологических единиц); 2) определение основных контуров терминологического словаря как особого вида научного издания (цель и назначение словаря, адресат словаря, принципы отбора терминов в словарь, способы расположения материала); 3) установление основных параметров терминологических обозначений, по которым должно осуществляться описание терминов в словаре; 4) создание метаязыка терминологического словаря, т. е. системы специальных знаков, обозначений, сокращений и т. д., используемых для описания тех или иных сторон терминов, включенных в словарь. Можно указать также на ряд других проблем, связанных с лексикографической разработкой терминологии (в их числе, например, разработка типологии терминологических словарей), однако обсуждение этих вопросов выходит за пределы темы нашей работы.
Одним из необходимых шагов в этом направлении должно быть создание специального терминологического словаря-справочника, в котором в системном виде была бы представлена терминология современного делопроизводства и в котором нашли бы отражение все основные черты и специфические особенности, характерные для терминологии данной сферы. Создание такого словаря может помочь решению как практических, так и научных задач: с одной стороны, он может быть справочным пособием по терминологии для работников служб делопроизводства, с другой стороны, он может использоваться для изучения терминологии делопроизводства в научных и учебных целях. Важно также, что такой словарь объективно будет способствовать решению задач, связанных с систематизацией и кодификацией терминологии документационного обеспечения управления и оптимизации всей делопроизводственной деятельности в целом.
Библиографический список
1. Большой толковый словарь официальных терминов : более 8000 терминов / сост. Ю. И. Фединский. М. : Астрель, 2004. 1166 с.
2. Волков С. С. Лексика русских челобитных XVII в. Л. : Изд-во Ленингр. ун-та, 1974. 164 с.
3. Вялова Л. М. Организация делопроизводства центральных органов управления в законодательных актах Российской империи первой половины XIX в. : автореф. дис. ... канд. ист. наук. М., 1987. 20 с.
4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. М. : Высшая школа, 1983. 352 с.
5. Жуковская О. Д., Гольцев Б. А. Документация советских государственных учреждений. М. : Московский рабочий, 1970. 143 с.
6. Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России : учебное пособие. М. : РГГУ, 1993. 80 с.
7. Качалкин А. Н. Жанры русского документа допетровской эпохи в историко-лингвистическом и источниковедческом освещении : автореф. дис. . д-ра фи-лол. наук. М., 1989. 48 с.
8. Краткий словарь архивной терминологии / Главархив. М. ; Л. : ВНИИДАД, 1968. 64 с.
9. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив. М. : ВНИИДАД, 1974. 79 с.
10. Митяев К. Г. История и организация делопроизводства в СССР : учебное пособие. М. : МГИАИ, 1959. 359 с.
11. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Главар-хив. М. : ВНИИДАД, 1982—1988. Вып. 1—2. 445 с.
