CC BY
27
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНИИ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ДЕПАРТАМЕНТА ТЫЛА МВД РОССИИ
И.А. ДОНЦОВ
заместитель начальника управления капитального строительства Департамента тыла МВД России, кандидат экономических наук, докторант кафедры финансов и экономического анализа Московского университета МВД России, полковник внутренней службы.
Научная специальность 08.00.12 — Бухгалтерский учет, статистика Научный консультант: заслуженный экономист РФ, доктор экономических наук, профессор А.Е. Суглобов
E-mail: [email protected]
Аннотация. Анализ теории и практики доказал необходимость организации эффективно функционирующей системы внутреннего контроля, которая является сложным многоступенчатым процессом, включающим пять этапов. В статье даны конкретные предложения по организации службы внутреннего контроля в управлении капитального строительства Департамента тыла МВД России.
Ключевые слова: внутренний контроль, служба внутреннего контроля, система внутреннего контроля.
IMPROVEMENT OF SERVICE OF INTERNAL CONTROL IN MANAGEMENT OF CAPITAL CONSTRUCTION OF DEPARTMENT OF THE BACK OF THE MINISTRY OF INTERNAL AFFAIRS OF RUSSIA
I.A DONTSOV
ussistant of the chief of the capital construction of Department of the back of the Ministry of Internal of Russia, candidate of economic scences, doctoral candidate of chair offinance and economic analysis of the Ministry of Internal Affairs Moscow university of Russia, colonel of internal service
Annotation. The analysis of the theory and practice proved necessity of the organization of effectively functioning system of internal control which is difficult multistage process including five stages. In article specific proposals on the organization of service of internal control in management of capital construction of Department of the back of the Ministry of Internal Affairs of Russia are given.
Key words: internal control, service of internal control, system of internal control.
В современных условиях своего решения требует законодательное обеспечение внутрихозяйственного финансового контроля, нынешнее состояние которого позволяет говорить лишь о его создании, а не о развитии. В 2010 году анализ организации государственного внутреннего финансового контроля показал, что главными распорядителями средств федерального бюджета не в полной мере выполняются требования Бюджетного кодекса Российской Федерации в части обеспечения контроля за использованием бюджетных средств подведомственными учреждениями и организациями. Самостоятельные структурные подразделения финансового контроля созданы лишь в 21 из 114 главных распорядителей бюджетных средств, что составляет 18,4% общего количества, штаты указанных подразделений не укомплектованы в полном объеме.
Важным направлением совершенствования системы внутрихозяйственного контроля являются
разработка и реализация наиболее рациональных форм, методов его осуществления, способствующих снижению злоупотреблений должностных лиц, сохранности и рациональному использованию финансовых ресурсов, снижению трудоемкости контрольной работы.
Основная цель службы внутреннего контроля (далее СВК) в том, что он обеспечивает наблюдение и (или) проверку функционирования объектов внутреннего контроля на предмет соответствия их деятельности законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, принимаемым управленческим решениям. Устанавливая отклонения от требований этих документов и выявляя причины их возникновения, СВК способствует своевременной разработке собственниками и/или органами управления экономическим субъектом, а также реализации мероприятий, нацеленных на его оптимальное функционирование.
СВК, имеющая различные формы, должна охватывать все уровни системы управления экономическим субъектом, включая структурные подразделения и конкретных специалистов.
Повышенное внимание собственников экономических субъектов к формированию СВК объясняется ростом в настоящее время конкуренции за рынки сбыта производимой продукции (работ, услуг), успешно противостоять которой экономический субъект может, лишь имея достаточно совершенную систему управления, неотъемлемой частью которой является внутренний аудит и контроль.
Создание эффективной СВК позволяет экономическому субъекту:
ф на выгодных условиях привлекать инвестиции путем повышения качества бухгалтерской (финансовой) отчетности;
ф качественно управлять имеющимися материальными и трудовыми ресурсами экономического субъекта и проводить рациональную ценовую политику; ф со стороны собственников осуществлять контроль деятельности топ-менеджмента на соответствие его действий целям бизнеса экономического субъекта, а топ-менеджменту — иметь системную, относительно независимую информацию о работе филиалов и структурных подразделений экономического субъекта.
Контроль должен осуществляться набором средств, в первую очередь технических средств в виде помещений, наборов измерительных, контрольных инструментов, систем обработки полученной информации (ЭВМ); финансовые средства — это зарплата, к ней система штрафов и надбавок, финансовые ресурсы; процедуры и методы (приемы) контроля — это те мероприятия, с помощью которых обеспечивается надежный и эффективный контроль (тесты, прослеживание, инвентаризация, опрос, наблюдение, анализ, сверка и т.д.). Одна из важных составляющих системы внутреннего контроля — база показателей; это могут быть нормативные, статистические, справочные данные, плановые показатели, отраслевые показатели прошлых периодов. Частью СВК должно стать положение о службе внутреннего контроля с описанием порядка взаимодействия между подразделениями и отделами субъекта по обмену информацией. Важной составляющей системы является документация,
которая разрабатывается самостоятельно экономическим субъектом. Система внутреннего контроля экономического субъекта должна включать в себя три важнейших элемента: надлежащую систему бухгалтерского учета; контрольную среду; эффективные средства контроля.
