CC BY
76
УДК 658.7+339.18
Г.М. Грейз, Ю.Г. Кузменко, В.А. Марковский
СНЯТИЕ ОГРАНИЧЕНИЙ ЭКСПОРТНО-РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНОЙ ЛОГИСТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ЕЁ ЭФФЕКТИВНОСТИ
Рассмотрен механизм использования теории ограничений Голдратта в решении вопросов оптимизации экспортно-распределительных систем. Согласно теории ограничений любая система обладает незначительным числом ограничений, которые являются ключом к ее управлению, в связи с чем в работе предложен инструментарий, позволяющий пропустить лежащие на поверхности проблемы компании и направить усилия на выявление и преодоление более глубоких проблем. В качестве инструмента предложен метод построения дерева текущей реальности.
Ключевые слова: экспортно-распределительная система, логистическая система, теория ограничений, дерево текущей реальности, снятие ограничений, ключевая проблема, нежелательное явление, нейтральное явление.
Сложность экспортно-распределительных логистических систем обусловливает необходимость опираться на системный подход при их оптимизации. Из существующих теорий в области системного подхода наиболее применимой для решения вопросов оптимизации является теория ограничений.
Как известно, теория ограничений - это системный подход, основанный на жесткой причинноследственной логике и объединяющий в себе как логические инструменты, так и логистические решения [4-6]. Такое сочетание дает основание применить теорию ограничений для управления и оптимизации экспортно-распределительных логистических систем.
Создателем теории ограничений является Э. Голдратт, который с 1975 г. занимался ее развитием. В настоящие время теория ограничений охватывает различные аспекты управления организациями. Название теории раскрывает ее суть - управление системами через их ограничения. Ограничениями являются факторы или элементы, которые определяют предел результатов деятельности системы.
Теория ограничений утверждает, что любая система обладает весьма небольшим числом ограничений и именно они являются ключом к ее управлению. При этом ограничение - это больше, чем только то, что блокирует достижение системой лучшего уровня деятельности. Ограничение - это то, что при правильном управлении «поднимет» всю систему на новый уровень. Стремление к улучшениям основаны на твердой уверенности в том, что система способна на большее [3-5]. Именно несоответствие текущего уровня деятельности желаемому является стимулом для проведения улучшений.
Ключевая идея теории ограничений состоит в том, что каждая система, ориентированная на достижение цели, как, например, предприятие, работающее с целью получения прибыли, имеет некоторое количество ограничений, препятствующих созданию этой системой большего количества единиц цели. Исходя из этого положения, очевидно, что управление системой должно быть сфокусировано именно на управлении ограничениями системы.
Ограничения, по мнению Э. Голдратта, подразделяются на два типа: ограничения управления и ограничения в объемах.
Ограничения управления имеют место тогда, когда потенциал развития ограничен некими внутренними правилами или процедурой, основанными на неверной исходной предпосылке относительно того, как следует управлять ресурсами компании или взаимодействовать с контрагентами. Обычно такие правила и процедуры являются следствием принципа локальной оптимизации.
Ограничение в объемах означает, что потенциал развития ограничен физическим ресурсом непосредственно внутри предприятия либо контрагентами, либо рынком, на котором оперирует компания.
Несмотря на то что в любой системе можно выявить ограничения обоих типов, число существующих ограничений невелико. Обычно это является положительным моментом, так как позволяет сконцентрировать внимание на том ограниченном количестве вещей, которые действительно имеют значение и при их изменении позволят улучшить конечные результаты [3. С. 56].
Процедура повышения прочности цепи достаточно прямолинейна и включает в себя пять шагов.
1. Найти ограничение системы. Необходимо ответить на вопрос: «Чего не хватает системе, чтобы повысить результаты функционирования?». Ограничение может быть внутренним (например, ресурс) или внешним (например, поставщик). В некоторых случаях найти действительное ограничение
непросто. Нестабильность, создаваемая субоптимизацией, не позволяет наблюдать всю картину. В этом случае сначала следует привести систему в стабильное состояние. Когда ограничение найдено, как правило, обнаруживается, что оно не используется полностью.
