CC BY
100
УДК 3 78.147+651.47.9(045)
ИВОНИНСКАЯ Зоя Васильевна, доцент кафедры государственного и муниципального управления Института управления и регионологии Поморского государственного университета имени М.В. Ломоносова. Автор 5 научных публикаций
СИСТЕМА ПОДГОТОВКИ СПЕЦИАЛИСТОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ (из опыта работы кафедры)
Статья раскрывает значение документации в управленческой деятельности организации, методику и проблемы обучения курса «Документационное обеспечение управления» (ДОУ), определяет место ДОУ в системе дисциплин института. Автором обобщена практика преподавания курса.
Документационное обеспечение управления, управление документацией, методика обучения, практика
С развитием новых информационных технологий, появлением современных способов и средств документирования, внедрением в сферу управления электронного документооборота возникает проблема дефицита квалифицированных специалистов в области информационнодокументационного обеспечения управления.
Не случайно институт управления и регионологии, осуществляя подготовку специалистов для органов государственного и муниципального управления области, предприятий и организаций, считает обязательным включение в учебные планы студентов очной и заочной форм обучения, слушателей программ профпереподготовки и повышения квалификации изучение курса «Документационное обеспечение управления» (ДОУ). И это вполне закономерно, поскольку выпускники института управления, осуществляя свою профессиональную деятельность в конкретных учреждениях и организациях, будут непосредственно связаны с документацией.
© Ивонинская З.В., 2010
Термин «документационное обеспечение управления» является синонимом термина «делопроизводство» и появился в связи с внедрением в управление автоматизированных систем. Сегодня применяется термин, имеющий более широкое значение - информационно-документационное обеспечение управления.
С принятием в 2007 году ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» появился новый термин «управление документами». Он охватывает все этапы работы с документами, показывает важность этой сферы деятельности и необходимость организации работы с документами1.
По определению М.В. Ларина: «Управление документацией предстает как полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документов до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов
и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления»2.
Именно в сфере управления создается подавляющее количество документов, в которых фиксируется внутренняя деятельность организации. К ним относят:
1) организационно-правовые документы: уставы, положения об организации и структурных подразделениях, регламенты о коллегиальных и совещательных органах, штатные расписания, инструкции по отдельным видам деятельности, правила и т.д. Они устанавливают правовой статус организации, функции, структуру и штатную численность, права и обязанности работников и др.;
2) распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы и указания, основное назначение которых - регулирование и координация деятельности и которые позволяют органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности;
3) информационно-справочные: акты, докладные и объяснительные записки, справки, служебные письма и др. - содержат информацию о фактическом состоянии дел в системе управления. Коллегиальная деятельность документируется в протоколах.
«Таким образом, - как отмечает в статье Т.В. Кузнецова, - документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления для реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законами и актами государственного уп-равления»3. Государственный стандарт определяет документирование как «Запись информации на различных носителях по установленным правилам»4.
Развитие информационных технологий и использование их в управленческом процессе вызвали существенные изменения в функционировании системы документационного обеспечения управления, предъявляющие качественно новые требования к уровню профессиональной подготовки специалистов.
Исходя из этого, институтом разработана учебная программа по дисциплине «Документационное обеспечение управления», которая включает в себя следующие разделы:
1. Назначение курса, источники и литература.
Здесь даются понятие предмета, задачи и содержание курса, терминология, раскрывается роль документа в жизни человека и общества, значение организации документационного обеспечения управления в современной экономической жизни России, освещаются вопросы законодательного регулирования управленческой деятельности.
2. Документирование управленческой деятельности.
Изучение данного раздела предполагает ознакомление студентов с основными свойствами, функциями и структурой документа, классификацией управленческих документов по видам, понятием «информация». Особое внимание уделено освещению вопросов документирования управленческой деятельности, ознакомлению с видами, составлением и оформлением организационно-распорядительных и информационносправочных документов. Значительное внимание уделяется «Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 июня 2009 года № 477 и государственным стандартам.
3. Организация работы с документами.
При изучении темы «Организация документооборота» внимание акцентируется на службе ДОУ и ее роли в организации информационнодокументационного обеспечения управления; понятии «документооборот», организации и этапах документооборота; организации работы с обращениями граждан; организации документирования с помощью информационных техноло-
гий. Студенты знакомятся с составлением и оформлением служебных документов, регистрационными формами, сроками исполнения документов.
Особое внимание уделяется систематизации и хранению документов, составлению номенклатур дел, функциям архивных подразделений, принципам и критериям экспертизы ценности документов, организации деятельности экспертных комиссий. Рассматриваются также практические вопросы формирования и оформления дел, составления описей дел, актов, порядка учета архивных документов и подготовки справок социально-правового характера на запросы граждан.
