Реинжиниринг процесса подготовки договора закупок для промышленных предприятий железнодорожной отрасли Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

УДК 657.47

РЕИНЖИНИРИНГ ПРОЦЕССА ПОДГОТОВКИ ДОГОВОРА ЗАКУПОК ДЛЯ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ ОТРАСЛИ

© 2012 г. И.Е. Мизиковский, А.Н. Милосердова

Нижегородский госуниверситет им. Н.И. Лобачевского

mossad1313@ rambler.ru

Поступила в редакцию 31.01.2012

Формирование приемлемых условий снижения уровня накладных расходов, повышения производительности труда управленческого персонала, повышения результативности корпоративного менеджмента предприятия предполагает поиск путей решения проблем по рационализации целого комплекса процессов и технологий. Одно из «узких» мест в этой сфере - документооборот, являющийся системообразующим процессом управленческой деятельности предприятия. Авторами предлагается модель реинжиниринга одной из затратных технологий документооборота, связанной с подготовкой проекта договора закупки товарно-материальных ценностей для ремонтно-эксплуатационных нужд промышленного предприятия железнодорожной отрасли.

Ключевые слова: затраты, носитель накладных затрат, документ, документооборот, процесс, процессно-ориентированная модель документооборота, договор.

Стратегия сокращения накладных (организационно-управленческих) затрат является одним из доминирующих факторов повышения результативности предприятия. В отличие от прямых затрат, при оптимизации которых используются нормы их потребления, накладные не имеют аналогичных строго измеряемых параметров, что создает определенные трудности в разработке и реализации указанной стратегии. Нам представляется, что возможным вариантом решения данной проблемы является использование в качестве количественно-стоимостного измерителя носителей накладных затрат, т.е. показателей, максимально влияющих на их формирование в ходе выполнения организационно-управленческих процессов.

Выбор носителя затрат осуществляется с учетом отраслевых и индивидуальных особен-

ностей хозяйствующего субъекта, требований к осуществлению его корпоративного менеджмента, действующих корпоративных стандартов, состояния оборудования, квалификации персонала и т.д. Не требует доказательств, что архитектуру организационно-управленческих процессов составляет документооборот предприятия.

Проведенные нами исследования показали, что удельный вес затрат на поддержание документооборота составляет до 70% от объема накладных затрат предприятия. Это обусловливает выбор документооборота в качестве объекта снижения стоимостной нагрузки на управленческую деятельность предприятия. Укрупненная процессно-ориентированная модель документооборота представлена на рис. 1.

А

Источник

первич-

ных

данных

В1 Процесс обработки В2

первкнных

документов

п

Адресат

выходной

информации

Рис. 1. Укрупненная процессно-ориентированная модель документооборота предприятия. В1, В2 - соответственно выходной и выходной документопотоки; А - алгоритмы (методики, стандарты, инструкции) обработки первичных документов; П - параметры обработки информации

В свою очередь, типовой процесс обработки первичных документов, предполагающей экономические расчеты (рис. 2), структурируется из процедур: ввода и входного контроля информации, ее хранения в информационном фонде системы, арифметико-логической обработки согласно утвержденному алгоритму, выходному

контролю, тиражированию (если это задано технологическими параметрами процесса) и передачи пользователю-адресату.

Последующая технология документооборота предполагает семантический анализ документа пользователем, согласование с заинтересованными должностными лицами, внесение коррек-

тивов (если это необходимо), визирование документа, его исполнение и контроль результатов данной процедуры, передачу в архив и списание по истечении срока хранения.

Среди количественно-стоимостных параметров документооборота необходимо отметить такие, как себестоимость и трудоемкость процесса, а также производительность труда (выработка) работников, реализующих его. Нам представляется, что эти характеристики необходимо принять в качестве ключевых показателей эффективности процесса и , соответственно, критериев оптимизации документооборота. Себестоимость рассчитывается как произведение часового тарифа оплаты труда работников, занятых в процессе, и рабочего времени, необходимого на его реализацию; трудоемкость процесса - как отношение рабочего времени к количеству подготовленных документов; производительность труда - как обратная величина трудоемкости.