Систему внутреннего контроля классифицируют по форме внутреннего контроля, который зависит от особенностей организационной и правовой структуры субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем сфер деятельности субъекта; отношения руководства организации к ведению контроля.
Для повышения эффективности ведомственного финансового контроля в организациях-получателях бюджетных средств необходима разработка и внедрение системы внутреннего финансового контроля.
Цель внутреннего контроля достигается соблюдением всеми сотрудниками организации своих должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления организацией. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля такие, как порядок проведения инвентаризаций, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие.
Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, который должен включать следующие этапы.
1 этап. Критический анализ и оценка определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с учетом видов деятельности, размеров и организационной структуры.
Так, из анализа целей функционирования Управления капитального строительства (далее УКС) Департамента тыла МВД России, его организационной структуры видно, что функции по обеспечению фи-
нансового контроля в части строительной деятельности возложены на три отдела.
1. Отдел заказчика застройщика по центральному аппарату (11 сотрудников).
2. Отдел заказчика застройщика по стройкам юга и олимпийским объектам (12 сотрудников).
3. Отдел организации капитального ремонта (12 сотрудников).
На сегодняшний день объем работы отделов достаточно велик (ритмичное поступление финансирования, жесткие сроки расходования, большое удаление объектов строительства по географическому охвату, объем документации и т.д.) и требует значительных временных и трудоемких затрат. Таким образом, выполнение функций внутреннего финансового контроля зачастую уходит на второй план, и возникают нарушения и недостатки, которые выявляются только во время проведения ведомственной ревизии.
2 этап. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (каковы ее цели и принципы хозяйствования), а также комплекса мероприятий, способного к приведению этой деловой концепции к успешной реализации. Такими документами должны быть положения о финансовой и учетной политике.
Нельзя не согласиться с мнением проф. Сугло-бова А.Е., который при выборе учетной политики для целей обеспечения экономической безопасности предприятия предлагает обязательное ведение следующих документов: правила и график документооборота; регламент внутренней отчетности; система внутреннего контроля; положение о бухгалтерии и должностные инструкции на работников бухгалтерии; порядок проведения инвентаризаций; порядок организации раздельного учета объектов [2]. По нашему мнению, данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.
В учетной политике УКС целесообразно утверждать такие аспекты осуществления финансового контроля, как:
порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
методы оценки активов и обязательств; ф правила документооборота и технология обработки учетной информации;
ф порядок и методы контроля хозяйственных операций.
Учетная политика организации должна обеспечивать повышение эффективности финансового контроля:
полноту отражения в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности (требование полноты);
своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности (требование своевременности);
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости); ф рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
3 этап. Анализ эффективности существующей структуры управления и ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функций, которые они выполняют, установленный регламент их взаимоотношений, права и ответственность; показано распределение видов ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, отделениях, группах и т.д.) относительно планов организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.
Очевидно, что выделение в составе УКС дополнительной контролирующей структуры может привести к несогласованности действий контролеров. Необходимо подчеркнуть, что несмотря на существенные отличия направлений деятельности внутренних контроллеров от работы контролеров-ревизоров по выполняемым функциональным обязанностям, отдел внутреннего контроля (далее ОВК) не отменяет, а дополняет и активизирует контрольно-ревизионную работу.
4 этап. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу выполнения контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
Для обеспечения работы ОВК в УКС необходимо регламентировать дополнительные методы финансового и хозяйственного контроля. К ним относятся информативные методы для получения дополнительной информации для достижений цели ревизии: ф истребование письменных справок и объяснений по всем вопросам правомерности, хозяйственной целесообразности расходования материальных и денежных средств;
собеседование с должностными лицами позволяет выявить степень знания ими руководящих документов, регламентирующих их обязанности в использовании материальных и денежных средств и обеспечении их сохранности, причины их несоблюдения в практической деятельности;
беседы с личным составом и другими лицами по вопросам организации финансового, материально-технического обеспечения, использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
разъяснение действующего законодательства и оказание практической помощи руководящему составу в организации и ведении финансовой и хозяйственной деятельности, принятии мер по устранению выявленных нарушений.
5 этап. Организация отдела внутреннего контроля (или другого специализированного контрольного подразделения).
