CC BY
352
УДК 658.5
Ю. Г. Баринов
СИСТЕМНО-КРЕАТИВНОЕ РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ
Рассмотрено применение системно-креативной методологии при решении управленческих проблем. Предлагается процессная модель решения проблем в нотации IDEF0 на базе системно-креативного подхода. Показаны достоинства модели.
Ключевые слова: решение проблем, системный поход, креативность, моделирование в нотации IDEF0.
1. О «проблеме проблем»
На разных этапах жизненного цикла организации возникает много специфических организационных проблем. Соответственно, «...существует пласт исследований, посвященных анализу организационных проблем и методам их преодоления. Способность топ-менеджмента организации вовремя справляться с этими проблемами является важной составляющей ее развития» [8].
Фундаментальной частью роли каждого менеджера является нахождение путей решения проблем, его опыт, умение, сильные навыки уверенного «решателя проблем» — Problem Solver (в русском языке нет подходящего слова для обозначения людей и навыков такого рода) [4]. Чтобы решать проблемы быстро и эффективно, менеджер должен владеть методологией решения сложных проблем в сложных современных условиях.
Проблема — теоретический или практический вопрос, требующий разрешения. Это ведущее противоречие цели и ситуации, определяющее движение или изменение ситуации в направлении цели. Наличие проблемы — критическое рассогласование между желаемым положением и реальным.
Более общим по отношению к понятию «проблема» является понятие «проблемной ситуации», поскольку представляет собой проблему в сочетании с конкретными условиями ее возникновения.
Иногда путают проблему с задачей: это далеко не одно и то же, проблемы значительно сложнее задач. Они различаются тем, что задача предполагает знание алгоритма ее решения или выбор необходимого алгоритма из числа известных. Для проблем это не так. В задачах известна цель, неизвестно средство, в проблемах неизвестно ни то, ни другое. Решение задачи требует либо знаний, либо типовых схем и алгоритмов, решение проблемы всегда требует творческих усилий.
2. Системный подход к решению проблем. Проблема как система
Системный анализ (СА) — это теоретико-прикладное направление исследований, основанное на системной методологии и характеризующееся определенными принципами, методами и областью применения. СА характеризуется упорядоченным, логически обоснованным подходом к исследованию проблем и использованию существующих методов их решения. По существу, СА является средством установления рамок для систематизированного и эффективного использования знаний и интуиции специалистов; он обязывает к определенной дисциплине мышления.
Суть системного подхода при исследовании проблемы — представление этой проблемы как системы. Как методология решения проблем, системный анализ указы-
вает принципиально необходимую последовательность взаимосвязанных операций, которая состоит из выявления проблемы, конструирования решения и реализации этого решения. Задача системного анализа состоит в том, чтобы внести структуру в слабоструктуризованный процесс, превратить слабо структуризованную проблему в хорошо структуризованную, к решению которой можно приложить формальный аппарат исследования.
Системный подход к решению проблем означает, что процессы разработки обоснованного решения и его реализации следует рассматривать по аналогии с процессами функционирования систем. Здесь проблема определяется как ситуация, в которой есть два состояния: одно называется существующим, а другое — предлагаемым. Каждое состояние может быть описано как система. Существующее состояние представляется существующей системой; предлагаемое состояние представляется гипотетической (желательной) или предлагаемой системой. В каждом состоянии есть набор объектов, свойств и связей, объединенных в процессе. Чтобы перейти от существующего состояния к предлагаемому, существующий набор объектов, свойств и связей должен быть изменен. Система, заполняющая промежуток между существующей и желаемой системами и называется решением проблемы.
Принято разделять существующие проблемы на две основные разновидности: «жесткие» и «мягкие». Соответственно, разработаны две методологии системного анализа: «жесткий» и «мягкий».
В рамках исследования «жесткий и мягкий системные подходы следует различать по характеру организации решения проблем. Если все факторы задачи жестко формализуют, детерминируют, то в этом случае ситуацию представляют как «жесткую». При этом все, что не формализуется, во внимание не принимают и не учитывают. Мягкий системный подход связан с нематериальными категориями и относится к таким «тонким», слабо формализованным понятиям, как мотивация, динамическое лидерство, иерархия ценностей» [4].
