CC BY
22
РЕФОРМИРОВАНИЕ ПОДПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ
ИНФОРМАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор Самарский университет государственного управления «Международный институт рынка» (Россия, г. Самара)
DOI:10.24412/2411-0450-2022-1-183-48-56
Аннотация. В работе рассмотрено исследование и реформирование подпроцесса управления использованием информации в организации. Выявлены и описаны ключевые атрибуты подпроцесса и рассмотрено содержания нормативного состояния атрибутов подпроцесса управления использованием информации в организации. Дано описание задач исследуемого подпроцесса с использованием характеристик функций управления и его назначением. Исследование технологий решения задач данного подпроцесса управления позволило выявить методологические инструменты подпроцесса для процедур технологии решения функциональных задач управления в рамках данного подпроцесса.
Ключевые слова: процесс, организация, информация система, управление, методы принятия решений, процедуры, задачи.
Важную роль в успешном ведении основной деятельности любой организации занимает информационные процессы (ИП) [8]. Управление использованием информации- это деятельность, связанная с накоплением данных по всем подпроцессам, созданием баз данных по деятельности организации для связи пользователей между собой и с другими организациями, которые позволяют формировать документы. Этот подпроцесс предполагает наличие его структуризации, возможностей поиска, защиты информации и программных
средств от несанкционированного доступа [10].
Любой подпроцесс по работе [5] имеет следующие основные атрибуты: вход (назначение), основные преобразования (основные этапы), выход (результаты), ресурсы (материальные, информационные, методические, трудовые, технические, правовые), периодичность, критерии качества, критерии эффективности. Содержание параметров нормативного состояния атрибутов подпроцесса управлением использованием ИП представлено в табл. 1.
Таблица 1. Содержание параметров нормативного состояния атрибутов подпроцесса
управлением использованием ИП
Наименование атрибута Единица измерения Определение
1. Вход задачи Определение формата и содержания для установления требований к ИП, обеспечения защиты информации, а также обеспечение технической поддержки.
2. Основные этапы преобразований входа в выход основные этапы анализ данных, используемых в работе организации; определение и описание основных рабочих процессов; определение функциональных требований к ИП; разработка внутренних регламентирующих документов (процедур, инструкций, порядков) по работе в системе; установка систем календарного планирования, электронного документооборота, бухгалтерского учета и т.д.; установка системы защиты информации; обучение руководителей и других пользователей ИП; оценка соответствия эффективности использования ИП; обеспечение контроля доступа пользователей в ИП.
3. Выход виды результатов повышение уровня работоспособности сотрудников;
единое информационное пространство; возможность оперативного принятия решений; качественное обеспечение информацией; снижение уязвимости данных; единый подход к обработке информации.
4. Материальные ресурсы виды материалов Бумага, канцтовары, расходные материалы
5. Информационные ресурсы программы Программное обеспечение, формы документов.
6. Методические ресурсы виды документов Порядки, приказы, должностные инструкции.
7. Трудовые ресурсы специалисты Специалисты по защите информации, программисты, пользователи, системный администратор.
8. Технические ресурсы оборудование Компьютер, сервера, программно-аппаратные комплексы.
9. Правовые ресурсы документы Контракт, договор, регламент, приказ, положения.
10. Периодичность выполнения продолжительность Ежедневно (при необходимости, круглосуточно).
11. Критерии качества показатели Эффективность использования, частота использования, степень защиты информации, количество сбоев системы.
12. Критерии эффективности показатели Выполнение плановых задач, оперативность принятия решений, скорость работы системы работы пользователя
К функциям управления следует отнести: нормирование, прогнозирование, планирование, организация, учет, контроль,
анализ, регулирование, координация. На рис. 1 построена модель подпроцесса управления использованием ИП.
Рис. 1. Модель подпроцесса управления использованием ИП
Рассмотрим проектирование функциональных задач управления (ФЗУ) подпроцесса управления использованием ИП. Перед началом построения технологий ФЗУ необходимо четко понимать их содержание и назначение. Представим описание содержания основных ФЗУ подпроцесса управления использованием информации в рамках выбранного процесса организации по работе [7]:
- планирование использования ИП -установление состава и/или содержания
деятельности, выстраивание их в виде операций и процедур обработки данных в пространстве и времени с указанием сроков, исполнителей, ресурсов и нормативов [1];
- организация использования ИП - это деятельность по реализации планов (заданий, задач) с использованием технологий и/или механизмов для решения и получения заданных (запланированных) результатов [6];
- учет использования ИП - регистрация состояния процессов (объектов) мышления и/или деятельности в сознании или на носителях информации.