При организации в УКС ОВК основными задачами этого отдела станут:
1. Осуществление контроля (с помощью вышеперечисленных методов):
за выполнением законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, приказов и распоряжений МВД России по вопросам финансовой и хозяйственной деятельности в области капитального строительства; ф за правильной организацией и ведением финансового хозяйственной деятельности, своевременным и правомерным финансовым обеспечением мероприятий, проводимых Управлением организации капитального строительства Департамента тыла МВД России в объеме денежных средств, выделенных МВД России;
ф за обеспечением сохранности государственной собственности, предупреждением нецелевого использования и бесхозяйственности при расходовании денежных средств и материальных ценностей;
за устранением недостатков и нарушений по актам ревизий и проверок ведомственного финансового контроля.
2. Выявление внутрихозяйственных резервов и принятие мер к их использованию в интересах обеспечения мероприятий МВД России.
3. Выявление и профилактика нарушений в финансовой и хозяйственной деятельности, изучение причин их возникновения и принятие действенных мер по их устранению, предупреждению и своевременному возмещению материального ущерба разработка предложений по улучшению финансовой и хозяйственной деятельности организаций.
Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
Внутренний контроль должен быть направлен на предотвращение неэффективных решений и нарушений бюджетных обязательств. Он может включать элементы внутреннего арбитража, нацеленного на разрешение споров внутри организации и сглаживание конфликтов.
Система внутреннего контроля широко применяется в мировой практике ведения бизнеса. Внутренний контроль является одной из важнейших функций управления, поэтому чем сложнее организационная структура экономического субъекта, тем более совершенной и гибкой должна быть система внутреннего контроля.
В целях повышения результативности контро- инвестиционно-строительном цикле в т.ч. проекти-
ля как системы взаимосвязанных элементов, нами ровщиков, заказчика-застройщика, генподрядчиков,
предложена схема взаимодействия службы внутрен- субподрядчиков, участков строительного производ-
него контроля с организациями, участвующими в ства (рис.1).
ФУНКЦИЯ ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ
Л
V
Руководители отделов и участков стр. организаций
X
Руководители субподрядных строительных организаций
Система внутреннего контроля УКС МВД
Функция обратной связи
Руководители генподрядных строительных организаций
Рис. 1. Схема взаимодействия службы внутреннего контроля УКС МВД с организациями, участвующими в инвестиционно-строительном цикле
В отличие от имеющихся разработок, автором в ходе исследования предложена система комплексного контроля инвестиционно-строительных проектов (рис. 2), с подразделением на стадии жизненного цикла инвестиций: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную, с наличием точек возврата и внутренних взаимосвязей. В частности, комплексный контроль включает: контроль инвестиционных и финансовых денежных потоков проекта; контроль и анализ выполнения плана строительства; контроль оптимизации затрат по техническим условиям; контроль за формированием общей стоимости объекта строительства; контроль выполнения стратегической задачи, контроль эффективности расходов по передаче в эксплуатацию.
Для реализации целевой установки комплексной структуры управления капитального строительства, нами разработано Положение об отделе внутреннего контроля с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направлений деятельности, выполняемых функций, установлением регламента взаимоотношений, прав и ответственности работников подразделений внутреннего контроля, уточнением плана документации и документооборота, должностных инструкций с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы, осуществляющих четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля УКС.
ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ
Постановка стратегической задачи на основе анализа преступности
Решение стратегической задачи
(в рамках ФАИП, включая Гособоронзаказ)
Организация тендера
Предварительное планирование этапов строительства
Предварительная оценка инвестиционных рисков
Инвестиционный замысел (соинвестирование)
Заключение договора генподряда
Анализ финансовой устойчивости организаций, участвующих в тендере
Заключение договора с проектной организацией
Предварительная оценка критериев экономической и
социальной эффективности выполнения стратегической задачи
<С Н О
X
X
о
Е-
о м т
Контроль оптимизации затрат по техническим условиям
Инвестиционная стадия
Управление проектом +
Инжиниринг
(строительный контроль) +
Поставки оборудования
Контроль качества поставляемых материалов
Контроль инвестиционных и
финансовых денежных потоков проекта
Контроль и анализ выполнения плана строительства
т
Ц ® £
о
Контроль за формированием общей стоимости объекта строительства
V_У
ЭКСПЛУАТАЦИЯ
Контроль выполнения стратегической задачи
Контроль эффективности расходов по передачи в эксплуатацию
РЕАЛИЗАЦИЯ
Оценка комплексной эффективности контрольных М-
мероприятий УКС ^
Рис. 2. Комплексный контроль инвестиционно-строительного проекта на стадиях его жизненного цикла в УКС МВД
Литература
1. Донцов И.А. Развитие функции финансового контроля у государственного заказчика строительства: Монография. М.: Издательство «Проспект», 2012. 200 с.
2. Суглобов А.Е., Хмелев С.А. Методологические аспекты организации комплексной учетно-ин-формационной системы обеспечения экономиче-ской безопасности предприятия // Вестник Московского университета МВД России. 2011. № 6. С. 67—72.