Системное исследование всякой проблемы включает расширение её до проблематики, т. е. нахождения системы проблем, существенно связанных с исследуемой, без учёта которых она не может быть решена.
Необходимость проникновения в суть проблем вызывает необходимость не только выявления наличия проблемы, но и ее диагностики. При диагностике проблемной ситуации решается задача распознавания. Диагностика призвана установить природу проблемы, ее содержание, степень актуальности, связь с другими проблемами, виды и масштабы опасностей, вытекающих из проблемы.
3. Креативность в решении проблем. Системно-креативный анализ
Решение проблем в современном мире требует наличия у «решателя проблем» комплекса разноплановых качеств и навыков, таких как: компетентность, творческое мышление и развитие, ясность суждений, твердость в принятии решения и его эффективного осуществления.
«Шквал проблем, обрушившихся на человечество в XX и начале XXI столетий заставляет говорить о «провале» («коллапсе») решений... Человек перманентно прибывает в проблемном пространстве в режиме с обострением, преобразовывающемся на наших глазах в пространство катастроф, например, сегодняшний мировой финансовый кризис. Ключ к устойчивому развитию общества — это непрерывное творческое развитие. Человечеству нужен новый тип мышления — креативный» [7].
Сегодня становится все более актуальным развитие креативного подхода, связанного с мотивацией творчества, управлением человеческим капиталом, креативным решением проблем, принятием управленческих решений в условиях неопределенности.
Ключевую роль в современных инновационных процессах играет решение неограниченных проблем, то есть проблем несформулированных, ощущаемых разными специалистами через различные симптомы (триггеры) совершенно по-разному, проблем, не выделенных из контекстов индивидуального восприятия ситуации, представляющих настоящие «клубки взаимосвязанных подпроблем». Именно такие проблемы мы чаще всего встречаем в реальной жизни, а вовсе не сформулированные ограниченные проблемы [1].
Проявление креативности при решении проблем необходимо на всех стадиях — от генерации идей до выработки — решения проблемы.
Основная проблема состоит в том, что креативность, по мнению многих специалистов, основана на иррациональных (хаотических) процессах мышления, а управление традиционно основано на рациональных процессах, таким образом, при управлении креативностью нужно разрабатывать такие стили управления, которые позволили бы совместить эти два противоположных по структуре процесса.
Разработан ряд методических подходов, связанных с управлением креативностью, актуальных в проблемном анализе. Основоположником изучения креативности является Дж. Гилфорд [2], который выделил дивергентное и конвергентное мышление: первое проявляется тогда, когда проблема только еще должна быть определена или раскрыта и когда не существует заранее предписанного установившегося пути решения, а второе — когда ориентируются на известное решение проблемы, т. е. в рамках нашей терминологии — задачи.
М. Кертон представил теорию адаптивных и инновационных стилей творческого мышления:адапторы предпочитают решать проблему, используя существующие правила, а инноваторы — отвергая существующие правила.
М.Басадур предложил концепцию четырех доминирующих творческих стилей, соответствующих определенным стадиям процесса генерирования новых идей [6]:
• инициатор — поиск новых путей, решений;
• концептуализатор — комбинация подходов, моделей;
• оптимизатор — оценка решений, проектирование;
• реализатор — практическая реализация.
Зачем же нужна системная креативность в решении проблем? Закон необходимого разнообразия У. Эшби требует от эффективных систем следующих качеств, которые и являются основными принципами системно-креативного мышления:
- многомерное системное видение проблемных ситуаций как целого, «схватывание» и «удержание» растущего разнообразия реальности, «фильтрация» беспорядка;
- глубокая переработка уже существующих ресурсов, в том числе переосмысление опыта, «запертого» в старых шаблонах, извлечение «корней» сложных явлений;
- поиск новых, нестандартных возможностей при решении проблем, выбор более жизнеспособных решений [7].
Соединять трудно соединимое — это искусство сейчас становится все более полезным. Казалось бы, задача совместить креативное мышление и системное мышление практически невыполнима. И все же, по мнению многих специалистов, креа-
тивное мышление и системное мышление — две половинки одного целого, которые равноценно необходимы современному руководителю в бизнес сфере.