В учебном курсе значительное внимание уделяется порядку организации и документирования деятельности коллегиальных органов управления как государственных, так и негосударственных организаций (коллегий, конференций, общего собрания участников, совета директоров, правления).
Теоретические знания, полученные во время лекционных занятий, подкрепляются семинарскими и практическими занятиями, а также самостоятельной работой обучающихся.
На практических занятиях студенты составляют организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы. Кроме того, каждый студент получает пакет документов для анализа. Им необходимо выявить ошибки и недостатки в составленных и оформленных документах. Для студентов по специальности «Регионоведение» разработаны в учебном процессе отдельные виды самостоятельной работы. Логическим продолжением практических занятий являются деловые игры и тестирование. Эти формы практических занятий помогают приобрести реальные навыки в работе с документами.
По дисциплине «Документационное обеспечение управления» студентам представлены учебно-методические рекомендации: список рекомендуемых источников и литературы, программы лекционных, практических и семинарских занятий, тематика курсовых, контрольных и дипломных работ, задания для самостоятель-
ной работы и контроля знаний, вопросы промежуточного тестирования, рекомендации по выполнению дипломных проектов, краткий курс лекций по дисциплине (в электронном виде).
Документационное обеспечение управления во многом влияет на качество принимаемых органами государственной власти и управления решений, на оперативность их исполнения и результативность.
Для студентов, обучающихся по специальности «Государственное и муниципальное управление», особую важность приобретает изучение официальных документов представительных и исполнительных органов власти субъектов федерации и органов местного самоуправления, а также тех, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов в их текущей деятельности.
В рамках курса студенты знакомятся с законодательными и нормативными актами документирования деятельности организаций различных структур, специальной литературой по данной тематике, практикой разработки и использования соответствующей документации в современных условиях.
Важно, чтобы студенты ориентировались в современных правовых актах, умели определять, какое влияние оказывают те или иные нормы законов, постановлений и т.п. на документацию предприятий и организацию работы с ней.
Ежегодно студенты 2-4-го курсов кафедры государственного и муниципального управления проходят практику в исполнительных органах Архангельской области, муниципальном образовании «Город Архангельск», других муниципальных образованиях области, в организациях и на предприятиях различного уровня. В программе практик студентов предусмотрены вопросы документационного обеспечения управления организации. На практике студенты изучают организационно-правовые документы, регламентирующие правовой статус организации, ее организационно-правовую форму, организационную структуру, приобретают практические навыки работы с системами документации, вида-
ми служебных документов, используемых в документационной деятельности организации, порядком и особенностями их составления и оформления.
Практика по организации и технологии ДОУ дает студентам возможность не только закрепить теоретические знания, но и освоить профессиональные навыки специалиста по организации всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в конкретном учреждении.
Определенные трудности при изучении курса ДОУ испытывают студенты-заочники. Они лишены возможности регулярно общаться с преподавателем. Количество аудиторных часов значительно меньше, чем у студентов дневного отделения. В то же время студенты заочного отделения должны выполнить практически ту же учебную программу. В целях организации самостоятельной работы по изучению дисциплины для них разработана «Рабочая тетрадь студента» (РТС). Выполняя задания РТС, студенты знакомятся с нормативными правовыми актами и методическими разработками по вопросам документационного обеспечения управления. Им необходимо ответить на теоретические вопросы курса и выполнить практические задания. Одним из важнейших условий, обеспечивающих успех обучения студентов-заочников, является его методическое обеспечение.
В последние годы принят ряд федеральных законов, создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов, в т.ч. и электронных, а именно:
- законодательные акты РФ в сфере информации и документации, прежде всего Федеральные законы «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ; «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года № 1-ФЗ; «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ; «О порядке рассмотрения обращений граждан Рос-
сийской Федерации» от 2 мая 2005 года № 59-ФЗ и др.;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;
- государственные стандарты на документацию, унифицированные системы документации и некоторые другие.
В развитие ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, являющиеся нормативным правовым документом, обязательным для исполнения, которые установили единый порядок делопроизводства. Шестой раздел Правил посвящен особенностям работы с электронными документами.
В условиях быстрого развития информационных процессов необходимо сохранить единые принципы, методы и правила создания, обработки, хранения и использования информации и документации независимо от вида документа, его формы и носителя.
