СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА И УПРАВЛЕНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Совершенствование системы учета и управления дебиторской задолженностью в торговых организациях

см о см

со

О!

Шаповал Елена Валентиновна

к.э.н., доцент, Государственный [email protected]

Чеботарёва Зоя Валентиновна

к.э.н., доцент Государственный [email protected]

университет управления,

университет управления,

В работе рассмотрены вопросы разработки направлений совершенствования бухгалтерского учета, управления и контроля дебиторской задолженности в торговой организации. В статье даны рекомендации и предложения по выявлению круга ответственных лиц, которые будут заниматься работой с дебиторами на каждом этапе; разработана ответственность за документирование операций по расчетам с дебиторами и обоснована роль и функции внутреннего аудитора в системе внутреннего контроля и управления дебиторской задолженностью в торговой организации.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, управление дебиторской задолженностью, внутренний контроль, внутренний аудитор.

Торговые предприятия занимают важное положение в системе, обеспечивающей финансово-экономическое функционирование всего государства. Предприятия, осуществляющие функционирование в сфере торговли, выстраивают отношения в различных сферах экономики страны. Торговые предприятия влияют на деятельность государства, так как национальный продукт, сформированный в результате функционирования торговых организаций, является основным источником доходов бюджета.

Для эффективной деятельности организаций в сфере торговли, необходимо иметь организованную и четкую структуру бухгалтерского учета, в т.ч. учета дебиторской задолженности, обоснованный документооборот и надлежащую систему внутреннего контроля.

Это позволяет выделять следующие направления по совершенствованию организации системы бухгалтерского учета в сфере торговли.

Отмечено, что одной из особенностей имущественного положения торговых предприятий является высокая доля дебиторской задолженности. И поэтому, важным аспектом учетной работы любого торгового предприятия является совершенствование учета и управления дебиторской задолженностью.

Наиболее частой проблемой, которая возникает при учете дебиторской задолженности, является отсутствие систематизированной достоверной информации о реальных сроках погашения обязательств, а также отсутствие регламента работы с дебиторской задолженностью на предприятии с закреплением ответственных специалистов за каждый участок работы, с момента возникновения задолженности до момента её полного погашения.

В структуре бухгалтерского баланса торговых предприятий дебиторская задолженность составляет до 50% и более от валюты баланса. Необходимость снижения величины дебиторской задолженности обусловлена важным направлением улучшения финансового состояния предприятия.

На пути совершенствования учета и управления дебиторской задолженностью, в первую очередь, в торговом предприятии целесообразно выявить круг ответственных лиц, которые будут заниматься работой с дебиторами на каждом этапе.

Рекомендуемая схема ответственных лиц представлена на рисунке 1.

О ш т х

<

т о х

X

Рисунок 1 - Распределение ответственных лиц по работе с дебиторской задолженностью

На основании рисунка 1 можно сделать вывод, что основными отделами по работе с дебиторской задолженностью могут быть: финансовый отдел, бухгалтерия, юридический отдел. Однако, для более успешной работы, деятельность отделов должна находиться под контролем высшего руководства торговой организации.

Так же немаловажным аспектом учетной деятельности в торговой организации, является формирование информационной базы дебиторов. Для разработки базы, можно использовать следующую открытую и публичную информацию:

• объем хозяйственных операций с покупателями и стабильность их функционирования;

• данные об участии организации в официальных мероприятиях, судебных разбирательствах, арбитраже, а также иные сведения, характеризующие деятельность покупателей;

• общую информацию о покупателях - структура фирмы, ее историю, данные о руководителях и аффилированных лицах, список банков, ведущих дела с компанией,

• отзыв о компании, публикуемый в прессе. Таблица 1

Условия 1 балл 2 балла 3 балла 4 балла

Сумма име- Более 100 От 30 до От 15 до 30 менее 15

ющемся за- млн.руб. 100 млн. млн. руб. млн.руб.

долженно- руб.