Турбулентная внешняя среда, кризисы и конкуренция требуют от бизнеса нестандартных решений, но, в то же время — высокой организованности в их разработке и эффективного управления. Совместить креативное мышление и системное мышление — это значит прежде всего анализировать и структурировать свои идеи, создать пошаговый план, анализировать итоги всех шагов, которые вы совершаете на пути к своей цели. Основная сложность, как правило, заключаются в том, что системному человеку довольно сложно выйти за рамки своей, налаженной, системы, а креативному — наоборот, в нее войти.
Системно-креативный подход является эффективным и адекватным способом решения проблем. Системно-креативное мышление (СКМ) — мышление, активизирующее креативность в процессе решения существующих проблем и поиска новых возможностей. Именно сочетание, с одной стороны, системности, то есть познания специфических особенностей взаимосвязей, взаимозависимостей и закономерностей взаимодействия элементов организации, а с другой — возможность применения креативных (нестандартных, оригинальных) инструментов и методов, позволяет эффективно решать проблемы в менеджменте.
4. Системно-креативная методология решения проблем
В решении проблем не может быть готовых моделей решений, нужны методики, позволяющие на определенном этапе формировать модель решения, адекватную существующим условиям. Эти методики не являются алгоритмами, следуя которым, обязательно будет найдено лучшее решение задачи, но они дают общее направление, дисциплинируют мышление и увеличивают вероятность получения хороших решений. Методики сокращают время поиска идей, организуя и делая более эффективным сам процесс поиска, способствуют обмену опытом, обучению персонала.
Для того чтобы найти нестандартное или принципиально новое решение проблемы на основе СКМ, необходимо выполнить ряд процедур. Как правило, основой представления той или иной методики является ее графическое представление в виде схемы, включающей основной, на взгляд автора, набор этапов.
С появлением сложных систем появилась необходимость в создании методов и стандартов, которые позволили бы создать модель системы, с которой можно было бы работать — проектировать, анализировать и улучшать. В настоящее время таких средств разработано достаточно много.
Под методологией (нотацией) создания модели (описания) процессов понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира и связи между ними представляются в виде модели. Модель описывает, что происходит в системе, как ею управляют, какие сущности она преобразует, какие средства использует для выполнения своих функций и что производит. Моделирование процессов — это отражение субъективного видения реально существующих процессов посредством графических, табличных, тестовых способов представления.
Модели, ориентированные на функции, называют функциональными. В настоящее время наиболее популярной методологией построения функциональных моделей является методология SADT (Structured Analysisand Design Technique).
Методология SADT — методология структурного анализа и проектирования, которая представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для
построения функциональной модели системы. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т. е. производимые им действия и связи между этими действиями.
Методология SADT получила развитие в виде семейства методологий функционального моделирования IDEF (1сат DEFinition), которые внедрены в качестве федеральных стандартов США. В 2001 году IDEF0 принята в качестве стандарта в России. Методология IDEF0 моделирует выполнение функций объекта, путем создания описательной графической модели, показывающей что, как и кем делается в рамках функционирования любой системы. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык моделирования систем. Концептуальный принцип данной методологии — представление любой изучаемой системы в виде набора взаимодействующих и взаимосвязанных блоков, отображающих процессы, операции, действия, происходящие в изучаемой системе.
На наш взгляд, управление процессом решения проблем на основе СКМ должно включать следующие 6 этапов:
1. Анализ ситуации и идентификация проблемы.
2. Разработка конфигуратора.
3. Изучение проблемы.
4. Формирование стратегии решения проблемы.
5. Генерирование и отбор альтернатив.
6. Выбор и принятие решения проблемы.
Вариант схемы действий при решении проблем на базе процессного подхода в нотации IDEF0 — модель решения проблемы [3] приведена на рис. 1. Как показывает представленная на рис.1 схема, нотация IDEF0 является удобным инструментом представления (описания) методики решения проблем в виде описательной графической функциональной модели. Более детальная проработка приведенной методологии решения проблем на базе нотации IDEF0 представляет собой дальнейшую декомпозицию блоков, в особенности блоков 3 и 4.
