CC BY
15УДК 004
А.А. Шеремет
СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Тема исследования актуальна, потому что в статье проведен сравнительный анализ различных информационных систем управления электронными документами. Чтобы выявить лучшую из них, автор провел аналитическое исследование, используя различные методы: структуризации, систематизации, ориентировочного объективного анализа, технологии СASE (1). При этом учитывались стоимость продукта и его функциональность. Сделанные выводы помогут предприятию выбрать нужную систему в зависимости от стоящих перед ним задач.
Ключевые слова: информационные системы, структуризация, технологии СASE, систематизация, ориентировочно объективный анализ, управление, продукт, функциональность.
Современный мир информационных систем диктует правила, которые становятся все требовательнее к разработчикам. Проблема функциональности электронного документооборота приобретает широкий круг дискуссий и споров, что актуализирует тему нашего исследования.
Исходя из рабочих условий, были определены ключевые требования, предъявляемые к системам, осуществляющим электронный документооборот. Выявлена необходимость в использовании формализуемых процедур и установлен оптимальный объём хранения информации. Административное управление следует автоматизировать, использовав развитую маршрутизацию. Учитываются при анализе систем сроки хранения документации и её изображений. Принимается во внимание способность к расширению и развитость поисковых сервисов.
Методы и задачи аналитического исследования
Определить преимущества и выявить лучшую из систем, обладающую всеми указанными параметрами помогут следующие методы:
• структуризация;
• систематизация;
• ориентировочный объективный анализ;
• технологии CASE.[1]
Есть несколько типов информационных систем, отличающихся основными характеристиками и поддающихся сравнительному анализу по группе ключевых критериев, позволяющих выявить качественное превосходство. Планируется учитывать при проведении анализа следующие факторы:
1.Развитость электронных архивов.
2.Функциональность workflow.
3.Способность осуществлять поддержку управления компанией.
4.Наличие и перечень дополнительных сервисов.
5.Возможность поддержки проведения совместных рабочих мероприятий.
Анализируемые продукты
Планируется проводить сравнительный анализ следующих информационных систем:
• Босс-референт;
• ЕВФРАТ;
• ДЕЛО.
«ЕВФРАТ»
Возможности системы «ЕВФРАТ» заключаются в способности проводить сканирование и распознавание документов. Есть возможность осуществления поиска по содержимому текста и реквизитам. Выполняется морфологический анализ и ведётся регистрация с формированием специальных карточек. Попутно можно производить связывание документов, прикреплять файлы, осуществлять работу со словарями и справочниками, определяя сроки поручений. Занесённые в систему образцы автоматически
© Шеремет А.А., 2016.
Научный руководитель: Башин Юрий Борисович - доктор технических наук, профессор, академик Российской академии социальных наук, Жезказганский филиал современной гуманитарной академии.
Вестник магистратуры. 2016. № 6(57). Т. II.
ISSN 2223-4047
списываются в архив по истечению установленных сроков. Доступ к отдельным материалам имеют сотрудники, получившие соответствующие права доступа, регулируемые программой.
Структура
Архитектура «ЕВФРАТ» заключена в серверном хранилище и основывается на трёх основных подсистемах[2]: администрирование, АРМ «Делопроизводство», «Тонкий клиент». Имея доступ администратора или делопроизводителя, сотрудник через сервер приложений может пользоваться несколькими базами данных: профили, workflow, индексы, документация. Одновременно с этим предоставляется возможность осуществлять управление серверами: «ЕВФРАТ», workflow, HTTP. Используя подсистему «Тонкий клиент», идентичными опциями удастся воспользоваться через HTTP, без входа в сервер приложений.
Практические задачи
Комплексный продукт «ЕВФРАТ» способствует полноценной организации бизнес-процессов, сокращая время согласования документации и повышая скорость исполнения текущих поручений, выполняемых намного эффективнее. Полностью исключается возможность утраты файлов и уменьшаются финансовые затраты на архивирование. Значительно упрощается процесс поиска. Эффективность работы предприятия при использовании системы «ЕВФРАТ» достигается за счёт следующих факторов:
• контроль над исполнением поручений;
• расчёт трудового времени персонала;
• быстрое согласование с формулированием поручений и выдачей резолюции с задействованием мобильных устройств.
Выполняется оптимизация документооборота в головных и подшефных ведомствах с учётом иерархии. Удаётся автоматизировать ряд ключевых процессов, связанных с ведением делопроизводства, согласованием документов и управлением договорами.