Принятие эффективного управленческого решения существенно влияет на оперативность и качество управления, способствует достижению поставленной цели. Современные технологии позволяют успешно решать задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, анализ информации, создание информационно-поисковых систем). Прочно вошли в жизнь организаций электронные документы. В государственных и муниципальных структурах, на крупных и средних предприятиях активно применяются системы электронного документооборота, и интерес к ним непрерывно растет. Рынок автоматизированных систем документационного обеспечения управления достаточно велик. В подборе, проектировании и внедрении автоматизирован-
ных систем ДОУ должны принимать участие специалисты ДОУ.
В связи с резким увеличением объемов документированной информации особенно актуальной стала проблема управления документацией. В организациях, учреждениях, предприятиях для управления документацией создаются специальные структурные подразделения: управление делами, управление информационнодокументационного обеспечения, общий отдел и отдел делопроизводства, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В небольших организациях всю работу с документами возлагают на сек-ретарей-референтов. В условиях внедрения компьютерных технологий особенно возрастает роль данных структурных подразделений. К ним и их кадрам предъявляются повышенные требования. От квалификации специалистов во многом зависит качественное выполнение организацией управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.
Современные службы ДОУ призваны:
- создать единую корпоративную систему документационного обеспечения управленческой деятельности организации на базе новейших информационных технологий;
- оказывать помощь специалистам в подготовке документов, руководителям - в подборе справочных и нормативных материалов по интересующим их вопросам; разрабатывать проекты документов;
- совершенствовать формы и методы работы с документами, систему контроля, влиять на укрепление исполнительской дисциплины, способствовать улучшению стиля и методов работы аппарата управления.
Профессионально подготовленные кадры специалистов-документоведов по организации и ведению ДОУ в учреждениях всех уровней становятся востребованными на рынке труда.
По мнению Т.В. Кузнецовой, руководители все чаще начинают осознавать, что доверять информационно-документационное обслуживание (делопроизводство) фирмы можно только профессионально обученному специалисту. Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также по-
требовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления5.
Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» тесно взаимосвязана и с другими дисциплинами, такими как гражданское, административное, трудовое и муниципальное право, управление персоналом, информационные технологии управления.
В действующее законодательство включено значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, к их содержанию и структуре текста. В частности: гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками; закрепляет виды и разновидности документов, устанавливает требования к их оформлению6.
Трудовой кодекс РФ обязывает организации принимать локальные правовые акты (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и др.); называет документы, которыми документируются трудовые правоотношения, порядок составления и оформления кадровых документов7.
В Кодексе РФ об административных правонарушениях8 (ст. 13 и 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло отражение в Уголовном кодексе РФ.
Совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельностью немыслимо без использования информационных технологий во всех сферах документационного обеспечения управления.
Таким образом, в системе подготовки специалистов Института управления и регионоло-гии Поморского университета имени М.В. Ло-
моносова курс «Документационное обеспечение управления» занимает определенное место в системе дисциплин института, т.к. позволяет решить проблему обеспечения органов власти
и управления, организаций всех уровней квалифицированными специалистами по документационному обеспечению управленческой деятельности.
Примечания
1 Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2010. № 1.С. 4.
2 Ларин М.В. О профессиональной подготовке документоведов в XXI веке // Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV между-нар. науч.-практ. конф. 20-2l ноября 2007 года. М., 2008. С. 50.
3 Кузнецова Т.В. Введение в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»: учеб. пособие. М., 2003. С. 8.
4 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
5 Кузнецова Т.В. Подготовка кадров высшей квалификации для сферы документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 8.
6 Гражданский кодекс Российской Федерации: принят Гос. Думой Федер. Собр. Рос. Федерации 30 нояб. 1994 г., с изм. и доп. на 2008 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. 1994. № 32. С. 3301; 2005. № 30, ч. 2. С. 3120.
7 Трудовой кодекс Российской Федерации: принят Гос. Думой Собр. Рос. Федерации 21 дек. 2001 г. с изм. и доп. на 2007 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2002. № 1, ч. 1. С. 3; 2005. № 19. С. 1752.
8 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: принят Гос. Думой 30 дек. 2001 г. с изм. и доп. на 2008 г. // Собр. законодательства Рос. Федерации. 2002. № 1, ч. 1. С.1; 2005. № 30, ч. 2. С. 3131.
Ivoninskaya Zoya
SYSTEM OF MANAGEMENT SPECIALISTS TRAINING (Based on the Experience of the Department)
The article emphasizes the importance of documentation in the managerial activity of the organization, methodology and tasks of the course of lectures «Documentation Maintenance of Management», determines the place of this course in the system of subjects of the institute. The author has summarized the experience of teaching the subject.
Контактная информация: е-mail: [email protected]
Рецензент - Соколова Ф.Х., доктор исторических наук, профессор, заведующая кафедрой регионоведения Поморского государственного университета имени М.В. Ломоносова