Такая модель позволяет заменить традиционные руководства по решению проблем в виде разноплановых нестандартизованных схем и описательных текстовых документов. При необходимости функциональная модель позволяет получить текстовый документ в обычном виде.
Первые шаги в проблемном анализе связаны с идентификацией проблемы — ее обнаружением, формулированием и диагностированием. Обнаружение проблем, проникновение в их сущность и верное толкование — ключевая часть процесса решения проблем.
В результате первого этапа такого анализа должно быть построено проблемное поле. Оно включает в себя не только формулировки выявленных проблем, но и причинно-следственные связи между ними. Цель диагностики состоит в том, чтобы на основе анализа проблемного поля обнаружить корневые проблемы, решение которых полностью устраняет или хотя бы ослабляет все остальные проблемы предприятия.
Большую роль в выявлении и анализе проблем, требующих решения, играет информация о состоянии объекта и окружающей среды, получаемая внутри анализируемой системы или вне ее. Поступающая практически непрерывно при осуществлении мониторинга исследуемой системы информация должна быть релевантной, достоверной и достаточно полной.
£
!
сь §
а:
I
¡г §
о а
0 г:
1
о §
(й а: ¡г (й
»о С5
Рис. 1. Диаграмма решения проблем в нотации ГО ЕГО — первый уровень декомпозиции
В анализе сложных проблем отражается вся сложность и многогранность реальной действительности. В реальной жизни не бывает проблем чисто физических, экономических, общественных — часто эти термины обозначают не саму проблему, а выбранную точку зрения на нее. Всякое сложное явление требует разностороннего, многопланового описания, рассмотрения с различных точек зрения. Наиболее общая модель или способ описания, в котором отражены многие точки зрения, называется конфигуратором. Только совместное (агрегированное) описание в терминах нескольких качественно различающихся языков позволяет охарактеризовать проблему с достаточной полнотой. При этом встает вопрос о допустимой минимизации описания явления. Конфигуратор — агрегат, состоящий из качественно различных языков описания системы и обладающий тем свойством, что число этих языков минимально, но необходимо для заданной цели.
Специфические черты проблемы — это ключ к ее решению. Глубокое изучение проблемы включает следующие процедуры: формулировку целей, критериев и ограничений, структуризацию проблемы.
На первоначальном этапе определяются цели и критерии эффективности. Сформулировать цели решения проблемы важно, в первую очередь, для правильного выявления путей их достижения и для сравнения вариантов решения достижения целей. Из четко поставленной цели явным образом прорисовываются и задачи.
Критерий — это количественное отражение степени достижения поставленных целей. Критерий есть правило выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернатив. Критериев может быть несколько. Процесс формирования системы критериев эффективности является творческим, плохо формализуемым и в значительной мере субъективным, требующим в каждом случае индивидуального подхода. Во многом он зависит от неопределенности исходной информации.
Понятие «критерий» можно рассматривать двояко: как критериальную функцию и как способ сравнения альтернатив.
Конкретные условия, в которых решается проблема, образуют ограничения. Ограничениеесть сумма требований, установлений и руководящих принципов, определяющих границу проблемы. Каждая проблема имеет определенные ограничения. Совокупность ограничений образует область допустимых решений. В пределах этой области должен производиться поиск альтернатив, рассматриваемых на последующих этапах процесса решения проблемы.
Под структурой проблемы понимается состав ее подпроблем и совокупность взаимосвязей между ними. Выполнение этапа структуризации проблемы практически не формализуется, но может быть рационализовано за счет использования принципов изоморфизма методологии системного анализа.
Одним из основных методов анализа и изучения проблемной ситуации является ее моделирование. Имеется достаточно большое число определений модели. Простейшей моделью любой системы является ее определение. Кратким и удачным представляется определение понятия «модель», данное Медоузом: модель — это просто упорядоченный набор предположений о сложной системе. Модель менее сложна, чем моделируемый объект, и позволяет лучше разобраться в конкретной ситуации и принять правильное решение. По существу, модель является упрощенным представлением реальности.
