СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В США Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

А Р Х И В Н О Е

ДЕЛО и ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

УДК 340

Н.И. Тихонова

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В США

В данной статье рассматривается понятие электронного документа и электронного документооборота. Анализируются его составляющие, формируются задачи, выставляются требования к системам управления электронной документацией в США.

Ключевые слова: электронный документ, электронная документация, информация, электронная подпись, управление, требования, США.

Под документами в США понимаются записи на любых носителях независимо от физической формы и содержания, созданные или полученные любым ведомством США в порядке исполнения федерального закона или в связи с совершенствованием деловых операций и передаваемые на хранение ведомством или его юридическим законным приемником в качестве свидетельства организационной структуры, функций, политики, процессов работы или в силу информационной ценности, заключающейся в них [1].

Рассмотрим ряд терминов, относящихся к электронному документообороту.

Электронный документ (ЭД) - документационная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а так же для передачи по информационно - телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [2]

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [3]. Электронный документ, подписанный ЭП, имеет юридически значимую силу, такую же, как и бумажный документ, подписанный собственноручной подписью. Таким образом, электронная подпись представляет собой уникальную последовательность символов, которая генерируется с помощью криптографического преобразования информации. ЭП идентифицирует владельца сертификата, а также устанавливает отсутствие несанкционированных изменений информации в электронном документе.

В 2000 году в США году был принят Федеральный закон «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле». Закон освещает принципы и способы регулирования электронного документооборота, а так же направлен на использование электронных подписей при написании делового письма. Электронно-цифровая подпись (digital signature) используется при передаче документов через компьютерную систему. Данная подпись является полноценным реквизитом электронного документа, полученного в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого

© Тихонова Н.И., 2016.

Вестник магистратуры. 2016. № 2 (53). Т. II.

ISSN 2223-4047

ключа подписи. Электронно-цифровая подпись многофункциональна и позволяет проверить отсутствие или наличие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи.

Использование ЭП сокращает время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией; гарантирует достоверность документации; минимизирует риск финансовых потерь с помощью увеличения конфиденциальности информационного обмена; совершенствует и удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов; строит прочную корпоративную систему обмена документами.

Электронный документ получает полную юридическую силу после его подписания электронной цифровой подписью (ЭЦП). Электронная цифровая подпись подтверждает, что содержание документа не претерпело изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. При этом алгоритмы ЭЦП, а также механизмы и порядок применения ЭЦП должны соответствовать государственным нормативно-правовым требованиям [5].

Для установки электронно-цифровой подписи на компьютерную систему используют специальное программное обеспечение. Владельцу ЭП даются специальные ключи: открытый и закрытый. Открытый ключ используется для проверки подлинности электронной подписи. После криптографического преобразования ключа и документа программным способом образовывается ряд символов, представляющих собственно саму электронную подпись ответственного лица под рассматриваемым документом. Эти символы добавляются к документу или хранятся в виде файла. С помощью закрытого ключа происходит шифрование и создание электронной подписи уже в завершенном виде.

Согласно Закону США «О ликвидации бумажного документооборота в государственных органах» 1998 года все государственные органы а так же органы государственной власти обязаны перейти на электронный документооборот и обеспечить доступ граждан к электронным документам. После выхода данного закона государственным органам пришлось проанализировать всю документацию с различных позиций и требований со стороны законодательства, а так же заменить бумажные документы электронными. Однако имеется ряд случаев, когда допускается хранение документов в бумажном варианте. Документами, не подлежащими обязательному переводу в электронный вариант, являются: Конституция США, Билль о правах, Декларация независимости и др.

Из этого следует, что электронный документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме [4].

Управление электронными документами представляет собой обширный комплекс действий по обеспечению доступности, полноты, достоверности, юридической силы этих документов, сохранности (то есть позволяет бумажному документу служить доказательством).