2. Решить, как максимально использовать данное ограничение. Максимальное использование не означает полное истощение ресурса или такую его эксплуатацию, которая приведет к разрушению. Зачастую это означает разгрузку ресурса от заданий, которые могут быть выполнены другими ресурсами, или уменьшение вариаций и остановок процесса, вызванных отсутствием должного фокуса.
3. Подчинить всю остальную систему принятому ранее решению. Это может потребовать борьбы с «менталитетом локального оптимума». На данном этапе выявляется большинство ограничений в политике, при этом они должны быть заменены новыми правилами - правилами синхронизированного потока.
Когда в результате трех первых шагов удается добиться полного использования возможностей существующей системы, следует определить, каким образом можно расширить ограничение системы. Только после выполнения первых трех шагов система готова к тому, чтобы эффективно использовать инвестиции. Это является еще одним из значительных преимуществ системного подхода, поскольку в рамках парадигмы мира затрат большинство инвестиций делаются без точного знания и фокуса.
4. Развить ограничение системы. В случае, если ограничение находится внутри самой системы, данный шаг, как правило, требует инвестиций в область ограничения или увеличения персонала, или поиска альтернативных способов компенсирования мощности ресурса, в котором испытывается дефицит. Если ограничение относится к области рынка или поставщиков, следует создать для них взаимовыгодное предложение.
5. Если во время предыдущего шага ограничение было устранено, следует вернуться к шагу 1. Возникает потенциальная угроза создания новых ограничений в управлении. Вся система управления была настроена под выявленное ограничение, и теперь, поскольку ограничение переместилось, управленческая система должна измениться [1; 2; 4].
Управление по модели пяти шагов снижает уровень сложности. Пропадает необходимость пытаться проверить влияние каждого локального решения на все остальные локальные действия. Достаточно знать, как такое решение повлияет на использование или развитие ограничения, что дает руководителю возможность сфокусировать свое внимание на наиболее стратегических частях системы. Как только организация приобретает фокус усилий, становится возможным справиться с неопределенностью путем внедрения соответствующих защитных механизмов в наиболее критических областях как внутри системы, так и за ее пределами. Поскольку отсутствует необходимость постоянно оптимизировать части системы, не являющиеся ограничениями, у них остаются защитные мощности для того, чтобы справиться с собственными вариациями и быть буфером, защищающим систему от внешней неопределенности [3].
По нашему мнению, методы теории ограничений пригодны именно для экспортнораспределительных логистических систем.
Для успешного применения методов теории ограничений на практике необходимо уметь оперативно находить ограничения и иметь инструмент моделирования различных сценариев их снятия. Особенно сложный случай, когда ограничение является плавающим в зависимости от различных параметров. Для этого на предприятии должна существовать достаточно развитая оперативная система управления.
Согласно теории ограничений распространена ситуация, когда необходимо каждый раз решать одну и ту же проблему. Несмотря на прилагаемые усилия, следует понимать, что устраняются лишь следствия, а не ключевые проблемы, вызывающие эти следствия. Несистемное рассуждение может нанести вред, главным образом потому, что принимающие решения лица постоянно фокусируются на воплощении в жизнь низкоэффективных перемен - делают акцент на следствиях, опуская причины. Это даёт положительные результаты в лучшем случае лишь в краткосрочном периоде; в долгосрочном же периоде это, наоборот, наносит вред.
В этом случае необходимо найти способ, который позволит нейтрализовать лежащие на поверхности проблемы и направить усилия на разрешение ситуации. Инструментарий, необходимый для проведения подобной процедуры в рамках теории ограничений, весьма ограничен, и одним из наиболее значимых инструментов, дающих такую возможность, является построение дерева текущей реальности.
Дерево текущей реальности представляет собой цепочку связанных явлений, наиболее вероятных в данных конкретных обстоятельствах в данной системе.
Дерево текущей реальности позволяет установить причинно-следственную связь между ключевой проблемой и следствиями. Большинство следствий возникают из одной ключевой проблемы. Устранение этой проблемы позволит избавиться и от каждого из следствий в отдельности. На практике работа осуществляется в обратной последовательности: необходимо продвигаться от соответствующих нежелательных явлений (следствий) вниз с целью обнаружить лежащую в их основе ключевую проблему.
