CC BY
85ББК 60.844 УДК 005.92:004
Д.Д. Кандыба
Роль единой отраслевой системы электронного документооборота в организации современного делопроизводства (на примере госкорпорации «Росатом»)
В статье рассматриваются этапы внедрения ЕОСДО, ее положительные и отрицательные стороны, а также порядок работы в единой отраслевой системе электронного документооборота на примере госкорпорации «Росатом».
Ключевые слова: электронный документооборот, ЕОСДО, МЭДО, согласование документов.
Деятельность любой крупной организации сопровождает постоянный процесс движения документов. Для XXI в. перевод документов в электронный вид не является чем-то удивительным. Многие документы сейчас изначально создаются в электронном виде. Это решает массу проблем, которые существуют при ведении только бумажного документооборота: длительный поиск, потери, отсутствие места для хранения, долгий процесс визирования и т. д. В данной статье будет рассмотрено значение единой отраслевой системы электронного документооборота (далее - ЕОСДО) в документационном обеспечении управления на примере Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», которая перешла на ЕОСДО в 2012 г. Для крупных корпораций внедрение информационных технологий в документооборот является острой необходимостью. На данный момент в перечень организаций Госкорпорации «Росатом», которые являются участниками ЕОСДО, входит 15 организаций:
- акционерные общества: «Атомное и энергетическое машиностроение», Нижегородская инжиниринговая компания «Атомэнергопроект», «Русатом Оверсиз», «Техснабэкспорт»;
- закрытые акционерные общества: «Гринатом», «Наука и инновации»;
© Кандыба Д.Д., 2019
- открытые акционерные общества: «Атомредметзолото», «Атом-комплект», «Атомэнергопроект», «Объединенная теплоэнергетическая компания», «Российский концерн по производству электрической и тепловой энергии на атомных станциях», «ТВЭЛ», «ЦентрАтом», «Федеральный центр ядерной и радиационной безопасности»;
- Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский федеральный ядерный центр - Всероссийский научно-исследовательский институт экспериментальной физики».
Из этого списка ясно, что «Росатом» со своими дочерними компаниями, головными организациями, а также множеством филиалов, действующими АЭС, нуждающимися не только в нормативно-распорядительной, но и в проектно-сметной документации, создает огромный объем документов, что не способствует оперативному информационно-документационному обеспечению управления корпорацией.
Путь Госкорпорации «Росатом» к внедрению ЕОСДО начался в 2009 г. с программы трансформации информационных технологий. В своем стремлении к повышению эффективности документооборота «Росатом» был не первым в России: Сбербанк России, банк УРАЛСИБ и Федеральная сетевая компания к тому моменту уже успешно ввели ЕОСДО. Разработку и внедрение системы осуществила компания КРОК, которая считается крупным поставщиком 1Т-услуг в России (в том числе и по энергетическому и промышленному секторам)1.
План внедрения ЕОСДО в корпорации был разделен на три этапа. Этап первый был рассчитан примерно на 2700 пользователей и заключался в том, чтобы непосредственно создать ЕОСДО, внедрить ее на объекты пилотной зоны и подготовить к тиражированию на остальных предприятиях корпорации. Второй и третий этапы представляли собой то самое тиражирование и должны были охватить 15 тыс. пользователей в первый год и 50 тыс. во второй.
Конечно, нужно понимать, что «Росатом» не просто компания, которая занимается выпуском какого-либо продукта, а корпорация, отвечающая за атомную энергию в нашей стране. Данная специфика предполагает работу с атомным ледокольным флотом, ядерной и радиационной безопасностью, действующими АЭС. В силу этого обстоятельства архитектура ЕОСДО специфична. Например, в отношении технической документации требуется абсолютная автономность АЭС. Поэтому для системы было недопустимо единое хранилище данных. Особые требования предъявлялись и к безопасности - какие бы сбои ни случились, АЭС необходим постоянный доступ к работе со своей технической документацией. Но поскольку тема архитектуры ЕОСДО - это больше задача программистов, в данной статье не будет разбираться этот вопрос. Автором будет рассмотрен порядок работы в ЕОСДО сотрудников корпорации.
Все работники, являющиеся пользователями ЕОСДО, должны просматривать папку «Задачи/Уведомления» в течение дня. Это помогает наладить оперативную взаимосвязь между руководством и работниками.
Сайт Закрытого акционерного общества «КРОК инкорпорейтед» [Электронный ресурс]. URL: https:// www.croc.ru/ (дата обращения 11.11.2018).