В основные обязанности Национального архива США входит руководство и федеральным учреждениями по вопросам корректного документирования их деятельности, а так же передача документов на хранение или уничтожение. Управление службами общего назначения США (General Services Administration) занимается руководством и своевременным оказанием помощи в вопросах экономичного и эффективного управления документацией в федеральных учреждениях.

Задачами программы электронного управления документами в США являются:

• обеспечение эффективного контроля, создания и хранения

документов;

• обеспечение соблюдения законодательства в области управления документами;

• обеспечение сохранности документов;

• обеспечение целостного перевода документооборота в электронный вариант;

• обеспечение охраны документов на бумажном или электронном носителе;

• отбор и передачу документа на хранение или уничтожение.

• определение целей, обязанностей и полномочий по управлению документацией;

• проведение обучения пользователей электронных систем согласно требованиям систем электронного документооборота;

• проведение обучения пользователей электронных информационных систем работе с оборудованием, программным обеспечением и носителями;

• обеспечение своевременной разработки, а так же поддержание в актуальном состоянии документации обо всех электронных информационных системах с указанием всех технических характеристик, необходимых для прочтения и обработки документов;

• определение всех входов и выходов системы, содержание файлов и документов, ограничения по доступу и использованию;

• определение места, способа и носителя, на котором электронные документы;

Таким образом, при работе с документами большое значение придается способности информации не только ранее принятым законом нормам создания, передачи, хранения и использования документов, но электронным аспектам, направленным на успешную, безопасную и грамотную обработку и передачу документов в США.

В США, прежде всего, документ имеет доказательную ценность. Поэтому, основная часть электронных документов рискует быть испорченной или уничтоженной. Таким образом, система электронных документов США должна:

-формировать процессы экспертизы ценности, составления и утверждения сроков хранения для документов на цифровых и традиционных носителях информации; -хранить и обрабатывать электронную документацию; -описывать традиционные и электронные документы; -подтверждать исходность и оригинальность электронных документов;

-принимать на хранение оцифрованные документы, перенесенные с традиционных носителей; -контролировать выполнение норм законодательства в сфере доступа к электронным документам; -хранить электронную документацию с грифами «Секретно» и «Совершенно секретно». Сам комплекс средств защиты информации, является совокупностью технических и программных средств, которые создаются и поддерживаются для формирования и обеспечения безопасности документации. Данный комплекс разрабатывается согласно требованиям организации, которая нуждается в защите и сохранности своего документационного обеспечения.

Однако стоит отметить, что на сегодняшний день Соединённые Штаты Америки имеют одну из наиболее совершенных систем взаимодействия государственных органов по обеспечению информационной безопасности. Все вопросы безопасности информации решаются на уровне агентств, занимающихся разработкой соответствующих программ.

Библиографический список

1. Пахомова У.А., Кожушкова Н.В. Некоторые особенности электронного документооборота зарубежных стран. Студенческий научный фору. [Электронный ресурс]. URL: http: // www.scienceforum.ru/2015/989/9988.

2. Кабашов С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения. Учебное пособие. ИНФРА-М,2013. 320 с.

3. Федеральный закон: Выпуск 7 (515). Об электронной подписи. - М.: ИНФРА-М, 2011. 19с.

4. Центральная Научная Библиотека. ДИПЛОМНАЯ работа на тему «Организация документооборота за рубежом» [Электронный ресурс] URL: http: // www.0ck.ru/menedzhment_i_trudovye_otnosheniya/ organizaciya_dokumentooborota_za.html

5. Ротков Л.Ю., Зобнев А.В. Электронная цифровая подпись в электронном документообороте. Учебно-методические материалы по программе повышения квалификации «Электронный документооборот». 2006. [Электронный ресурс] URL: https: // www.unn.ru/pages/e-library/aids/2006/19.pdf

ТИХОНОВА НАНА ИЛЬИНИЧНА - магистрант, Нижневартовский государственный университет, Россия.