сти

Суммарная Более 20 11-20 дней 5-10 дней менее 5

просрочка дней дней

оплаты

Средний го- Менее 10 10-50 50-150 более 150

довой объем по- млн.руб. млн.руб. млн.руб. млн.руб.

купок

Используя данные информационной базы дебиторов, рекомендуется разделить покупателей на 3 группы, для каждой из которых необходимо описать условия сотрудничества, в частности различные условия оплаты и предоставления коммерческого кредита (отсрочки платежа). Для этого рекомендуются критерии, в соответствии с которыми каждому покупателю будут выставляться баллы (таблица 1). В зависимости от суммы баллов, будет оценена надежность каждого контрагента. Далее каждой группы контрагентов целесообразно предложить определенные условия оплаты товаров, а также выявить возможность предоставления отсрочки платежа [5]. На основании таблицы 1, выделим 3 группы

покупателей. Данные о сумме имеющейся задолженности и среднем годовом объеме покупок должны быть взяты из сформированной информационной базы покупателей.

Данные о суммарной просрочке оплаты по каждому контрагенту рекомендуется получить на основе внутренней информации торговой организации. В соответствии с количеством баллов, для каждой группы можно обосновать конкретные условия оплаты товаров и выявить возможность отсрочки платежа (таблица 2).

Таблица 2

Условия предоставления различных условий оплаты продукции

Группа Баллы Условия оплаты

А 10-12 Возможно предоставление отсрочки до 40 дней, использование скидок, система штрафов и пеней за просрочку

Б 7-9 Предоплата отсутствует, использование скидок, система штрафов и пеней за просрочку

В 1-6 Предоплата продукции в размере 50%, использование скидок, система штрафов и пеней за просрочку

Введение предложенных условий работы с контрагентами позволит исключить сомнительную дебиторскую задолженность и безнадежную к взысканию дебиторскую задолженность [1].

Наряду с этим, по направлению улучшения системы учета и управления дебиторской задолженности можно выделить создание оптимальной системы документооборота [3]. Систему документооборота предлагается осуществлять в виде графика документооборота [4], в котором прописан перечень работ по созданию обработки документов, выполненных структурными подразделениями торговой организации с указанием ответственных лиц и сроками выполнения.

Систему документооборота торговой организации целесообразно организовать следующим образом:

1. При отпуске товаров формировать товарно-транспортную накладную в 4-х экземплярах для следующих лиц: материально-ответственному лицу, в бухгалтерию, покупателю, для службы безопасности в целях прохождения покупателем выездного контроля. Ответственным лицом за создание и исполнение товарно-транспортной накладной назначить работника склада. Осуществление контроля за правильным оформлением товарно-транспортных накладных оптимально назначать начальника складом. Ежедневно, рекомендуется проверку товарно-транспортных накладных осуществлять бухгалтером на ответственном участке.

2. Далее необходимо сформировать товарный отчет, который распечатывается в двух экземплярах для склада и бухгалтерии. Срок выполнения устанавливается конец каждого рабочего дня, ответственным за исполнение назначить работника склада, установить контроль за исполнение со стороны бухгалтера на ответственном участке.

3. При выявлении недостачи - оформлять акт о списании товаров в 3-х экземплярах - для инвентаризационной комиссии, для бухгалтерии, для материально-ответственного лица на складе. Оформление акта возложить на председателя инвентаризационной комиссии [6]. Акт о списании товаров должен быть предоставлен в бухгалтерию в день обнаружения недостачи и составления такого акта. Проверку акта осуществляет главный

X X

о

го А с.

X

го m

о

ю

2 О

м

см

0 см

со

01

о ш т

X

<

т О X X

бухгалтер в срок не позднее, чем в день, следующий за днем обнаружения недостачи.

4. Журнал учета товаров на складе рекомендуется вести автоматически с помощью программы 1С «Бухгалтерия». Ответственным лицом за корректность отображения в нем данных назначается начальник склада. При проведении инвентаризации, начальник склада предоставляет журнал в распечатанном виде для проверки председателю инвентаризационной комиссии [6].

