CC BY
6УДК 004.422.81
Бышовец Б.Д.
без степени, доцент Московского государственного технического университета имени Н.Э. Баумана
(Россия, г. Москва)
Прокудин В.Н.
без степени, старший преподаватель Московского государственного технического университета
имени Н.Э. Баумана (Россия, г. Москва)
СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО КОМПЛЕКСА ПОДДЕРЖКИ УПРАВЛЕНИЯ ИННОВАЦИОННОГО УНИВЕРСИТЕТА
Аннотация: в статье рассматриваются проблемы, возникающие при увеличении объема документооборота, усложнении функционирования учебных заведений. Это ставят перед их руководством проблему повышения эффективности управления совокупностью организационных комплексов: НУКов, филиалов, обеспечивающих служб. Статья посвящена целям, задачам, подходам и методам внедрения информационных, управляющих систем.
Ключевые слова: Информационная управляющая система, автоматическое управление, функции и задачи автоматизированной системы.
Введение
Анализ зарубежной и отечественной практики деятельности учреждений высшего и среднего профессионального образования свидетельствует о том, что этот процесс сопровождается активным внедрением средств информационных и коммуникационных технологий в профессиональную деятельность преподавателей, организацию управления учебно-воспитательным процессом и различные предметные области.
Комплексная автоматизация различных процессов жизнедеятельности вуза предполагает выбор, адаптацию или разработку универсальной информационной системы (высокотехнологичной образовательной платформы на основе открытой архитектуры), позволяющей интегрировать учебную, научную и воспитательную работу в образовательном пространстве университета. Система должна автоматизировать процессы документооборота, ведения кадровых дел сотрудников, составления расписания, ведения личных дел обучаемых, электронного портфолио студента, учета их успеваемости и посещаемости.
Информационную поддержку и автоматизацию основных функций по оперативному управлению учебным процессом в ректорате, учебно-методическом управлении, управлении качеством образования, научно-учебных комплексах, деканатах и кафедрах должен выполнять созданный в МГТУ им. Н.Э. Баумана Информационно-Технологический Комплекс Поддержки Управления (ИТКПУ), который включает:
• комплекс технических средств,
• системное программное обеспечение,
• прикладное программное обеспечение,
• программные инструментальные средства,
• телекоммуникационный комплекс,
• базы данных,
• описания процессов управления.
С учетом необходимости выполнения этих принципов, внедренная по распределенной структуре, ИТКПУ характеризуется (рис.1):
• единой коммутационной системой;
• распределенностью информации и средств обработки;
• наличием нескольких информационно - технологических комплексов с явно выраженной функциональностью;
• унифицированным информационным интерфейсом.
Базовыми комплексами этой структуры являются:
• коммуникационная сеть,
• информационные комплексы подразделений,
• информирующая система,
• система документооборота,
• комплекс системных сервисов,
• электронная почта,
• обеспечивающий комплекс.
ИНФОРМИРУЮЩАЯ СИСТЕМА
1 ПОРТАЛ
-
Э
Л
Е
К П
Т О
Р Ч
О Т
Н А
Н
А
Я
СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
входные документы выходные документы приказы
контроль исполнения
КОММУНИКАЦИОННАЯ
LOTUS NOTES
СЕТЬ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
серверный центр центр сертификации группы эксплуатации группа развития
Рис. 1. Структура ИТКПУ
Информационные системы подразделений
Информационные системы подразделений представляют собой совокупность информационно-вычислительных средств, размещенных на одной ПЭВМ, либо на ЛВС, и предназначенных для обеспечения выполнения своих бизнес-процессов. Эти системы принадлежат конкретному подразделению и эксплуатируются силами этого подразделения. Обобщенная структура информационной системы подразделения приведена на рис.2.