Исследование и формализация атрибутов технологии решения выбранных ФЗУ процесса управление информацией позволили определить и структурировать вход-
На основе документов, циркулирующих в рамках технологий решения ФЗУ формируется и поддерживается модельное представление программного обеспечения любого подпроцесса организации [11].
ную, входную информацию в виде документов и подобрать совокупность и последовательность реализации процедур преобразования входа в выход для ФЗУ [3].
Технология ключевой ФЗУ выбранного подпроцесса «Организация использования ИП», выполненной на основе работы [4] представлена в табл. 2.
Модель документооборота подпроцесса управления использованием ИП приведена на рис. 2.
Таблица 2. Технология решения ФЗУ «Организация использования ИП»
Входные документы Процедуры решения Выходные документы
Паспорт персонального компьютера или иной документ, содержащий полный перечень оборудования и программного обеспечения АРМ; Реестр разрешенного к использованию в организации программного обеспечения Данные о пользователях Перечень сотрудников организации для подключения их рабочих мест к ИП. Личные дела сотрудников 1) Подписание приказа о назначении администраторов для контроля функционирования ИП и выполнения соответствующих требований. 2) Ознакомление с приказом и доведение информации до заинтересованных специалистов отдела ИТ. 3) Подача заявки по типовой форме на подключение работника к ИП. 4) Согласование заявки руководителем организации. 5) Передача заявки в отдел ИТ для регистрации учетной записи пользователя. 6) Регистрация (создание учетной записи) работника организации в существующего ИП специалистами отдела ИТ. 7) Предоставление для выполнения служебных обязанностей прав и привилегий (при необходимости) на доступ к эксплуатируемой ИП. 8) Выполнение подключения АРМ к ИП специалистами отдела ИТ. 9) Осуществление регулярного пересмотра прав доступа (1 раз в 6 месяцев) и привилегий (1 раз в 3 месяца) пользователей. 10) Установка средств защиты информации от утечки. 11) Установка специалистами отдела ИТ антивирусных программных средств. 12) Обязательная круглосуточная проверка сообщений и документов в электронном виде, передаваемых посредством ИП. 13) Разработка инструкции по эксплуатации ИП. 14) Разработка правил использования ИП и инструкции по созданию запросов. 15) Согласование правил использования ИП и инструкции по обращению с ИТ. 16) Ознакомление всех зарегистрированных пользователей с регламентом и инструкцией. 17) Размещение правил и инструкции в общем доступе для всех сотрудников. 18) Донесение информации о правилах и инструкции до пользователей ИС. 19) Своевременное обновление эксплуатируемой ИП. 20) Регистрация учетной записи в случае трудоустройства новых сотрудников и удаление учетных записей при увольнении. 21) Обеспечение сотрудниками отдела ИТ необходимой технической под-цержки пользователям ИП. 22) Выработка предложений по уточнению инструкции. 23) Оформление предложений по изменению положений инструкции Положение об использовании ИП в организации Инструкция по обращению с ИП Предложения по изменению инструкции Приказ о внесении изменений в инструкцию Регламент осуществления технической поддержки и мониторинга
Рис. 2. Модель документооборота подпроцесса управление использованием ИП организа-
ции
После построения модели документооборота было проверено отсутствие разрывов и лишних связей между документами.
Далее необходимо привлечение различных методологических инструментов, таких как методы выполнения процедур (МВП), методы принятия управленческих
решений (МПУР) и элементов менеджмента (ЭМ) [2].
Для исследования и последующего размещения МВП в технологиях решения ФЗУ в рамках подпроцесса «управление использованием ИП выбраны и собраны в виде каталога для последующего использования, фрагмент которого представлен в табл.3.
Таблица 3. Каталог МВП для технологии решения ФЗУ подпроцесса управления использованием ИП (фрагмент) __
№ п/п Наименование метода Назначение Ожидаемые результаты
1 Анкетирование Сбор информации о возможностях и навыках сотрудников по использованию информационных систем Выявление навыков и требований к функционалу информационных систем у сотрудников организации
2 Социологический опрос Сбор информации о навыках сотрудников в работе с информационными системами Определение необходимых функций и подбор необходимого по назначению программного обеспечения
3 Обзорный видеоролик по предлагаемым ИП Представление программного обеспечения в виде обзорного видео для более удобного визуального восприятия Ознакомление сотрудников с программным обеспечением и его функционалом
4 Презентация организации информационных систем Персональное представление программного обеспечения в виде обзорной презентации для более удобного визуального восприятия Ознакомление сотрудников с программным обеспечением и его функционалом
5 Обсуждение Коллективное обсуждение проблемных вопросов и задач Достижение общего решения
Фрагмент распределения МВП по трем технологиям решения ФЗУ для подпроцесса управления использованием ИП представлен в табл. 4.