Такой порядок документирования позволяет четко систематизировать и упорядочивает предоставление всех документов на обработку в бухгалтерию, позволяет осуществлять контроль за сроками исполнения всех процедур, выявлять ответственных лиц.

Также важным аспектом совершенствования системы учета на предприятиях в сфере торговли должно стать внедрение системы внутреннего контроля для обеспечения сохранности товаров и достоверности учетных и отчетных данных.

Для внедрения системы внутреннего контроля в систему управления торговой организацией, необходимо ввести должность внутреннего аудитора. Внутренний аудитор должен напрямую подчиняться генеральному директору торгового предприятия и объективно контролировать управление дебиторской задолженностью со стороны бухгалтерии, финансового отдела и юридического отдела.

На должность внутреннего аудитора необходимо привлекать квалифицированного сотрудника в области бухгалтерского учета, со знанием всей сферы деятельности предприятия торговли [7]. Для осуществления своей работы, внутренний аудитор должен следовать положению о внутреннем контроле. Такое положение должно определять порядок работы внутреннего аудитора, а также его полномочия и обязанности.

Положение о внутреннем контроле рекомендуется основать на следующих принципах:

• осуществление контроля за соблюдением законодательства, различных внутренних положений, учетной политики, договорных обязательств;

• осуществление контроля за расходованием денежных средств, а также движением товарно-материальных запасов;

• осуществление контроля за исполнением бюджетов, за выбытием товаров, правильным ведением договоров с покупателями;

• осуществление контроля за оформлением бухгалтерских документов, товарных сопроводительных документов;

• осуществление контроля за инвентаризацией товаров;

• осуществление контроля за выбытием товарно-материальных ценностей, при выявлении недостачи, за выявлением виновных лиц.

Для соответствия основным целям осуществления деятельности торгового предприятия, внутренний аудитор должен уметь:

• анализировать и осуществлять контроль за всеми аспектами деятельности торгового предприятия, в т.ч. за движением дебиторской задолженности;

• оценивать эффективность принимаемых руководством решений по управлению дебиторской задолженностью;

• проверять бухгалтерскую отчетность торгового предприятия на предмет ошибок и неточностей в учете

и налогообложении расчетов с покупателями и заказчиками, давать рекомендации по устранению этих ошибок, направлять деятельность торгового предприятия в сфере бухгалтерского учета и налогообложения дебиторской задолженности;

• проводить анализ и контроль расходов на продажу торгового предприятия и влияния на них дебиторской задолженности, которая может быть списана в состав прочих расходов в случае истечения срока исковой давности - три года [2];

• давать консультации персоналу предприятия: из бухгалтерии, финансового отдела и юридического отдела, по различным вопросам, связанным с деятельностью торгового предприятия.

Так же в положении рекомендуется отразить полномочия внутреннего аудитора [7]. Основными являются: запрашивать от органов управления предприятия, должностных лиц бухгалтерии, финансового отдела и юридического отдела необходимые материалы, изучение которых соответствует функциям ревизора; требовать максимального содействия от ответственных лиц вышеназванных отделов предприятия во время проверки.

Также в положении о внутреннем контроле должна быть четко прописана ответственность внутреннего аудитора. Ответственность может наступать по следующим причинам:

• нарушение законодательства;

• несоблюдение правила конфиденциальности;

• нарушение деловой этики;

• невыполнение своих функций;

• невыявление нарушений в работе предприятия;

• недостоверность данных, которые предоставляются руководству предприятия.

Таким образом, создание системы внутреннего контроля должно обеспечить контроль за всеми аспектами деятельности торгового предприятия, выявлять недостачи или излишки товаров, с привлечением к ответственности лиц, допускающих подобные результаты [8].

На практике создание системы внутреннего контроля в лице внутреннего аудитора помогает обеспечить высокую эффективность использования всех ресурсов, в т.ч. совместную работу по управлению дебиторской задолженности с бухгалтерией, финансовым и юридическим отделом, повысить эффективность совместной деятельности отделов, минимизировать ошибки в составлении бухгалтерской отчетности.