Например, вся система «Тойота» была построена на внедрении и развитии данного подхода, который носил название «Пять “почему”».
«Пять “почему”» - методика, позволяющая выявить главную причину, почти всегда являющуюся проблемой организационного характера. При поиске причины исследуемой проблемы всегда следует помнить, что настоящая причина не обязательно находится на поверхности. В каждом случае необходимо обнаружить причину: в противном случае принятие мер по устранению проблемы станет невозможным, и она не будет решена. Однако данная методика так и не была широко развита в каком-либо формальном научном виде с точки зрения причинно-следственных конструкций.
Продолжение этого подхода лежит в области построения логических деревьев в рамках теории ограничений и, в частности, дерева текущей реальности.
В дереве текущей реальности у нескольких симптомов имеются определенные общие проблемы, у которых, в свою очередь, имеется одна общая ключевая проблема. К тому же в дереве имеется нейтральное явление. Нейтральное явление, изначально не являющееся негативным, необходимо для того, чтобы должным образом описать текущую реальность.
Дерево текущей реальности является инструментом, позволяющим осуществить правильный выбор в процессе анализа оцениваемого множества обозначенных проблем и получить предварительное согласие по определению ключевой проблемы, вызывающей данные симптомы или нежелательные явления [2; 3].
Пример выявления ключевой проблемы с использованием дерева текущей реальности приведен на рис. 1.
Рис. 1. Схематическое отображение структуры дерева текущей реальности: НЯ - нейтральное явление; НЖЯ - нежелательное явление; ИП - истинная причина; КП - ключевая проблема
Основными блоками дерева текущей реальности являются нейтральное явление, нежелательное явление, истинная причина и ключевая проблема.
Нейтральное явление - событие, не являющееся негативным для логистической системы, отражающее ее состояние в текущий момент и влияющее на другие события, происходящие в этой системе. Такое событие является следствием других причин и одновременно с этим причиной других явлений.
Нежелательное явление - событие, являющееся негативным как для логистической системы в целом, так и само по себе. Нежелательное явление, так же, как и нейтральное, является одновременно и причиной, и следствием.
Истинная причина - это начало цепи причин и следствий, логическое утверждение, на возникновение которого не представляется возможным повлиять в рамках рассматриваемой системы.
Ключевая проблема - причина, ответственная за 70 и более процентов нежелательных явлений. Решение этой проблемы позволяет улучшить отдельные характеристики всей экспортнораспределительной логистической системы.
На схеме причинно-следственные связи отображены в виде направленных стрелок, указывающих на следствие. Для того чтобы показать, что для наступления некоторого события необходимо проявление нескольких причин в совокупности, в качестве условного обозначения в дереве текущей реальности используется объединяющий эллипс. Чтение такого дерева осуществляется снизу вверх: если «причина», то «следствие». Если в дереве имеется эллипс, обозначающий логическое «и» - соединение, то читать следует так: если «причина» и «другая причина», то «следствие».
Кроме того, дерево текущей реальности предполагает построение убывающих отрицательных петлей обратной связи. Часто следствия, возникающие из-за существования проблемы, в свою очередь еще более усугубляют данную проблему. Обратная связь - элемент, естественно присущий любой системе, который может быть отражен в дереве текущей реальности. На рис. 2 эта связь отображена в виде стрелки, которая соединяет нежелательное явление и истинную причину в левой части рисунка.
Рис. 2. Петля обратной связи в дереве текущей реальности
Построение дерева текущей реальности - первый и наиболее важный этап на пути к улучшению, так как он позволяет словесно описать симптомы и их причины, продвигаясь всё глубже и глубже к реальной ключевой проблеме или конфликту. Если реальная проблема известна и возможно провести работу по ее устранению, то становится доступным очень простой и эффективный способ по устранению и всех симптомов.
И хотя чтение дерева текущей реальности осуществляется снизу вверх, его строительство осуществляется сверху вниз. Чаще всего строительство дерева текущей реальности позволяет выявить ряд проблем, а также обеспечивает необходимым инструментарием для разрешения конфликтов или дилемм.