Таблица 4. Распределение МВП по технологиям решения ФЗУ подпроцесса управления использованием ИП
Наименование МВП
<и и Ä О к я е
Наименование ФЗУ н а в о а и т е к н CÖ социологич ский опро и л о а о е д и в и ц а т К е з е р п и н е « * у с б о
«Планирование использования ИП» — — — — —
«Организация использования ИП» + + + + +
«Учет использования ИП» - — — — —
В соответствии с существующей прак- и собраны в виде каталога для последую-
тикой для выполнения процедур для тех- щего использования МПУР, фрагмент ко-
нологии решения ФЗУ подпроцесса управ- торого представлен в табл. 5. ления использованием ИП были выбраны
Таблица 5. Каталог МПУР для технологии решения ФЗУ подпроцесса управления использованием ИП (фрагмент)__
№ п/п Наименование метода Назначение Ожидаемые результаты
1 Консультация Принятие решения руководителя после предварительной консультации Осуществление выбора после совещания с другими сотрудниками (главным бухгалтером и т.д.)
2 Метод Дельфи Многоуровневое анкетирование в несколько этапов, непосредственное проведение опроса Возможность вывести одно общее мнение путем обобщения полученных результатов и разработки, и рекомендаций
3 Принятие коллективного решения Определение решения на основе голосования Выбор нескольких актуальных проблем или инновационных предложений
4 Метод комиссий Регулярные собрания экспертов для проведения групповых дискуссий Выработка в ходе дискуссий согласованного решения
5 Матрицы распределения ответственности Назначить и распределить ответственность Распределение задач между сотрудников и определение степени ответственности
6 Метод экспертных оценок Коллективная форма групповой работы Принятие решения путем создания целевой группы специалистов
Фрагмент распределения МПУР по технологиям решения трех ФЗУ для подпроцесса управления использованием ИП представлен в табл. 6.
Таблица 6. Распределение МПУР по ФЗУ подпроцесса управления использованием ИП
(фрагмент)
Наименование ФЗУ Наименование МП ПУР
консультация метод Дельфи принятие коллективного решения метод комиссий матрицы распределения ответственности метод экспертных оценок
Планирование использования ИП + + + + + -
Организация использования ИП — + + + + -
Учет использования ИП - - - - + -
Выбор ЭМ был осуществлен аналогично МВП или МПУР. В соответствии с существующей практикой были выбраны и собраны в виде каталога ЭМ для выполне-
ния процедур для технологии решения одной ФЗУ «Организация использования ИП», фрагмент которого представлен в табл. 7.
Таблица 7. Каталог ЭМ для технологий решения ФЗУ подпроцесса управление исполь-
зованием ИП (фрагмент)
№ п/п Наименование метода Назначение Ожидаемые результаты
1 Совещание Постановка, рассмотрение, обсуж-цение задач и проблем Разработка и принятие различных видов решений по поставленным за-дач, заданий, проблем
2 Мотивация Побуждение к действию Привлечение сотрудников организации к использованию ИП
3 Подбор кадров Поиск и подбор кандидатов на должности специалистов отдела ИТ Создание (или расширение) отдела ИТ, прием квалифицированных специалистов
4 Обучение персонала Обучение сотрудников работе в ИП Развитие персонала, эффективность работы
5 Делегирование полномочий Поручение сотрудниками индивидуальных конкретных задач, предоставление соответствующих полномочий и ресурсов Повышение профессионального уровня начальника отдела ИТ
По результатам выбора ЭМ их распределение по трем ФЗУ для подпроцесса управления использованием ИП, фрагмент которого представлен в табл. 8.
Таблица 8. Распределение ЭМ в ФЗУ для подпроцесса «управление использованием ИП»
Наименование ФЗУ Наименование ЭМ
совещание мотивация подбор кадров обучение персонала делегирование полномочий
Планирование использования ИП + + + + +
Организация использования ИП - - - + +
Учет использования ИП - - + - +
Определение процедур технологии решения ФЗУ, в которых используются МВП, МПУР, ЭМ [12, 13]. Распределения МВП, МПУР, ЭМ по процедурам технологии решения одной ФЗУ «Организация использо-
вания ИП» производится с заполнением формы в виде таблицы [4].
Фрагмент состава инструментов для технологии решения ФЗУ «Организация использования ИП», представлен в табл. 9.