Повышается эффективность взаимодействия с контрагентами, управления проектами и взаимодействие с подразделениями компаний, находящимися на почтительном расстоянии. Проще осуществлять закупки и контролировать бюджетные расходы организации. Грамотно ведётся управление справочной и нормативной документацией.
«ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» имеет функционал предметной области и модель делопроизводства в информационном, функциональном формате. Предусмотрена технология, позволяющая проектировать заказные версии. Общий перечень возможностей включает механизм регистрации документации, построенный на карточном учёте.
Ведётся деловая номенклатура и выполняется сканирование с распознаванием загруженных файлов. Пользователи могут подключать к работе словари со справочниками и при необходимости связывать документы. Даваемые программе поручения выполняются в установленные сроки.
Поисковый сервис способен отыскивать нужную информацию по реквизитам и в полнотекстовом формате, списывая файлы в архив, ведомый в электронном виде. Имеется опция маршрутизации и возможность разграничивать доступ сотрудников.
Структура
Архитектура «ДЕЛО» разделена на клиентскую и серверную части содержащие несколько модулей:
• импорт и экспорт данных;
• прикладная логика;
• интеграция с приложениями Office;
• управление доступом;
• индексирование.
Имеется модуль протоколирования и индексации, также предусмотрены компоненты хранения структурированной и неструктурированной информации.
«БОСС-Референт»
Система «БОСС-Референт», созданная на основе программного обеспечения Lotus Notes. Пользователь может централизованно архивировать файлы и осуществлять развёрнутый поиск. Однако отсутствует возможность хранения электронных документов и не получится отыскать нужные материалы с учётом морфологических особенностей текста. Предусмотрен поиск по реквизитам и в полнотекстовом ре-жиме.[4].
Перенаправление файлов в архив выполняется по истечении установленных сроков хранения в основной базе данных, определённых пользователем. Несмотря на отсутствие возможности хранить информацию в электронном виде, есть опция пересылки документации во всех форматах. Доступ к сведениям разграничен и определяется администратором.
Набор стандартных возможностей сводится к регистрации с ведением картотеки и деловой номенклатуры. Предусмотрен режим сканирования и распознавания текста с последующим связыванием документов. Есть режим прикрепления файлов и доступ к справочной информации в словарях. Предусмотрена опция установления сроков поручений и маршрутизация.
Структура
Архитектура «БОСС-Референт» включает сервис и дополнительные функциональные модули. Сервисная структура содержит ряд полезных разделов:
• протоколирование;
• служба уведомлений;
• отчётность;
• настройки администрирования;
• оперативное архивирование.
Функциональные модули отвечают за сферу делопроизводства и помогают управлять документооборотом, выполняя контроль над исполнительскими дисциплинами. Здесь же располагаются механизмы workflow.
Выводы
Анализируя наиболее распространённые на российском рынке системы, можно констатировать развитие в направлении, связанном с улучшением сервиса. Базовые возможности, разработанные ранее, не модернизируются. Обновление технического функционала осуществляется в направлении расширения возможностей управления всеми видами контента с внедрением автоматического процессинга и детальным анализом содержания документа. Подобные внедрения не относятся к обязательной категории и не пользуются спросом на российском рынке. [5]
Комплексный анализ информационных систем проводился по соотношению стоимости продукта и его функциональности. Сроки внедрения не принимались во внимание, поскольку они зависят не только настроечных системных инструментов, но и уровня квалификации команды. Анализ выполнялся применительно к проектам, в которых задействовано 20 - 100 пользователей.
Фактически реально выполнять задачи, связанные с организацией документооборота файлов, хранящихся в электронном формате, способна только система «ЕВФРАТ». Образцы «ДЕЛО» и «Босс-референт» не позволяют реализовать комплексный подход в процессе автоматизации работы. Указанные продукты решают определённые локальные задачи, связанные с электронным документооборотом в условиях современного предприятия.
Возможность использования рассмотренных систем в реальных условиях зависит от поставленных задач. Необходимо сопоставлять цели и имеющийся функционал.
Библиографический список
1. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / Свиридова О.В. // Современные наукоёмкие технологии. -2012.
2.Граничин О.Н., Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие, 2-е издание .СПб.: ВВМ, -2012.
3.Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С.83-85
4.Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. - М: РАГС, 2009
5.Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. - ИНИОН РАН, 2003 г.
ШЕРЕМЕТ АНТОН АНАТОЛЬЕВИЧ - Жезказганский филиал современной гуманитарной академии.