Авторами была проведена адаптация дерева текущей реальности для исследования логистических систем, в частности экспортно-распределительных.
На рис. 3 приведен пример подобного дерева текущей реальности, предназначенного для поиска ограничений в экспортно-распределительной логистической системе.
Рис. 3. Причинно-следственные зависимости в дереве текущей реальности, адаптированном для поиска ограничений в экспортно-распределительной логистической системе поставки
трубной продукции
Подобная система достаточно сложна, так как истинные причины и нежелательные явления могут находиться в трех основных зонах: производитель, логистический посредник и таможенные органы, что является специфической особенностью данной системы.
Отправной точкой в применении данного инструмента является так называемый разрыв в логистической системе, выявленный с помощью методики GAP-анализа с использованием формализованных коэффициентов. Затем устанавливаются основные причины, которые привели к возникновению
этого разрыва, и фиксируются в графическом виде с учетом субъектов системы, в сфере влияния которых они находятся: производителя, логистических посредников и таможенных органов.
В дальнейшем рассматривается, какие события повлияли на возникновение выявленных причин, а также что повлияло на возникновение самих событий, то есть устанавливается причинноследственная связь между различными явлениями. Таким образом, логическое построение позволяет последовательно двигаться от разрыва по цепи нейтральных и нежелательных явлений с выявлением истинных причин и ключевой проблемы возникновения разрыва.
Применение описанного инструмента имеет своей целью выявление проблем, решение которых позволит повысить эффективность функционирования анализируемой экспортно-распределительной логистической системы.
Построение дерева текущей реальности требует пошагового выполнения следующих этапов.
1. Начальный этап. На этом этапе осуществляется ревизия проблем, выделенных в ходе интервьюирования руководителей компании. Цель такой ревизии - отобрать симптомы существующих проблем, нежелательные явления, которые действительно могут представлять угрозу. Угрожающий характер этих явлений в целом должен быть очевиден. При этом на данном этапе не должны учитываться те пункты из списка, которые отражают субъективные точки зрения о причинах наблюдаемых нежелательных явлений. Исходные проблемы должны быть выделены на схеме.
2. Построение начальной цепи. На данном этапе следует отметить два нежелательных явления, которые, предположительно, имеют наиболее сильную взаимную связь. При этом такая связь, понятная на интуитивном уровне, должна быть отображена графически в форме логически выверенной цепи. Для построения такой цепи в рассмотрение вводятся необходимые дополнительные явления, предпосылки и связи между ними. Основным принципом построения цепи является выполнение условия достаточности. Это означает, что выбранных элементов логической цепи должно быть достаточно для того, чтобы дать объяснение связям в цепочках нежелательных и нейтральных явлений.
3. Развитие дерева текущей реальности. По мере того, как ветки связей получают детализацию, необходимую для объяснения первых двух нежелательных явлений, становятся более понятными те связи, которые имеются между уже встроенными в цепь факторами и остающимися необъяс-ненными нежелательными явлениями из исходного списка. В соответствии с таким пониманием производится дальнейшее развитие дерева. При этом, помимо очевидных предпосылок, во многих случаях необходимо формулировать достаточно сильные предположения, гипотезы, относящиеся к исследуемой логистической системе.
4. «Замыкание» контура. Причинно-следственные связи, отражающие текущие реалии часто имеют характер дерева, на нижних уровнях которого затем обнаруживается совокупность ключевых причин выявленных проблем. Вместе с тем в реальности приходится иметь дело не с линейными цепями причин и следствий, а с полноценными причинно-следственными циклами, в которых некоторые из наблюдаемых явлений поочередно выступают как в качестве причин, так и в качестве следствий. При проведении анализа необходимо обозначить связи такого рода. Во-первых, они объясняют причину устойчивости и воспроизводства исследуемой ситуации. Во-вторых, наличие таких связей позволяет показать, как в рассматриваемой системе может возникнуть «эффект снежного кома», который в конечном итоге может привести к снижению уровня функционирования существующей системы. Элементы «циклической», нелинейной причинности отражаются при помощи дугообразных стрелок или, в некоторых случаях, методом дублирования причинных факторов.
