CC BY
104
УДК 336.1
Современное состояние и проблемы развития контроллинга системы
образовательных услуг в ВУЗах CURRENT STATE AND PROBLEMS OF DEVELOPMENT CONTROLLING SYSTEM OF EDUCATIONAL
SERVICES IN HIGHER EDUCATION INSTITUTIONS
Авдеев A.A.
Г лавный бухгалтер СПбГИЭУ, Соискатель над кандидатской диссертацией, ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет», e-mail: [email protected]
Avdeev A.A.
Chief accountant, The competitor over the master's thesis, Saint-Petersburg State University of Engineering and Economics e-mail: [email protected]
Аннотация
В статье производится анализ и исследование современного состояния контроллинга системы образовательных услуг в вузах. Даются сравнительные определения контроллинга, выявляются проблемы его применения и возможные пути решения данных проблем. Оценивается современное состояние применения системы контроллинга в вузах.
Ключевые слова: контроллинг, проблемы, система образования, анализ.
Annotation
In article is made the analysis and research a current state of controlling system of educational services in higher education institutions. Comparative definitions of controlling are given, problems of its application and possible solutions of these problems come to light. The current state of application system of controlling is estimated in higher education institutions.
Key words: controlling, problems, education system, analysis.
От эффективности системы высшего профессионального образования, уровня фундаментальных исследований, а также интеграции научных знаний в значительной степени зависит развитие национальной экономики страны.
Образовательные услуги обладают высокой социальной значимостью для государства и этим вызвано жесткое регулирование сферы образования. Многие государственные вузы имеют небольшой опыт работы в конкурентной среде и в рыночных условиях. Университеты представляют собой научнообразовательные центры, которые собирают материальные и интеллектуальные данные и превращают их в знания и навыки. Университет - это сложный многоуровневый объект для управления. Чтобы повысить его конкурентоспособность, необходимо использовать эффективное управление, а также выделять формальные методы мониторинга и контроля.
Стимулирование деятельности государственного учреждения и необходимость эффективного контроля свидетельствует о потребности в реформировании традиционной системы управления. А повышение качества работы вуза видится в создании автоматизированной системы управления и контроллинга [1.С.64].
Понятие «контроллинг» является новым определением в системе управления и контроля. В наиболее общем виде контроллинг понимается как система управления, охватывающая наиболее важные сферы и реализующая следующие функции:
- планирование;
- информация;
- контроль;
- руководство.
Контроллинг - это совокупность форм контрольной деятельности, которая должна объективно проанализировать и оценить работу в государственном учреждении для ее развития или совершенствования, исходя из поставленных целей. Концепция контроллинга в настоящее время является одним из основных направлений в системе управления вузом.
При управлении современным вузом, который является достаточно сложной системой, возникает целый ряд проблем, связанных с его управлением: нестабильность внешней среды; перемещение внимания с
контроля прошлого на анализ будущего; недостаток необходимой информации, которая нужна для принятия управленческих решений.
Данные проблемы указывают на необходимость применения системы контроллинга как отдельного направления экономической работы при управлении университетом. Контроллинг можно представить как информационное обеспечение, которое направлено на повышение управления вузом [2.С.93].
Задачами контроллинга являются пути подготовки и предоставления нужной управленческой информации, которая ориентирует руководство университета на принятие эффективных решений.
Контроллинг представляет собой сочетание управленческих функций: контроля, учета и анализа. Контроллинг создает возможность для подготовки решений, и обеспечивает контроль за его выполнением с помощью соответствующих управленческих инструментов.
Во всех обособленных структурных подразделениях вводятся должности контроллеров при управлении вузом. Задачи, которые решает служба контроллинга носят стратегический характер и подчиняются центральной администрации университета.
Основными элементами управления деятельностью университета являются следующие показатели:
- затраты и этапы бизнес-процессов;
- ответственные центры в вузах;
- системы бюджетирования и планирования, которые основаны на ответственных центрах в вузах;
- анализ затратообразующих факторов;
- документооборот, фиксирующий текущий вид исполнения бюджетов центров ответственности;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности вузов;
- выявление отклонений от нормативных значений и поиск решений по их устранению.
Управление деятельностью в рамках контроллинга рассматривается как постановка проблем, поиск альтернативных решений, оценка и принятие решений. В упрощенном варианте контроллинг можно представить как взаимосвязанную систему планирования и контроля хозяйственной деятельности университета. С помощью системы контроллинга обеспечивается их координация и интеграция. Из всего вышесказанного, контроллинг можно представить как управленческую систему контроля и планирования, которая обеспечивает интегрированную систему управления и координацию процесса менеджмента, а также проектов образовательного учреждения [3.С.254].