Г
информирующая система
| (пОРТАЛ) |
V
КОМПЛЕКС
СИСТЕМНЫХ
СЕРВИСОВ
7
взаимодействие
с порталом
информирующей системы
ИНФОРМАЦИОННЫЙ КОМПЛЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
взаимодействие с
системой документооборота
г>
бд
бд
ТЕРМИНАЛ СИТУАЦИИ
м
г-у
система
документооборота
Рис. 2. Интерфейсы информационного комплекса подразделения
Информационная система подразделения включает вычислительные средства, базы данных, программное обеспечение, средства ведения своих бизнес-процессов и обеспечивает взаимодействие с информирующей системой, системой документооборота, электронной почтой и комплексом системных сервисов. При взаимодействии с комплексом системных сервисов подразделение может:
• использовать готовые сервисы и внешние базы данных для выполнения своих бизнес-процессов,
• использовать готовые сервисы и внешние базы данных для заполнения, модификации, обновления своих баз данных,
• участвовать в создании системных сервисов и ведении внешних и эталонных баз данных.
Целесообразно также в каждом подразделении иметь свой ситуационный терминал в логической или физической реализации. Ситуационный терминал предназначен для отображения информации, необходимой для управления в рамках функций данного подразделения. Так, например, для подразделения «Деканат» на ситуационном терминале можно отобразить:
• количество «хвостов» по каждой группе, кафедре и курсу,
• диаграмму успеваемости,
• качественные показатели по дисциплинам, преподавателям, кафедрам,
• ход выполнение тех или иных поручений руководства,
• текущие результаты подготовки и проведения мероприятий,
• информация о «тонких» местах и др.
Информирующая система
Информирующая система предназначена для поставки оперативной информации, участвующей в бизнес-процессах и управлении подразделений, и имеющей достаточно ограниченный объем. Потребность в такой информации возникает при необходимости получения дополнительной информации в ходе некоторого бизнес-процесса. Например, при заключении трудового договора необходимо узнать шаблон текста этого договора, при составлении индивидуальных планов обучения студентов желательно предварительно ознакомиться с типовыми образцами планов, при оформлении преподавателями документов на конкурс, необходимо знать последовательность действий и состав документов. Пользуясь информирующей системой, кафедры могут получить информацию в учебно-методическом отделе об утвержденных учебных планах, отрезках, программах. Перечень примеров необходимости получения текущей информации для различных видов деятельности в подразделениях можно долго продолжать. Представить структуру информирующей системы можно в виде, приведенном на рис. 3.
ТЕХНОЛОГИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ INTRANET
запросы и получение информации
Подразделение, ответственное за сайт «А»
Подразделение, ответственное за сайт <Л>
Рис.3. Структура информирующей системы Вся система построена по организационным принципам Интранета. Вход в систему производится через единый Портал, который выполняет следующие функции:
• производит навигацию к соответствующим сайтам,
• обладает всей справочной информацией о составе и структуре сайтов системы,
• контролирует правильность подключения и функционирования каждого сайта системы,
• обеспечивает контроль за соблюдением правил доступа к информации сайтов.
Каждый сайт информирующей системы закреплен за соответствующим подразделением. Поскольку каждое подразделение выполняет свои специфические функции, то закрепленный за ней сайт является тематическим.
Подразделение «ведет» сайт, то есть:
• создает сайт,
• обеспечивает наполнение сайта информацией,
• подключает свой сайт к Порталу с участием администратора Портала,
• следит за полнотой и актуальностью информации на сайте.
Перечень ведущих подразделений и соответствующих тематических сайтов определяется распоряжениями руководства Университета. Все подразделения Университета через Портал имеют возможность получения необходимой информации на тематических сайтах информирующей системы.
Комплекс системных сервисов
Комплекс системных сервисов выполняет одну из важнейших задач - осуществление обмена данными между всеми базами данных ИТКПУ. В качестве средства обмена данными используется язык XML. Задача взаимодействия баз данных решается посредством использования механизма сервисов. Под сервисом будем понимать процедуру удаленного доступа, которая связана с данной базой и управляется из удаленного источника. Для примера на рис. 4 показано взаимодействие между базами данных БД1 и БД2.