Правильно организованная система бухгалтерского учета и контроля дебиторской задолженностью в торговой организации позволяет наиболее четко сформировать и раскрыть в бухгалтерской отчетности торгового предприятия информацию о дебиторской задолженности для заинтересованных пользователей [9].

Литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 г. №51-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2019, с изм. от 28.04.2020) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант Плюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 11.12.2020).

2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 27.12.2019, с изм. от 28.04.2020) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант Плюс»

http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 11.02.2021).

3. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант Плюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 20.02.2021).

4. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н (ред. от 11.04.2018 г.) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант-Плюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 11.02.2021).

5. Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 "Запасы" Приказ Минфина России от 15.11.2019 N 180н [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант-Плюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 12.02.2021).

6.Приказ Минфина России от 13.06.1995 г. №49 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «Консуль-тантПлюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 12.01.2021).

7.Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 24.06.2015 № 398н "Об утверждении профессионального стандарта "Внутренний аудитор[Электронный ресурс]. - Режим доступа: Справочная правовая система «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/cons (дата обращения: 15.01.2021). "

8.Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности"

9. Развитие учета, контроля и налогообложеня в РФ. Монография Под общей редакцией д-ра экон. наук, проф. Т.М. Рогуленко. Москва, 2017.

Improvement of the system of accounting and management of accounts

receivable in trade organizations Shapoval E.V., Chebotareva Z.V.

State University of Management

JEL classification: G20, G24, G28, H25, H30, H60, H72, H81, K22, K34 The paper deals with the development of directions for improving accounting, management and control of accounts receivable in a trade organization. The article provides recommendations and suggestions for identifying the circle of responsible persons who will deal with work with debtors at each stage; the responsibility for documenting transactions on settlements with debtors was developed and the role and functions of the internal auditor in the system of internal control and management of accounts receivable in a trade organization were substantiated. Keywords: accounting, accounts receivable management, internal control,

internal auditor. References

1. Civil Code of the Russian Federation (part one) "dated 30.11.1994, No. 51-

FZ (as amended and supplemented, entered into force on 01.01.2019, as amended on 28.04.2020) [Electronic resource] ... - Access mode: Reference legal system "Consultant Plus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 11.12.2020).

2. The Civil Code of the Russian Federation (part two) of 01.26.1996 N 14-

FZ (as amended on 12/27/2019, as amended on 04/28/2020) [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "Consultant Plus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 11.02.2021).

3. Federal Law "On Accounting" dated December 6, 2011 N 402-FZ (as

amended on July 26, 2019) [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "Consultant Plus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 20.02.2021).

4. Order of the Ministry of Finance of the Russian Federation of July 29, 1998,

No. 34n (as amended on April 11, 2018) "On approval of the Regulations on accounting and financial reporting in the Russian Federation" [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "ConsultantPlus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 11.02.2021).

5. Federal accounting standard FSBU 5/2019 "Inventories" Order of the

Ministry of Finance of Russia dated 15.11.2019 N 180n [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "ConsultantPlus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 12.02.2021).

6. Order of the Ministry of Finance of Russia dated 13.06.1995, No. 49

"Guidelines for the inventory of property and financial obligations", [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "ConsultantPlus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 12.01.2021).

7. Order of the Ministry of Labor and Social Protection of the Russian

Federation of June 24, 2015 No. 398n "On the approval of the professional standard" Internal auditor [Electronic resource]. - Access mode: Reference legal system "ConsultantPlus" http://www.consultant.ru/cons (date of access: 15.01.2021). " 8.Information of the Ministry of Finance of Russia No. PZ-11/2013 "Organization and implementation by an economic entity of internal control of the committed facts of economic life, accounting and preparation of accounting (financial) statements" 9. Development of accounting, control and taxation in the Russian Federation. Monograph General editorship of Dr. Econ. Sciences, prof. T.M. Rogulenko. Moscow, 2017.

X X О го А С.

X

го m

о

ю

2 О

м