Анализируя подходы к формулированию и изучению проблемы, В. Е. Никифоров делает существенное замечание о том, что для этого только эмпирической ин-
формации о ситуации недостаточно и необходимо провести моделирование, используя теоретические знания. «При постановке проблемы недостаточно лишь описать проблемную ситуацию, необходимо построить систему теоретических конструктов, которая будет представлять собой теоретическую схему проблемы. Теоретическая схема проблемы представляет собой иерархически упорядоченную систему теоретических конструктов, которые образуют некоторую модель проблемной ситуации, выражающую существенные ее характеристики. Теоретическая схема дает возможность выйти за границы чувственного опыта, посредством которого проблемная ситуация была зафиксирована познающим субъектом» [5].
После определения и изучения проблемы необходимо выработать стратегию ее решения, т. е. определить пути, которыми можно прийти к желаемому результату. Это подразумевает под собой, во-первых, общее направление решения проблемы, и, во-вторых, конкретные действия в этом направлении. Этот этап включает подбор некоторого метода решения проблемы из числа уже известных или разработку нового, более предпочтительного метода.
Выше мы отмечали, что креативный подход необходимо применять на всех этапах решения проблемы. Но особенно актуально применение креативного подхода именно на данном этапе. Важно с самого начала определиться, где вероятнее всего находится решение — в поле креатива, нестандартного подхода или в сфере рациональной, где больше подходит системный анализ. Здесь необходимо провести анализ известного опыта по решению подобных проблем с целью нахождения среди уже решенных проблем аналогичных решаемой и отнесения проблемы к определенному типу, наметить пути формирования вариантов решения проблемы.
Особенно необходимы оригинальные, креативные решения в так называемых тупиковых проблемных ситуациях, когда известные пути решения не годятся и необходимо найти принципиально новый подход. Новые решения имеют большую ценность и для обычных проблемных ситуаций, если они обеспечивают более высокую эффективность достижения целей.
Чтобы лучше решить текущие проблемы, надо освободиться от старых стереотипов и взглядов, ограничивающих гибкость мышления, снять ментальные блокады, изменить метод мышления используя различные креативные методики, чтобы открыть новые способы решения проблемы.
Решение неограниченных проблем полностью осуществляется в рамках креативного метода. В отличие от ограниченных, сформулированных (выделенных из контекста) проблем, здесь сразу нельзя решать проблему. Здесь используются креативные методологии, помогающие структурировать саму проблему, после чего становится возможным применить привычные методы решения. В настоящее время разработано несколько конкретных методов, реализующих креативный подход к решению проблем. Наиболее известными являются: «Воронка идей» Уолта Диснея, метод случайного стимула, метод максимума ассоциаций, метод персонажей, метод 6-ти шляп Де Боно и др. [1, 2].
В рамках креативного подхода формулируется несколько точек зрения на проблему. Снимаются ментальные блокады, отбираются действительно выгодные и оригинальные варианты решения проблемы [4].
Большое значение придается выработке новых идей. Выработка новой идеи — один из самых сложных творческих этапов в креативном менеджменте. Для ге-
нерирования новых идей требуется высокий творческий потенциал, воображение, компетентность.
К числу самых творческих операций и процедур процесса выработки и принятия управленческих решений относятся поиск и формирование набора альтернатив (способов, вариантов) решения рассматриваемой проблемы. В рамках концепции «ограниченной рациональности» Г. Саймона наблюдается стремление свести нахождение и сравнение вариантов к отысканию не наилучшего, а приемлемого решения. Обычно в рамках такого подхода действуют по принципу «лучшее — враг хорошего» и прекращают наращивать количество изучаемых вариантов, как только среди отобранных уже имеются приемлемые варианты.
Для генерирования альтернатив могут быть использованы различные процедуры и методы: моделирование, построение дерева решений, морфологический анализ, мозговой штурм и др. Для выработки вариантов решений проблем представленных в виде идей, концепций, возможных последствий действий и способов их реализации привлекаются специалисты-эксперты.
Затем наступает ответственный момент окончательного выбора наиболее предпочтительной альтернативы из сформированного перечня, выбора наилучшего варианта решения. Прежде всего, для сопоставления вариантов решения проблемы производится разработка критериев. Оценивая альтернативы, можно, практически всегда, использовать четыре критерия для выбора лучших вариантов решения:
1. Полезность (ценность).
2. Риск.
3. Затраты.
4. Время.