Допустим, серверу 2 необходима часть данных из базы БД1. Для этого запроса программируется сервис А и размещается на сервере 1. По запросу из сервера 2 сервис А производит поиск и формирование необходимых данных из базы БД1, преобразует выбранные из БД1 данные в формат XML и отсылает их на сервер 2 в этом формате.
Рис. 4. Пример взаимодействия двух баз данных Сервер 2 преобразует полученные данные из формата XML в формат данных базы БД2 и сохраняет их в базе БД2. Таким образом, для реализации одного запроса необходимо программировать сервис А на сервере 1 и обрабатывающую процедуру на сервере 2. При некотором увеличении трудозатрат на реализацию такой технологии, она обладает следующими преимуществами:
• обеспечивается независимость разработки и функционирования каждой базы данных,
• допускается возможность использования любой СУБД и любых инструментальных средств, поскольку взаимодействие между ними унифицировано средствами XML,
• реализуется принцип свободного развития информационного обеспечения системы,
• реализуется принцип локализации баз данных, когда доступ к базе данных полностью контролируется соответствующим подразделением.
Поскольку к одной базе данных может быть подключено несколько различных сервисов, а сами базы данных, в свою очередь, могут быть подключены к одному или группе серверов, то целесообразно сгруппировать все указанные компоненты в единую трехзвенную структуру (рис. 5).
Такая структура целесообразна для взаимодействия клиентов с системными базами данных. В этом случае системные базы данных объединяются в единую файл-серверную группу. Порядок ведения этих баз
СЕРВЕР ПРИЛОЖЕНИИ (СЕРВИСОВ)
О
о
□□□□ □□□
□□си—рига
□□□I_□□□
□□□□ □□□
□□ста пега □□□□ □□□
□□□□ □□□ □□□□ □□□
□□ста □□□ □□□□ пега
Рис. 5. Трехзвенная структура комплекса системных сервисов остается прежним: каждую системную базу данных ведет одно подразделение. Однако сами сервисы расположены на отдельном сервере - сервере приложений, что облегчает их разработку и сопровождение. Пользователь обращается к нужному сервису на сервер приложений и получает запрошенный массив данных в формате XML. Дальнейшую работу по распаковке и обработке полученного массива выполняет сам пользователь.
В случае, когда какому-либо пользователю необходимо получить информацию из базы данных, не входящей в файл-серверную группу, по договоренности с владельцем этой базы создается соответствующий сервис и действия выполняются по технологии, представленной на рис. 4.
Конечно, предлагаемые технологии рациональны в случае достаточно редких и регламентированных обращений клиентов к системным базам данных. Объем запрашиваемых данных не очень критичен и может быть значительным.
Система электронного документооборота
Электронный документооборот является важной компонентой инфраструктуры «Электронного Университета».
Он включает соответствующую инфраструктуру гарантированной доставки документов и сообщений, а также единый язык описания стандартных документов, услуг и процессов (регламентов).
Задачи электронного документооборота:
• создание документа,
• упорядочивание и каталогизация документов,
• обеспечение развития документа в соответствие с заданным деловым процессом,
• обеспечение необходимого уровня защиты документа,
• обеспечение поиска документа (индексированный и текстовый методы),
• возможность осуществления в определенных пределах преобразования формата (при необходимости обмена документами),
• обеспечение хранения документов и их архивирования.
Служебная электронная почта
Электронная почта в составе ИТКПУ не совпадает с существующей Интернет-почтой, предназначенной для реализации личных информационных коммуникаций. Электронная почта в составе ИТКПУ представляет собой служебную почту, замкнутую внутри Университета, и предназначенную для управляющего информационного взаимодействия между участниками процесса управления. Информация в рамках этой почты может носить, при необходимости, конфиденциальный характер. Представляется рациональным использовать для этих целей почту, входящую в состав системы документооборота.
Обеспечивающий комплекс
Обеспечивающий комплекс включает:
• группу системных разработчиков,
• серверный центр,
• сертификационный центр.