В современной системе управления вузом существует несколько понятий, связанных с определением контрольных функций: стратегический контроль, стратегическое планирование, оперативный и управленческий контроль. В настоящее время в российской практике содержание понятия «контроллинг» окончательно не сформировано. Можно выделить два направления, которые сильно отличаются по субъектам и зонам принятия управленческих решений (рис.1).
Рис.1. Взаимосвязь стратегического и оперативного контроллинга В первом направлении выявляются ошибки, которые были допущены на фазе анализа и планирования. Необходим пересмотр планов на основе более глубокого изучения информации и отбора. Это направление входит в систему
стратегического контроля и характеризуется высокой степенью неопределенности и связано с различными факторами внешней среды (к примеру, оценка работы конкурентов).
Второе направление связано с зоной анализа и применения корректирующих решений и находится в сфере менеджмента университета. В этой зоне рассматривается оперативный контроль, в котором присутствуют показатели, имеющие высокую степень прогнозируемости, используемые методики измерения и точное количественное значение (к примеру, требования к качеству продукции). Показатели оперативного контроля, однако, могут выходить и на стратегический уровень, т.к. именно там могут образовываться ошибки, которые приведут к серьезным стратегическим провалам (к примеру, низкое качество работы персонала).
Можно выделить наиболее важные обстоятельства, которые определяют актуальность изучения проблем контроллинга и формирование эффективного управления в целом. Стратегия реализуется стихийно, без систематического исследования главных индикаторов эффективности и выявления факторов, влияющих на них. На разделение функций стратегического и оперативного управления влияет отсутствие системы контроля в государственном учреждении, и в итоге руководитель будет погружаться в текущие проблемы, упуская вопросы управления университетом.
Осуществление эффективного контроля проходящих в вузе процессов, затрудняет принятие управленческих решений, связанных с планированием, а также увеличивается сложность организации структуры и рост проблем. Контроллинг должен обеспечить координацию отдельных контрольных функций.
Для реализации долгосрочных целей вуза контроль показателей стоимости позволит определить систему мотивации управления. Интенсивно развивающиеся, молодые образовательные учреждения не успевают построить традиционные системы контроля. Из-за отсутствия полной системы контроля, внимание концентрируется на частных, только визуально наблюдаемых
проблемах (нехватка денежных средств, проблемы с качеством предоставляемых услуг, дефицит квалифицированного персонала). И в итоге факторы эффективности остаются без необходимого внимания. Чтобы избежать серьезных ошибок стратегического характера руководителям следует строить систему контроллинга по основным показателям эффективности, что позволит улучшить финансовые результаты университета [4.С.131].
При рассмотрении проблем, возникающих при использовании системы контроллинга в образовательном учреждении, можно выделить пять групп проблем:
1. К первой группе относится разработка современной концепции (системы) контроллинга вуза.
Если анализировать определения контроллинга зарубежных и отечественных авторов и его роль в современной мировой экономике, то можно определить контроллинг как интегрированную инновационную систему, которая ориентирована на достижение поставленных целей и основана на компьютерных технологиях. Данная система выполняет постоянный информационно-аналитический мониторинг принятия и выполнения различных управленческих решений и осуществляет корректировку системы методов их выполнения.
Внедрение контроллинга при анализе практики гарантирует реализацию всех функций менеджмента. Проводя исследования можно сделать вывод, что контроллинг помогает оптимизировать организационно-функциональную структуру университета, определяет функциональные значения и вертикальные и горизонтальные связи основных структурных подразделений вуза. При этом процессе улучшаются распределения обязанностей между подразделениями и схема управления университетом в целом.
Главными задачами, которые менеджмент решает с помощью контроллинга, являются: оптимизация управления всеми структурами
подразделениями в университете; улучшение систем контроля и анализа; применение системы учета операций и необходимых результатов; повышение
квалификации сотрудников; формирование условий и возможностей для стабильного и эффективного развития.
2. Ко второй группе проблем относится исследование контроллинга, как ключевого звена современного управления в университете.
При разработке плановых заданий, служба контроллинга направляет отдельные планы по содержанию и времени, а также проверяет представленные планы и рассматривает возможность их реализации. На этой основе и формируется годовой план университета. С помощью своей большой информационной базы, контроллинг может участвовать в формировании выгодных условий и в достижении необходимых финансовых результатов. Благодаря контроллингу возможна проверка эффективности разных вариантов инвестиций. У контроллинга появляются задачи, связанные не только с финансовыми результатами, но и с необходимостью обеспечением информации для принятия управленческих решений [5.С.32].
3. К третьей группе можно отнести проблемы, связанные с определением основных видов развития практического потенциала системы контроллинга.
Применяя инструменты контроллинга можно добиваться высоких результатов в таких областях, как прогнозирование и планирование, инвестиционная привлекательность и инновационная деятельность, а также в финансовых результатах.