Для работников в ЕОСДО доступны следующие операции с документами:
- создание, согласование, подписание и утверждение проектов документов;
- регистрация, рассмотрение документов;
- формирование, исполнение и контроль исполнения поручений;
- ознакомление с документами;
- формирование документов в дела и передача документов, сформированных в дела, в архив организации.
Без привязки к тому, что все вышеперечисленные операции относятся к работе с электронной системой, можно подумать, что с введением ЕОСДО в рабочем процессе ничего не меняется. Однако это не совсем так. Именно благодаря введению системы в делопроизводство организации происходят определенные положительные изменения, которые и являются достоинствами ЕОСДО:
- ускоренная обработка и согласование документов;
- участники могут работать с документами на своих Android-и iOS-устройствах (т. е. возможна работа с мобильных гадже-тов);
- автоматизация таких процессов, как:
- обработка входящей корреспонденции,
- согласование финансовых документов,
- обработка обращений,
- управление технической документацией,
- проведение совещаний и заседаний;
- система сквозного контроля исполнения поручений (т. е. автор поручения может ознакомиться со всеми поручениями, созданными во исполнение его поручения и отчетами об исполнении);
- интеграция с SAP или 1С.
Если говорить об ускоренном согласовании документа, которое является одним из главных достоинств ЕОСДО, то стоит отметить, что Госкорпорация «Росатом» выбрала комбинированный маршрут согласования документов: поскольку в ЕОСДО имеется возможность использования одновременно нескольких очередей согласования документов, лица, состоящие в одной очереди, согласуют документ не последовательно, а одновременно, что позволяет сэкономить время. Затем идет согласование уже между очередями, и оно проводится последовательно.
Помимо очевидного перехода к «безбумажному» способу работы с информацией и документацией целью корпорации, которая так стремилась к автоматизации делопроизводства, являлась интеграция с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Внедрение МЭДО происходило в рамках программы «Электронное правительство Российской Федерации». Интеграция системы МЭДО и ЕОСДО позволила госкорпорации наладить коммуникацию с аппаратом правительства, Министерствами обороны, энергетики, иностранных дел и т. д. Благодаря данной системе время доставки документа занимает 1-3 минуты.
У документов, поступающих и отправляемых по МЭДО, есть свои особенности обработки. Например, для входящих документов, поступивших в госкорпорацию по МЭДО, карточка документа создается автоматически. Регистратору УДО нужно только проверить карточку и зарегистрировать документ (либо произвести отказ от регистрации, если по результатам проверки карточки есть вопросы). Далее регистратор при необходимости вносит изменения в автоматически заполненные системой поля; заполняет поле «Дело»; устанавливает ссылки на другие документы организации (если во входящем документе упоминаются эти ссылки); формирует регистрационный номер и фиксирует дату регистрации с помощью средств ЕОСДО. Данный список действий значительно короче, чем при поступлении входящего документа не по МЭДО. Во-первых, регистратору не нужно самостоятельно создавать карточку документа, в которую нужно вносить множество данных о документе (от вида документа до способа доставки). Во-вторых, не нужно осуществлять сканирование и верификацию входящего документа и прикреплять его электронный образ к карточке до-кумента2.
В 2014 г. приказом госкорпорации были утверждены «Единые отраслевые методические указания по работе с организационно-распорядительными документами в единой отраслевой системе электронного документооборота Госкорпорации "Росатом"» (далее - Методические указания)3.
Данные Методические указания были разработаны взамен «Типовых правил по работе с организационно-распорядительными документами в ЕОСДО».
В Методических указаниях подробно прописаны не только общие правила работы с документами: в них есть отдельные разделы, которые устанавливают подробный порядок работы с входящими документами, исходящими документами, информационно-справочными документами, распорядительными документами, протоколами. Также прописаны правила: создания, согласования, доработки, подписания проектов документов; формирования и исполнения поручений; контроля исполнения поручений; хранения документов; поиска документов; формирования отчетов; порядка работы помощников и заме-щающих4.
На последнем пункте стоит остановиться и рассмотреть его подробнее. В крупной организации отсутствие сотрудника на рабочем месте (из-за отпуска, командировки, болезни и т. д.) не проходит бесследно. Всегда должен быть замещающий, который сможет быстро вникнуть в суть дела. Единая отраслевая система электронного документооборота в таких случаях также требует назначения замещающего сотрудника. Более того, если передача функций по работе в ЕОСДО происходит на длительное время, то замещающему сотруднику назначается помощник. У отсутствующего работника иногда может быть назначено несколько замещающих и помощников (зависит от объема работы).
