CC BY
29© НИКИШИН П.Б.
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
П.Б. Никишин
ФГУЗ «Клиническая больница №51 ФМБА России», г Железногорск Красноярского края
662990, Красноярский край, r. Железногорск, ул. Кирова, д.5, ФГУЗ «КБ №51 ФМБА России». E-mail: pavel@med26.krasnoyarsk.ru
Резюме: Статья посвящена вопросам оформления командировок, рассматривает новые нормативные документы, регламентирующие направление работников в командировки, и будет интересна персоналу Клинической больницы №51, так или иначе связанному с разъездами в служебных целях.
Ключевые слова: командировочные расходы, служебные командировки.
В определенном смысле, данный материал может служить (с некоторыми оговорками) пособием по подготовке к командировке работников, желающих лучше представлять для себя процесс документооборота, связанный со служебной поездкой, порядок отчетности по ней и т.д. Федеральным законом N 90-ФЗ от 30.06.2006 г. были внесены изменения в ст. 166 ТК РФ, в соответствии с которыми особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Правительством РФ. Такие особенности были утверждены только в 2008 году Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее по тексту - Положение N 749). Документ действует с 25 октября 2008 г
До введения данного нормативного акта при направлении работника в служебную командировку бюджетные учреждения руководствовались Инструкцией «О служебных командировках в пределах СССР», утвержденной Минфином СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 (далее - Инструкция N 62). Этот документ по сей день действует в части, не противоречащей Положению N 749. Действие Положения N 749, в отличие от Инструкции N 62, распространяется на служебные командировки, проходящие как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Трудовой кодекс гарантирует командированному работнику компенсацию работодателем (статьи 167, 168 Трудового кодекса РФ (далее по тексту - ТК РФ):
- расходов на проезд;
- расходов по найму жилья;
- суточных1;
- иных расходов, произведенных с ведома или
1 - Суточные - выплаты в качестве возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием работника организации вне места постоянного жительства во время нахождения в командировке.
разрешения работодателя (транспортных расходов, расходов на «пассажирскую страховку» на время проезда, на оплату банковских и почтовых услуг, услуг связи и пр.).
Предварительно, перед отправкой работника в другой город нужно оформить ряд документов, необходимых для признания расходов в бюджетном (и налоговом) учете.
Вначале обратимся к документам (и расчетам), которые строго не привязаны к конкретной командировке и требуются во всех случаях.
Размер суточных согласно статье 168 ТК РФ определяется организацией самостоятельно и фиксируется либо в коллективном договоре, либо в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении, положении о командировках). При этом, ТК РФ не допускает возможности устанавливать размер суточных только в трудовом договоре с работником. Вопрос размера суточных в бюджетных учреждениях и возможность установления размера суточных в Коллективном договоре будут рассмотрены ниже.
Как правило, работник выезжает для решения производственных задач организации, получив предварительно аванс на командировочные расходы. Соответственно, впоследствии, он должен будет представить отчет. Получить такой аванс может лишь тот, кто внесен в список подотчетных лиц организации. Поэтому в перечень необходимых документов входит приказ о назначении подотчетных лиц. Составляется он в произвольной форме.
В Клинической больнице №51 данный вопрос регламентирован следующим образом: ныне действующий приказ «Об учетной политике ...» (Приказ № 817 от 22.08.2008 года) содержит приложение № 4 «Перечень работников ФГУЗ КБ № 51, имеющих право получать деньги в подотчет на хозяйственные нужды организации». Согласно этому приложению подотчет-
ными лицами признаются все сотрудники, отправляемые в командировки, на срок со дня издания приказа о направлении в командировку до даты полного отчета по ней. В ряде случаев, по окончании командировки аванс бывает израсходован не полностью и работник возвращает остаток аванса.
Обоснование командировки. В Клинической больнице №51 в качестве обоснования, по сложившейся в учреждении практике, применяется заявление о направлении в командировку, предоставляемое самим работником. Заявление визируется заведующим отделением. На заявлении выносится решение главного врача о направлении (либо отказе в направлении) работника в командировку. Заявление остается в материалах отдела кадров и служит для подготовки служебного задания (формы № Т-10а) и приказа о направлении в командировку (формы № Т-9 или № Т-9а).
Далее, отделом кадров составляется Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Его оформляют за несколько дней до планируемого начала командировки, документ подписывается руководителем соответствующего подразделения (заведующим отделением или начальником отдела) и подается на утверждение главному врачу. В документе должна быть отражена конечная цель командировки. Например, графа 10 формы N Т-10а «Содержание задания (цель)» может содержать следующие формулировки: «Участие в научном семинаре на тему...», «Повышение квалификации на курсах...», «Сдача годовой отчетности за ...», «Заключение договора поставки с...» и им подобные. Служебное задание является основанием для составления приказа о направлении в командировку.