Группа системных разработчиков выполняет программирование и сопровождение системных компонент ИКТПУ таких, как:
• эталонные базы данных,
• обеспечение системных бизнес-процессов,
• создание и сопровождение файл-серверного комплекса,
• создание и сопровождение сервера приложений
• разработка сервисов на сервере приложений,
• ведение документальной системы,
• ведение электронной почты.
Серверный центр обеспечивает эксплуатацию:
• системных серверов ИТКПУ,
• телекоммуникационной системы Университета,
• средств защиты коммуникационной системы ИТКПУ от внешнего доступа, включая Интернет.
Сертификационный центр должен выполнять следующие функции:
• хранение всей системной и эксплуатационной документации по каждой компоненте ИТКПУ,
• регулирование прав доступа к системным базам данных,
• хранение паролей и ключей,
• сбор и систематизация замечаний по ходу эксплуатации ИТКПУ,
• организация процедур приема в эксплуатацию новых компонент ИТКПУ.
Компоненты функционирования ИТКПУ
Служба ответственных за развитие информационных технологий
Поскольку информационные технологии являются обеспечивающей основой в решении проблемы «Электронный Университет», то необходимо иметь отдельную службу, состоящую из специалистов, знающих возможности информационных технологий и знакомых с задачами в сфере управления и создания «Электронного Университета».
На уровне Университета должна быть предусмотрена должность Ответственного за развитие информационных технологий Университета (ОРИТУ) - должностное лицо на уровне Университета, ответственное за формирование и реализацию политики в сфере информационных технологий. ОРИТУ должен быть членом (с полномочиями либо без полномочий) всех руководящих форумов Университета с тем, чтобы знать возникающие новые потребности в информационных инструментах, необходимых модификациях существующих технологий, информировать о новых возможностях и контролировать выполнение принятых стандартов в сфере ИКТ.
На уровнях НУК и деканатов также должны быть назначены ответственные за развитие информационных технологий, на более низких уровнях может быть определена функция ответственного.
На ответственных за развитие информационных технологий возлагается надзор за соблюдением внутренних стандартов Университета в области информационных технологий, правильности описания и исполнения регламентов, контроль за корректным использованием электронного документооборота.
Заключение
Развитие эффективной автоматизированной системы управления вузом позволит решить и многие другие задачи и, в частности, реализовать идеи более узкой и глубокой специализации выпускников путем разработки индивидуальных учебных планов, более широкого использования курсов по выбору. Эти идеи высказывались и ранее, широко применяются в зарубежных вузах. Однако
их реализация в условиях ограниченных финансовых и материальных ресурсов сдерживается сложным и трудоемким планированием, подготовкой, проведением и обработкой результатов учебного процесса.
Еще одно важное обстоятельство связано с тем, что ранее компьютерные технологии дублировались параллельно выполняемыми ручными операциями. Тем самым весь учебный процесс был защищен и мало зависел от возможных сбоев компьютерных технологий. Сегодня при разработке системы необходимо гарантировать надежность и сохранность данных, исключить их противоречивость.
Создание единой информационной системы поддержки управления Университетом позволит поднять на качественно новый уровень деятельность всех подразделений Университета, обеспечить управление Университетом на основе достоверной и исчерпывающей информации.
Список литературы:
5. Информационная управляющая система МГТУ им. Н.Э. Баумана «Электронный университет»: концепция и реализация / под. Ред. И.Б. Федорова, В.М. Черненького. - М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2009.- 376 с.
6. Прокудин В.Н. Современная информационная управляющая система в вузе Научно практический журнал «Аллея Науки» №1(17), Январь, 2018 С.127-131
7. Прокудин В.Н. Информационная управляющая система инновационного университета Сборник статей XXI Международной научной конференции «ТЕХНОКОНГРЕСС» Кемерово 2018 С. 3-7рё
8. Прокудин В.Н. Мы выпускаем инновационного предпринимателя МоёегпБаепсе № 02.
2018