Порядок согласования проектов документов (в редакции приказа Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» от 07.08.2013 № 1/826-П с учетом изменений, внесенных приказами Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» от 16.09.2013 № 1/976-П, от 24.12.2013 № 1/1419-П, от 07.05.2014 № 1/438-П, от 10.03.2015 № 1/177-П, от 22.04.2016 № 1/349-П, от 19.09.2016 № 1/860-П, от 15.02.2017 № 1/140-П). М., 2018.
Приказ Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» от 23 декабря 2014 г. №1/1255-П «Об утверждении Единых отраслевых методических указаний по работе с организационно-распорядительными документами в единой отраслевой системе электронного документооборота Госкорпорации «Росатом» // СПС Консуль-тантПлюс (дата обращения 13.11.2018).
Единые отраслевые методические указания по работе с организационно-распорядительными документами в единой отраслевой системе электронного документооборота Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» (в редакции приказа Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» от 30.10.2017 № 1/1066-П). М., 2018.
2
3
4
Руководство корпорации «Росатом» считает, что важно не только перевести корпорацию на «безбумажную» работу, но и изменить подход к работе с документами у всех сотрудников, создать культуру работы с электронными документами. Введение ЕОСДО было достаточно неожиданным, привыкнуть к абсолютно новому методу работы поначалу было нелегко. До сих пор в корпорации есть спрос на брошюру «ЕОСДО. Полезные советы по использованию». В данной брошюре содержатся конкретные практические рекомендации по использованию ЕОСДО с подробными инструкциями, например, как искать отчеты по поручениям, настраивать фильтр в журналах и т. д.
Однако при очевидных достоинствах системы сотрудники корпорации столкнулись и с недостатками. Например, любая поправка в документе (даже если это пунктуационная ошибка или изменение размера шрифта) требует повторного согласования документа, что по времени сопоставимо с бумажным документооборотом. К числу несовершенств системы относятся открытие множества вкладок при работе с документом, невозможность работать с системой без подключения к Интернету и т. д.
С точки зрения человеческого фактора следует отметить, что не все работники с энтузиазмом восприняли переход на новую систему. Многие пытались не отходить от традиционного документооборота или, сталкиваясь с тем, что система часто «висла» и работала медленно, предпочитали передавать документы на ознакомление с помощью облачного сервиса Outlook. Первое время нежелание работников обучаться и недостатки в системе, связанные с ее медленностью, затормаживали процесс повышения эффективности документооборота. Однако перед корпорацией стояли задачи:
- полный переход к электронному документообороту, то есть создание, согласование проектов документов, подписание писем, служебных и докладных записок, прием и ознакомление с поступающими документами в электронном формате;
- автоматизация системы контроля исполнения поручений, то есть формирование поручений, контроль сроков, подготовка отчетов и сортировка поручений по уровням контроля также в электронном формате;
- создание единой информационно-справочной системы, то есть быстрый доступ к поиску документов работниками корпорации, сохранность документов.
На сегодняшний день можно сказать, что ЕОСДО в Государственной корпорации «Росатом» действительно внесла все вышеперечисленные изменения в документооборот. Все организационно-распорядительные документы создаются в ЕОСДО. Их рассмотрение, согласование, подписание, регистрация, контроль за исполнением, хранение и учет происходят в ЕОСДО. Документы выводятся на печать только по запросу сторонних организаций или по требованию законодательства РФ. Контроль за исполнением поручений и информационно-справочная работа в настоящий момент с успехом реализованы5.
Сайт Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» [Электронный ресурс]. URL: http://www.rosatom.ru/ (дата обращения 11.11.2018).
5
Таким образом, роль ЕОСДО в современном делопроизводстве огромна. Это и повышение скорости принятия управленческих решений за счет оптимизации процесса выпуска распорядительных документов, и установление нормативов выполнения делопроизводственных операций, и увеличение производительности труда за счет ускоренной обработки и согласования документов. Также это означает повышение исполнительской дисциплины, обеспечение сохранности документального фонда и экономию бумаги.
Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом» стала одним из пионеров по внедрению ЕОСДО. В компании периодически проводят модернизацию интерфейса системы для облегчения работы пользователей, а также продолжают подключать свои предприятия к системе.