Выбор решения, как правило, основывается на определенной модели и рассматривается в междисциплинарном аспекте. В любой модели для осуществления выбора наилучшего решения проблемы необходимо дать оценку предпочтений альтернатив. К настоящему времени разработан ряд моделей, на которых базируется выбор.
Согласно классической теории полезности Дж. фон Неймана и О. Моргенштер-на, рациональный индивидуум должен выбирать альтернативу, максимизирующую функцию полезности.
А. Канеман и Д. Тверски показали, что многие часто встречающиеся особенности выбора находятся в противоречии с теорией выбора Дж. Неймана и О. Морген-штерна и должны быть признаны «иррациональными». Чтобы преодолеть противоречия теории полезности, А. Тверски и Д. Канеман внесли в нее усовершенствования, а именно: ввели понятие функции ценности, определяемой эмпирически. Вариант Канемана — Тверски требует от аналитика значительного уровня креативности.
Внес свой вклад в оценку вариантов решения проблемы один из видных современных философов науки К. Поппер. Подход Поппера заключается в испытании предлагаемых для данных проблем вариантов решения, из которых они исходят:
а) если один из вариантов решения был опровергнут, то нужно испытать другой;
б) если он выдерживает критику, то он предварительно принимается, как заслуживающий дальнейшего обсуждения и критики.
Встречаются ситуации, когда не удается найти лучшее решение — его может просто не быть в наличии. Если ни один из вариантов не принимается, приходится собирать необходимую дополнительную информацию, снова изучать проблему, формировать новую стратегию ее решения, внести изменения в модель проблемной
ситуации, генерировать новые варианты альтернатив, т. е. формировать новый цикл решения проблемы. В этом проявляется фактор самоорганизации решения проблемы.
Как показывает приведенный в статье анализ решения проблем, дело это во многом неформальное. И здесь наиболее эффективным инструментом, на наш взгляд, является системно-креативный анализ. Приведенный вариант процессной модели в нотации IDEF0 реализует системно-креативный подход решения управленческих проблем.
Литература
1. Антропов М. С. Управление знаниями, креативностью и инновациями в мультинацио-нальных организациях: Учеб. пособие. М.: РУДН, 2008. 190 с.
2. Баринов Ю. Г. Креативное мышление при решении проблем. Вестник Псковского филиала РАНХ и ГС при Президенте Российской Федерации, № 5. 2014. C. 6-15.
3. Бистерфельд О. А. Методология функционального моделирования IDEF0: учебно-методическое пособие. Ряз. гос. ун-т им. С. А. Есенина. Рязань, 2008. 48 с
4. Иванова С. И., Болдогоев Д. Личная эффективность на 100 %: Сбросить балласт, найти себя, достичь цели. М.: Альпина Паблишер, 2012. 208 с.
5. Никифоров В. Е. Проблемная ситуация и проблема: генезис, структура, функции. Рига, 1988. 185 с.
6. Цыганкова В. Н. Проблемы при реализации креативного менеджмента в организации // Креативная экономика. 2010. № 9 (45). С. 54-58.
7. Шевырев А. В. Креативный менеджмент: синергетический подход. Белгород, ЛитКара-Ван, 2007. 215 с.
8. Широкова Г. В., Козырева Т. П. Сравнительный анализ проблем на разных стадиях жизненного цикла организации. Вестник Санкт-Петербургского университета. Серия 8. Менеджмент. № 4 , 2006. С. 54-82.
Об авторе
Баринов Юрий Григорьевич — доктор технических наук, профессор, заведующий кафедрой экономики и управления на предприятии, факультет менеджмента, Псковский государственный университет, Россия. E-mail: [email protected]
Yu. G. Barinov
SYSTEM-CREATIVE SOLVING OF PROBLEMS
The application of the system-creative methodology in solving managerial problems is considered. A process model for solving problems in the IDEF0 notation based on the system-creative approach is proposed. Showing the advantages of the model.
Key words: problem solving, system trip, creativity, modeling in IDEF0 notation.
About the author
Barinov Yury Grigorievich, Doctor of Engineering Sciences, Professor, Head of Department of Enterprise Economics and Management, Faculty of Management, Pskov State University, Russia.
E-mail: [email protected]
