CC BY
142
Совершенствование методических подходов к созданию контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия
Development of methodological approaches to controlling of business processes of engineering company.
Кутинов Константин Александрович
Аспирант
Московский государственный университет приборостроения и информатики
kutinov-stone@yandex.ru
В статье представлено совершенствование методических подходов к созданию контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия. Методические подходы к созданию контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия реализуются на практике через систему контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия. В статье представлены этапы постановки системы контроллинга бизнес-процессов на машиностроительном предприятии.
Ключевые слова: контроллинг, методические подходы, бизнес-процессы машиностроительного предприятия, управление, показатели контроллинга, управляющее воздействие, превентивность.
In this article author presents the improvement of methodological approaches to controlling's of business processes of engineering company creation. Methodological approaches to controlling's of business processes of engineering company creation company put into practice through the controlling of business processes of engineering company. The article presents the stages of production systems controlling of business processes of engineering company.
Keywords: Controlling, methodological approaches, business process of engineering company, management, performance controlling, control action, preventative.
Методические подходы представляет собой общие средства к решению какой-либо сложной проблемы объекта с учетом его целостности, способ достижения цели.[1] Методический подход можно охарактеризовать как форму теоретического и практического освоения действительности, исходящего из закономерностей поведения изучаемого объекта.[2] К методическим подходам научного исследования относятся приемы и способы эмпирического и теоретического исследования в науке, опирающиеся на методологические принципы.[1] Поэтому развитие методических подходов к созданию контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия означает:
- разработку бизнес-модели развития машиностроительного предприятия, в которой управление бизнес-процессами машиностроительного предприятия построено на основе контроллинга;
- разработку методики планирования бизнес-процессов машиностроительного предприятия на основе сетевого моделирования, позволяющей определить вероятностные затраты времени на выполнение бизнес-процессов;
- формирование системы контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия;
- разработку методики реализации системы контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия, позволяющую провести проверку выполнения бизнес-процессов за интервал времени, достаточный для реализации корректирующего управленческого решения при возникновении отклонений до позднего срока выполнения бизнес-процессов.
Поэтому методические подходы к созданию контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия реализуется на практике через особый механизм. Этот механизм представляет собой систему контроллинга бизнес-процессов машиностроительного предприятия с присущими функциональными установками особенностей работы предприятия.
Одним из необходимых и основных условий построения контроллинга бизнес-процессов является четкая формулировка руководителями предприятия потребностей в информации. Без этого контроллинг может утратить свое значение в координации и унификации многофункциональных управленческих действий на уровне всего предприятия. Определение потребностей в информации теснейшим образом связано с определением сфер и источников информации. От того, насколько информативны эти потоки данных, можно судить о ценности рекомендаций, вырабатываемых контролерами.
Возрастающая сложность организационно-экономической структуры компании ведет к интенсивности и насыщенности информационных потоков, требующих унификации для обеспечения эффективности процессов управления предприятием.
Реализация методологических принципов контроллинга бизнес-процессов делает возможным применение организационно-методического механизма контроллинга бизнес-процессов, так как принципы являются внешними методологическими характеристики по отношению к контроллингу бизнес-процессов.
Важнейшие методологические принципы контроллинга бизнес-процессов, основываясь на которых, можно эффективно управлять промышленными предприятиями представлены в таблице 1. Исходя из методологических принципов руководством предприятия определяется состав и содержание организационнометодических приемов. Одни компании выбирают принципиальные установки на обеспечение роста прибыли, другие - прироста рыночной стоимости капитала, третьи -
формирование имиджа компании как рыночно устойчивого образования, стремящегося к удовлетворению эксклюзивного покупательского спроса и т.д.
Таблица 1
Методологические принципы контроллинга бизнес-процессов
Принципы контроллинга бизнес-процессов Характеристика принципа
Целевая направленность действия каждого элемента Действие системы контроллинга должно осуществляться в рамках поставленных целевых установок, что позволит своевременно принимать обоснованные управленческие решения и вводить корректировки. Это определяет целенаправленное ограничение контролируемого объекта.
Многофункциональн ость элементов системы Этот принцип реализуется через системные планово-контрольные расчетные узлы, их рассредоточие по приоритетным сферам деятельности, через которые происходит передача информации о принятых управленческих решениях.
Ориентация на количественные стандарты Контролируемые действия должны быть выражены определенными количественными показателями. Однако это не отменяет качественные аспекты деятельности (сопротивление изменениям, столкновение интересов).
Экономичность Затраты на службу контроллинга должны быть адекватны полученному результату.
Своевременность операций и гибкость Этот принцип позволяет получить информацию об отклонении, выработать и принять управленческое решение, провести корректирующие мероприятия за время достаточное для выполнения мероприятия в запланированный срок.