Мы полагаем, что в основе оптимизации документооборота предприятия могут быть заложены две альтернативные стратегии: модернизация и реинжиниринг. Первая из них предполагает усовершенствование процесса, его улучшение в соответствии с новыми требованиями менеджмента, вторая - радикальные изменения структуры и функций процесса, переосмысление его семантической составляющей. Выбор стратегии обусловливается качеством существующего состояния технологии документооборота, его параметрами и перспективами развития. Очевидно, что начальным шагом реализации любой стратегии является четкая идентификация «узкого» места в рассматриваемой предметной области.

Проведенные нами исследования на ряде промышленных предприятий железнодорожной отрасли показали, что в системе их документооборота таким «узким» местом является процесс подготовки договора закупок товарноматериальных ценностей (ТМЦ) для удовлетворения потребностей в ремонтно-эксплуатационных нуждах (РЭН). Входной информацией данного процесса служат график проведения планово-предупредительных работ на год с разбивкой по месяцам и технологические карты проведения данных работ в разрезе наименования единицы оборудования в зависимости от срока и условий эксплуатации.

На основании этих документов в производственных подразделениях предприятия технологической службой составляется заявка на приобретение ТМЦ на РЭН, утверждаемая руководителями подразделений. Следующей операцией, выполняемой также силами технологов

подразделений, является проведение маркетинговых исследований на предмет закупки указанных в заявке материальных позиций, результатом которых являются принятые к конкурсному рассмотрению коммерческие предложения (в соответствии с установленными корпоративными требованиями - не менее трех).

Затем заявка и коммерческие предложения поступают в экономическую службу предприятия, сотрудники которой проверяют соответствие стоимости заявленных ТМЦ бюджету предприятия. Результатом этой операции является утверждение руководителем экономической службы лимита закупки заявленных материальных позиций. Далее заявка, коммерческие предложения и документ, подтверждающий лимит закупок, передаются в службу подготовки производства предприятия, где на их основании готовится проект договора закупок товарноматериальных ценностей (ТМЦ) на РЭН. После необходимых согласований договор подписывается руководителями и главными бухгалтерами предприятия и контрагента.

На рис. 3 изображена схема информационных взаимосвязей и документов рассмотренного выше процесса.

Себестоимость процесса подготовки проекта договора, при условии что часовая оплата труда занятых в нем работников в среднем составляет 110 руб./час., а временные затраты на процесс -17.5 час., примет нормативное значение 1925 руб. В процессе предусмотрена подготовка не менее 6 документов (заявка, три коммерческих предложения, лимит закупки и проект договора). Отсюда следует, что трудоемкость их формирования равна 2.97 час./док., а производительность труда (выработка персонала) - 0.34 док./час.

Анализ структурных особенностей промышленных предприятий железнодорожной отрасли показал, что в среднем количество производственных подразделений, где реализуются операции 1 и 2, составляет не менее четырех-пяти. Дублирование процесса параллельными структурами заметно увеличивает количественностоимостные его показатели, тем самым снижая эффективность. Рассмотрение технологических операций процесса позволило сделать вывод о том, что их модернизация, например путем исключения или видоизменения определенных действий или документов, не приведет к желаемому результату.

«Узким» местом рассматриваемого процесса является дублирование операций в условиях децентрализации оборота задействованных в нем документов. Решение данной проблемы связано с существенным изменением схемы документооборота, его структуры и отдельных

Рис. 3. Схема децентрализованного процесса подготовки проекта договора закупок ТМЦ для РЭН промышленных предприятий железнодорожной отрасли. 1 - Маркетинговые исследования в соответствии с подготовленной заявкой на приобретение ТМЦ; 2 - Формирование лимита закупки заявленных ресурсов; 3 - Составление проекта договора

функций. Отсюда следует, что применение стратегии модернизации не будет продуктивным, необходим выбор более радикальных подходов к решению проблемы, т.е. реинжиниринга.