5. Выделение причины наблюдаемых нежелательных явлений. При рассмотрении нижних уровней построенного дерева формулируется гипотеза о ключевой проблеме наблюдаемых нежелательных явлений. В качестве такой проблемы следует рассматривать факторы в основании дерева, отвечающие за большую часть наблюдаемых нежелательных явлений. Как правило, ключевая проблема влияет на 70 и более процентов отмеченных в дереве текущей реальности нежелательных явлений.
6. Уточнение модели. Построенный на предыдущих этапах вариант дерева текущей реальности не следует рассматривать в качестве окончательного: на данном этапе необходима критика, позволяющая повысить точность логических связей введением новых явлений и обновлением существующих связей.
7. Детализация уровня рассмотрения. Дерево текущей реальности можно строить с различным уровнем детализации. В любом случае необходимо построить укрупненный вариант дерева, помещающийся на одном листе и отражающий все имеющиеся причинно-следственные связи. На разных этапах анализа возможна необходимая детализация.
8. Определение зон ответственности. На завершающем этапе построения дерева текущей реальности для экспортно-распределительной логистической системы следует графически распределить все явления по зонам ответственности входящих в систему основных элементов: производителя, транспортно-логистических посредников и таможенных органов. Это позволит определить направление мероприятий, предназначенных для ослабления и снятия выявленных ограничений системы.
По нашему мнению, применение дерева текущей реальности в экспортно-распределительной логистической системе позволяет выстроить многошаговую последовательную причинноследственную зависимость между различными явлениями, которые в конечном итоге привели к разрыву. Логическое построение дает возможность последовательно двигаться от разрыва по цепи нейтральных и нежелательных явлений, выявляя истинные причины и ключевую проблему его возникновения.
Авторы выражают признательность декану Торгово-экономического факультета ЮжноУральского государственного университета, доктору экономических наук, профессору Окольнишни-ковой Ирине Юрьевне за научное руководство при проведении данного исследования и помощь в подготовке и финансировании статьи.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Голдратт Э.М., Кокс Дж. Цель: процесс непрерывного совершенствования / пер. с англ. П.А. Самсонова. М.: Попурри, 2007. 296 с.
2. Голдратт Э.М. Цель-2: дело не в везении / пер. с англ. М.: Попурри, 2010. 288 с.
3. Детмер У. Теория ограничений Голдратта: Системный подход к непрерывному совершенствованию / пер. с англ. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. 444 с.
4. European Logistics Association. URL: http://www.elalog.org
5. Franklin M. Performance Gap Analysis. Infoline ASTD, 2006. P. 148
6. McGraw-Hill I. Management. Boston, 1998. P. 160.
Поступила в редакцию 08.08.12
G.М. Grejz, Yu. G. Kuzmenko, V.A. Markovskij
Removal of restrictions of export-distributive logistical system as a tool of the increase of its efficiency
In the article the mechanism for the use of the theory of Goldratt’s restrictions in the decision of questions of export-distributive system optimization is considered. According to the theory of restrictions, any system possesses an insignificant number of restrictions which are a key to management. In this connection, we offer a toolkit which allows to leave out the surface problems of the company and to direct efforts to revealing and overcoming of deeper valid problems. Notably, as one of the tools, we offer the method of construction of a tree of a current reality.
Keywords: Export-distributive system, logistical system, the theory of restrictions, tree of a current reality, removal of restrictions, the key problem, the undesirable phenomenon, the neutral phenomenon.
Г рейз Г еоргий Mаркович, кандидат технических наук, доцент
Кузменко Юлия Геннадьевна, кандидат экономических наук, доцент
Mарковский Владимир Андреевич, ассистент
ФГБОУ ВПО Южно-Уральский государственный университет (НИУ)
454080, Россия, г. Челябинск, пр. Ленина,85 (корп. 2) E-mail: [email protected]
Grejz G.M.,
candidate of technical sciences, associate professor Kuzmenko Yu.G,
candidate of economics, associate professor Markovskij V.A., assistant
South Ural State University
454080, Russia, Chelyabinsk, Lenina av., 85/2
E-mail: [email protected]