Простота построения связей в системе контроллинга Простая и четкая система контроллинга, построенная в соответствии с целями, требует меньших усилий контроллеров. Чрезмерная сложность может быть не понята или встречена сопротивлением со стороны операционных систем предприятия. Сложная модель требует больших финансовых и временных затрат.
Соответствие системы При разработке системы контроллинга необходимо
контроллинга методам системного планирования, анализа и контроля
учитывать применяемые на предприятии методы системного планирования (при подготовке стандартов контроля), анализа (при подготовке показателей, отражающих фактическое
состояние контролируемого
процесса), контроля (при выявлении причин отклонений).
Таким образом, цель выстраивания системы контроллинга бизнес-процессов заключается в обеспечении эффективности управления. Этим измеряется продуктивность конкретного контроллингового действия. Ее значение определяется своевременным и качественным выполнением бизнес-процессов, а не просто результативностью постановки и разрешения отдельных назревших проблем.
Исходя из методологических принципов контроллинга можно выделить постановку системы контроллинга бизнес-процессов на практике в рамках машиностроительного предприятия, которая должна включать шесть основных этапов:
1. Определение объекта контроллинга. Это общее требование к построению контроллинга бизнес-процессов с позиций его целевой ориентации. Целевыми установками контроллинга являются управленческие решения по основным аспектам хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. Поэтому функционирование контроллинга бизнес-процессов не может быть эффективным без заинтересованности и участия руководителей предприятия. Необходимо создавать такие условия для объектов контроллинга, при которых любые отклонения ставят исполнителей бизнес-процессов в невыгодное положение и побуждают их к регулированию проблемных мест. Необходимость таких условий обуславливается возможностью появления отклонений, в которых заинтересованы определенные работники.
2. Определение направления воздействия. Выбор конкретного направления контроллинга бизнес-процессов зависит от целеориентированности. Классификация направлений контроллинга бизнес-процессов представлена в таблице 2.
Таблица 2
Классификация направлений контроллинга бизнес-процессов
Основная сфера Контрольны й период
1. Стратегичес кий Контроль стратегического развития предприятия, ее целевых установок и фактических показателей Полугодие, год
2. Текущий Контроль текущих бюджетных планов Месяц; квартал
3. Оперативны й Сигнальные проверки состояния хода бизнес-процессов По мере исполнения бизнес-процессов
Каждому из указанных в таблице 2 направлений контроллинга бизнес-процессов должна соответствовать определенная система подконтрольных объектов, содержание и периодичность функциональных действий. Контроллинг способен пронизывать все сферы управления предприятием анализировать их и находить «узкие места» для выработки соответствующих управленческих решений.
Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроллинг, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты-эффект».
3. Разработка методики планирования бизнес-процессов машиностроительного предприятия на основе сетевого моделирования, позволяющей определить вероятностные затраты времени на выполнение бизнес-процессов.
Бизнес-процессы машиностроительного предприятия разбиваются на элементарные работы, которые выполняются в строгой логической последовательности и требуют вероятного количества времени.
Таким образом, применение сетевой модели с детерминированной структурой и случайной продолжительностью работ при планировании бизнес-процессов машиностроительного предприятия позволяет:[3]
- прогнозировать затраты времени и денежных средств на выполнение совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов стратегического развития;
- составить обоснованный календарный план выполнения совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов стратегического развития;
- получить в любой момент времени необходимые расчетные данные о возможных срывах намеченного плана бизнес-процессов стратегического развития и использовать эти данные для принятия оптимальных решений по методам и средствам выполнения работ в последующий период;
- использовать для обработки больших массивов информации современные средства вычислительной техники и благодаря этому осуществлять непрерывное планирование работ путем корректировки планов с учетом возникающих изменений.
4. Разработка системы параметров контроллинга бизнес-процессов. Под параметрами контроллинга будем понимать численные показатели, характеризующие точки контроллинга. Сравнение фактического значения параметров контроллинга бизнес-процессов с плановыми значениями позволит дать оценку исполнения бизнес-процессов в точке контроллинга. Плановыми значениями параметров контроллинга бизнес-процессов могут быть временные характеристики выполнения бизнес-процессов, показатели финансового результата и др.
Для устранения расхождений между результатами бизнес-процессов и поставленными целями следует использовать следующие альтернативы: разработка новых средств достижения цели; выбор другой цели из ранее намеченных;
переформулировка цели при сохранении программы; изменение программной направленности.