Реинжиниринг подготовки проекта договора закупки ТМЦ предполагает централизацию данного процесса путем создания единого центра ответственности за его выполнение в службе подготовки производства. Специалистами данного подразделения, на основании графика проведения планово-предупредительных работ и технологических карт, составляется номенклатурный план закупки ТМЦ для РЭН предпри-

ятия, в соответствии с которым проводятся маркетинговые исследования. В число критериев результативности маркетинговых исследований должно добавиться соответствие стоимостных характеристик, принятых к конкурсному рассмотрению коммерческих предложений, действующему бюджету закупок предприятия.

Безусловно, рассмотренная схема процесса будет рационально функционировать прежде всего в условиях строгой производственной дисциплины, основным звеном которой в данном процессе является оперативное реагирование системы номенклатурного планирования

Рис. 4. Схема централизованного процесса подготовки проекта договора закупок ТМЦ для РЭН промышленных предприятий железнодорожной отрасли. 1 - Подготовка номенклатурного плана закупки ТМЦ для РЭН; 2 -Маркетинговые исследования в соответствии с подготовленной заявкой на приобретение ТМЦ; 3 - Составление проекта договора

ресурсов на вносимые изменения в технологические карты и учетные цены предприятия. В свою очередь, коррективы технологии проведения работ и изменения учетных цен должны производиться корректно и своевременно, сопровождаемые тщательно проработанной спецификацией ТМЦ и технико-экономическим обоснованием изменения закупочной цены ресурса.

Реинжиниринг процесса подготовки проекта договора на закупку РЭН промышленных предприятий железнодорожной отрасли (рис. 4), благодаря централизации схемы документооборота, внесения продуктивных изменений в выполнение операций 1 и 2, исключение операции 3, позволит значительно снизить операционную нагрузку на производственные подразделения и

экономическую службу, рационализировать деятельность службы подготовки производства.

Себестоимость предложенного нами варианта процесса подготовки проекта договора в новых условиях, когда часовая оплата труда занятых в нем работников в среднем составляет 94 руб./час., а временные затраты 8.3 час., будет равной 780 руб. В процессе предусмотрена подготовка не менее 5 документов (номенклатурный план, три коммерческих предложения, проект договора), их трудоемкость будет равной 1.66 час./док., а производительность труда -

0.6 док./час. Данные показатели убедительно доказывают правомерность применения предложенной нами стратегии реинжиниринга документооборота.

Список литературы

1. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Диалог-МИФИ, 2003. 240 с.

2. Мизиковский И.Е. Задачи планирования

обычной деятельности хозяйствующих субъектов// Современные проблемы науки, образования и производства: Материалы Международной научно-

практической конференции 29 мая 2009 года: В 2 т. Т. 1. Нижний Новгород; НФ УРАО, 2009. С. 344-346.

3. Мизиковский И.Е Бухгалтерский управлен-

ческий учет: курс-минимум: Учебное пособие / М.: Магистр, 2009. 110 с.

4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведе-ние и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов. М.: А-Приор, 2010. 219 с.

5. Стенюков М. В. Делопроизводство и доку-ментоведение. М.: ИЦ МарТ, 2004. 288 с.

6. Чаадаев В.К. Бизнес-процессы в компаниях связи. М.: Эко-Трендз, 2004. 176 с.

7. Щенников С.Ю. Реинжиниринг бизнес-процессов. М.: Ось-89, 2004. 288 с.

RE-ENGINEERING THE PROCESS OF PREPARATION OF THE DRAFT PROCUREMENT CONTRACT FOR INDUSTRIAL ENTERPRISES IN THE RAILWAY INDUSTRY

I.E. Mizikovsky, A.N. Miloserdova

In order to create acceptable conditions for reducing overheads, increasing the productivity of the managerial staff, improving corporate enterprise management, one has to find the solutions to the problems of rationalizing a whole set of processes and technologies. One of the bottlenecks in this area is document workflow that is the backbone of the enterprise process management. The authors propose a model for reingeneering one of costly document workflow technologies related to the preparation of a draft procurement contract for repair and maintenance needs of an industrial enterprise of the railway industry.

Keywords: costs, medium of overhead costs, document, document workflow, process, process-oriented model of document workflow, contract.