4. К четвертой группе относятся проблемы внедрения в практику университетов инструментов контроллинга, а также проблемы, связанные с повышением эффективности использования системы контроллинга.
Контроллинг часто реализуется в рамках обычных функций планирования и контроля на базе известной информации. Проблема конкретного вуза заключается в том, какое содержание придать функциям и какой должна быть информация, чтобы возможно было принять управленческие решения.
5. К пятой группе проблем относится изучение финансовых аспектов системы контроллинга образовательных учреждений.
Новые подходы способны полностью изменить структуру управления вузом: через построение системы бизнес-процессов перейти от линейной структуры к процессно-ориентированной.
Контроллинг является необходимым инструментом совершенствования всей финансовой политики и учетной практики в вузах. На основе глубокого применения управленческого учета и контроллинга становится возможным повышение качества управления университетом в постоянно изменяющихся условиях хозяйствования.
Необходимо отметить, что основной особенностью системы контроллинга является его направленность на достижение определенных результатов, на поиск путей дальнейшего развития вуза и усовершенствование бизнес-процессов, основанных на базе анализа главных показателей результативности.
Можно говорить о том, что в качестве инструмента управления контроллинг стал системой информационной, методической и аналитической поддержки руководителей в процессе анализа и планирования, принятия различных управленческих решений и контроля по всем возможным сферам деятельности [6.С.84].
На сегодняшний день контроллинг становится одним из наиболее эффективных инструментов управления, который в наибольшей степени соответствует современным задачам и требованиям. Контроллинг образовательных услуг в вузах помогает своевременно выявлять и устранять возникающие трудности, повышать рентабельность и результативность. Его применение оказывает большое воздействие на реализацию практически всех основных функций менеджмента (планирование, прогнозирование, организация и контроль).
Контроллинг в вузах также способствует обеспечению роста квалификации как сотрудников, так и руководства, т.к. предлагает применять новые методы на деле, использовать современные знания, а также инновации для решения поставленных проблем. Применение системы контроллинга на
практике ведет к повышению качества и эффективности деятельности не только в отдельных обособленных структурах высшего учебного заведения, но и во всей системе в целом, давая при этом огромные конкурентные преимущества.
Но наибольший эффект при применении системы контроллинга будет достигнут при его использовании по всем функциям управления. Однако в практике деятельности российских вузов, научно-обоснованная программа контроллинга пока не разработана, а в зарубежных встречается очень редко. Обычно контроллинг охватывает реализацию отдельных друг от друга функций или их различных сочетаний.
Благодаря контроллингу в вузах возможно успешно решать многие финансовые проблемы, такие как формирование центров прибыли и убытков, внедрения бюджетирования, управление затратами, устранение дебиторской задолженности, а также пополнение оборотных средств.
В заключение хотелось бы отметить, что система контроллинга обеспечивает прозрачность всех производимых расходов и определение их экономически оправданной величины.
Контроллинг также обеспечивает быстроту получения информации о движении денежных потоков и внесения необходимых изменений в финансовую политику университета.
Благодаря потенциалу контроллинга есть возможность наиболее эффективно планировать доходы и расходы, контролировать процессы аккумулирования доходов и направления затрат, а также оценивать их необходимость и, на его основе подготавливать предложения по улучшению действующей практики.
Применение принципов контроллинга на практике дает возможность значительного улучшения процессов и результатов бюджетирования, что обусловливает как развитие внутрихозяйственного расчета, так и увеличение прибыли. Большую значимость получает автоматизация бюджетирования и внедрение его по видам деятельности вузов.
Система контроллинга способна также сыграть очень важную роль в формировании, планировании и использовании бюджета движения денежных средств, проверки потоков финансовых ресурсов, а также в повышении эффективности применения функционально-стоимостного анализа.
Контроллинг направляет руководство образовательных учреждений действовать исходя из финансовых критериев успешности их функционирования. Он дает стимуляцию руководителям мыслить финансовыми категориями, перемещая технологическое управление сразу к производственному процессу.
Список литературы
1. Ансофф А.Н. Стратегическое управление. М.: Экономика, 2012, С. 64.
2. Данилочкина П.Д. Контроллинг, как интегрированная функция управления. М.: Экономика. 2011, С.89 - 97.
3. Хохлов И.Ю. Проектно-ориентированный университет. СПб.: Арион, 2011, С. 253 - 259.
4. Цацулин Ж.Ш. Цены и ценообразование в системе маркетинга. М.: Информационно-издательский дом “Филинъ”, 2012, С. 127 - 134.
5. Фалько С.Г. Контроллинг для руководителя. М.: Институт контроллинга, 2012, С. 21 - 36.
6. Якименко А.К. Методические рекомендации по разработке положения о службе контроллинга среднего предприятия. К.: Феникс, 2010, С.12.