Приказ о направлении работника в командировку является унифицированной формой и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года № 1. В зависимости от количества работников, направляемых в командировку, оформляется либо форма № Т-9 (если командируется один человек), либо форма № Т-9а (если командированных несколько).
В приказе определяются:
- сотрудник, направляемый в командировку, и его должность;
- место командировки;
- ее сроки (по датам убытия и прибытия, определенным по правилам расчета суточных).
Приказом могут так же определяться и некоторые другие вопросы: предельные размеры сумм расходов на гостиницу, возможные места посещения (с адресами и телефонами), причины возможного прекращения и продления командировки.
Командировочное удостоверение (форма N Т-10). Наряду с приказом, служебным заданием и т.д., оформляемыми при направлении работника в командировку, на работника составляется командировочное удостоверение. Оно оформляется в одном экземпляре, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Командировочное удостоверение является документом, подтверждающим фактический срок пребывания в месте команди-
рования. Срок пребывания определяют по отметкам о дате приезда в пункт назначения и выезда из него, которые проставляются в удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности той организации, в которую командирован работник. Если сотрудник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении делаются в каждой организации.
Следует отметить, что направление работника в командировку за пределы Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения (п. 15 Положения N 749). В данном случае оно не нужно, так как отметки о пересечении границы иностранных государств ставятся соответствующими органами в загранпаспорте работника. Исключением является командировка в некоторые страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. В этих странах не делаются отметки о пересечении границы, а факт пребывания сотрудника в месте командирования подтверждается командировочным удостоверением, оформляемым как при командировании на территории РФ.
В случае, если командированному работнику придется совершать какие-либо действия от имени организации, ему потребуется доверенность. В частности, она нужна при направлении работников на курсы повышения квалификации, где, иногда, работнику необходимо подписать с обучающей стороной договор и акт выполненных работ по этому договору. В доверенности должен содержаться перечень полномочий командированного лица, которыми он наделяется при направлении в командировку. Поэтому определить полномочия просто. Напомним, что доверенность выдает (подписывает) главный врач как руководитель организации. На доверенности должна быть печать организации (пункт 5 статьи 185 ГК РФ).
Расчет командировочных расходов нужен для определения суммы аванса на командировочные расходы, который необходимо выдать сотруднику перед поездкой. Данная форма не имеет унифицированного вида (не утверждена Госкомстатом). Однако, необходимость в составлении указанного расчета возникает практически при каждой командировке для определения потребности в авансе. В расчете надо сделать ссылку на приказ о направлении в командировку, место и срок командировки, а также расчет сумм по каждому виду командировочных расходов (транспортных расходов, расходов на проживание, суточных и пр.). Учитывая изложенное, представляется крайне важным быстрое оформление документов (служебного задания, приказа о направлении работника в командировку и пр.) соответствующими службами и доведение их до бухгалтерии предприятия с целью своевременного проведения расчета. Расчет командировочных расходов в Клинической больнице № 51 выполняется бухгалтером финансового отдела централизованной бухгалтерии, в обязанности которого входит ведение кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами.
После того, как все службы и работники организации, причастные к командировке, выполнили свою работу по оформлению документов, работнику необходимо выдать подотчетные суммы. В настоящее время эта процедура возможна в двух вариантах - наличном и безналичном.
Вариант 1. Наиболее часто средства под отчет выдаются наличными через центральную кассу организации. В этом случае бухгалтерия оформляет Заявку на получение наличных денег (форма по КФД 0531802) и направляет ее в Отделение федерального казначейства. Учитывая относительно большой промежуток времени между подачей Заявки и доставкой денежных средств в кассу предприятия, вновь встает вопрос о слаженной работе служб учреждения для своевременной выдачи аванса на командировку. У варианта получения аванса на командировку через кассу учреждения достаточно минусов - риск транспортировки крупной суммы денег, комиссия банка за получение наличных средств и т.д.