Таблица 9. Состав инструментов для технологии решения ФЗУ «Организация исполь-
зования ИП» (фрагмент)
№ п/п Наименование процедуры Наименование МВП Наименование МПУР Наименование ЭМ
1 Подписание приказа о назначении администраторов для контроля функционирования ИП и выполнения соответствующих требований - принятие коллективного решения совещание
13 Разработка инструкции по эксплуатации ИП социологический опрос метод комиссий обучение персонала
14 Разработка правил использования ИП и инструкции по созданию запросов - метод экспертных оценок совещание
15 Согласование правил и инструкции по обращению с ИП анкетирование - делегирование полномочий
21 Обеспечение сотрудниками отдела ИТ технической поддержки пользователям ИП - консультация подбор кадров
22 Выработка предложений по уточнению инструкции анкетирование метод Дельфи совещание
23 Оформление предложений в приказе по изменению положений инструкции голосование совещание
Использование представленной методологии предполагает возможность включения атрибутов управления и менеджмента или их совокупностей в технологии решения ФЗУ, которые существенно обогатят настоящую работу и внесут дополнительный импульс для продвижения научных исследований и достижений новаторов в практическую деятельность в обозримом будущем [14, 15].
Рассмотрение инструментов технологического обеспечения технологий решения ФЗУ показал их актуальность и необходи-
мость использования в практике управленческой деятельности [1, 9]. Кроме того, совокупность инструментов, востребованных для технологий решения ФЗУ, определяет уровень компетентности специалистов, в т.ч. управленцев, реализующих профессиональные ФЗУ в экономических системах типа «организация».
Для эффективной проектирования и развития современных систем управления организациями необходимо установить состав и содержание процессов, функционирующие в них, а также показать их ме-
сто и роль в операционном и управленче- правленного применения постулатов про-ской деятельности. Это определение весь- цессного управления в деятельности орга-ма актуально, как для исследования, по- низаций в соответствии с заданными тре-строения и реформирования, так и целена- бованиями и вызовами внешней среды.
Библиографический список
1. Анисимов О.С. Методология: функция, сущность и становление. - М.: ЛМА, 1996. -353 с.
2. Герасимов Б.Н. Универсальная модель организационного реинжиниринга // Вестник Самарского государственного аэрокосмического университета. - 2003. - №2 (4). - С. 21-28.
3. Герасимов Б.Н. Исследование и определение направления развития стратегии деятельности организации // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2021. - №1. -С. 81-95.
4. Герасимов Б.Н. Технологизация атрибутов процессов в экономических системах типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2020. - №1. - С. 109-120.
5. Герасимов Б.Н. Методологические инструменты науки управления в социальных и экономических средах // Менеджмент и бизнес-администрирование. - 2020. - №4. - С. 417.
6. Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Построение систем управления: теория, методология, технологии. - Saarbrucken: LAP LAMBERT Academic Publishing, 2014. -298 с.
7. Герасимов К.Б. Технология определения результативности деятельности системы управления подпроцессом // Современная экономика: проблемы и решения. - 2014. -№ 5 (53). - С. 98-109.
8. Герасимов К.Б. Механизм построения системы управления процессом организации // Вестник Самарского университета. Аэрокосмическая техника, технологии и машиностроение. - 2012. - №6 (37). - С. 72-81.
9. Гуияр Ф.Ж., Келли Д.Н. Преобразование организации / пер. с англ. - М.: Дело, 2000.
- 376 с.
10. Пригожин И., Стенгерс И. Порядок из хаоса. - М.: Прогресс, 1986. - 432 с.
11. Мильнер Б.З. Перестройка управленческой деятельности // Экономические системы.
- 2009. - №3. - С. 30-40.
12. Новиков А.М., Новиков Д.А. Методология. - М.: СИНТЕГ, 2007. - 668 с.
13. Холл Р.Х. Организации: структура, процессы, результаты / пер. с англ. - СПб.: Питер, 2001. - 532 с.
14. Aguinis H., Boyd B.K., Pierce C.A., Short J.C. Walking new avenues in management research methods and theories: Bridging micro and macro domains // Journal of Management. -2011. - №2. - P. 395-403.
15. Hammer M., Champy J. Reengineering the corporation: A Manifesto for business revolution. - New York: HarperBusiness, 1993. - 223 р.
REFORMING THE INFORMATION USE MANAGEMENT SUBPROCESS IN THE
ORGANIZATION
B.N. Gerasimov, Doctor of Economic Sciences, Professor Samara State University of Management «International Market Institute» (Russia, Samara)
Abstract. The paper considers the study and reform of the subprocess of managing the use of information in an organization. The key attributes of the subprocess are identified and described, and the content of the normative state of the attributes of the information management subprocess in the organization is considered. The description of the tasks of the investigated subprocess using the characteristics of the control functions and its purpose is given. The study of the technologies for solving the problems of this subprocess of management allowed us to identify the methodological tools of the subprocess for the procedures of the technology for solving functional management problems within this subprocess.
Keywords: process, organization, information system, management, decision-making methods, procedures, tasks.