5. Построение системы контроллинга бизнес-процессов. Система контроллинга бизнес-процессов служит основой для проверки исполнения принятых решений, выявления фактов их нарушения за интервал времени, достаточный для своевременного выполнения бизнес-процессов в установленный срок. Построение системы контроллинга бизнес-процессов включает:
- блок целей контроллинга бизнес-процессов определяет объект контроллинга, направления и выбор методов контроллинга;
- блок временных параметров контроллинга бизнес-процессов - задает временной норматив выполнения бизнес-процессов, определяет время проведения контроллнга, такое чтобы выработка и исполнение корректирующего воздействия позволили вовремя исполнить бизнес-процессы с запланированными характеристиками;
- блок сравнения фактических результатов текущего исполнения бизнес-процессов с целевыми значениями;
- блок планирования контроллинга бизнес-процессов. Эффективность функционирования методики превентивного контроллинга бизнес-процессов прямо связана с тем, насколько рационально спланирован контроллинг бизнес-процессов на машиностроительном предприятии. Все в плане предусмотреть невозможно, приходится принимать решения в условиях неопределенности. Но там, где возможно, необходимо формально установить правила, регулирующие порядок деятельности. Если нет готового решения и его приходится разрабатывать, возрастают затраты. Но самое главное, такой способ решения — интуитивно-импровизированный — срабатывает только при определенном масштабе бизнеса. С ростом этого масштаба ресурсов организации может не хватить для закрытия всех возникающих авральных зон;
- блок анализа полученной информации и выработки рекомендаций по корректировке бизнес-процесса в случае необходимости;
Система контроллинга бизнес-процессов должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации.
6. Выбор и применение методики контроллинга бизнес-процессов. Превентивный контроллинг бизнес-процессов означает проведение проверки исполнения бизнес-процессов за интервал времени, достаточный для выработки и проведения корректирующих мероприятий до окончания выполнения бизнес-процеесов. Причем, превентивный контроллинг должен осуществляться в точках контроллинга, выбранных таким образом, чтобы успеть проанализировать полученную информацию и осуществить эффективное управляющее воздействие, которое обеспечило бы заданную эффективность достижения цели. Конечная цель реализации превентивных
контроллинговых процедур в точках контроллинга - это поддержка общего состояния выполнения бизнес-процессов на машиностроительном предприятии.
Для руководителей важно получить от контроллеров решение назревших и назревающих проблем. На практике могут возникать ситуации, когда, на первый взгляд, незначительная проблема приводит к крупным финансовым потерям в бизнесе. Следовательно, контроллеры должны концентрировать свое внимание не только на реализации плана контроллинга бизнес-процессов, решающего поставленную задачу, но и не пропускать сопутствующих проблем. Для этого они делают запросы информации в точках контроллинга. Далее такая информация сортируется на основную и второстепенную, основная - используется для выработки управляющего воздействия, а второстепенная информация накапливается, исследуется и в перспективе используется как основная.
Одной из задач превентивного контроллинга бизнес-процессов - направить систему управления предприятием на достижение поставленных целей.[4] Превентивный контроллинг бизнес-процессов объединяет в себе столь разные элементы, как установление целей, планирование, учет, контроль, анализ, управление информационными потоками и выработку рекомендаций для принятия управленческих решений, поэтому превентивный контроллинг бизнес-процессов является сложной конструкцией. Вследствие своей интегрированности превентивный контроллинг бизнес-процессов обеспечивает целостный взгляд на деятельность предприятия в прошлом, настоящем и будущем, комплексный подход к выявлению и решению встающих перед предприятием проблем.
На основании вышесказанного правомочно утверждать, что применение превентивного контроллинга способствует поддержанию конкурентоспособности, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Превентивный контроллинг бизнес-процессов является важнейшим средством успешного функционирования предприятия, так как обеспечивает необходимой информацией для принятия управленческих решений путем интеграции процессов сбора, обработки, подготовки, анализа, интерпретации информации; предоставляет информацию для управления трудовыми и финансовыми ресурсами; обеспечивает информацией разные уровни управления; способствует оптимизации зависимости «выручка - затраты -прибыль».
Использование превентивного контроллинга бизнес-процессов позволит предприятию своевременно реагировать на изменение рынка, действовать на нем, постоянно ориентироваться на будущее, определять перспективу путем эффективного планирования с прямой и обратной связью, добиваться высоких финансовых результатов.
Превентивный контроллинг дает представление о состоянии бизнеса и путях его совершенствования. Данное свойство превентивного контроллинга отличает его от средств информационного обеспечения функциональных потребностей.
Список использованных источников
1 Спицнадель В.Н. «Основы системного анализа. Учебное пособие» - СПб: Изд-во «Бизнес-пресса», 2000 г., 336с
2 Кириенко Н.Н., "Концепции современного естествознания. Учебное пособие", ФГОУ ВПО Красноярский государственный аграрный университет - Электронное учебное пособие, 2004г.
3 Мухин В.И., Плаксий С.И., Самойлов С.В., Информационные технологии управления на предприятии: Монография, - М.: НИБ, 2008г. - 120с.
4 Лаута, Ю.С. Создание системы контроллинга на промышленном предприятии / Ю.С. Лаута, Б.И. Герасимов; под науч. ред. д-ра экон. наук, проф. Б.И. Герасимова, Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2005. 96 с.