Вариант 2. Безналичный расчет. В данном варианте используются так называемые «зарплатные» карты банков (в настоящий момент КБ № 51 имеет договора на обслуживание карт работников с пятью банками). Банк должен иметь разветвленную сеть филиалов в стране, которая бы позволяла снять деньги по карте в городе, куда направляется командированный работник. Этот способ более удобен как для командированного лица, так и для бухгалтерской службы. При этом варианте деньги не выдаются, а перечисляются на так называемый «карточный» счет. Затем сотрудник сможет оплачивать свои командировочные расходы наличными, снятыми со счета при помощи карты через банкомат. У этого варианта тоже есть свои минусы: многие банки взимают комиссионный процент за снятие наличности «не в том филиале» банка, где изначально выдавалась карта, существует риск отсутствия связи банкомата, в котором работник намеревается снять деньги с терминалом филиала, в котором находится счет его карты и пр. Кроме того, зачастую возникают разногласия с проверяющими организациями, вытекающие из дословного толкования абзаца 1-го пункта 10 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Советом Директоров Банка России решением от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций). Данный абзац подразумевает выдачу подотчетных сумм только из кассы предприятия, однако это является следствием «давности документа», принятого во времена, когда система банковских карт еще не существовала в РФ как таковая.
По возвращении из командировки работник обязан в течении трех рабочих дней отчитаться об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций). Краткий отчет о выполнении командировочного задания в обязательном порядке оформляется в одноименном поле служебного задания (графа 12 формы N Т-10а). Этот отчет должен подписать главный врач или руководитель структурного подразделения, который давал командировочное задание. Эта подпись подтверждает то, что ра-
ботник справился с заданием.
После этого работник заполняет авансовый отчет (форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н - форма 0504049) и прикладывает к нему все подтверждающие документы. Напомним, что суточные не нужно ничем подтверждать, по всем остальным расходам работник обязан представить документы, подтверждающие произведенные им в командировке расходы.
Необходимо отметить, что документами, подтверждающими фактическую оплату командированным работником расходов, является один из следующих документов:
* Чек контрольно-кассового аппарата,
* Квитанция к приходному кассовому ордеру (отрывная часть формы № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г.),
* Бланк строгой отчетности, разрешенный к применению Минфином РФ. Так, для гостиниц была, в свое время, утверждена форма № 3-Г «Счет» (приказ МФ РФ от 13.12.1993 № 121), действие которой неоднократно продлевалось.
Теперь коснемся гарантий и компенсаций, предоставляемых командированному работнику. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку, помимо возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Средний заработок за период нахождения работника в командировке и дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Сотруднику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Если работник направлен в командировку одновременно по основному месту работы и совместительству, то данный заработок на время командировки за ним сохраняется у обоих работодателей (п. 9 Положения N 749).
За период временной нетрудоспособности, возникший в течение командировки, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности согласно законодательству РФ (ст. 183 ТК РФ). Отметим некоторые особенности возмещения расходов при командировках на территории РФ. Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры расходов, связанных со служебными командировками на территории нашей страны (суточные, расходы по проезду и найму жилого помещения), установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее по тексту -Постановлением N 729).
Размеры возмещения расходов по Постановлению № 729 составляют:
* по найму жилого помещения (кроме случая,
когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) -в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
* суточные - 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения N 749). При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. При этом целесообразность ежедневного возвращения работника из командировки в каждом конкретном случае определяет руководитель учреждения (п. 11 Положения N 749). Иногда организациям приходится направлять своих работников в загранкомандировки. Клиническая больница № 51 так же периодически направляет свой персонал в служебные поездки для выполнения задач, возложенных на учреждение. Наиболее частыми являются командировки в Казахстан.
При оплате и возмещении расходов, связанных с командировками за пределы РФ, необходимо учитывать следующее. Для организаций, в которых выплата суточных при загранкомандировках предусмотрена за счет средств из федерального бюджета, размеры суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Данным постановлением размеры суточных установлены в долларах США. В силу того, что действующими нормативными документами бюджетного учета правила пересчета валюты в рубли не установлены (действие ПБУ 3/2006 на бюджетные организации не распространяется), соответствующая норма внесена в приказ об учетной политике КБ № 51. Пунктом 1.3.11 упомянутого приказа (№ 817 от 22.08.2008) установлено (по аналогии с ПБУ 3/2006), что для расходов на служебные командировки за пределы РФ датой совершения операции считается дата утверждения авансового отчета. Иными словами, для расчета суточных в рублях берется курс ЦБ, действующий на дату утверждения отчета.
За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за границу, суточные выпла-
чиваются (п. 17 Положения N 749):
- при проезде на территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
При следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ - в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).
Следует сказать, что расходы по найму помещений в загранкомандировках так же ограничены. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте для работников, командируемых за границу, установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Список литературы
1. Трудовой кодекс РФ. Федеральный закон от 13.12.2001 № 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями)
2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
4. Приказ Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета»
5. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
6. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»
7. Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Статья поступила в редакцию 11.09.2009г.
